Glossar

agorum^®

agorum^®

agorum^® ist der Hersteller der KI-Business-Plattform agorum core pro und begleitet Unternehmen von der KI-Strategie bis zum produktiven Einsatz. Die Software ist Open Source und wird seit 1998 in Deutschland entwickelt.

agorum core

agorum core ist die KI-Business-Plattform von agorum^® für datensouveräne Prozesse, strukturierte Informationen und revisionssichere Datenhaltung. Die Plattform vereint Dokumentenmanagement (DMS), Enterprise Content Management (ECM), Archivierung, Workflows, Suche und KI in einem modularen System. ALBERT | AI bringt die KI in die Plattform, NORA | 360° vernetzt Informationen und Prozesse innerhalb von agorum core pro. agorum core ist in drei Editionen verfügbar. agorum core open (Open-Source-Edition), agorum core pro (Plattform mit vollem Funktionsumfang) und agorum core pro cloud (verwalteter Cloud-Service) basieren auf derselben Plattform und sind vollständig updatefähig sowie skalierbar.

agorum core open

agorum core open ist die kostenfreie Open-Source-Edition von agorum core. Sie bietet die Grundfunktionen des Dokumentenmanagements wie Dokumentenablage, Versionierung, Volltextsuche und Basiskollaboration. Sie eignet sich für Pilotprojekte, Evaluierungen, Start-ups, Vereine oder Forschungseinrichtungen. Der spätere Wechsel auf agorum core pro oder agorum core pro cloud ist jederzeit möglich, ohne Daten oder Konfigurationen zu verlieren.

agorum core pro

agorum core pro ist die KI-Business-Plattform von agorum^® mit vollem Funktionsumfang für Unternehmen mit höchsten Anforderungen an Datensouveränität, Individualisierung und tiefe Systemintegration. Der Betrieb erfolgt in der eigenen Infrastruktur (Rechenzentrum, Private Cloud oder Hybrid). agorum core pro umfasst erweiterte Schnittstellen (z. B. Schnittstelle | SAP, Schnittstelle | DATEV sowie ERP/CRM-Anbindungen), zusätzliche Datenbankunterstützung (Oracle, MS SQL Server), die KI-Integration mit ALBERT | AI sowie Workflow-Automatisierung mit Automation | Workflow. Die Plattform ist mit ALBERT | AI und NORA | 360° ausbaubar und eignet sich für komplexe, individuell geregelte Prozesse in Enterprise-Umgebungen.

agorum core pro cloud

agorum core pro cloud ist agorum core pro als verwalteter Cloud-Service der agorum^® Cloud. agorum^® übernimmt Betrieb, Monitoring und Backups. Updates sind im Grundpreis enthalten und werden vom Kunden beauftragt. Die Server stehen DSGVO-konform in Deutschland. Für den Betrieb in der Schweiz steht agorum core pro cloud CH zur Verfügung. Die Edition bietet schnelle Verfügbarkeit ohne eigenen Betriebsaufwand, flexible Skalierung und planbare Kosten. Sie eignet sich für verteilte Teams, Homeoffice-Szenarien und Unternehmen, die agorum core pro ohne eigene IT-Infrastruktur nutzen möchten.

aguila

agorum User Interface Layer ist ein von agorum^® eigens entwickeltes Framework, das die Darstellung von Seiten, Interfaces, GUIs usw. mit der notwendigen Logik verknüpft.

A

ACL

Access Control List ist ein Rechtestempel, der die Berechtigungen von Benutzern und Gruppen auf Objekten (z. B. Dateien und Ordner) steuert.

Active Directory

Active Directory ist ein zentraler Verzeichnisdienst, in dem Benutzer, Gruppen und Berechtigungen zentral verwaltet werden. Benutzer melden sich damit an allen Rechnern eines Unternehmens an und nutzen nur die Ressourcen, auf die sie zugriffsberechtigt sind. Ohne Verzeichnisdienst müssten bei 100 Benutzern und 100 Rechnern 10.000 Konten einzeln angelegt werden. Mit Active Directory genügt ein Konto je Benutzer.

Das entlastet den Administrator, und die Benutzer können sich an allen Rechnern anmelden. agorum core pro übernimmt Benutzer und Gruppen aus dem Active Directory über System | Verzeichnissynchronisierung (LDAP, ADS).

Akte (elektronische)

Eine elektronische Akte (E-Akte) ist das digitale Äquivalent zur klassischen Papierakte. Sie fasst alle zu einem Vorgang, Projekt oder Geschäftspartner gehörenden Dokumente in strukturierter digitaler Form zusammen. In agorum core können elektronische Akten flexibel konfiguriert werden (Entwicklung | Akten), um Dokumente nach individuellen Kriterien zu organisieren, mit Metadaten zu versehen und über Berechtigungen zu schützen.

ALBERT | AI

ALBERT | AI ist die KI in agorum core pro und keine eigenständige Plattform. Assistent und Agenten arbeiten im Rechtekontext und sind lückenlos protokollierbar. Durch Multi-LLM ist das Sprachmodell jederzeit wechselbar. ALBERT | AI bietet technische Schnittstellen zu vielen KI-/LLM-Systemen (extern oder lokal gehostet), Presets, die Verwaltung von Benutzerberechtigungen, Fallback-Mechanismen und die einfache Umstellung auf andere Sprachmodelle. ALBERT | AI unterstützt Chat, Knowledge-Management, KI-Agenten und die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Die ALBERT | AI Suite bündelt ALBERT | AI, ALBERT | AI Agents, ALBERT | AI Workspace, ALBERT | AI Kostenkontrolle, ALBERT | AI Coding Agents und das ALBERT | AI Developer Studio.

Anonymisierung

Anonymisierung bezeichnet das Verfahren, bei dem personenbezogene Daten so verändert werden, dass die betroffene Person nicht oder nicht mehr identifiziert werden kann – weder direkt noch indirekt, auch nicht durch Verknüpfung mit anderen Informationen. Im Gegensatz zur Pseudonymisierung ist eine Anonymisierung irreversibel: Die ursprünglichen Daten können nicht wiederhergestellt werden. Anonymisierte Daten unterliegen nicht mehr dem Anwendungsbereich der DSGVO, da sie keine personenbezogenen Daten mehr darstellen. In agorum core pro kann Anonymisierung beispielsweise im Rahmen des Sperrens von Benutzerkonten eingesetzt werden.

Archivierung

Archivierung bezeichnet die langfristige, unveränderbare Aufbewahrung von Dokumenten gemäß gesetzlichen Vorgaben wie GoBD oder DSGVO. Im Gegensatz zur reinen Speicherung stellt die Archivierung sicher, dass Dokumente über die gesamte Aufbewahrungsfrist verfügbar, vollständig und vor unberechtigten Änderungen geschützt sind. agorum core bietet revisionssichere Archivierungsfunktionen, z. B. mit Archiv | Basis und Archiv | Basis DSGVO.

Audit-Trail

Ein Audit-Trail ist eine chronologische Protokollierung aller Zugriffe, Änderungen und Aktionen, die an einem Dokument oder in einem System vorgenommen wurden. Er dient der Nachvollziehbarkeit und ist ein wesentlicher Bestandteil der Revisionssicherheit und Compliance. In agorum core werden Audit-Trails automatisch geführt (System | Audit-Tool) und können für Prüfungen und Analysen ausgewertet werden.

Aufbewahrungsfrist

Die Aufbewahrungsfrist ist der gesetzlich oder vertraglich vorgeschriebene Zeitraum, für den bestimmte Dokumente aufbewahrt werden müssen. In Deutschland gelten z. B. für Buchungsbelege seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre Aufbewahrungspflicht, für Jahresabschlüsse und Handelsbücher weiterhin zehn Jahre. Ein DMS wie agorum core muss sicherstellen, dass Dokumente während dieser Frist nicht gelöscht werden können.

B

Backup

Ein Backup stellt eine physische Kopie dar. Mit einer solchen Sicherheitskopie existiert eine Datei nicht einmal, sondern zweimal, und zwar an unterschiedlichen Orten. Die Kopie kann auf einer externen Festplatte, USB-Stick oder auf einem anderen Computer / Server / Cloud gespeichert werden. Auch hier stellt eine Sicherung eine Art Momentaufnahme dar. Änderungen können synchronisiert werden. Muss das System aufgrund eines Virus oder Ähnlichem neu hergestellt werden, können nur die Daten vom Zeitpunkt des Backups wiederhergestellt werden.

Beleg

Ein elektronischer Beleg ist ein digitales Dokument, das einen Geschäftsvorfall nachweist (z. B. Rechnung, Quittung, Lieferschein, Vertrag). Elektronische Belege müssen gemäß GoBD revisionssicher archiviert werden.
In agorum core werden Belege strukturiert erfasst, mit Metadaten versehen und so gespeichert, dass sie über die gesamte Aufbewahrungsfrist verfügbar sind.

Benutzergruppe

Eine Benutzergruppe fasst Benutzer zusammen, damit Berechtigungen nicht einzeln vergeben werden müssen. Mitglieder einer Benutzergruppe können Benutzer oder weitere Gruppen sein. Benutzergruppen werden wie Benutzer und ACLs in der Administration von agorum core verwaltet. In einer ACL lassen sich Benutzer und Gruppen mit Berechtigungen auf Objekte eintragen. Plugins legen bei der Installation teilweise eigene Benutzergruppen an, über die Berechtigungen für die jeweilige Funktion vergeben werden (z. B. für ALBERT | AI Kostenkontrolle).

Bot

Ein Chatbot ähnelt einem Messenger (WhatsApp, Telegram usw.) mit dem großen Unterschied, dass eine Kommunikation nicht nur mit anderen Usern möglich ist, sondern auch mit dem System selbst. Beispielsweise kann der User anhand eines Befehls den Computer dazu bringen, automatisch ein Projekt anzulegen. Der Computer fragt wiederum zurück, wie das Projekt heißen soll, wie die Beschreibung lautet oder auch ob Dateien (Bilder) bereits angehängt werden sollen.

Es findet somit eine Interaktion zwischen Mensch und Maschine und nicht nur von Mensch zu Mensch statt.

Bundle

Ein Bundle ist eine Art Software-Päckchen. Es werden verschiedene Elemente als eines verstanden. Beispielsweise ist die bereits installierte Software eines neuen Computers ein Bundle. Apps, die bereits auf einem Handy installiert wurden, stellen ebenfalls ein Bundle dar. Man kauft die Hardware und bekommt dazu Software mitgeliefert. Auch ein Spiel, das beim Kauf einer Konsole dabei ist, stellt ein Bundle dar.

In der Dokumentation von agorum^® wird bundle manchmal auch als übergreifender Ordner beschrieben, denn dieser umfasst verschiedene Settings, Dateien usw.

C

Cache

Ein Cache ist ein schneller Pufferspeicher, der (wiederholte) Zugriffe auf ein Hintergrundmedium möglich macht, z. B. ein in den Zwischenspeicher (Hintergrund) kopiertes Bild, Webseite oder Link (Rechtsklick kopieren auf ein Objekt oder STRG + C).

Card (agorum.cards)

agorum.cards ist ein UI-Framework in agorum core zur Darstellung großer Informationsmengen, beispielsweise Suchergebnislisten. Das Framework teilt Informationen in kleinere, übersichtliche Einheiten auf, die von sogenannten Cardlets verwaltet werden. Das zentrale Widget ist agorum.cards.view. Zur modularen Gestaltung der Cardlets werden Decorators eingesetzt, die einzelne Darstellungsaspekte wie Icons, Titel, Zeitangaben oder Aktionen übernehmen. agorum.cards eignet sich auch für die Anzeige von Workflow-Aufgaben auf mobilen Endgeräten. Im UI-Toolkit heißt der Baustein UI-Toolkit | Cards.

Client

Ein Client ist ein Programm, das auf dem Endgerät eines Users ausgeführt wird und mit einem Server kommuniziert.

Beispiele für E-Mail-Clients sind Outlook, Thunderbird usw.

CMIS

CMIS (Content Management Interoperability Services) ist ein offener Standard für die Interoperabilität zwischen Enterprise-Content-Management-Systemen. Er definiert eine einheitliche Schnittstelle für den Zugriff auf Dokumente und Metadaten. agorum core unterstützt CMIS 1.0 AtomPub und ermöglicht damit die Integration mit anderen CMIS-fähigen Systemen und Anwendungen.

Compliance

Compliance bezeichnet die Einhaltung gesetzlicher, regulatorischer und interner Vorgaben, etwa der DSGVO oder der GoBD. agorum core unterstützt die Compliance durch revisionssichere Archivierung, Versionierung, Audit-Trails, Berechtigungskonzepte und die lückenlose Protokollierung von Zugriffen und Änderungen. Für die Einhaltung der Vorgaben im konkreten Einsatz ist der Betreiber verantwortlich, bei Fragen zum Datenschutz gemeinsam mit dem Datenschutzbeauftragten.

CPU

Die Central Processing Unit (Hauptprozessor) ist grob gesagt das Hirn eines Computers. Sie lenkt und steuert alle Aufgaben am PC. Alles, was Sie am Computer machen, wird von der CPU berechnet, verarbeitet und anschließend auf dem Bildschirm dargestellt. Tätigkeiten, wie Programme aller Art zu öffnen, Webseiten aufzurufen oder mit Word zu arbeiten, erfordern von der CPU Rechenleistung. Dieser Schritt besteht aus zwei Komponenten.

Einmal dem Rechenwerk. Hier werden Befehle in eine für den PC verständliche Sprache umgewandelt und anschließend berechnet.

Zum zweiten ein Steuerwerk. Dieses führt und koordiniert Befehle, indem diese geladen, decodiert und anschließend nacheinander interpretiert und ausgeführt werden.

Die gängigsten Bezeichnungen einer CPU sind Ein-Kern-Prozessoren (Single-Core), Zwei-Kern-Prozessoren (Dual-Core) sowie Vier-Kern-Prozessoren (Quad-Core). Je mehr Kerne ein Prozessor hat, desto mehr Aufgaben kann er gleichzeitig erledigen. Damit wird er automatisch leistungsfähiger und somit schneller.

Die Leistungsfähigkeit wird dazu in Hz (Hertz), MHz (Megahertz) oder GHz (Gigahertz) angegeben. Ein Gigahertz-Prozessor kann 1 Milliarde Rechenoperationen pro Sekunde durchführen. Genau genommen werden 1 Milliarde Stromimpulse pro Sekunde in der CPU bearbeitet. Aufwendige Rechenaufgaben wie Division von großen Zahlen verbrauchen dabei mehrere Tausend Stromimpulse. Inzwischen sind Prozessoren mit einer Leistung von mehreren Gigahertz der Standard.

Cronjob (CronTime)

Mithilfe von CronJobs werden Aktionen innerhalb von agorum core zu bestimmten Zeitpunkten automatisch gestartet. So werden viele Worker (Automation | Worker) oder auch Backups über CronJobs bzw. den Property-Eintrag CronTime zeitgesteuert (Automation | Task/Cronjob). Es gibt bei einem CronJob fünf Stellen (*****), die wie folgt belegt sind (links nach rechts):

1. Minute
2. Stunde
3. Tag
4. Monat
5. Wochentag

Eingabemöglichkeiten via Generator finden Sie z. B. im Web unter dem Stichwort crontime generator.

D

Datensouveränität

Datensouveränität bedeutet, selbst zu bestimmen, wo Daten liegen, wer darauf zugreift und wie sie verarbeitet werden. agorum core pro wird in der eigenen Infrastruktur betrieben (Rechenzentrum, Private Cloud oder Hybrid), agorum core pro cloud auf Servern in Deutschland. Über Exporte oder eine externe Verarbeitung, etwa durch ein KI-System, entscheidet ausschließlich der Betreiber. Es werden keine personenbezogenen Daten ohne aktive Auswahl automatisch exportiert.

Directory Sync

Siehe Verzeichnissynchronisierung.

Decorator

Decorators werden von agorum.object-Cardlets verwendet, um Objekte darzustellen. Jeder Decorator übernimmt eine spezifische Aufgabe wie die Anzeige von Icons, Dateinamen, Zeitstempeln, Details, Aktionen oder Chips. Durch dieses modulare Konzept wird die Objektdarstellung flexibel und erweiterbar. Standardelemente sind etwa icon, title, time, detail, actions, chips, content, location, super und sub.

Developer Studio

Das ALBERT | AI Developer Studio ist die Entwicklungsumgebung für agorum core. Entwickler bearbeiten darin Konfigurationsprojekte direkt im Browser und arbeiten dabei mit ALBERT | AI im Chat neben dem Editor. Projekte und Ordner fassen sie zu einem Workspace zusammen. ALBERT | AI kennt den Workspace und die geöffneten Dateien, schreibt nur in den Projekten und Ordnern des Workspace und kann Dateien anlegen, ändern, registrieren und Autotests ausführen. Das Developer Studio ist Bestandteil der ALBERT | AI Suite. Siehe ALBERT l AI Developer Studio.

DMS

Ein Dokumentenmanagement-System dient dazu, eine Informationsflut zu bewältigen. Das Datenvolumen in Unternehmen wächst stetig. Um von überall auf diese Daten zugreifen zu können, ohne in das Archiv des Unternehmens laufen zu müssen, werden Daten, Dokumente, Belege und vieles mehr digital abgelegt. Dies findet in einem Dokumentenmanagement-System statt. Es strukturiert diese Daten in elektronischen Akten, legt sie nach einheitlichen Kriterien ab und stellt sicher, dass die Mitarbeiter die gesuchten Informationen schnell finden.

DMS-Laufwerk

Das DMS-Laufwerk ermöglicht den Zugriff auf das DMS, wie auf ein normales Netzlaufwerk, mit dem Unterschied, dass es sich tatsächlich um die Dokumentenmanagement-Datenbank handelt.

Das DMS-Laufwerk ist der Fileserver von agorum core (System | Fileserver). Alle Daten sind somit auch über den Datei-Explorer erreichbar.

DokumentText

In agorum core wird der reine Text eines Dokumentes, der für den Volltextindex verwendet wird, in einem eigenen Dokument gespeichert. Dieses Dokument wird intern "DokumentText"-Object genannt.

Warum wird das so gemacht?
Es ist letztendlich eine "teure" Angelegenheit, den Text aus einem Dokument auszulesen. Je nachdem, um was für ein Dokument es sich handelt, kann es auch mehrere Sekunden dauern, bis der Text extrahiert ist. Am langsamsten sind z. B. gescannte Dokumente, aus denen der Text für den Textindex über die OCR ausgelesen wird. 

Sollte es jetzt eine Änderung im Volltextindex geben, dann muss der Textindex entweder neu erstellt werden, oder er wird einfach nochmals indiziert, damit die Änderungen verfügbar sind. Damit dieser Prozess nicht endlos dauert, wird in agorum core der Text eines Dokumentes zusätzlich nochmals in dem "DokumentText"-Objekt abgelegt.

Domain

Eine E-Mail besteht im Grunde aus zwei Teilen, dem Local-Part (vor dem @-Zeichen) und dem Domain-Part (nach dem @-Zeichen). Beide Teile zusammen ergeben eine einzigartige Kombination. Jede E-Mail-Adresse existiert somit nur einmal. 

DSGVO

Die Datenschutz-Grundverordnung ist eine Verordnung der Europäischen Union, die den Schutz personenbezogener Daten regelt. Sie betrifft alle Systeme, die personenbezogene Daten verarbeiten, einschließlich DMS. Wichtige Anforderungen sind das Recht auf Auskunft, das Recht auf Löschung, Datenminimierung, Zweckbindung, Dokumentation der Verarbeitungstätigkeiten und technisch-organisatorische Maßnahmen zum Datenschutz.
agorum core bietet Funktionen zur DSGVO-konformen Verwaltung von Daten.

Dump

Ein Dump ist eine Sicherung, bei der der Inhalt und alle Informationen einer Software herausgelesen und abgespeichert werden. Der Dump kann als Backup wieder auf die gleiche (!) Software aufgespielt werden.

Bei einem Datenbankdump werden alle Informationen aus der Datenbank abgespeichert. Sie dienen als Backup. Dumps können in der Regel nur auf dieselbe Software wieder aufgespielt werden.

E

(Qualifizierte) Elektronische Signatur

Eine elektronische Signatur besteht aus Daten, die einem elektronischen Dokument angehängt wurden, um die Unterzeichnung des Dokumentes zu bestätigen.

Bei einer qualifizierten elektronischen Signatur benötigt man ein qualifiziertes Zertifikat und ein dazugehöriges Schlüsselpaar. Dazu gehören ein privater Schlüssel, der nur dem Unterzeichner bekannt ist, und ein öffentlicher Schlüssel für die Personen, die die Unterschrift bestätigen.

ECM

ECM (Enterprise Content Management) bezeichnet Strategien, Methoden und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Inhalten und Dokumenten in Unternehmen. agorum core pro ist die KI-Business-Plattform, die ECM, Dokumentenmanagement, Archivierung, Workflow-Automatisierung und Collaboration-Funktionen in einer integrierten Lösung vereint.

E-Mail-Adapter

Integration | E-Mail-Adapter archiviert E-Mails eines vorhandenen Mailservers automatisch und revisionssicher über IMAP. Er bietet sich an, wenn E-Mails nur zur Archivierung abgelegt werden. Man kann diese E-Mails, wie andere Dokumente auch, verschlagworten, in speziellen Ordnern ablegen, danach suchen oder sie lesen. Allerdings kann man auf eine E-Mail nicht antworten, weiterleiten oder aus agorum core heraus eine E-Mail verschicken.

E-Rechnung

E-Rechnung bezeichnet eine elektronische Rechnung, die in einem standardisierten Format erstellt, übermittelt, empfangen und verarbeitet wird. Eine E-Rechnung enthält dieselben Informationen wie eine traditionelle Papierrechnung, ist jedoch digital und soll den Austausch und die Verarbeitung von Rechnungsinformationen zwischen Käufer und Verkäufer vereinfachen und beschleunigen. 

Verschiedene Standards für E-Rechnungen existieren, darunter ZUGFeRD und XRechnung in Deutschland:

• XRechnung ist ein Standard, der speziell für den Austausch von Rechnungen im Format XML mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland entwickelt wurde (siehe https://xeinkauf.de/xrechnung/).

• ZUGFeRD ist ein weiterer Standard, der sowohl für den Geschäftsverkehr mit der öffentlichen Hand als auch zwischen Unternehmen verwendet wird und eine Kombination aus PDF/A-3-Dokument und eingebetteten XML-Daten für die maschinelle Verarbeitung bietet. Details sind auf der Webseite des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) verfügbar (siehe https://www.ferd-net.de).

In Deutschland ist die zentrale Plattform für die Einreichung von E-Rechnungen an die Bundesverwaltung die Online-Plattform des Bundes, die Details und Leitfäden zur E-Rechnung bietet (siehe https://www.e-rechnung-bund.de).

Eingang

Der Eingang (Eingang aktuell) ist der persönliche Bereich eines Benutzers, in dem alles zusammenläuft, was er bearbeiten muss. Dazu gehören Notizen, Workflows, Aufgaben, Einladungen zu Terminen, E-Mails, Dokumente und weitere Benachrichtigungen. Module und Plugins können sich registrieren, sodass ihre Informationen im Eingang erscheinen. Ziel ist es, den Eingang zu leeren. Erledigte Einträge markiert der Benutzer als erledigt. Für den Eingang aktuell lassen sich Push-Benachrichtigungen einrichten.

F

Facettensuche

Die Facettensuche wertet Suchergebnisse aus, statt sie aufzulisten. Sie gruppiert, zählt und aggregiert die Treffer, z. B. zu Summen. Es gibt drei Typen. terms gruppiert nach den Werten eines Feldes (z. B. Dateiendungen), range wertet Wertebereiche aus (z. B. Beträge pro Jahr) und query zählt eine Teilmenge der Treffer (z. B. alle E-Mails). Das Ergebnis besteht aus Gruppen (Buckets) mit der jeweiligen Trefferzahl. Die Facettensuche steht auch als ALBERT | AI Tool zur Verfügung.

Fat-Client

Der Fat-Client ist ein vollwertig ausgestatteter, leistungsfähiger Desktop-Computer mit ausreichender Rechenkapazität, Arbeitsspeicher und Plattenspeicher, auf dem Programme lokal ausgeführt werden. Das Gegenstück ist der Thin Client, der Anwendungen über einen Terminalserver nutzt.

Fileserver

Der Fileserver (System | Fileserver) stellt agorum core als Netzlaufwerk bereit, das Benutzer wie gewohnt im Windows-Explorer öffnen. Dokumente lassen sich dort kopieren, ausschneiden, einfügen, umbenennen und per Maus nach oder aus agorum core ziehen. Gegenüber einem klassischen Fileserver ergänzt agorum core die Dateiablage um Volltextsuche, Metadaten und KI-Analyse. Im Netzlaufwerk unterscheidet sich das Kontextmenü von dem im Browser, und spezielle Ablagebereiche mit Eingabeoberflächen erscheinen dort nicht. Siehe auch DMS-Laufwerk und Netzlaufwerk.

Form

Forms (Formulare) sind ein auf aguila basierendes UI-Framework in agorum core zur Erstellung von Eingabemasken für die Erfassung und Bearbeitung von Daten. Forms bieten verschiedene Feldtypen (Text, Datum, Auswahl usw.), Validierungsmöglichkeiten und können flexibel an unterschiedliche Anwendungsfälle angepasst werden.

FTP/SFTP

FTP (File Transfer Protocol) und SFTP (SSH File Transfer Protocol) sind Netzwerkprotokolle zur Übertragung von Dateien zwischen Computern. Während FTP Daten unverschlüsselt überträgt, bietet SFTP eine sichere, verschlüsselte Verbindung. agorum core unterstützt beide Protokolle und ermöglicht damit den automatisierten Datenaustausch mit externen Systemen.

Fuzzy-Suche

Die Fuzzy-Suche findet Wortvarianten und Tippfehler. Dazu steht hinter dem Suchbegriff eine Tilde mit der erlaubten Abweichung, z. B. administrator~1 für eine Abweichung. Davon zu unterscheiden ist die Proximity-Suche, bei der die Wörter einer Phrase nah beieinander stehen dürfen (z. B. "core agorum"~2). Fuzzy-Suchen belasten die Systemressourcen und sind sparsam einzusetzen.

G

Ghostscript

Ein freier Interpreter für PostScript und PDFs. Dieses Third-Party-Tool ist zwingend erforderlich für den produktiven Betrieb von agorum core. Zusammen mit ImageMagick kommt es für die Preview und das OCR-Modul zum Einsatz.

GlobalObject

Das GlobalObject ist ein Basis-Datentyp für ein Objekt in agorum core. Von diesem Datentyp sind alle weiteren Datentypen, die nach außen sichtbar sind, abgeleitet. Diese wären z. B. FileObject, DokumentObject usw.

Die Eigenschaften der Objekte sind unter Allgemeine Objekt-Methoden und -Eigenschaften beschrieben.

GoBD

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff sind eine Verwaltungsvorschrift des Bundesministeriums der Finanzen in Deutschland. Die GoBD legen fest, welche Anforderungen an elektronische Buchführungssysteme und Archivsysteme gestellt werden. Zu den Kernprinzipien gehören Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung, Ordnung, Unveränderbarkeit und Verfügbarkeit. Ein GoBD-konformes DMS wie agorum core muss diese Anforderungen erfüllen.

H

Historie

Die Historie eines Dokuments enthält alle älteren Versionen und die aktuelle Version. Das System versioniert ein Dokument automatisch, wenn sich Inhalt, Metadaten, Dateiname oder Dateibeschreibung ändern. Die erste Version (das Originaldokument) ist permanent geschützt und wird nie gelöscht. Eine ältere Version stellt man im Detailfenster unter Objektinfo im Abschnitt Historie über das Kontextmenü Historie wiederherstellen wieder her. Dabei entsteht ein neuer Eintrag in der Historie. Siehe auch Versionierung.

HTTP(S)

HTTPS (Hypertext Transfer Protocol Secure) ist die geschützte Variante von HTTP. Beide Protokolle laden Webseiten und stellen sie dar. Der Unterschied von HTTPS und HTTP liegt in der Verwendung eines SSL/TLS-Zertifikats. Das stellt eine verschlüsselte und abhörsichere Verbindung zwischen Browser und Webserver her. User können also mit der Webpage sicher kommunizieren. Ohne eine solche Verschlüsselung (HTTP) sind alle übertragenen Daten im Klartext der Website einsehbar und auch durch dritte Parteien manipulierbar. So ein Zertifikat ist einfach installiert und schafft mehr Vertrauen bei Kunden. 

I

IP-Adresse

Die IP-Adresse identifiziert ein Gerät in einem Netzwerk eindeutig. Sie besteht aus einem Netzanteil, der das Netzwerk bezeichnet, und einem Hostanteil, der das Gerät in diesem Netzwerk bezeichnet.

Beispiel für eine IP-Adresse: 192.168.10.1

Diese lässt sich bei der Netzmaske 255.255.255.0 aufteilen in:
Netzanteil: 192.168.10
Hostanteil: 1

Im Beispiel hat das Netzwerk den Netzanteil 192.168.10. Der erste Rechner besitzt die IP-Adresse 192.168.10.1, der zweite die IP-Adresse 192.168.10.2 usw.

Rechner kommunizieren direkt miteinander, wenn sie im selben Netzwerk stehen, also denselben Netzanteil haben. Zwischen unterschiedlichen Netzwerken vermittelt ein Router, der die Netzwerkpakete anhand der Adressen weiterleitet.

ImageMagick

ImageMagick wird zum Erstellen, Bearbeiten, Zusammenstellen und Konvertieren von Bitmap-Bildern verwendet. Dieses Third-Party-Tool ist zwingend erforderlich für den produktiven Betrieb von agorum core. Zusammen mit Ghostscript kommt es für die Preview und das OCR-Modul zum Einsatz.

Indexierung

Indexierung ist der Prozess, bei dem Dokumente für die Volltextsuche aufbereitet werden. Dabei wird der Textinhalt extrahiert, analysiert und in einem Suchindex gespeichert. In agorum core erfolgt die Indexierung automatisch beim Import von Dokumenten. Der Index ermöglicht schnelle und präzise Suchanfragen über große Dokumentenbestände.

J

JSON

JSON (JavaScript Object Notation) ist ein leichtgewichtiges Datenformat zum Austausch von strukturierten Daten. Es ist sowohl für Menschen lesbar als auch für Maschinen einfach zu verarbeiten. In agorum core wird JSON etwa in REST-APIs verwendet.

K

KI

Künstliche Intelligenz bezeichnet Systeme, die Aufgaben ausführen können, die normalerweise menschliche Intelligenz erfordern – etwa das Verstehen von Sprache, das Erkennen von Mustern, das Treffen von Entscheidungen oder das Lösen von Problemen. In agorum core pro wird KI durch ALBERT | AI bereitgestellt. Über ALBERT | AI können verschiedene KI-Modelle angebunden und für vielfältige Aufgaben genutzt werden, von der Automatisierung von Geschäftsprozessen bis zur Unterstützung im Chat. Die Modelle sind jederzeit wechselbar.

KI-Agent

KI-Agenten sind Softwareprogramme, die auf künstlicher Intelligenz basieren und in der Lage sind, Aufgaben eigenständig auszuführen. Für das Erledigen der Aufgaben verwendet der Agent KI-Tools, die ihm etwa ermöglichen, Dateien anzulegen, E-Mails zu verwenden oder Suchanfragen durchzuführen. ALBERT | AI Agents stellt KI-Agenten und KI-Tools bereit und ist Bestandteil der ALBERT | AI Suite.

KI-Agenten-Schwarm

Ein Agentenschwarm bezeichnet eine Gruppe spezialisierter KI-Agenten, die innerhalb von ALBERT | AI koordiniert zusammenarbeiten. Jeder Agent übernimmt eine klar definierte und abgegrenzte Teilaufgabe (z. B. Belegauslesen, Datenanreicherung, Risiko-Scoring) und kann bei Bedarf andere Agenten beauftragen. Gemeinsam erledigen sie komplexe Geschäftsprozesse arbeitsteilig, selbstorganisiert und skalierbar, vergleichbar mit Abteilungen in einem Unternehmen. ALBERT | AI sorgt dabei für Governance, Logging, Compliance und das Management von Rollen und Rechten.

KI-Business-Plattform

agorum core pro ist eine KI-Business-Plattform. Sie vereint Enterprise Content Management (ECM), Dokumentenmanagement (DMS), Archivierung, Workflows, Suche und KI auf einer zentralen Plattform. ALBERT | AI bringt die KI in die Plattform, NORA | 360° vernetzt Informationen und Prozesse. Die obersten Merkmale sind Datensouveränität und Investitionssicherheit. Die Plattform ist vollständig updatefähig.

KI-Tool

Ein KI-Tool ist eine Funktion oder ein Dienst, den ein KI-Agent nutzen kann, um Aufgaben zu erledigen. KI-Tools bieten spezielle Funktionalität wie etwa das Durchführen einer Suche, das Anlegen eines Objekts oder den Zugriff auf ein bestimmtes System. Über Standards wie MCP und die Anbindung eines MCP-Servers können Tools in ALBERT | AI angebunden und von KI-Agenten genutzt werden. Die Werkzeugbibliothek heißt ALBERT | AI Tools.

KI-Verordnung

Die KI-Verordnung (AI Act, Verordnung (EU) 2024/1689) regelt den Einsatz von KI-Systemen in der Europäischen Union. Nach Art. 4 sollten Mitarbeitende über die erforderliche KI-Kompetenz verfügen. agorum^® bietet hierzu Schulungen an. ALBERT | AI selbst ist kein KI-System, sondern die Schnittstelle zu dem KI-System, das der Betreiber bucht oder betreibt. Für die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen an dieses KI-System ist der Betreiber verantwortlich.

L

LDAP

LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) ist ein Netzwerkprotokoll zur Abfrage und Verwaltung von Verzeichnisdiensten. Es wird häufig für die zentrale Benutzerverwaltung und Authentifizierung eingesetzt. agorum core kann über System | Verzeichnissynchronisierung (LDAP, ADS) mit LDAP-Verzeichnissen synchronisiert werden, um Benutzer und Gruppen automatisch zu importieren und aktuell zu halten.

LLM

Ein Large Language Model ist ein großes generatives Sprachmodell mit künstlicher Intelligenz. Es basiert auf neuronalen Netzwerken mit Transformer-Architektur und ist in der Lage, natürliche Sprache zu verstehen, zu verarbeiten und zu generieren. Die Modelle werden mit riesigen Textmengen trainiert und haben teils mehrere hundert Milliarden Parameter.

Logon-Skript

Ein Logon-Skript enthält Befehle, die beim Login eines Benutzers ausgeführt werden. Die Befehle können unterschiedlichster Art sein und z. B. den Rechner des Users mit einem Netzlaufwerk zum Fileserver verbinden oder Copy-Jobs starten.

M

Mailadapter

Siehe E-Mail-Adapter.

Mail-Relay-Server

Ein Mail-Relay-Server stellt die Schnittstelle zwischen Empfänger und Absender dar und ermöglicht das Empfangen und Versenden von E-Mails. In manchen Mail-Relay-Servern ist die Erstellung von Regeln möglich, wie spezielle E-Mails herauszufiltern oder zu sperren. Da der integrierte Mailserver von agorum core E-Mails nicht selbst aus dem Internet empfängt und nach außen versendet, muss für agorum core ein Mail-Relay-Server eingerichtet sein.

Mailserver

Ein Mailserver kann verschiedene Ausstattungen haben. Es existieren Mailserver, die E-Mails empfangen, weiterleiten, abspeichern und versenden. Auch das Sperren von Spam kann eine Option sein. Andere Mailserver ermöglichen das Schreiben, aber nicht das Versenden von E-Mails, wie bei agorum core. Um das Versenden, Weiterleiten oder Empfangen zu ermöglichen, ist die Erweiterung um einen Mail-Relay-Server notwendig.

Mandantenverwaltung

Die Mandantenverwaltung (System | Mandant) ermöglicht die Verwaltung mehrerer Mandanten (Clients) innerhalb einer agorum core Installation. Jeder Mandant erhält einen separaten Datenbereich mit eigener Benutzerverwaltung, Berechtigungen und Konfiguration. Dies eignet sich für Dienstleister, die mehrere Kunden auf einer Plattform betreuen, oder für Konzerne mit getrennten Unternehmensbereichen.

MCP-Server

Das Model Context Protocol (MCP) ist ein offener Standard für KI-Agenten. Der Standard legt fest, wie beliebige Anwendungen, Datenquellen oder Tools über eine einheitliche API / JSON-Struktur Kontext an Large Language Models (LLMs) liefern und Aktionen empfangen können.

Ein MCP-Server implementiert das Model Context Protocol (MCP) und fungiert als universelle Schnittstelle, vergleichbar mit USB-C für Hardware, und ermöglicht die herstellerneutrale Integration verschiedenster Systeme als KI-Tools in ALBERT | AI über eine einheitliche Schnittstelle. agorum core kann über ALBERT | AI MCP auch selbst als MCP-Server bereitgestellt werden.

Metadaten

Metadaten sind strukturierte Informationen über Dokumente oder Objekte, die deren Eigenschaften beschreiben (z. B. Autor, Erstellungsdatum, Dokumenttyp, Projektzugehörigkeit, Status). In agorum core können Metadatenfelder flexibel definiert und erweitert werden (Entwicklung | Metadaten-Definition). Sie ermöglichen eine präzise Klassifizierung, schnelle Suche und automatisierte Verarbeitung von Dokumenten.

Multi-LLM

Multi-LLM bedeutet, dass ALBERT | AI nicht an ein einzelnes Sprachmodell gebunden ist. Es lassen sich mehrere Sprachmodelle (LLMs) anbinden, extern oder lokal gehostet, und das Modell ist jederzeit wechselbar. Welches Modell ein Chat oder ein KI-Agent nutzt, legt ein Preset fest. Es kann auch Fallback-Modelle enthalten. Auswahl und Anbindung der KI-Systeme liegen in der Verantwortung des Betreibers.

N

NORA | 360°

NORA | 360° vernetzt Informationen, Prozesse und Zusammenhänge innerhalb von agorum core pro zu einem durchgängigen Unternehmenskontext. Es ermöglicht eine 360-Grad-Sicht auf alle relevanten Daten, Dokumente und Prozesse zu einem Vorgang, Kunden oder Projekt. NORA | 360° integriert verschiedene Datenquellen und stellt Zusammenhänge übersichtlich dar. Zu NORA | 360° gehören Anwendungen wie NORA | 360° CRM, NORA | 360° Project und NORA | 360° Ticket.

Netzlaufwerk

Ein Netzlaufwerk kann auch als entferntes Laufwerk bezeichnet werden. Ein Netzlaufwerk ist ein Laufwerk, dessen Datenträger anderen Computern in einem lokalen Netzwerk zur Verfügung stehen oder zugriffsabhängig von dem User, der sich gerade anmeldet. Bei agorum core wird das Netzlaufwerk auch Fileserver genannt.

Netzwerkprotokoll

Es gibt Netzwerkprotokolle für die verschiedensten Anwendungsbereiche. Alle Daten, die Rechner untereinander austauschen, werden über bestimmte Protokolle übertragen.

Das Internetprotokoll HTTP erlaubt das Öffnen von Webseiten. Die Netzwerkprotokolle IMAP, SMTP und POP3 erlauben, E-Mails vom Webserver z. B. in Outlook oder in agorum core zu laden.

O

Objectstore

agorum core pro ist die KI-Business-Plattform, die sowohl als Objectstore als auch als Dokumentenmanagementsystem (DMS) und Enterprise-Content-Management-System (ECM) fungiert. Als Objectstore speichert agorum core pro Daten in Form von Objekten, die aus den eigentlichen Daten, Metadaten und einer eindeutigen Kennung bestehen. Diese Architektur ermöglicht eine flexible und effiziente Verwaltung großer Datenmengen.

Als Dokumentenmanagementsystem bietet agorum core pro eine Vielzahl von Funktionen, die den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten abdecken. Dazu gehören das Erstellen, Bearbeiten, Speichern, Organisieren, Suchen und Teilen von Dokumenten. Erweiterbare Metadatenfelder ermöglichen es Benutzern, Daten besser zu klassifizieren und zu durchsuchen, während die automatische Versionierung eine einfache Nachverfolgbarkeit und Wiederherstellbarkeit früherer Versionen gewährleistet.

agorum core pro ist sowohl horizontal skalierbar als auch Performance-optimiert, was die Handhabung großer Datenmengen und Benutzeranfragen ermöglicht. Die fein granulierte Zugriffssteuerung und rollenbasierte Zugriffskontrolle sorgen dafür, dass nur autorisierte Benutzer auf bestimmte Daten zugreifen können. Detaillierte Audit-Trails unterstützen zudem Compliance-Anforderungen und ermöglichen eine umfassende Nachverfolgbarkeit.

Die Lösung zeichnet sich durch ihre hohe Integration und Interoperabilität aus, da sie RESTful APIs und andere Schnittstellen bereitstellt, die eine einfache Integration mit bestehenden Systemen und Anwendungen ermöglichen. Sie unterstützt eine Vielzahl von Protokollen und Standards wie SMB, WebDAV, IMAP, SMTP, FTP und CMIS, was die Flexibilität weiter erhöht.

Die Bedienoberfläche richtet sich an Endbenutzer und Administratoren. Die Suchfunktionen, einschließlich Volltextsuche und Filter, erlauben eine schnelle und präzise Suche nach Objekten und Dokumenten. Darüber hinaus bietet agorum core pro Automatisierungs- und Workflow-Funktionen, die die Automatisierung von Geschäftsprozessen und die Erstellung benutzerdefinierter Workflows ermöglichen. Kollaborationswerkzeuge unterstützen die Zusammenarbeit innerhalb von Teams durch gemeinsame Bearbeitung und Kommentierung von Dokumenten.

agorum core pro ist konfigurierbar und lässt sich an die individuellen Prozesse von Firmen und Organisationen anpassen. Dies betrifft sowohl die Oberflächen als auch die Prozesse, Steuerungen und Metadaten. Die Lösungen können so gestaltet werden, dass sie exakt den spezifischen Anforderungen und Arbeitsweisen ihrer Organisation entsprechen. Diese Konfigurationen können entweder direkt durch agorum^® selbst, durch zertifizierte Partner von agorum^® oder durch die IT-Abteilung Ihrer Firma, die in agorum^® geschult ist, vorgenommen werden.

agorum core pro ist damit Objectstore und Dokumentenmanagementsystem zugleich und bildet die Grundlage für KI, Workflows und die Vernetzung von Informationen.

OCR

Optical Character Recognition (Optische Zeichenerkennung) ist eine Technologie zur automatischen Texterkennung in Bildern oder gescannten Dokumenten. OCR wandelt gedruckte oder handgeschriebene Texte in maschinenlesbaren Text um.
In agorum core wird OCR (Dokument | OCR & Barcode) eingesetzt, um gescannte Dokumente durchsuchbar zu machen und den Volltext für die Indexierung zu extrahieren.

P

Persistenz

Persistenz beschreibt die Fähigkeit, Objekte oder logische Verbindungen über lange Zeit (insbesondere über einen Programmabbruch hinaus) bereitzuhalten. Dafür wird ein nichtflüchtiges Speichermedium benötigt. Das könnte z. B. ein Dateisystem, eine Datenbank oder eine durch Protokolle gesicherte bidirektionale und transaktionsorientierte Datenübertragung sein.

Port

Der Port stellt eine Art Tür dar und erlaubt die Kommunikation und den Datenaustausch zwischen einem Computer und anderen PCs, Servern, Clients oder auch mit dem Internet. Damit nicht alle Ports für jeden Zugriff offen stehen, werden ungenutzte von der Firewall geschlossen. Dies verhindert unberechtigte Zugriffe von z. B. Viren oder Hackern.

Wird z. B. eine E-Mail versendet, muss diese den PC verlassen, um beim Empfänger anzukommen. Diese Nachricht wird über Port 25 an den SMTP-Dienst des E-Mail-Servers geschickt. Zu jeder Verbindung bzw. jedem Austausch gehören somit zwei Ports. Einmal auf Seite des Rechners (Client), der eine Anfrage (E-Mail senden, Webseite öffnen usw.) abschickt, und auf der anderen Seite (Server), die die Anfrage erhält.

Öffne ich eine Webseite, z. B. agorum.com, dann sendet mein Computer eine Anfrage für den Webseiteninhalt an den Web-Server. Sowohl die Frage als auch die Antwort werden über den Port 80 verschickt. Mit den Protokollen TCP und UDP lassen sich direkte Verbindungen zwischen zwei Anwendungen auf zwei Computern herstellen.

Die möglichen Portnummern reichen von 1 bis 65535. Die ersten 1023 Ports wurden für bestimmte Anwendungen, wie das Surfen im Internet (Port 80 für HTTP) oder Port 25 fürs Mailen (SMTP), festgelegt. Die restlichen Ports können von anderen Anwendungen frei genutzt und eingestellt werden.

Preset

Ein Preset in ALBERT | AI ist eine vorkonfigurierte KI-Einstellung, die definiert, welches KI-Modell verwendet wird, welche Parameter gesetzt sind und welche spezifische Aufgabe erfüllt werden soll. Presets ermöglichen die Wiederverwendung von bewährten KI-Konfigurationen und standardisieren KI-gestützte Prozesse. Sie können Berechtigungen, Kontextinformationen, Systemanweisungen und Fallback-Mechanismen enthalten.

Prompt

Ein Prompt ist eine Eingabeaufforderung oder Anweisung, die einem KI-Modell oder LLM übergeben wird, bzw. ein Text, der an die KI geht, um eine bestimmte Aufgabe auszuführen oder eine Antwort zu generieren. In ALBERT | AI und ALBERT | AI Agents werden Prompts verwendet, um KI-Agenten zu steuern, Dokumente zu analysieren, Metadaten zu extrahieren oder Geschäftsprozesse zu automatisieren. Die Qualität und Präzision des Prompts bestimmt maßgeblich die Qualität der KI-Antwort.

Protokoll

Ein Protokoll beinhaltet Regeln, Abläufe und Definitionen, in welcher Art und Weise und in welchem Format ein Datenaustausch in Computernetzen stattfinden soll. Je nach Protokoll kann die Datenübertragung verbindungsorientiert, verbindungslos, gesichert oder ungesichert sein. Protokolle regeln somit den Datenverkehr und sorgen dafür, dass im Netzwerk eine gemeinsame Sprache gesprochen wird. 

Es gibt verschiedene Protokolle und des Öfteren bauen sie auch aufeinander auf. Um auf das Internet zugreifen zu können, benötigt man das HTTP- und das IP-Protokoll. POP3 (Empfangen), IMAP (Empfangen/Senden) oder SMTP (Sen­den) ermöglichen den Austausch von E-Mails, z. B. zwischen Outlook und dem E-Mail-Server des Anbieters. Dann gibt es noch Protokolle, die den Datenaustausch zwischen CPU und RAM oder zwischen Peripheriegeräten regeln (Geräte, die sich außerhalb des Computers befinden und per Kabel verbunden sind).

Prozessorfrequenz

Die (Prozessor-)Taktfrequenz, Taktung oder auch Taktrate gibt an, wie schnell Daten im Computer verarbeitet werden. Sie wird in Hertz (Hz) angegeben.

Pseudonymisierung

Pseudonymisierung ist gemäß Art. 4 Nr. 5 DSGVO die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, dass die Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können. Dabei werden identifizierende Merkmale (wie Namen, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern) durch eindeutige Platzhalter (Pseudonyme) ersetzt. Die Zuordnung zwischen Pseudonymen und Originaldaten wird separat und gesichert aufbewahrt. Im Gegensatz zur Anonymisierung ist die Pseudonymisierung reversibel – die Originaldaten können bei Bedarf wiederhergestellt werden (Re-Identifizierung). In agorum core pro wird Pseudonymisierung beispielsweise durch das Plugin ALBERT | AI MATVIS bereitgestellt, um personenbezogene Daten vor der Übertragung an KI-Modelle zu schützen.

PuTTY

PuTTY ist ein komfortables Tool, mit dem Sie von einem Computer (Client) auf einen anderen (Host) auf Kommandozeilen-Ebene zugreifen können.

• Einsatz: Mit PuTTY können Sie relativ einfach Befehle per Copy & Paste an den Server senden, auch wenn dieser direkt gar nicht erreichbar wäre. Auch bei einer virtuellen Maschine lohnt sich PuTTY, weil Copy & Paste nicht immer funktioniert (z. B. fehlende Server-Extensions der virtuellen Maschine). Die Konsolen auf Linux-Servern erlauben oft kein Scrollen, sodass Resultate sofort wieder aus der sichtbaren Fläche verschwinden. Bei PuTTY können Sie zurückscrollen.
• Voraussetzungen: Der Server benötigt SSH (einen SSH-Server), auf dem Client wird PuTTY installiert.
• Download (z. B.): www.heise.de/download/putty.html

Q

R

RAM

Random Access Memory ist der Zwischenspeicher des PCs (Arbeitsspeicher). Er ähnelt dem menschlichen Kurzzeitgedächtnis. Alle Programme und Prozesse, die kurzfristig benötigt werden, werden im RAM gespeichert. Dadurch hat der PC einen direkten Zugriff darauf (Internetbrowser, ein geöffnetes Word Dokument, kopierter Text, …). Je mehr man allerdings geöffnet hat, desto langsamer arbeitet der Computer.

Re-Identifizierung

Re-Identifizierung (auch De-Pseudonymisierung genannt) bezeichnet den Vorgang, bei dem pseudonymisierte Daten wieder mit den ursprünglichen personenbezogenen Daten zusammengeführt werden. Dabei werden die verwendeten Platzhalter (Pseudonyme) durch die Originaldaten ersetzt. Dieser Vorgang ist nur möglich, wenn die Zuordnungstabelle zwischen Pseudonymen und Originaldaten verfügbar ist. In agorum core pro erfolgt die Re-Identifizierung beispielsweise im Rahmen von ALBERT | AI MATVIS automatisch nach der Verarbeitung durch ein KI-Modell, sodass der Benutzer die vollständige, unverfälschte Antwort erhält.

Rechtekontext

Rechtekontext bedeutet, dass ALBERT | AI immer mit den Berechtigungen des angemeldeten Benutzers arbeitet. ALBERT | AI vergibt und verwaltet keine eigenen Berechtigungen und kann nur auf Dokumente zugreifen, auf die der Benutzer Zugriff hat. Die Aktionen sind protokollierbar.

Remote

Remote steht für entfernt oder abgelegen und beschreibt in der IT Zugriffe, Hilfe usw. von außerhalb.

Remote Desktop und Remote Access. Hier streiten sich die Geister, ob sie wirklich unterschiedliche Bedeutungen haben. Prinzipiell stehen beide Begriffe für Fernsteuerung/ Fernzugriff. Dies kann z. B. ein Fernzugriff von einem Kollegen aus dem Support sein, der bei einem Problem aushilft. Ein anderes Beispiel ist das Home Office. Man greift aus der Ferne auf einen Computer oder ein Netzwerk im Unternehmen zu.

Remote-Schulungen sind Seminare, die nicht vor Ort, sondern über z. B. eine Telefonkonferenz und TeamViewer gehalten werden. Der Kursteilnehmer und Kursleiter sind hierbei räumlich voneinander getrennt.

Remote Support ist die Hilfe von außerhalb. Es steht kein Kollege neben Ihnen, um das PC-Problem zu lösen. Stattdessen verbindet sich ein Kollege mit dem PC, um auszuhelfen.

REST-API (RESTful API)

Ein Application Programming Interface (API) ist eine Schnittstelle zur Anwendungsprogrammierung. Dabei kommunizieren zwei Programme miteinander. Die API definiert dabei den genauen Weg, wie der Austausch zwischen den Programmen stattzufinden hat. Representational State Transfer (REST) wird primär von Webbrowsern genutzt und ist ein Programmierparadigma – also ein gängiger Programmierstil – für Webservices. REST als Architekturstil nutzt bereits vorhandene Technologien und Protokolle des Internets, wie HTTP und JSON.

Beispiel: Ein Entwickler möchte ein kleines Programm schreiben, das über den Desktop Nachrichten auf Instagram, Facebook oder Twitter versendet. Hierfür benötigt er die von Instagram/Facebook/Twitter bereitgestellte API und kann sie dank REST und standardisierten HTTP- oder JSON-Anfragemethoden mit relativ wenig Aufwand in sein eigenes Programm implementieren.

Revisionssicherheit

Die Revisionssicherheit bezeichnet die Eigenschaft eines DMS, Dokumente so zu speichern und zu verwalten, dass sie den gesetzlichen Anforderungen an Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit entsprechen. Ein revisionssicheres System gewährleistet, dass Dokumente während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nicht unbemerkt verändert oder gelöscht werden können und dass alle Zugriffe und Änderungen protokolliert werden.
In agorum core wird Revisionssicherheit durch Versionierung, Zeitstempel, Systemflags, Audit-Trails und entsprechende Berechtigungskonzepte umgesetzt.

Router

Die Aufgabe eines Routers ist es, einen Computer mit dem Internet zu verbinden. Will man eine Webseite öffnen, z. B. agorum.com, dann schickt der Router diese Anfrage ins Internet und bekommt die Informationen zurück, wo diese Webseite zu finden ist (IP-Adresse).

S

Scope ACL

In agorum core ist es grundsätzlich so, dass ein Objekt mit einem Haupt-ACL versehen werden muss. Mit diesem ACL ist es möglich, alle Anforderungen an die Berechtigungen umzusetzen. 

Um die Umsetzung komplexer Anforderungen wesentlich zu vereinfachen, wurde die Technik der Scope-ACLs (zu Deutsch: Geltungsbereich/Anwendungsbereich) eingeführt. Unter Scope-ACLs verstehen wir ganz normale ACLs, die sich auf einen bestimmten Bereich (Scope) beziehen. Diese Technik bedeutet, dass wir beliebig viele ACLs als Scope-ACLs auf ein Objekt setzen können.

Nehmen wir folgendes Beispiel an:

Eine Rechnung wird zur Freigabe für einen Benutzer mit einem Leserecht versehen. Hat der Anwender seine Aufgabe erfüllt und die Rechnung bearbeitet, wird ihm dieses Leserecht wieder entzogen. Das Objekt (unsere Rechnung) hat somit ein anderes ACL, wenn sich der Anwender im Kontext eines Freigabeworkflows befindet, oder nicht.

Dieses Szenario können wir mit Scope-ACLs wesentlich vereinfachen, indem wir die Berechtigungen, die der Benutzer sowieso in seinem Bereich hat, zusätzlich dafür verwenden. Das bedeutet, wenn unser Anwender eine Rechnung zur Freigabe bekommt, setzen wir ein ACL aus seinem Bereich als Scope-ACL auf diese Rechnung. Sobald der User die Rechnung überprüft hat, wird dieses Scope-ACL wieder von der Rechnung entfernt.

Doch nicht nur das, auch Berechtigungen von verlinkten Objekten in verschiedene Ordner, können mit Scope-ACLs bearbeitet werden. Das verlinkte Objekt soll beispielsweise die Berechtigung des jeweiligen Ordners annehmen, dann setzen wir das dazugehörige "Ordner-"ACL als Scope-ACL auf das Objekt. Das heißt, ein Scope-ACL bietet in agorum core die Möglichkeit, Objekte in verschiedenen Bereichen zu berechtigen.

Wir nutzen diese Technik beispielsweise im System | Data Room, im Dokument | Dokumentationssystem und in Automation | Workflow sowie in vielen weiteren Prozessen, in denen es um vielschichtige Berechtigungen geht. Das Ziel ist es, dass jeder Benutzer genau das Recht auf ein Objekt hat, das er zu einem bestimmten Zeitpunkt/Prozess auch benötigt.

Nachteile:

• Sie können keinem Anwender global die Rechte entziehen, sobald dieser in mindestens einem Scope-ACL Rechte gesetzt bekommen hat.

Pflege:

• Das Setzen und Wegnehmen von Scope-ACLs ist nur über Prozesse möglich. Eine Einstellungsoberfläche/GUI existiert dafür nicht.
• Das Setzen von Scope-ACLs ist auch für einen Admin sehr schnell nicht mehr einsehbar/verständlich. Aus diesem Grund geben wir die Informationen, wie Sie selbst Scope-ACLs setzen können, nicht heraus. Denn diese Scope-ACLs sind sehr mächtig und können Ihre wertvollen Einstellungen "zerstören". Möchten Sie somit mit Scope-ACLs arbeiten, dann setzen Sie sich mit uns in Verbindung. Gemeinsam finden wir eine Lösung für Ihre Fragen.

Server

Ein Server bedeutet Diener und stellt grob gesagt ein großes Netzwerk aus Daten dar. Der Server dient einem Client (Computer, Laptop, Notebook, Smartphone), der den „Kunden“ darstellt und Daten vom Server braucht. Die beiden kommunizieren über eine Client-Software, genannt Browser, und tauschen sich darüber aus.

Der Server stellt entweder ein Computerprogramm oder einen starken Computer dar, der über eine Client-Software Daten, Programme oder andere Funktionalitäten zur Verfügung stellt. Das kann zum Beispiel der Zugang zu einer Datenbank, Netzwerkdienste, Speicher oder CPU-Leistung sein. 

Beispiel-Server:

• Web-Server: Ein Webserver wird genutzt, um den Inhalt von Webseiten zu öffnen und falls eingestellt, über die Webseite zu interagieren, beispielsweise um sich bei einem Newsletter anzumelden.
• File-Server: Ein File-Server speichert Dateien zentral ab und nicht auf dem eigenen Rechner. Je nach Berechtigungen können hier mehrere User auf die Daten zugreifen.
• Drucker-Server: Bei einem Drucker-Server können mehrere Drucker organisiert und z. B. Druckaufträge gestartet werden.
• E-Mail-Server: Der E-Mail-Server organisiert E-Mails, z. B. firmenweit.

Serverpapierkorb

Im Serverpapierkorb liegen die von Benutzern gelöschten Dokumente und Ordner. Innerhalb eines bestimmten Zeitraums lassen sie sich wiederherstellen. Den Zeitraum legt der Administrator fest, ein längerer Zeitraum erhöht den Speicherbedarf. Ein gelöschtes Objekt landet im Standard im Serverpapierkorb. Objekte mit Verfallsdatum werden dagegen nach Ablauf ohne Umweg über den Serverpapierkorb gelöscht. ACLs gelten auch im Serverpapierkorb.

SMB vs. CIFS vs. Samba vs. WebDAV

SMB (Server Message Block) ist ein Filesharing-Protokoll. Es dient dazu, Dateien über ein lokales Netzwerk (LAN) von/an einen Remote Host lesen und schreiben zu können.

CIFS (Common Internet File System) ist eine Form von SMB.

SMB und CIFS beziehen sich somit auf die gleiche Sache und sind austauschbar. D. h. ein Client, der CIFS nutzt, kann mit einem Server kommunizieren, der SMB spricht und umgekehrt.

SMB und CIFS verbinden Windows-Systeme untereinander.

Samba ist ebenfalls eine Form von SMB und wurde entworfen, um Windows und Unix-Systeme miteinander verbinden zu können und den Austausch von Dateien zu ermöglichen.

WebDAV (Web-based Distributed Authoring and Versioning) wird genutzt, um Dateien über das Internet bereitzustellen. Es unterstützt verschlüsselte Datenübertragung über HTTPS (SSL), arbeitet allerdings nur mit bestimmten Clients zusammen (WebDrive, NetDrive). Wenn eine Datei über WebDAV bearbeitet wird, dann wird diese Datei auf den lokalen PC heruntergeladen und nach dem Bearbeiten wieder hochgeladen. Das kann bei großen Dateien ein Weilchen dauern.

Snapshot

Ein Storage Snapshot ist eine Momentaufnahme einer/mehrerer Dateien zu einem bestimmten Zeitpunkt. Man kann es sich als Polaroidfoto vorstellen, eben eine Momentaufnahme. Es wird in der Regel kein Speicherplatz beansprucht, da es sich nur um eine Kopie von Metadaten handelt. Die darin enthaltenen Informationen/Versionen können zu Tracking-Zwecken oder zum Speichern von Änderungen genutzt werden. Die Erstellung eines Snapshots dauert nur Sekunden und beeinträchtigt nicht den Livebetrieb.

Mit einem Snapshot lässt sich somit das Backup-Fenster immens verkürzen. Da ein System problemlos auf einen bestimmten Snapshot zurückgesetzt werden kann, ist diese Art von Sicherungskopie vor allem bei vielen Updates sinnvoll.

Allerdings sollte man sich nie allein nur auf Snapshots verlassen. Sind die Dateien beschädigt oder es liegt ein Fehler im Speichersystem vor, dann kommt es zu Problemen. Eine Mischung von Snapshots und Backups ist zu empfehlen.

Bildliches Beispiel:

Ein Urlaubsfoto entsteht, dies stellt einen Snapshot dar. Anhand der Informationen des Fotos kann man dieselbe Situation wiederherstellen. Man fährt zum selben Ort mit denselben Personen und lebt die Vergangenheit. Bei einem Backup werden die Gegenstände, Personen, Gebäude und der Ort dupliziert. Jeder behält seine Haltung und Position ein, und alles gemeinsam wird in einer Parallelwelt abgelegt. 

SSL-Zertifikat

SSL (Secure Sockets Layer) verschlüsselt die Daten, die von einem Computer zu einem Server transportiert werden. Oft fällt im Zusammenhang mit SSL auch der Begriff TLS (Transport Layer Security). TLS ist eine Weiterentwicklung von SSL und wurde zum heutigen Standard erklärt. Da aber SSL bekannter ist, wird diese Bezeichnung noch oft genutzt.

Damit die Daten geschützt sind, werden sie verschlüsselt zwischen dem Webbrowser und dem Server verschickt. Wie dies stattfindet, ist in einem SSL-Zertifikat festgelegt. Dabei wird zum einen überprüft, wer miteinander kommunizieren möchte (Authentifizierung). Es wird sichergestellt, dass eine vertrauliche Ende-zu-Ende-Datenübertragung stattfindet und es wird die Datenintegrität sichergestellt. Ein digitales SSL-Zertifikat bestätigt somit Eigenschaften der Kommunikationspartner (User, Server usw.) und überprüft Authentizität und Integrität durch Verschlüsselungsverfahren.

Das SSL-Zertifikat muss von einer Zertifizierungsstelle (Certification Authority oder kurz CA) signiert sein. Ein offizielles Serverzertifikat, welches von einer offiziellen Stelle signiert ist, ist leider nicht kostenlos. Meist werden jährliche Gebühren in Höhe von mehreren hundert Euro fällig. Oder man setzt seine eigene CA auf, erstellt und signiert selbst ein Zertifikat.

Der einzige Unterschied zu einem von einer anerkannten Stelle signierten Zertifikat ist, dass der Client (E-Mail-Programm, Browser usw.) eine Warnung ausgeben wird, dass er die CA nicht kennt. Der Benutzer muss dann einmal bestätigen und kann das Zertifikat trotzdem akzeptieren.

Zertifikate werden im Internet benutzt (HTTPS).

SSO

Single Sign-on (Einzelanmeldung) erlaubt dem User, sich einmalig anzumelden und über diesen einzigen Authentifizierungsprozess Zugriff auf Services, Applikationen oder Ressourcen zu erhalten. Bei agorum core unterstützt dies die anmeldefreie Öffnung verschiedener Module/Fenster. Die Domänen-Integration für passwortlosen Single Sign-on stellt Schnittstelle | Kerberos bereit.

Staging

Staging Environment ist eine abgespeckte Kopie einer Software oder einer Webseite. Hier können Updates, Relaunches, Integrationen oder sonstige Änderungen getestet werden, ohne dass das Livesystem betroffen ist oder es zu einer Downtime kommt. Die Staging-Umgebung besteht dabei aus ähnlicher Hardware, einer kleineren Anzahl an Dateien und denselben Funktionen wie die Produktiv-Version des zu testenden Systems. User, Administratoren oder auch Entwickler haben hierbei Zugriff auf das System und können überprüfen, ob alle Funktionen fehlerfrei sind. Erst wenn die Staging-Umgebung problemlos läuft, sollten die Änderungen in das Produktivsystem übernommen werden. Diese Best Practice erlaubt es so auf einfache Art und Weise Zeit, Geld und Nerven auf Seite der User, des Administrators und des Unternehmens zu sparen. 

T

Telnet

Telnet ist ein Protokoll, das eine Client-Server-Verbindung aufbaut. Es erlaubt somit einen Remote-Zugriff per IP-Adresse. Der Vorteil von Telnet ist, dass man sich als User einloggen kann und je nach Berechtigung auf Anwendungen und Daten zugreifen kann.

Wir empfehlen Telnet als kurzen Mini-Check zu nutzen, um sicherzustellen, dass die IMAP/SMTP Verbindung zum agorum core Server funktioniert.

Terminalserver

Programme und Daten sind zentral auf einem Server oder einem Host gespeichert. Die Eingabe und Ausgabe findet auf den User-Endgeräten über ein Netzwerk statt. D. h. ein Terminalserver ermöglicht Unternehmen, Anwendungen und Ressourcen zentral zu hosten und remote auf Client-Geräten zu veröffentlichen. Das ist unabhängig vom Standort und der Plattform des Endgerätes.

Ein Vorteil des Terminalservers ist es somit, Usern den Zugriff auf Daten von überall zu gewähren. Sei es innerhalb des Standortes oder während eines Termins außerhalb. Ein weiterer Vorteil stellt ein geringerer Wartungsaufwand dar. Dadurch, dass alle Programme und Daten an einem zentralen Ort liegen, können diese leicht überwacht und aktualisiert werden. Auch Neuinstallationen sind um ein Vielfaches einfacher. Man installiert und aktualisiert Programme einmalig auf dem Server und diese Änderungen sind dann sofort für jeden User zu nutzen.

TLS

Siehe SSL.

Treiber

Ein Treiber ist ein Softwaretyp und kann mit einem Vermittler verglichen werden. Denn er ermöglicht es einem Betriebssystem (z. B. Windows) mit einer Hardware-Komponente (Drucker, Scanner, Fax, Grafikkarte) zu kommunizieren. Es können Daten/Befehle und weiteres prinzipiell in beide Richtungen (Senden & Empfangen) geschickt werden. Fehlt ein Treiber, kann der Computer das Gerät nicht erkennen und somit auch nicht nutzen.

U

UI

Als UI bezeichnet man eine Benutzerschnittstelle. Die Bezeichnung kommt aus dem englischen "User Interface". Bei Softwareprogrammen sind dies oft grafische Oberflächen, mit denen der Benutzer mit der Software kommuniziert. Bei agorum core sind die grafischen Oberflächen sehr oft spezifisch konfigurierte Bedienoberflächen, die exakt auf die Prozesse des Anwenders abgestimmt sind. Damit ist es dann für den Benutzer sehr einfach und effizient, seine Prozesse mit agorum core umzusetzen.

UNC

Uniform Naming Convention stellt einen Netzwerkpfad dar, über den man Ressourcen (Dateiordner oder komplette Laufwerke) anderer Rechner oder Server in einem Netzwerk nutzen kann.

Das Format ist:

\\<Servername oder IP-Adresse>\<Freigabename>\<Pfad>

und kann z. B. innerhalb des Datei-Explorers eingetragen werden:

V

Verfahrensdokumentation

Eine Verfahrensdokumentation beschreibt detailliert die organisatorischen und technischen Prozesse der Datenverarbeitung in einem Unternehmen. Sie ist insbesondere für die GoBD-Konformität erforderlich und dokumentiert, wie ein DMS eingesetzt wird, welche Geschäftsprozesse damit abgebildet werden, wie die Systeme konfiguriert sind und welche Kontrollen existieren. Die Verfahrensdokumentation dient als Nachweis gegenüber Prüfern (z. B. Betriebsprüfung) und muss aktuell gehalten werden.

Versionierung

Versionierung ist die automatische oder manuelle Erstellung und Verwaltung verschiedener Versionen eines Dokuments. Bei jeder Änderung wird eine neue Version gespeichert, während die vorherigen Versionen erhalten bleiben. Dies ermöglicht die Nachvollziehbarkeit von Änderungen, das Zurücksetzen auf frühere Stände und ist ein zentraler Bestandteil der Revisionssicherheit.
In agorum core ist die Versionierung (Dokument | Versionierung) integraler Bestandteil des Dokumentenmanagements.

Verzeichnissynchronisierung

System | Verzeichnissynchronisierung (LDAP, ADS) synchronisiert agorum core pro mit dem Active Directory Service (ADS) und dem Lightweight Directory Access Protocol (LDAP). Die Funktion wird durch das Plugin agorum core directory sync bereitgestellt und ersetzt agorum core adminsync. Damit können Benutzer und Gruppen automatisch aus bestehenden Verzeichnisdiensten übernommen und aktuell gehalten werden.

Virtuelle Maschine

Eine virtuelle Maschine (VM) ist eine Software, die einen eigenständigen Rechner nachbildet. Auf einem physischen Rechner mit Windows kann so z. B. eine virtuelle Maschine mit Linux laufen. Das spart Platz, Hardware und Wartungskosten, und zwischen den Betriebssystemen wechseln Benutzer mit wenigen Mausklicks. Die Hardware des physischen Rechners muss für alle Betriebssysteme ausreichen. Ausstattung und Einstellungen bestimmen, ob nur ein System oder mehrere Systeme gleichzeitig laufen können.

VoIP

IP-Telefonie, auch Voice over IP (VoIP) genannt, ist Internettelefonie. Anstatt über eine Telefonleitung kommunizieren Sie somit über das Internet. Durch diese Verbindung ist es möglich, das Telefon an weitere Schnittstellen zu verbinden.

Volltextsuche

Die Volltextsuche ermöglicht das Durchsuchen des gesamten Textinhalts von Dokumenten, nicht nur nach Dateinamen oder Metadaten.
In agorum core wird der Text aus Dokumenten (auch aus gescannten per OCR) extrahiert und indexiert, sodass schnelle und präzise Suchanfragen möglich sind.

W

Widget

Ein Widget ist eine Komponente eines grafischen Fenstersystems.

Wildcard

Mit Platzhaltern (Wildcards) stehen Zeichen in der Suche stellvertretend für andere Zeichen. Das Sternchen * steht für beliebig viele Zeichen, das Fragezeichen ? für genau ein Zeichen. Ein Sternchen am Wortanfang sollte vermieden werden, weil es die Suche verlangsamt.

WinSCP

WinSCP ist eine freie SFTP- und FTP-Client-Software für Windows. WinSCP kopiert Dateien zwischen lokalem und entferntem Computer mit diversen Protokollen: FTP, FTPS, SCP, SFTP, WebDAV oder S3.

Workflow

Automation | Workflow (Workflow 3.0) ist die Workflow-Engine in agorum core pro zur Definition und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Sie ermöglicht die Erstellung individueller Workflows für die Automatisierung manueller Arbeitsschritte. Als vorgefertigte Workflows stehen Workflow | Freigabe, Workflow | Aufgaben und Workflow | Checkout zur Verfügung. Zu den Funktionen gehören vorgefertigte Workflow-Vorlagen, ACL-basierte Berechtigungssteuerung, Workflow-Vertretung, Subworkflows sowie eine Toolbox mit verschiedenen Workflow-Knoten (Nodes) zur Prozessgestaltung.

X

XML

XML (Extensible Markup Language) ist eine Auszeichnungssprache zur Darstellung hierarchisch strukturierter Daten in Textform. XML wird häufig für den Datenaustausch zwischen Systemen verwendet. In agorum core kommt XML unter anderem bei der Verarbeitung von E-Rechnungen und in agoscript-Konfigurationen zum Einsatz.

Y

YML (YAML)

YML (Dateiendung .yml) steht für YAML Ain't Markup Language – ein Datenformat zur Serialisierung strukturierter Daten. In agorum core ist YML das zentrale Konfigurationsformat für Konfigurationsprojekte und Plugins.

Z

Zeitstempel

Ein Zeitstempel stellt bei einer Historie den Tag und die Uhrzeit der Änderungen dar. So sieht man nicht nur inhaltlich, sondern auch zeitlich, was sich wann geändert hat. Bei der revisionssicheren Ablage ist der Zeitstempel oft das Datum, ab dem das Dokument wieder änderbar oder löschbar ist.