Dunkelverarbeitung mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Es geht also um die Automatisierung von Vorgängen und die damit einhergehende Arbeitserleichterung. Die Versicherungsbranche hat den Begriff "Dunkelverarbeitung" geprägt, aber genau dasselbe Prinzip ist in der Baubranche, bei Pflegediensten, in der Energiewirtschaft oder in Patentanwaltskanzleien im Einsatz. Die Liste ließe sich endlos erweitern.

Prozesse, die "im Dunkeln" ablaufen können, gibt es zuhauf. Da wären etwa routinemäßig anfallende Tätigkeiten wie die automatische Rechnungsprüfung oder das automatische Erstellen und Versenden von Mahnungen. Aber auch Aufgaben, die nicht häufig auftreten, bei denen ein definierter Standard aber sinnvoll ist, können dunkel verarbeitet werden. Einladungen für Messen eignen sich beispielsweise wunderbar dafür, automatisiert an Kontakte verschickt zu werden. Die Einsatzmöglichkeiten der Dunkelverarbeitung erstrecken sich über alle Abteilungen in einem Unternehmen oder einer Institution. Hier nur ein paar Beispiele:

• Anlegen von E-Kundenakten im Vertrieb.
• Einbuchen von Zahlungseingängen eines Arbeitstages in der Buchhaltung.
• Auszahlen von Schadensfällen bei Versicherungsunternehmen.
• Auszahlen von Gehältern in der Personalabteilung.
• Erfassen von Schadensmeldungen oder Vertragsänderungen im Kundenservice.

Schnelle Durchlaufzeiten und Steigerung der Effizienz

Durch die Automatisierung verkürzen Sie die Durchlaufzeiten Ihrer Vorgänge um ein Vielfaches und erhöhen zugleich deren Effizienz. Und da Zeit bekanntlich Geld ist, sparen Sie letztendlich Kosten ein. Die Fehlerquote wird deutlich reduziert, und durch die automatisierten Prozesse können Sie zum Beispiel auch die Qualitätssicherung lückenlos gewährleisten. Das ist vor allem für ISO-zertifizierte Unternehmen wichtig.

Zudem erhöhen Sie ganz nebenbei auch Ihre Datenqualität, denn durch IT-gestützte Prozesse schleichen sich weniger Fehler ein. Ein Programm, welches Daten überträgt oder sie auf Korrektheit und Plausibilität prüft, arbeitet immer mit derselben Genauigkeit; es ermüdet nicht und macht keine Fehler beim Abtippen. Außerdem sind die Möglichkeiten, wie Sie Daten digital erfassen und auch auswerten können, schier unendlich. Dies ist beim manuellen Bearbeiten allein schon vom zeitlichen Aspekt nicht leistbar.

Achten Sie beim Definieren der Prozesse, die dunkel verarbeitet werden sollen, darauf, Ihre Mitarbeiter von Anfang an einzubeziehen. Durch die tägliche Arbeit wissen Sie am besten, an welchen Stellen Optimierungspotenziale schlummern. Schaffen Sie auch regelmäßige Austauschmöglichkeiten für die Mitarbeiter, die die gleichen oder ähnlichen Aufgaben erledigen. Sammeln Sie Best-Practice-Lösungen für bisherige, aber auch für zukünftige Kunden- oder Bearbeitungsprobleme. So bündeln Sie das individuelle Wissen von Einzelnen aktiv für alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen und erlauben eine stetige Verbesserung Ihrer Vorgänge.

Die Beschleunigung Ihrer Bearbeitungszeiten sowie die genau auf den Kunden abgestimmten Informationen werden sich schon nach kurzer Zeit in Ihrer Kundenzufriedenheit widerspiegeln. Außerdem können Sie ebenso gut zielgruppengenaue Marketingmaßnahmen automatisieren. Viele Kundenprobleme eignen sich ferner dazu, bestehende Prozesse zu hinterfragen und durch Workflows zu optimieren. Somit kommen Sie Reklamationen proaktiv zuvor und tun all Ihren Kunden etwas Gutes. Und: Sie werden zum Löser von Problemen, bevor diese bei Ihren Kunden auftreten.

Physische Prozesse werden durch automatisierte ersetzt

Im Einsatz bewährt haben sich Dokumentenmanagementsysteme (DMS). Entstanden sind diese Systeme aus dem Antrieb heraus, Dokumente gezielt zu verwalten und zu steuern. Heute können sie allerdings schon wesentlich mehr als das. Vereinfacht dargestellt, liefern sie jedem Mitarbeiter im Unternehmen die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort, in der richtigen Form und im richtigen Kontext. Dazu strukturieren sie Daten, verarbeiten diese weiter und werten sie aus.

Ein DMS liest alle Dokumente in Ihrer Datenbank inklusive ihrer Metadaten aus - angefangen bei Ihren E-Mails über Vertragsunterlagen bis hin zu CAD-Zeichnungen. Anhand der erfassten Metadaten können die Dokumente sofort nach unterschiedlichsten Kriterien durchsucht bzw. gefiltert werden. Das System überprüft auch die Inhalte Ihrer Dokumente automatisch und reichert sie mit Zusatzinformationen an. Hierzu ein kleines Beispiel: Stellen Sie sich eine Rechnung vor. Beim Auslesen wird erkannt, dass die entsprechende Projektnummer nicht darauf angegeben wurde. Um diese Rechnung richtig zuzuordnen, fordert das DMS einen entsprechenden Mitarbeiter zur Eingabe der Nummer auf. Dieser tut wie ihm geheißen und der Workflow geht weiter; die Rechnung landet in der Buchhaltung. Hier wird sie mit einer weiteren Zusatzinformation angereichert, nämlich das Metadatum "Rechnung offen", das nach der vollzogenen Buchung automatisch in "Rechnung bezahlt" geändert wird.

Doch damit nicht genug: Auch das Abspeichern nimmt Ihnen Ihr DMS ab - entsprechend der gesetzlichen Vorgaben und im richtigen Ordner - und verlinkt es auch selbstständig an relevanten Stellen. Über Schnittstellen werden die Daten zudem an Ihre bestehenden Drittprogramme wie ERP, CRM, etc. übertragen. Wiedervorlagefunktionen erinnern Sie automatisch daran, Verträge vor Ablauffristen zu verlängern oder zu kündigen, neue Kundentermine zu vereinbaren oder zu einem ausstehenden Angebot nachzuhaken. Ihre komplette Eingangspost steuert das DMS von selbst bzw. weist sie Mitarbeitern oder Workflows zu.

Sie sehen, dass Ihnen ein DMS durch automatisierte Vorgänge ziemlich viel Arbeit abnimmt. So arbeiten Sie unternehmensweit effizient und produktiv. Das spart am Ende nicht nur Zeit, sondern vor allem auch Geld.

Unternehmen, die auf der Suche nach einer DMS/ECM-Lösung sind und den Anspruch haben, Prozesse in der Dunkelverarbeitung abzubilden, sind herzlich zu einer Online-Demo eingeladen. Schicken Sie uns hier Ihre Terminanfrage.