Digitalisierung im Personalwesen

Auf dem Weg in die Zukunft gehen inzwischen immer mehr Unternehmen die Digitalisierung ihrer Unternehmensprozesse an. Einer Umfrage der Bitkom zufolge haben inzwischen 84 % aller Unternehmer in Deutschland eine Digitalisierungsstrategie für ihr eigenes Unternehmen entwickelt. Leider ist es dennoch so, dass eine solche Strategie oftmals nur für einzelne Abteilungen vorliegt oder wichtiges Potenzial vergessen wird.

Mit die sensibelsten Daten in jedem Unternehmen werden in der HR-Abteilung verwaltet. Denn der Datenschutz und die Datensicherheit sind gerade in diesem Bereich extrem sorgfältig zu wahren. Keine einfache Aufgabe, wenn man sich ein Unternehmen mit 300 Mitarbeitern und einer Kündigungsrate von 10 % im Jahr als Beispiel nimmt. Denn nicht nur die Unterlagen der bestehenden Mitarbeiter, sondern auch die Aufbewahrungsfrist der Akten der ausgeschiedenen Mitarbeiter sorgen für zahlreiche Unterlagen auf Papier. Das birgt, wie man sich vorstellen kann, auch verschiedene Gefahren. Ein wesentlicher Grund, der für die Digitalisierung im HR-Bereich spricht, denn mit einem entsprechenden Berechtigungsmanagement verhinderst du in jedem Fall unerlaubte Zugriffe auf Personalakten und deren Inhalte. Definiere die verschiedenen Rollen der Mitarbeiter und steuere so, wer welche Bereiche und Inhalte einer Abteilung einsehen darf.

Für die Lohnabrechnung kommt ab dem 01.01.2027 eine gesetzliche Pflicht hinzu. Was dann für elektronische Entgeltunterlagen gilt, erklärt ein eigener Beitrag.

Wenn wir einmal einen tieferen Blick in das Personalmanagement werfen, können wir recht schnell feststellen, dass viele Prozesse bereits nach einem Standardvorgehen im Unternehmen abgewickelt werden. Beispiele hierfür sind das Vorgehen mit einer eingehenden Bewerbung, das Einstellungsverfahren nach einem positiven Bewerbungsverfahren oder die Handhabung einer Krankmeldung. Oftmals kosten diese Prozesse den Mitarbeitern im Personalwesen viel Zeit, weil alles händisch eingetragen und abgelegt werden muss. Mit einer Dokumentenmanagementsoftware wie agorum core hast du die Möglichkeit, solche standardisierten Prozesse mit minimalem Aufwand digital abzuwickeln.

Oftmals vergisst man in all dem Trubel und der vielen Aufgaben, dass der HR-Bereich noch viel wichtigere Aufgaben innehält als Dokumente, Datenschutz und Akten. Denn eine moderne HR-Strategie wirkt sich positiv auf potenzielle Fachkräfte aus. Macht das Personalwesen einen überlasteten und unprofessionellen Eindruck, fällt die Entscheidung eines Bewerbers leider oftmals zu schnell gegen das eigene Unternehmen, weil der Wettbewerb schlicht und ergreifend besser aufgestellt ist. Der immer härter werdende Konkurrenzkampf um loyale Fachkräfte macht die Entscheidung für den potenziellen Mitarbeiter umso einfacher. Die Ausarbeitung von flexiblen Arbeitsformen, strategischen Herangehensweisen und die entsprechende Mitarbeiterbetreuung durch das HR-Team sind nur wenige Beispiele, die durch eine Digitalisierung der Unternehmensprozesse im Personalwesen verbessert werden.

Fühlen sich Mitarbeiter betreut und verstanden, werden diese im Unternehmen bleiben und ihrem Arbeitgeber loyal gegenübertreten. Außerdem werden die bestehenden Mitarbeiter, egal ob bewusst oder unbewusst, immer positiv über den eigenen Arbeitsplatz berichten und das Unternehmen so attraktiv in der Außenwelt platzieren. Mund-zu-Mund-Propaganda war schon immer das Wichtigste aller Werbemittel, es wäre schade, dieses nicht zu nutzen!

Sind die Personalakten digital abgebildet, schafft das weitere Wege, um Prozesse digital abzuwickeln, die mit der normalen Personalarbeit an sich nichts zu tun haben, aber unmittelbar damit in Berührung kommen. Ein Beispiel hierfür ist die Lohnbuchhaltung, welche die Gehaltsabrechnungen eines jeden Mitarbeiters bearbeitet. Auch Spesenabrechnungen und Urlaubsanträge können digital schneller abgearbeitet und abgelegt oder genehmigt werden. Du siehst also, die Digitalisierung der HR-Prozesse erleichtern viel mehr Prozesse im Unternehmen als auf den ersten Blick ersichtlich.

Eine Dokumentenmanagementsoftware bringt noch mehr Vorteile mit sich. Denn oftmals ist es gerade im Personalwesen überhaupt keine Option, aus dem Homeoffice zu arbeiten. Wem kann man es verdenken bei den Datenschutzrichtlinien, die man beachten muss. Doch mit einer Dokumentenmanagementsoftware ändert sich die Ausgangsposition. Denn durch die Digitalisierung mit einem Dokumentenmanagement wie agorum core schaffst du für deine Mitarbeiter neue Möglichkeiten und machst so auch den Berufsalltag deiner Mitarbeiter nicht nur abwechslungsreicher, sondern auch attraktiver. Dank der digitalisierten Prozesse kann ein HR-Mitarbeiter jetzt nämlich alles auch von zu Hause aus steuern und erledigen und ist in seinem Handeln entsprechend flexibler unterwegs. Das Resultat daraus ist ein glücklicher Mitarbeiter mit einer tollen Work-Life-Balance und einem ganzen Schub Motivation.

Selbstverständlich achtet jeder Unternehmer zunächst auf das Wohl seines Unternehmens. Doch lass dir eines gesagt sein: Digitalisierst du deine Unternehmensprozesse, setzt du auch ein Zeichen der Wertschätzung an deine Mitarbeiter. Denn die Aufwände der internen Prozesse werden wesentlich geringer und die Mitarbeiter entlastet. Auch wenn es anfangs nach einem großen Mehraufwand aussieht, es lohnt sich! Und vergiss nicht, ein Unternehmen ist nur erfolgreich, wenn die Mitarbeiter zufrieden und motiviert sind und langfristig im Unternehmen bleiben. Denn nicht nur die Fluktuation hat Auswirkungen auf die Arbeitgebermarke, sondern auch die Attraktivität der Arbeitsplätze und die Innovation im Unternehmen.

Du möchtest gerne mit der Digitalisierung starten, weißt aber nicht, wie? Vielleicht hast du auch schon den Anfang gemacht und kommst nicht weiter? 

Komm auf uns zu. Wir beraten dich gerne und zeigen dir via Online-Demo, wie deine digitalisierten Prozesse aussehen können. Entscheide dich jetzt für agorum core.

Wie sich die digitale Personalakte aufbauen und DSGVO-konform führen lässt, steht im eigenen Beitrag dazu.