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Digitalisierung der Personalakte

Digitalisierung der Personalakte

Der hohe administrative Aufwand einer Personalabteilung ist nicht zu unterschätzen. Mithilfe von automatisierten Prozessen im HR-Bereich kann dieser Aufwand auf ein Minimum reduziert und viel Zeit und Geld gespart werden. Warum es so wichtig ist, die Digitalisierung im Personalbereich anzugehen, erfahren Sie in diesem Bericht.

Die Personalakte

In den meisten Fällen handelt es sich bei der Personalakte um eine Akte oder einen Ordner, in dem arbeitsrelevante Unterlagen eines Arbeitnehmers gesammelt werden. Alle in einer Personalakte enthaltenen Unterlagen betreffen das Arbeitsverhältnis und die persönlichen Angaben eines Arbeitnehmers.

Was tatsächlich in einer Personalakte landet, entscheidet der Arbeitgeber bzw. die verantwortliche Personalabteilung, da es keine genauen Vorgaben hierzu vom Gesetzgeber gibt. Allerdings zählt der Grundsatz, dass alle in einer Personalakte gesammelten Unterlagen im direkten Bezug zum Arbeitsverhältnis stehen müssen.

Wir öffnen eine Personalakte.
Welche Dokumente gehören in die Akte? Welche Dokumente haben absolut nichts in einer Personalakte verloren?
Die Personalakte
Was in eine Personalakte gehört:

Unterlagen zum Einstellungsverfahren, die Bewerbungsunterlagen, der Arbeitsvertrag und der Personalfragebogen sind in der Regel die ersten Dinge, die in einer Personalakte platziert werden.

Des Weiteren dürfen folgende Dokumente in der Personalakte abgelegt werden:

  • Führungszeugnis
  • Arbeitserlaubnis
  • Änderungen & Zusatzvereinbarungen zum Arbeitsvertrag
  • Dokumente über eine Betriebliche Altersvorsorge
  • Erklärung zu einer Nebenbeschäftigung
  • Abmahnungen und Gegendarstellungen
  • Kündigung und Aufhebungsvertrag
  • Unterlagen aus arbeitsgerichtlichen Verfahren
  • Dokumente über Weiterbildungen
  • Schriftstücke zu Versetzungen oder Beförderungen
  • Handlungsvollmacht
  • Urlaubsanträge
  • Krankheitsbescheinigungen
  • Gehaltsabrechnungen
  • Lohnsteuerunterlagen
  • Unterlagen zur Gehaltsentwicklung
  • Amtliche Dokumente (z. B. Kopie des Führerscheins)
  • Unterlagen zum Schriftverkehr zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber
Was unter keinerlei Umstände in die Personalakte darf
  • Krankheitsübersicht des Arbeitnehmers
  • Leistungsübersicht des Arbeitnehmers
  • Medizinische Daten des Arbeitnehmers (Ausnahme: Unterrichtsanspruch des Arbeitgebers)
Gut zu wissen:

Sicherlich ist Ihnen bekannt, dass jeder Arbeitnehmer zu jedem Zeitpunkt das Recht hat, seine vollständige Personalakte einzusehen. Das Arbeitsschutzgesetzt besagt, dass der Angestellte hierfür keinen besonderen Grund braucht. Aber haben Sie auch gewusst, dass selbst dem Betriebsrat ohne ausdrückliche Genehmigung des Angestellten nicht gestattet ist, in dessen Personalakte zu schauen?

Warum Sie die Personalakte digital angehen sollten

Sie sehen selbst, es gibt einige Unterlagen, die ihren Weg in die Personalakte finden sollten und ein paar, die nicht darin landen dürfen. Die Pflege der Personalakten ist mit viel Arbeit verbunden und der zeitliche Aufwand sollte nicht unterschätzt werden. Auch dass sich das Berufsleben stark Richtung Homeoffice entwickelt hat, sollte in die Entscheidung für eine digitale Personalakte miteinbezogen werden. Denn auch Mitarbeiter einer HR-Abteilung können mit digitalen Prozessen wunderbar aus dem Homeoffice tätig werden und flexibler agieren.

Sensible Daten benötigen Schutz

Es gibt kaum einen anderen Bereich in einem Unternehmen, der mit sensibleren Daten arbeitet. Akten ungesichert in einem Schrank aufzubewahren, sollte keinesfalls eine Lösung für diese sensiblen und personenbezogenen Daten sein. Gerät eine Personalakte in die falschen Hände, kann das nicht nur rechtliche Konsequenzen mit sich ziehen, sondern auch das Firmenimage erheblich schaden und hohe Kosten mit sich bringen.

Digitalisieren Sie die Akten, haben Sie mit agorum core die Möglichkeit, die Nutzerrechte so individuell einzustellen, dass nur ausgewählte Mitarbeiter überhaupt darauf zugreifen können. Außerdem werden Sie durch die Einstellung von Aufgaben und Terminen digital an Fristen und Fälligkeiten erinnert. Nie wieder eine Frist versäumen und immer up to date bleiben. Klingt gut oder?

Mehr Platz und weniger Papier

Gehen wir von 100 aktiven Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen und einer Fluktuation von 10 % im Jahr aus, haben Sie stetig 200 Personalakten aufzubewahren. Die Hälfte davon sind aktive Akten, die stetig gepflegt werden müssen, die andere Hälfte muss 10 Jahre aufbewahrt werden. Das ist nicht nur eine Menge Papier, sondern auch eine Menge Platz, der in Anspruch genommen wird. Dazu kommen die bereits eingangs angesprochenen Fristen, die es einzuhalten gilt und der Überblick, der bewahrt werden muss.

Machen Sie Ihr Unternehmen attraktiv

Die meisten Maßnahmen einer Personalabteilung gelten der Personalgewinnung und vor allem der Gewinnung von Fachkräften. Vielleicht fragen Sie sich jetzt, was das mit der Digitalisierung der Personalakte zu tun hat. Es liegt näher, als Sie denken. Die Personalabteilung ist der erste Kontakt, den ein Bewerber zum Unternehmen knüpft. Ist diese aufgrund einer Überlastung nicht bei der Sache, wirkt das auf potenzielle Mitarbeiter unprofessionell und schreckt die Kandidaten eher ab. Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel sollte man dem entgegenwirken.

Gleichermaßen kann eine Software für die Digitalisierung Ihrer Personalakten nicht nur Zeit und Geld sparen, sondern auch den gewünschten Überblick auf eingehende Bewerbungen, laufende Bewerbungsprozesse und Einstellungen verschaffen. Auch für den Bewerbungsprozess bietet agorum die Lösung an: Ein Ticketsystem, das bei eingehender Bewerbung einen internen Workflow auslöst, ist in diesem Bereich mehr als zielführend.

Wir haben Ihren Durst nach Lösungsvorschlägen noch nicht gestillt?

Kein Problem. Wir bieten Ihnen gerne ein Beratungsgespräch oder einen Einblick via Online-Demo in unsere Dokumentenmanagementsoftware agorum core an. Anhand eines Livesystems können Sie die Gelegenheit nutzen, sich die digitalisierte Personalakte genau anzuschauen und alles Wissenswerte zum Thema erfragen. Kommen Sie jetzt auf uns zu. 

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