Breite Treppenstufen aus hellem Holz in einem lichtdurchfluteten Büro mit Glasgeländer KI-generiert · ALBERT | AI
Stufe für Stufe.

agorum® DMS und KI Woran erkennst du ein DMS mit echter KI?

Ein DMS mit echter KI erkennst du daran, dass die KI im Rechtekontext der Dokumente arbeitet, ihre Nutzung protokolliert wird und das Modell wechselbar bleibt. Ein Chatfenster neben dem Archiv reicht dafür nicht. Das prüfst du an acht Fragen.

Viele Dokumentenmanagementsysteme werben heute mit KI. Der Unterschied liegt darin, was die KI mit deinen Dokumenten tun darf, was davon nachvollziehbar bleibt und wer das Modell bestimmt. agorum core pro, die KI-Business-Plattform, deckt Dokumentenmanagement als Leistung ab und beantwortet die acht Fragen unten mit Funktionen, die du in der Dokumentation und auf der Preisseite nachlesen kannst.

Das Wichtigste in Kürze

  • Echte KI im DMS arbeitet im Rechtekontext. Was ein User nicht sehen darf, sieht die KI für ihn auch nicht.
  • Das Sprachmodell ist wechselbar und läuft nach deiner Wahl im eigenen Rechenzentrum, in der Cloud oder auf eigener Hardware.
  • Die Nutzung ist protokollierbar, auch wenn ein Agent einen anderen aufruft.
  • Agenten bekommen eine eigene Arbeitsumgebung, die Sandbox, und teilen ihre Fähigkeiten als Skills.
  • Die KI wird nach den Output-Token pro Monat abgerechnet und nicht pro Kopf.

Welche drei Stufen von KI gibt es im Dokumentenmanagement?

Es gibt drei Stufen, und sie bauen aufeinander auf. Die Einordnung ist unsere, sie hilft dir, Angebote zu vergleichen.

  1. Aufgesetzte Funktion. Die KI fasst zusammen, beantwortet Fragen oder sucht im Text. Sie läuft neben dem Archiv und kennt dessen Rechte nur teilweise.
  2. KI im Rechtekontext mit Protokoll. Die Plattform steuert und schützt die KI. Sie sieht nur, was der fragende User sehen darf, und jeder Aufruf lässt sich nachvollziehen.
  3. KI, die handelt. Agenten führen Aufgaben über mehrere Schritte aus, nutzen Werkzeuge, arbeiten in einer eigenen Umgebung und lassen sich an andere Systeme anbinden.

Angebote unterscheiden sich darin, auf welcher Stufe sie liegen. Für den Unternehmenseinsatz zählt ab Stufe 2, was die Plattform darum herum leistet. ALBERT | AI, die integrierte Unternehmensintelligenz in agorum core pro, steuert, schützt und führt aus. Das Sprachmodell ist dabei der austauschbare Rechenweg.

Im Produktmanagement bei agorum beschreibt man echte KI als Praktikanten, der voll in den Arbeitsalltag eingebunden ist. Er legt Dokumente an, erstellt Aufgaben und hilft beim Erledigen. Bei manchem stimmt er sich erst ab, anderes gibst du frei, wenn er es die ersten zwei Male gut gemacht hat. Eine KI, die nur im Chat antwortet und im System nichts tut, ist eine Suche mit KI-Etikett.

Reihe weißer Kippschalter an einer hellen Wand KI-generiert · ALBERT | AI
Prüfpunkte.

Welche acht Fragen stellst du einem DMS mit KI?

Du stellst acht Fragen, die sich bei jedem Anbieter gleich beantworten lassen. Fällt eine durch, bleibt eine Lücke im Alltag.

  1. Arbeitet die KI im Rechtekontext der Dokumente?
  2. Lässt sich das Sprachmodell wählen und wechseln?
  3. Nennt die Antwort ihre Quellen?
  4. Ist die KI-Nutzung protokolliert, auch über Agentenaufrufe hinweg?
  5. Läuft die KI im eigenen Rechenzentrum, und ist das heute lieferbar?
  6. Bekommen Agenten eine eigene Arbeitsumgebung?
  7. Lassen sich KI-Fähigkeiten bündeln und teilen?
  8. Lässt sich die Plattform mit anderen Systemen und Agenten verbinden?

Zu Punkt 1 gibt es eine Nachfrage, die schnell Klarheit bringt. Durchsucht die KI meine Daten direkt im System oder in einem separaten Vektor-Index, und wie wirken dort meine Berechtigungen? Liegt der Index außerhalb des Systems, liegen die Berechtigungen ebenfalls außerhalb, und neue Dokumente sind erst nach der nächsten Indexierung auffindbar. ALBERT | AI setzt seit jeher auf Agentic Search statt Vector-RAG.

Wie beantwortet agorum core pro diese acht Fragen?

Rechtekontext. ALBERT | AI arbeitet im Rechtekontext der Plattform und ist lückenlos protokollierbar. So steht es auf der Preisseite.

Modellwahl. Du bindest unter anderem Claude, OpenAI, Azure OpenAI, Gemini, Mistral und IONOS an, dazu Melious und jedes OpenAI-kompatible Modell, auch auf eigener Hardware. Du wechselst das Modell je KI-Voreinstellung. Welche Anbieter es gibt, zeigt der Beitrag Welche Anbieter bieten souveräne KI aus Europa?

Quellen. Die Antwort nennt Quellen, wenn du es im Prompt, im Skill oder in der KI-Voreinstellung festlegst.

Protokoll. Die ALBERT | AI Kostenkontrolle hält je KI-Runde fest, welche Voreinstellung und welches Modell lief, und zeigt, welche Voreinstellung einen Sub-Agenten gestartet hat. Administratoren schalten sie über „Lokale Zählung“ ein, im Auslieferungszustand ist sie aus. Mehr dazu im Beitrag KI-Kostenkontrolle, damit du Kosten vor der Rechnung siehst.

Betrieb. agorum core pro läuft im eigenen Rechenzentrum oder in der agorum Cloud. Wie das im eigenen Haus aussieht, zeigt der Beitrag KI-Plattform im eigenen Rechenzentrum betreiben.

Agenten. Die ALBERT | AI Sandbox ist ein Docker-Container mit Desktop, Browser-Automatisierung und Shell. Sie ist kostenfrei und wird technisch ergänzt.

Fähigkeiten. KI-Fähigkeiten bündelst du als Skills, Handler und Presets und teilst sie im Team.

Anbindung. agorum core pro ist MCP-Server und MCP-Client, in beide Richtungen. Externe Systeme und Agenten nutzen die Plattform, und die Plattform nutzt externe Werkzeuge.

Heller Holzschreibtisch mit Kaffeetasse und kleiner Pflanze vor einem großen Fenster mit Stadtblick KI-generiert · ALBERT | AI
Alltag im Einkauf.

Wie sieht ein Auftrag im DMS mit KI aus?

Ein Auftrag aus dem Einkauf zeigt, wie die acht Punkte zusammenwirken. Eine Sachbearbeiterin bittet ALBERT | AI, alle Lieferantenverträge zu finden, deren Frist bald endet, und zu jeder Zeile die Quelle zu nennen.

  1. ALBERT | AI sucht nur in den Verträgen, die die Sachbearbeiterin sehen darf.
  2. Das gewählte Modell formuliert die Übersicht, wahlweise auf eigener Hardware.
  3. Die Antwort verweist je Zeile auf das Dokument, weil die Anweisung im Prompt steht.
  4. Die Sachbearbeiterin prüft das Ergebnis als Vorschlag, bevor jemand eine Frist verlängert oder kündigt.
  5. Das Protokoll hält fest, welche Voreinstellung und welches Modell lief.

Das ist ein Beispiel für den Ablauf und kein Ergebnis aus einem Kundenprojekt. Wie schnell und wie genau die Übersicht entsteht, hängt von deinen Dokumenten und deinem Modell ab.

Bei uns läuft Ähnliches produktiv. ALBERT | AI analysiert jeden Eingang auf Dringlichkeit, entfernt Spam, verschlagwortet Bilder und transkribiert Sprachnachrichten, alles im Rechtekontext der jeweiligen User und auf 1 Grafikkarte im eigenen Haus. Mehr dazu steht im Beitrag KI-Plattform im eigenen Rechenzentrum betreiben.

Der Mensch bleibt bei Zielen, Gestaltung, Risikoabwägung und der Freigabe vor schreibenden Aktionen wie E-Mails nach außen oder Bestellungen. Bei sehr komplexen Aufgaben mit vielen Seiteneffekten sieht auch ein gutes Modell nicht alles, dort prüft ein Mensch.

Worauf achtest du bei der Auswahl noch?

Prüfe bei jedem Angebot, ob eine Funktion lieferbar ist oder nur angekündigt. Manche Hersteller bieten KI-Funktionen zuerst nur in der eigenen Cloud an und kündigen die Version für das eigene Rechenzentrum für später an. Andere beschreiben Agenten als Entwicklungsziel. Lass dir den Liefertermin schriftlich geben.

  • Wenn die KI nur in der Cloud des Herstellers läuft, dann klär, wohin deine Dokumente gehen.
  • Wenn das Modell fest eingebaut ist, dann bist du an den Preis und das Recht dieses Anbieters gebunden.
  • Wenn die Nutzung nicht protokolliert wird, dann kannst du Kosten und Aufrufe nicht nachvollziehen.
  • Wenn die Abrechnung pro Kopf läuft, dann rechne durch, wie viele User die KI wirklich nutzen.

Für den rechtlichen Rahmen gelten die DSGVO und die KI-Verordnung. Die Einstufung deines Einsatzes nimmst du mit deiner Rechtsberatung vor.

Was kostet KI im DMS?

Die ALBERT | AI Suite rechnet nach den monatlichen Output-Token ab, mit beliebig vielen Usern und beliebig vielen Aufrufen, und nicht pro Kopf. Die Nutzung des Sprachmodells kommt dazu, nach den API-Preisen des Anbieters oder über die eigene Hardware. Das Dokumentenmanagement in agorum core pro rechnet nach User und Monat ab, degressiv gestaffelt.

Vergleiche nicht nur den Preis je Token, sondern die Kosten je erledigtem Vorgang. Die aktuellen Stufen stehen auf der Preisseite.

Fazit

Ein DMS mit echter KI erkennst du an acht Fragen zu Rechtekontext, Modellwahl, Quellen, Protokoll, Betrieb, Agenten, Fähigkeiten und Anbindung. agorum core pro, die KI-Business-Plattform mit dem Fundament für datensouveräne KI, beantwortet sie heute. Die KI arbeitet im Rechtekontext, das Modell wechselst du ohne Datenmigration, die Nutzung ist protokollierbar, und die Plattform läuft im eigenen Rechenzentrum. Das schafft Investitionssicherheit, auch wenn sich Modelle und Anbieter ändern. Frag jedes Angebot, ob es lieferbar ist, und lass dir die Antworten zeigen.

agorum® Online-Demo Sieh dir die acht Punkte an deinen Dokumenten an

In der Online-Demo zeigen wir dir, wie ALBERT | AI im Rechtekontext deiner Dokumente arbeitet und wie du Modell, Protokoll und Sandbox einstellst.

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Quellen

Bitmi