Enterprise Content Management, Dokumentenmanagement - agorum core https://www.agorum.com agorum blog RSS-Feed Wed, 20 Jan 2021 19:59:14 +0200 de-DE <![CDATA[Elektronische Belegerfassung]]> https://www.agorum.com/blog/elektronische-belegerfassung/ Wed, 20 Jan 2021 07:42:57 +0000 2021-01-20T07:42:57+01:00 Elektronische BelegerfassungWer "elektronische Belegerfassung" hört, denkt meist zuerst an Eingangsrechnungen. Dabei ist die Bezeichnung "Beleg" viel umfassender, denn Belege fallen in allen Bereichen des Unternehmens an.]]> Elektronische BelegerfassungWer "elektronische Belegerfassung" hört, denkt meist zuerst an Eingangsrechnungen. Dabei ist die Bezeichnung "Beleg" viel umfassender, denn Belege fallen in allen Bereichen des Unternehmens an. Beispielsweise gelten Inventurlisten oder Materialentnahmescheine ebenso als Belege wie Lohn- und Gehaltslisten. Was es bringt, alle Belege im Unternehmen elektronisch zu erfassen, möchten wir in diesem Beitrag näher erläutern.

Was ist überhaupt ein Beleg und wozu braucht man ihn?

Jeder kennt den alten Buchhaltergrundsatz "Keine Buchung ohne Beleg", aber braucht man in der heutigen digitalen Zeit überhaupt noch Belege? Die Antwort ist ein klares Ja, denn ein Beleg ist ein schriftlicher Nachweis, dass ein Geschäftsfall tatsächlich so stattgefunden hat wie gebucht. Ein solcher Nachweis ist z. B. erforderlich, um Unklarheiten bei einer Betriebsprüfung zu beseitigen oder komplizierte Transaktionen über mehrere Ecken verständlich abzubilden. Sobald ein Ereignis im Geschäftsprozess eine finanzielle Auswirkung auf das Unternehmen hat, muss es durch einen Beleg dokumentiert, also "belegt" werden. Die Mindestangaben auf dem Beleg sind dabei die Beschreibung des Vorgangs, der Betrag und das Datum.

Gängige Belegarten sind:

  • Eingangsrechnungen
  • Ausgangsrechnungen
  • Quittungen
  • Bankbelege, z.B. Kontoauszüge
  • Lohn- und Gehaltslisten
  • Inventurlisten
  • Materialentnahmescheine
  • Spesenabrechnungen
Üblich ist dabei die Unterscheidung in interne, also vom Unternehmen selbst erstellte Belege (Eigenbelege), und externe Belege (Fremdbelege), also solche, die das Unternehmen im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit von Dritten bekommt. Demnach sind z. B. Eingangsrechnungen Fremdbelege und Ausgangsrechnungen Eigenbelege.

Elektronische Belegerfassung mit einem Dokumentenmanagement-System

Natürlich kommen nicht alle Belegarten in jedem Unternehmen vor, aber jede Firma schreibt und empfängt Rechnungen. Vielleicht fragen uns deshalb auf Messen die meisten Besucher nach der digitalen Rechnungserfassung. Viele sind dann erstaunt, wenn sie erfahren, dass man mit unserem DMS agorum core nicht nur Rechnungen, sondern auch alle anderen Belegarten elektronisch erfassen und verarbeiten kann. Dazu ein Beispiel: 
Inventurlisten elektronisch erfassen
  • Früher waren Inventurlisten lange Aufstellungen von lagernden Artikeln. Am Ende jeder Zeile gab es ein Feld, in das der Mitarbeiter die gezählte Stückzahl handschriftlich notierte. Diese Zahlen wurden dann händisch ins System übertragen, sodass der Lagerbestand dann aufgelistet und bewertet werden konnte. Ein immenser Zeitaufwand, der jedoch immer nur eine Momentaufnahme zum Inventurzeitpunkt war.
  • Im Zeitalter der elektronischen Warenwirtschaftssysteme weiß ein Unternehmen jederzeit auf Knopfdruck, welche Artikel am Lager liegen sollten. Um Soll-/Ist-Abweichungen festzustellen, finden dennoch in regelmäßigen Abständen Inventuren statt. Bei größeren Lagern hat der entsprechende Mitarbeiter dafür heute meist elektronische "Helferlein". Statt die gezählte Stückzahl per Hand in ausgedruckte Inventurlisten einzutragen, scannt er einfach mit einem Handscanner den Code am Lagerplatz und gibt die Stückzahl über das Tastenfeld ein.
  • Mittelständische Unternehmen mit einem eher kleinen Lager scheuen oft die Anschaffung solcher Geräte und arbeiten nach wie vor mit ausgedruckten Inventurlisten. Im Unterschied zu früher enthalten sie bereits die im System hinterlegte Soll-Stückzahl, die der Mitarbeiter nur noch abhaken muss. Abweichungen werden in eigenen Zahlenfeldern notiert. Solche Inventurlisten werden dann nur noch eingescannt, automatisch ins DMS eingelesen und mittels elektronischem Workflow schnell und einfach mit der Ursprungsliste abgeglichen. 

Was bringt nun die elektronische Belegerfassung mit einem DMS?

Wie viel Nutzen ein Unternehmen aus der elektronischen Belegerfassung ziehen kann, hängt natürlich von der Art und Anzahl der erfassten Belege ab. Folgende Vorteile sind aber immer gegeben:
  • Zeit und damit Geld sparen
Die Rechnung ist ganz einfach: Alle Vorgänge, die das DMS automatisch erledigen kann, verschwenden nicht die kostbare Zeit Ihrer Mitarbeiter. Natürlich bietet auch hier wieder die Rechnungsverarbeitung als zeitaufwändigste Form der Belegerfassung das größte Einsparpotenzial. Aber je nachdem, welche Belegarten im Unternehmen vorhanden sind, lohnt sich auch ein Blick auf die anderen Belege. 
  • Erfassungs- und Übertragungsfehler minimieren
Den wenigsten Menschen macht es Spaß, stundenlang lange Listen abzutippen. Bei solchen stupiden Arbeiten lässt die Konzentration zudem viel schneller nach als bei anspruchsvollen Tätigkeiten. Erfassungs- und Übertragungsfehler schleichen sich ein, die das Unternehmen im Extremfall bares Geld kosten. Ein DMS hat dieses Problem nicht. Es erfasst die Belege automatisch und immer gleich gut, egal ob es um Position 1 der Liste geht oder um Position 329.407. 
  • Elektronisch vorhandene Daten vielfältig nutzen
Sind die Daten in den Belegen erstmal elektronisch vorhanden, lassen sie sich natürlich vielfältig nutzen, beispielsweise für Statistiken und Auswertungen. Belege können außerdem automatisch untereinander abgeglichen oder in übergreifende Workflows eingebunden werden.
  • Datenqualität im Unternehmen und Kundenservice steigern
Weniger Fehler und schneller zur Verfügung stehende Daten steigern nebenbei die generelle Datenqualität im Unternehmen. Die Mitarbeiter arbeiten mit aktuellen, validen Daten und trauen sich daher auch viel eher, die Informationen im System ohne zusätzliche manuelle Verifizierung an Kunden herauszugeben, was wiederum den Kundenservice signifikant verbessert. Denn auf Informationen wartet kein Kunden gerne.

FAZIT

Die elektronische Belegerfassung mit einem Dokumentenmanagement-System lohnt sich für jedes Unternehmen - vorrangig natürlich im Zuge der Rechnungsverarbeitung, aber auch für andere regelmäßig auftretende Belegarten. Überlegen Sie doch einfach mal, welche Belege in Ihrem Unternehmen digitalisiert werden sollten. Wenn Sie gerne live erleben möchten, wie die elektronische Erfassung Ihrer Belege mit agorum core funktioniert, vereinbaren Sie am besten gleich einen Termin für eine unverbindliche Online-Demo:]]>
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<![CDATA[agorum-Partner BES IT im IHK Magazin Hanau-Kinzigtal]]> https://www.agorum.com/blog/agorum-partner-bes-it-im-ihk-magazin-hanau-kinzigtal/ Mon, 18 Jan 2021 14:09:36 +0000 2021-01-18T14:09:36+01:00 agorum-Partner BES IT im IHK Magazin Hanau-Kinzigtalagorum-Partner BES IT aus dem Rhein-Main-Gebiet ist auf Expansionskurs. Von den Standorten Fulda, Hanau und Weiterstadt aus betreuen sie zahlreiche Kunden zum Thema Dokumentenmanagement. Grund genug für die IHK über den agorum-Partner BES IT zu berichten.]]> agorum-Partner BES IT im IHK Magazin Hanau-Kinzigtalagorum-Partner BES IT ist eine feste Größe als IT-Dienstleister im Rhein-Main-Gebiet. Und das seit über 35 Jahren. Die Mannschaft ist auf Expansionskurs und betreut von den Standorten Fulda, Hanau und Weiterstadt aus Kunden in sämtlichen IT-Themen. Grund genug für das IHK Magazin Hanau-Kinzigtal über die sympathischen Hessen zu berichten. 

Digitalisierung darf nicht punktuell betrachtet werden

Bei allem, was die aktuelle Situation für Unternehmen mit sich bringt, ist der Blick auf das große Ganze der IT-Landschaft gefragt. Das ist der Tenor des Beitrags im IHK-Magazin. Als erfahrener Spezialist wurde Timo Schändlinger vom agorum-Partner BES IT zum Thema interviewt. Seine technische Expertise ist mindestens genauso gefragt wie seine immer positive Art als geschätzter Gesprächspartner. 

Ganzheitliche Konzepte im Fokus

agorum Partner Timo Schaendlinger
"...dabei bietet die Digitalisierung zahlreiche Chancen und neue Möglichkeiten, wenn sie als Ganzes gesehen wird. ...."
Timo Schändlinger | agorum-Partner BES IT Solutions

Lesen Sie hier den gesamten Beitrag ab Seite 20/21

Mit den besten Empfehlungen:

BES IT SOLUTIONS GMBH
Timo Schändlinger | IT-Consultant Timo.Schaendlinger@besgmbh.de Telefon: +49 661 960916-25]]>
https://www.agorum.com/blog/agorum-partner-bes-it-im-ihk-magazin-hanau-kinzigtal/
<![CDATA[Treffen Sie uns beim Univention Summit 2021]]> https://www.agorum.com/blog/univention-summit-2021/ Wed, 13 Jan 2021 14:02:17 +0000 2021-01-13T14:02:17+01:00 Treffen Sie uns beim Univention Summit 2021Am 28. Januar 2021 trifft sich die Open Source-Welt auf dem Univention Summit zum Thema „DIGITAL SOVEREIGNTY – Spread possibilities, not dependencies“. Aus gegebenem Anlass diesmal nicht in Bremen, sondern rein virtuell. Die Traditionsveranstaltung ist ein Pflichttermin in der Community. Rund 400 IT-Verantwortliche aus Systemhäusern, Cloud Service-Providern und Software-Herstellern treffen auf Anwender aus der Wirtschaft und dem Bildungssektor zum Networken und Wissensaustausch.]]> Treffen Sie uns beim Univention Summit 2021Am 28. Januar 2021 trifft sich die Open Source-Welt auf dem Univention Summit zum Thema „DIGITAL SOVEREIGNTY - Spread possibilities, not dependencies“. Aus gegebenem Anlass diesmal nicht in Bremen, sondern rein virtuell. Die Traditionsveranstaltung ist ein Pflichttermin in der Community. Rund 400 IT-Verantwortliche aus Systemhäusern, Cloud Service-Providern und Software-Herstellern treffen auf Anwender aus der Wirtschaft und dem Bildungssektor zum Networken und Wissensaustausch.

Das Runde muss ins Eckige

Wie Sie ohne Erfahrung im Fußball zum digitalen Weltmeister werden.
Was hat Fußball mit digitaler Souveränität zu tun? Sobald Sie als Spieler auf den falschen Verein oder Trainer setzen, können Sie als Fußballspieler zwar erstklassig sein, werden aber trotzdem keinen Erfolg haben. Wenn Sie die nötige Erfahrung und das Talent besitzen, um Weltmeister zu werden, brauchen Sie ein Umfeld, das Sie fördert und unterstützt. Das Gleiche trifft auch in der Digitalisierung zu. Sie sind schon ein erfahrener "Spieler", befinden sich bereits im digitalen Transfer und wissen auch, worauf es ankommt. Jetzt gilt es, auf die richtige Software zu setzen, damit Sie die Kontrolle behalten und Ihr digitales Schicksal selbst in die Hand nehmen. Nur so werden Sie zum digitalen Weltmeister. Welche Punkte Sie hierbei bedenken müssen und auf welchen Verein Sie setzen sollten, verraten wir Ihnen am 28.01.2021.

Wir freuen uns auf Sie!

agorum Software Team IT-Trainerin Annkatrin Göpfert
Annkatrin Göpfert | IT-Trainerin
Donnerstag, 28.01.2020 um 11 Uhr Workshop: "Das Runde muss ins Eckige" agorum Software Consulting Team Indra Cloet
Indra Cloet | Consulting
Donnerstag, 28.01.2020 um 16:20 Uhr Keynote: "Das Runde muss ins Eckige"
Rolf Lang | Geschäftsführung
Donnerstag, 28.01.2020 von 9 - 18 Uhr Wir freuen uns auf Ihren Besuch auf unserem virtuellen Messestand. agorum Software Geschäftsführung Team Oliver Schulze
Oliver Schulze | Geschäftsführung
Donnerstag, 28.01.2020 von 9 - 18 Uhr Wir freuen uns auf Ihren Besuch auf unserem virtuellen Messestand.

Erwarten Sie viel:

Keynotes internationaler Sprecher, praxisnahe Anwender- und Partnervorträge, Workshops und der Austausch mit digitalen Experten sorgen für eine abwechslungsreiche Agenda beim größten Open Source-Event Deutschlands. Die Agenda zu allen spannenden Programmpunkten und alle weiteren Infos zum Univention Summit finden Sie hier. Wir freuen uns auf Ihren Besuch!]]>
https://www.agorum.com/blog/univention-summit-2021/
<![CDATA[In kürzester Zeit zum sicheren E-Mail-Archiv]]> https://www.agorum.com/blog/in-kuerzester-zeit-zum-sicheren-e-mail-archiv/ Wed, 13 Jan 2021 08:35:15 +0000 2021-01-13T08:35:15+01:00 In kürzester Zeit zum sicheren E-Mail-ArchivMachen Sie sich das Thema E-Mail-Archiv so einfach wie möglich und nutzen Sie das in das Dokumentenmanagement integrierte Mailarchiv von agorum core. ]]> In kürzester Zeit zum sicheren E-Mail-ArchivE-Mails und deren Anhänge im Unternehmen sicher zu archivieren, ist eine nicht zu unterschätzende Aufgabe. Machen Sie es sich am besten so einfach wie möglich und nutzen Sie das in das Dokumentenmanagement integrierte E-Mail-Archiv von agorum core. Sie installieren das Template einfach in agorum core und legen sofort los. Das agorum core mail archive hilft Ihnen, die gesetzlichen Anforderungen an die E-Mail-Archivierung zu erfüllen, schützt vor Datenverlust, verhindert Manipulation, entlastet den Mailserver, macht E-Mails durchsuchbar und integriert sie in Ihre Geschäftsprozesse und elektronischen Akten.

E-Mail-Archiv: sofort installiert und einsatzbereit

Das agorum core mailarchiv stellt Ihnen ein vorkonfiguriertes E-Mail-Archiv zur Verfügung, das in wenigen Schritten eingerichtet und danach sofort einsatzbereit ist. Sie benötigen dazu nur agorum core pro, das Modul mailadaptor und das mailarchiv. Nach der Installation des Templates geben Sie im mailadaptor das Sammelpostfach Ihres Mailservers an und stellen ein, in welchen Abständen die E-Mails abgeholt werden sollen. Außerdem können Sie auswählen, ob die E-Mails nach dem Abholen auf dem Server verbleiben oder gelöscht werden sollen und ob Sie die E-Mails revisionssicher – sprich unveränderbar – ablegen möchten. Der mailadaptor holt alle E-Mails vom Mail-Server ab, und das DMS ordnet Sie anhand der E-Mail-Adressen automatisch den Nutzern und Gruppen zu. 

Innerhalb von Minuten ein komplettes, revisionssicheres E-Mail-Archiv

Für alle Nutzer in agorum core legt das mailarchiv jetzt automatisch für jede E-Mail-Adresse Verzeichnisse an, in dem die Mails chronologisch nach Jahr und Monat sortiert werden. Zudem sind die Verzeichnisse so geschützt, dass nur die Nutzer, bei denen diese Adresse im Benutzerprofil eingetragen ist, darauf zugreifen können. Nutzen Sie Sammeladressen, können Sie einfach alle Benutzer berechtigen, die die entsprechenden E-Mails im Archiv sehen sollen. Das war es im Prinzip schon. Mit diesen wenigen Schritten haben Sie ein komplettes und auf Wunsch revisionssicheres mailarchiv eingerichtet und in Betrieb. 

Mehrwerte eines in das DMS integrierten E-Mail-Archivs

E-Mails in einem Dokumentenmanagementsystem zu archivieren, bringt neben der revisionssicheren Ablage noch viele weitere Vorteile: 
  • Die E-Mails und deren Anhänge sind im Volltext und nach Metadaten – zum Beispiel nach Datum – durchsuchbar. So finden Sie alle E-Mails, für die Sie berechtigt sind, zuverlässig und schnell wieder.
  • Sie benötigen, zumindest in agorum core, keinen eigenen E-Mail-Client. So können Sie mit einem in die Bowseroberfläche integrierten E-Mail-Editor E-Mails lesen, beantworten und erstellen. Neue E-Mails sehen Sie sofort in Ihrer Mitteilungsliste. Selbstverständlich können Sie aber auch weiterhin Ihren gewohnten E-Mail-Client – Outlook, Thunderbird,... – weiter nutzen.  
  • Die E-Mails können im DMS regelbasiert in Prozesse integriert und automatisch oder manuell in elektronischen Akten abgelegt werden. Zum Beispiel können Sie Regeln definieren, dass Sie Rechnungen, die per E-Mail eingehen, zunächst in einem automatischen Erfassungs- und Freigabeprozess verarbeiten lassen und danach in elektronischen Akten, wie zum Beispiel der Lieferantenakte, ablegen.

FAZIT

Das agorum core mailarchiv  bietet Ihnen ein revisionssicheres E-Mail-Archiv und alle Möglichkeiten, Ihre E-Mail-Prozesse mit Workflows zu optimieren.]]>
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<![CDATA[Aufbewahrungsfristen 2021 – Welche Belege entsorgt werden können]]> https://www.agorum.com/blog/aufbewahrungsfristen-2021-belege-entsorgen/ Mon, 11 Jan 2021 13:29:44 +0000 2021-01-11T13:29:44+01:00 Aufbewahrungsfristen 2021 – Welche Belege entsorgt werden könnenAufbewahrungsfristen 2021: Was können Sie konkret löschen? Generell ist jeder Gewerbetreibende verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren.]]> Aufbewahrungsfristen 2021 – Welche Belege entsorgt werden können

Welche Belege können 2021 entsorgt werden?

Jahresbeginn bedeutet für die Buchhaltung immer der Gang in das Archiv, um zu prüfen, welche Belege entsorgt werden können. Gewerbetreibende sind vom Gesetzgeber her verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Je nach Dokumententyp müssen Sie die Dokumente entweder 6 Jahre oder 10 Jahre archivieren. Eine aktuelle Auflistung der Aufbewahrungsfristen 2021 für die einzelnen Dokumententypen finden Sie als PDF-Dokument bei der IHK Dortmund.

Aufbewahrungsfristen 2021

Konkret bedeutet das für Sie Folgendes: Alle Dokumente aus dem Jahr 2010 und älter können entsorgt werden. Dabei ist ausschließlich das Jahr, und nicht das genaue Datum eines Dokuments relevant. Ein Dokument vom 01.01.2010 kann genauso in den Schredder, wie eines vom 31.12.2010. Beachten Sie dabei aber, dass bei Buchhaltungsbelegen der Abschluss entscheidend ist und nicht die Buchung. Wenn ein Beleg aus 2009 erst 2010 fertiggestellt wird, beginnt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist erst mit Ablauf des Jahres 2010. Solche Belege dürfen dann erst ab 01. Januar 2021 entsorgt werden.

Wann ist es empfohlen, Dokumente länger aufzubewahren?

Es steht Ihnen natürlich jederzeit frei, Ihre Dokumente auch länger aufzubewahren. Meist ist das der Fall, wenn die Belege für ein schwebendes Verfahren wichtig sind. Zum Beispiel für
  • eine laufende Betriebsprüfung, die sich auf den verjährten Zeitraum bezieht. 
  • eine bußgeldrechtliche oder eine Steuerstrafermittlung.
  • ein schwebendes Rechtsbehelfsverfahren.
  • eine vorläufige Steuerfestsetzung.
Diese Aufzählung ist nur ein kleiner Ausschnitt aller Ausnahmen und Sonderregelungen. Um sicherzugehen, sollten Sie im Zweifelsfall mit Ihrem Steuerberater Rücksprache halten.  

Automatisch revisionssicher archivieren

Am einfachsten ist die gesetzliche Archivierungspflicht mit einem Dokumentenmanagement umzusetzen. Ein gutes DMS oder auch ECM-Software (Enterprise Content Management) beinhaltet ein revisionssicheres Archiv und erkennt anhand des Dokumententyps automatisch, bis wann ein Dokument aufbewahrt werden muss. Ist das Verfallsdatum erreicht, können Sie das Dokument entweder automatisch löschen lassen oder sich zur Kontrolle anzeigen lassen. Anschließend entscheiden Sie per Mausklick, ob das Dokument weiter im System bleibt, oder entfernt wird.  Das ist die Alternative zum Gang in das Archiv. Mit dem DMS/ECM agorum core können die Aufbewahrungsfristen ganz komfortabel überwacht werden. Die Grundversion der Archivsoftware ist bereits in der open-Version enthalten. Weitere Automatisierungsmöglichkeiten und die Prüfung der Software durch einen Wirtschaftsprüfer finden Sie in der pro-Version. Gerne beraten wir Sie hierzu in einer unverbindlichen Online-DemoHinweis: Dieser Text ist keine Rechtsberatung. Trotz sorgfältiger Prüfung unserer Inhalte übernehmen wir keine Haftung für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Informationen. Bei konkreten Rechtsfällen konsultieren Sie bitte einen zugelassenen Fachanwalt. (Stand: Januar 2021)]]>
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<![CDATA[ZUGFeRD und XRechnung: das richtige ECM für elektronische Rechnungen]]> https://www.agorum.com/blog/zugferd-und-xrechnung-das-richtige-ecm-fuer-elektronische-rechnungen/ Thu, 07 Jan 2021 09:08:33 +0000 2021-01-07T09:08:33+01:00 ZUGFeRD und XRechnung: das richtige ECM für elektronische RechnungenWas ist ZUGFeRD? Der europäische Standard. Was ist XRechnung? Elektronische Rechnung an den öffentlichen Auftraggeber. So erleichtert das richtige ECM-System elektronische Rechnungen]]> ZUGFeRD und XRechnung: das richtige ECM für elektronische RechnungenZUGFeRD und XRechnung: seit dem 27. November 2020 gilt für die wirtschaftliche Zusammenarbeit mit Bund, Ländern und Kommunen in Deutschland endgültig das E-Rechnungsgesetz.  Alle Änderungen haben dabei ein Ziel: Rechnungen elektronisch vereinheitlichen und langfristig Papierrechnungen abschaffen. Dies bringt vor allem Vorteile mit sich. Eine Rechnung zuzustellen wird nachhaltiger und günstiger. Die Kosten einer Rechnung lassen sich mit der elektronischen Variante um bis zu 70 Prozent senken. Langfristig schafft die Umstellung zudem Sicherheit, Entbürokratisierung und Transparenz.  Doch Unternehmen müssen bestehende Prozesse umstellen. Verwoben damit sind spezielle Begriffe: Was eine XRechnung ist und warum Papierbefürworter das ZUGFeRD nicht scheuen müssen, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Was ist ZUGFeRD? Der europäische Standard?

ZUGFeRD ist ein Format für elektronische Rechnungen, das vom „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (kurz FeRD) entwickelt wurde. Dies geschah in der Zusammenarbeit mit vielen verschiedenen Institutionen wie dem Bundesministerium für Wirtschaft und Energie, Vertretern der Wirtschaft und Organisationen aus dem Nachbarland Frankreich.  Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein hybrides elektronisches Rechnungsformat. Genauer: Die Rechnung besteht aus zwei Komponenten. Eine PDF-Datei macht das Dokument für den Menschen lesbar. Der zweite Teil des Formats ist eine XML-Datei. Diese enthält die Metadaten der Rechnung und ist nur vom Computer bzw. mit dem entsprechenden Programm abrufbar.  Durch die intensive Entwicklung entspricht ZUGFeRD der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der Norm DIN EN 16931. Durch die internationale Zusammenarbeit führte Frankreich die aktuelle Version des ZUGFeRD-Dateityps unter dem Namen Factur-X ebenfalls ein. Eine Etablierung des Datenmodells ZUGFeRD als europäischer Standard ist also aufgrund der Nutzung in den zwei größten Binnenmärkten der EU heute schon wahrscheinlich. ZUGFeRD ist für B2B, B2C und bedingt für B2G geeignet. 

Was ist XRechnung? Elektronische Rechnung an den öffentlichen Auftraggeber

Im Gegensatz zu ZUGFeRD verzichtet das Datenmodell XRechnung auf die vom Nutzer lesbare Komponente einer PDF-Datei. Es handelt sich um ein vollständig XML-basiertes Rechnungsformat. XRechnung hält dieselben EU-Richtlinien und Normen wie ZUGFeRD ein. Zusätzlich gewährt XRechnung ergänzende nationale Geschäftsregeln.  Sollte Ihr Unternehmen hauptsächlich mit öffentlichen Auftraggebern wie 7d, Länder oder Kommunen zusammenarbeiten, sollten Sie die elektronische Rechnung mit einer XRechnung stellen. Ab einem Auftragswert von 1000 Euro ist eine XRechnung sogar zwingend der elektronische Standard.

Elektronische Rechnungen mit Software sicher und gesetzeskonform erstellen

Mit der Vereinheitlichung von elektronischen Rechnungen unternimmt Deutschland einen wichtigen Schritt zur vollständigen Digitalisierung des Rechnungswesens. ZUGFeRD und XRechnung bei öffentlichen Auftraggebern sind erst der Anfang – andere Business-Bereiche werden folgen.  Mit zunehmend elektronischen Rechnungen wird auch nutzerfreundliche und sichere Software immer wichtiger. Denn gerade elektronische Rechnungsdaten gilt es zu schützen. Schließlich liegen sie nun nicht mehr verschlossen in Aktenschränken. Sichere Varianten wie die On-Premise-Lösung von agorum core oder die Cloud-Version unterstützen Unternehmen dabei, die Rechnungen auch digital sicher aufzubewahren.  Die Cloud-Lösung kombiniert beispielsweise tägliche Back-ups, einen Angriffsschutz und eine SSL-Verschlüsselung mit einer strikten Trennung der eigenen Daten von anderen Unternehmen innerhalb der Cloud. Ebenfalls ein Mehrwert für die Compliance. Besonders wichtig für Unternehmen, die mit öffentlichen Verwaltungen zusammenarbeiten: Das ECM-System agorum core ist langfristig dazu in der Lage, Rechnungen in den Dateiformaten XRechnung und ZUGFeRD selbstständig und gemäß gesetzlichen Standards zu erstellen.  Auch die Suche nach Rechnungen gestaltet sich mit dem in agorum core enthaltenen Dokumentenmanagementsystem leichter. Dank der Volltextindizierung lässt sich ein Dokument auch dann finden, wenn der vollständige Dateiname unbekannt ist. Wenige Details genügen für eine Suche. Das spart vor allem mit der Zunahme elektronischer Rechnungen wertvolle Zeit – genauso wie die automatische Archivierung der Dokumente. Diese findet der Nutzer in einer nach Kunden organisierten Ordnerstruktur.  Eine eingegangene Rechnung muss jedoch irgendwann wieder gelöscht werden. Das Einstellen von Ablaufdaten zur automatischen Löschung ermöglicht es, die gleichbleibenden Aufbewahrungsfristen mühelos einzuhalten. XRechnung und ZUGFeRD sind Prozesse im elektronischen Rechnungswesen, denen Unternehmen mit dem richtigen ECM-System ohne Aufwand begegnen können. Die richtigen Tools sind entscheidend dafür, wie schnell sich die zahlreichen Benefits von XRechnung und ZUGFeRD wie Sicherheit, Kosteneffizienz und Entbürokratisierung nutzen lassen.]]>
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<![CDATA[Fünf Tipps, die bei der Wahl der richtigen Archivierungssoftware helfen]]> https://www.agorum.com/blog/fuenf-tipps-die-bei-der-wahl-der-richtigen-archivierungssoftware-helfen/ Mon, 04 Jan 2021 08:16:49 +0000 2021-01-04T08:16:49+01:00 Fünf Tipps, die bei der Wahl der richtigen Archivierungssoftware helfenViele Unternehmen sind aktuell auf der Suche nach einer Lösung zur digitalen Archivierung ihrer Dokumente. Welche Archivierungssoftware am besten ins eigene Unternehmen passt, hängt von vielen Faktoren ab.]]> Fünf Tipps, die bei der Wahl der richtigen Archivierungssoftware helfenViele Unternehmen sind aktuell auf der Suche nach einer Lösung zur digitalen Archivierung ihrer Dokumente. Welche Archivierungssoftware am besten ins eigene Unternehmen passt, hängt von vielen Faktoren ab. Eine pauschale Aussage à la "Software A ist auf jeden Fall besser als Software B" zu treffen, ist schwierig. Um Ihnen die Beurteilung verschiedener Systeme zu erleichtern, möchten wir in diesem Beitrag auf fünf grundlegende Dinge eingehen, die eine zeitgemäße Archivierungssoftware können sollte.  

1. Dokumente richtig archivieren

Hört sich erst mal banal an, weil das natürlich jede Archivierungssoftware kann, die diesen Namen verdient. Es lohnt sich aber, einen Blick auf die Handhabung zu werfen. Was muss der Mitarbeiter alles tun, um ein Dokument richtig abzulegen? Systeme, die Dokumente weitestgehend automatisch verschlagworten, haben in der täglichen Praxis ganz klar die Nase vorn. Welcher Mitarbeiter hat schon Lust, für jedes einzelne Dokument einen Rattenschwanz von Schlagworten eingeben zu müssen, nur damit die Archivierungssoftware weiß, wo das Dokument abgelegt werden soll?  Je einfacher ein Dokument ins Archivsystem gelangt und je weniger der Mitarbeiter dafür tun muss, desto besser. Denn eine Umstellung der gewohnten Arbeitsweise fällt den Mitarbeitern umso schwerer, je mehr Aufwand sie mit dem neuen System haben. Nimmt es ihnen aber sogar Arbeit ab und sie sparen Zeit, werden sie die neue Archivierungssoftware als willkommene Arbeitserleichterung gerne akzeptieren. Lassen Sie sich also vom Anbieter der Software genau zeigen, welche Schritte im Arbeitsalltag nötig sind, um ein Dokument zu archivieren. Je weniger Schritte nötig sind, desto leichter akzeptieren Anwender die neue Software.

2. Dokumente schnell und einfach wiederfinden

Einer der Hauptvorteile jeder Archivierungssoftware ist die Suchfunktion, mit der Dokumente anhand der Schlagworte oder einer Volltextsuche wiedergefunden werden können. Natürlich gibt es auch hier wieder Unterschiede, deswegen sollten Sie folgende Punkte prüfen:
  • Wie genau ist die Suchfunktion? Welche Möglichkeiten gibt es, die Suche so einzugrenzen, dass die Software relevante Ergebnisse liefert statt langer Listen mit Dokumenten, in denen der Suchbegriff vorkommt?
  • Wie komplex darf die Suche sein? Ist das System in der Lage, beispielsweise alle Rechnungen von Lieferanten aus der Region Stuttgart zu finden? Oder alle Rechnungen aus dem Jahr 2015, die unter 1.000 Euro lagen? Eine gute Archivierungssoftware erlaubt auch komplexe und verschachtelte Suchanfragen.
  • Wie schnell ist die Suchfunktion? In den meisten Unternehmen müssen bei jeder Suchanfrage Millionen abgelegter Dokumente durchsucht werden. Braucht das System dafür Minuten, oder ist das Ergebnis gefühlt sofort da? Niemand wartet gerne vor dem Bildschirm, während der Rechner arbeitet. Je schneller also das Suchergebnis verfügbar ist, desto besser.
  • Bietet die Suchfunktion die Möglichkeit, häufig benötigte Suchanfragen als Favoriten zu speichern? Gerade bei komplexen Suchen, die regelmäßig benötigt werden, spart es jede Menge Zeit, wenn nicht jedes Mal alle Parameter von neuem händisch zusammengestellt werden müssen.

3. Dokumente (revisions)sicher aufbewahren

Sicher bedeutet in diesem Zusammenhang zweierlei. Zum einen sollen die archivierten Dokumente natürlich vor unbefugtem Zugriff geschützt werden, vergleichbar einem abschließbaren Archivraum oder Aktenschrank, zu dem beispielsweise nur die Geschäftsleitung den Schlüssel besitzt. Eine gute Archivierungssoftware löst dies mit einem umfassenden Berechtigungssystem, das genau definiert, wer welche Dokumente lesen oder bearbeiten kann. Zum anderen sollen Dokumente "verliersicher" archiviert werden, also absichtliches oder versehentliches Löschen oder Überschreiben schnell und einfach rückgängig gemacht werden können. Ein Archivsystem, das bei jeder Bearbeitung eines Dokuments eine neue Version anlegt, ist hier eine große Hilfe. So kann auch leicht zu einer vorherigen Version eines Dokumentes zurückgekehrt werden, wenn sich die aktuelle Version als doch nicht so gut erweist, beispielsweise bei Entwürfen oder Konzepten. Revisionssicher archivieren ist in der heutigen Zeit fast schon ein Buzzword. Fakt ist: Elektronische Dokumente müssen nach GoBD unveränderbar im Original archiviert werden. Allerdings gibt es aktuell keine offiziell zertifizierte Software, die das auf Knopfdruck automatisch erledigt – gute Systeme unterstützen Sie aber mit entsprechenden Funktionen, sodass die für eine revisionssichere Ablage notwendige Verfahrensdokumentation nicht zum ordnerfüllenden Schriftstück mutiert.

4. Mit allen gängigen Dokumententypen umgehen

Beim Begriff "Dokument" denken die meisten Menschen zuerst an Schriftstücke wie Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Verträge oder Geschäftsbriefe. Doch bereits bei letzterem stoßen einfache Archivsysteme an ihre Grenzen, denn die meisten Geschäftsbriefe sind heutzutage E-Mails. Ein gute Archivierungssoftware kann nicht nur mit eingescannten Papierdokumenten oder elektronisch erzeugten PDFs umgehen, sondern auch E-Mails und – ganz wichtig – deren Anhänge automatisch den richtigen elektronischen Akten zuordnen, ohne dass der Mitarbeiter eingreifen muss. In jedem Unternehmen gibt es über die "Klassiker" hinaus weitere Dokumententypen, die ebenfalls archiviert werden sollen. Die Produktion arbeitet beispielsweise mit Stücklisten, CAD-Zeichnungen oder Maschinensteuerungsdateien, im Marketing sind Fotos und Videos an der Tagesordnung. Eine gute Archivierungssoftware legt alle bei Ihnen anfallenden Dokumententypen richtig ab und findet sie auch jederzeit schnell wieder. Erstellen Sie am besten eine Liste mit allen notwendigen Dokumententypen, die Ihr Unternehmen benötigt, sodass Sie schnell prüfen können, ob die infrage kommende Archivierungssoftware damit auch umgehen kann.

5. Elektronische Akten automatisch anlegen und verwalten

Elektronische Akten sind ideal, um alle Informationen zu Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern oder auch einem Projekt übersichtlich an einer Stelle zu bündeln. Alle wichtigen Informationen stehen zentral zur Verfügung und können abteilungs- oder standortübergreifend genutzt werden, ohne Papierakten von A nach B transportieren zu müssen. Deshalb sollte die Archivierungssoftware Ihrer Wahl die Möglichkeit bieten, mit elektronischen Akten zu arbeiten. Ein gutes Archivsystem stellt außerdem komfortable Zusatzfunktionen zur Verfügung, um die Arbeit mit elektronischen Akten noch effizienter zu machen. Einige Beispiele:
  • Automatische Anlage elektronischer Akten inklusive aller nötigen Unterverzeichnisse: Idealerweise muss der Mitarbeiter nur "Kundenakte anlegen" klicken und den Namen des neuen Kunden eingeben, damit das System die Kundenakte inklusive aller benötigten Unterverzeichnisse automatisch anlegt.
  • Gesetzliche Aufbewahrungsfristen automatisch einhalten: Dokumente in elektronischen Akten können mit einem Verfallsdatum versehen werden, nach dem das Dokument z. B. automatisch aus der Akte in ein Archiv verschoben wird.
  • E-Mails automatisch den richtigen elektronischen Akten zuordnen, beispielsweise anhand des Absenders oder Empfängers.
  • Rechnungen, Lieferscheine und andere Dokumente ebenfalls automatisch in die passenden Akten integrieren.

FAZIT

Eine gute Archivierungssoftware archiviert Ihre Dokumente nicht nur, sondern bietet schon in der Kernkompetenz "Dokumente archivieren" nützliche Zusatzfunktionen, die Ihnen die Arbeit mit Dokumenten erleichtern. ]]>
https://www.agorum.com/blog/fuenf-tipps-die-bei-der-wahl-der-richtigen-archivierungssoftware-helfen/
<![CDATA[Dokumentation in der Pflege: Effiziente Software für den Pflegedienst]]> https://www.agorum.com/blog/dokumentation-in-der-pflege-effiziente-software-fuer-den-pflegedienst/ Wed, 30 Dec 2020 14:00:41 +0000 2020-12-30T14:00:41+01:00 Dokumentation in der Pflege: Effiziente Software für den PflegedienstSoftware für den Pflegedienst: Der Verwaltungsaufwand für die Dokumentation in der Pflege wird immer größer. Das gefährdet die Wirtschaftlichkeit und damit die Existenzgrundlage vieler Pflegeorganisationen. ]]> Dokumentation in der Pflege: Effiziente Software für den PflegedienstDer Verwaltungsaufwand für die Dokumentation in der Pflege wird immer größer. Das gefährdet die Wirtschaftlichkeit und damit die Existenzgrundlage vieler Pflegeorganisationen. Daher ist es für die Pflegedienste zunehmend wichtiger, die Arbeitsbelastung zu reduzieren, die durch die zeitintensive Dokumentation der Pflegetätigkeiten entsteht.

Software für den Pflegedienst

Eine interessante Möglichkeit, die Zeiten für die Formalitäten zu senken, ist die automatisierte Ablage von Dokumenten und die Automation von dokumentenbasierten Prozessen. Mit der richtigen Software reduziert sich damit der Aufwand für die Verwaltungsaufgaben und es bleibt deutlich mehr Zeit für die eigentliche Aufgabe: die Patienten pflegen.

Qualitätsmanagement ist Pflicht

Zur Sicherung der hohen deutschen Pflegestandards hat der Gesetzgeber schon 2001 das Pflege-Qualitätssicherungsgesetz erlassen. Damit verpflichtet er die Pflegeorganisationen dazu, die erbrachten Leistungen und deren Qualität überprüfbar zu machen. Das Ziel ist ein transparentes System, das Rechtssicherheit herstellt und die Verbraucherrechte stärkt. Die eigenen Mitarbeiter werden in die Lage versetzt, die Qualität der Leistungen selbst zu überwachen und Fremdkontrollen durch Aufsichtsbehörden und Angehörige zu ermöglichen. Das heißt aber auch, dass alle erbrachten Leistungen lückenlos dokumentiert werden müssen. Der durch das Qualitätsmanagement verursachte Arbeitsaufwand ist verhältnismäßig hoch und bindet viele Ressourcen für die Verwaltung und Organisation der vielen Dokumente. Das geht teilweise soweit, dass die Wirtschaftlichkeit vieler ambulanter Pflegedienste massiv gefährdet ist, weil der Verwaltungsaufwand zu viel Zeit in Anspruch nimmt. Die gesetzlichen Vorgaben sehen unter anderem vor, dass alle Dokumente patienten- und mitarbeiterbezogen archiviert werden müssen. Außerdem muss die Ablage zusätzlich zwischen aktiven und inaktiven Patienten und Mitarbeitern getrennt werden. Bei einer manuellen Archivierung müssen deshalb bei Ausscheiden eines Patienten oder Mitarbeiters viele Dokumente neu archiviert und von einer Akte in eine andere umsortiert werden.

Automation über elektronische Dokumentenmanagementsysteme

Während in vielen Kliniken und Krankenhäuser schon speziell auf diesen Bedarf angepasste elektronische Dokumentenmanagementsysteme (DMS) im Einsatz sind, steckt das Thema bei der ambulanten Pflege noch in den Kinderschuhen. Oft ist keine einheitliche Archivierung vorhanden oder möglich. Unterlagen werden sowohl in Papierakten als auch elektronisch auf mehr oder weniger strukturierten Dateisystemen abgelegt. Der manuelle Aufwand, diese Akten zu pflegen, ist enorm. Und während der demographische Wandel dafür sorgt, dass der Bedarf an Pflegedienstleistungen steigt, sind Personal und Zeit knapp. Daher braucht es eine Lösung, mit der Pflegeorganisationen Ihre Verwaltungsaufgaben, vor allem in der Dokumentation der Pflegeleistungen, effizienter und kostensparend bewältigen können. Der agorum-Partner OrgSoft hat sich darauf spezialisiert und betreut zahlreiche Pflegedienste bei der Digitalisierung. 

Dokumentenmanagement speziell für Sozialstationen und Pflegedienste

Das DMS agorum core ist hochkonfigurierbar und kann an die Anforderungen der Pflege- und Sozialstationen angepasst werden. Ein weiterer großer Vorteil ist die flexible Anbindung an die Branchensoftware, wie zum Beispiel snap von Euregon. Hier arbeiten die Hersteller Hand in Hand zusammen und können viele Referenzen aufweisen. Auszugsweise einige Beispiele von Dokumententypen der typischen Pflegeleistungen, die mit agorum core verwaltet werden können:
  • ALF
  • Anamneseblatt
  • Bericht
  • Bild
  • Biografie
  • Dokublatt-Beratung-IB
  • Ernährungsprotokoll
  • Genehmigung-Freiheitsentzug
  • Medikamentenbestellung
  • Medikamentenplan-Arzt
  • Harninkontintenzprotokoll
  • Hauswirtschaftliche Versorgung
  • Insulinanpassungsplan
  • Insulinprotokoll
  • Lagerungsprotokoll
  • Medikamentenprotokoll
  • Medikamentenprotokoll für Injektionen und Infusionen
  • Notiz
  • Pflegeeinstufung
  • Pflegeverlaufsbericht
  • Sonstige Dokumentation
  • Stammblatt
  • Sturzprotokoll
  • Überwachungsblatt
  • Verlegungsbericht
Scheidet ein Patient oder Mitarbeiter aus, kann die Akte im DMS einfach auf inaktiv gesetzt werden. Die Daten bleiben archiviert und können jederzeit wieder angezeigt werden. Die Arbeitszeit für das Aussortieren und Archivieren der Akten inaktiver Patienten und Mitarbeiter entfällt komplett. Die Erfassung der Dokumentationen für Fortbildungsstunden und Wiedervorlagetermine von befristeten Verträgen sowie Belehrungen und Betriebsarztuntersuchungen erfolgt über eine Eingabemaske bei der Ablage der Dokumente. Jeden Tag kann über das DMS eine Auswertung der fälligen Termine, aber auch der Fortbildungsstunden pro Mitarbeiter erstellt werden. Das Führen und Aktualisieren zusätzlicher Listen ist nicht mehr notwendig. Ein nicht zu unterschätzender Effekt ist der eingesparte Platz für Aktenordner und -mappen. Da alle Dokumente elektronisch gespeichert werden, können die Aktenschränke entsorgt oder für andere Dinge verwendet werden.

Die Funktionen und Vorteile im Überblick:

  • Universell nutzbar - unabhängig vom eingesetzten ERP-System
  • Datenschnittstelle zu ERP-System für Kunden- und Mitarbeiterdaten (z. B. Euregon)
  • Automatische Archivierung von Dokumenten. (z. B. Ausgangsrechnungen aus dem ERP-System oder die monatlichen Stundennachweise der Mitarbeiter)
  • Hohe Flexibilität in der Gestaltung der Ordnerstruktur (z. B. Mitarbeiterakte mit entsprechenden Unterordnern)
  • Automatische Anlage der Ordnerstrukturen mit Unterverzeichnissen
  • Automatische Berechnung von Wiedervorlageterminen
  • Wiedervorlageworkflows für terminabhängige Dokumente (z. B. für Betriebsarzt, Führerschein, Hygiene, Rot-Kreuz-Kurs, Arbeitsvertrag, Fortbildung mit Stundenerfassung und Auswertung)
  • Individuell anpassbare Suchfunktionen

Lassen Sie sich vom Branchenspezialist beraten:

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<![CDATA[Wie Sie mit einem DMS Geschäftsprozesse automatisieren]]> https://www.agorum.com/blog/wie-sie-mit-einem-dms-geschaeftsprozesse-automatisieren/ Wed, 30 Dec 2020 13:46:14 +0000 2020-12-30T13:46:14+01:00 Wie Sie mit einem DMS Geschäftsprozesse automatisieren]]> Wie Sie mit einem DMS Geschäftsprozesse automatisierenDer Einsatz von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) spart Zeit und Geld. Dass diese Aussage mehr ist als nur ein leeres Versprechen, möchten wir Ihnen in diesem Blogbeitrag zeigen. Geschäftsprozesse automatisieren heißt dabei nicht nur, schneller und kostengünstiger zu sein, sondern auch für den Menschen lästige Tätigkeiten dem DMS zu überlassen. Damit verschaffen Sie Ihren Kollegen mehr Raum für andere spannendere Tätigkeiten. Die dadurch gesteigerte Motivation sorgt zudem für eine höhere Produktivität in Ihrem Unternehmen. Die folgenden fünf Beispiele zeigen Ihnen, welche Prozesse Sie mit einem DMS intelligenter gestalten können.

1. Rechnungsdurchlauf

Unternehmen auf der ganzen Welt erhalten jeden Tag unzählige Rechnungen, die neben dem eigentlichen Rechnungsbetrag auch noch Bearbeitungskosten verursachen. Beides ist zwar letztendlich unvermeidbar, aber wieviel Sie sich die Bearbeitung kosten lassen, liegt in Ihrer Hand. Verabschieden Sie sich von der teuren manuellen Verarbeitung und automatisieren Sie diesen Prozess mit einem Dokumentenmanagement-System. Das wird nicht nur Ihre Kosten senken, sondern Ihnen auch den ewigen Dank Ihrer Mitarbeiter einbringen, die Sie damit für immer von dieser lästigen, zeitraubenden Aufgabe befreien.  Das DMS übernimmt die Erfassung der kompletten Rechnungsdaten und überprüft automatisch, ob alle Beträge rechnerisch in Ordnung sind. Ist der Rechnungssteller bereits bekannt, gleicht es sofort die Adressdaten, Steuernummern usw. mit den Stammdaten in der Datenbank ab. Liegt für die Rechnung eine übereinstimmende Bestellung vor, wäre sogar eine automatische sachliche Freigabe denkbar. Meist wird die Rechnung nach der automatischen Prüfung aber in einen Freigabeworkflow geleitet, der die Rechnung digital an alle Abteilungen und Mitarbeiter schickt, die für den Vorgang zuständig sind. Die Rechnung kann sofort am Monitor sachlich geprüft und freigegeben oder reklamiert werden. Es entstehen keine Verzögerungen durch die manuelle Weitergabe der Unterlagen, sodass Sie Skontofristen einhalten und Mahngebühren vermeiden. Übrigens auch dann, wenn die zuständige Person im Urlaub oder krank ist. Dann wird der Vorgang automatisch an eine Vertretung weitergeleitet.  Ist die Rechnung geprüft, können die Daten zum Beispiel an ein ERP-System weitergegeben werden. Manche Dokumentenmanagement-Systeme bieten auch die Möglichkeit, den einzelnen Rechnungspositionen die Kostenstellen zuzuweisen, bevor die Rechnung im ERP verbucht wird. Die digitalisierte Rechnung selbst kann automatisch revisionssicher im DMS archiviert werden. 

2. Posteingang

Die Vorteile der schnellen Verteilung durch digitalisierte Prozesse lassen sich nicht nur für Rechnungen nutzen. Der gesamte Posteingang kann mit einem DMS wesentlich effizienter gestaltet werden. Sie sparen sich die manuelle Verteilung komplett. Nachdem die Dokumente automatisch eingescannt und erfasst sind, werden sie elektronisch an die Empfänger geschickt. Dabei ist es egal, wo sich diese Personen gerade befinden; es reicht ein Smartphone, Tablet oder Notebook, um auf die Dokumente zuzugreifen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die Dokumente im DMS in elektronischen Akten abzulegen. Dokumente werden zum Beispiel direkt in einer Kundenakte abgelegt, sodass jeder berechtigte User, der mit dem Kunden zu tun hat, alle Unterlagen im Überblick hat. 

3. Urlaubsanträge

Wegen Ihrer Urlaubsanträge werden Sie sich nicht extra ein DMS anschaffen. Wenn Sie sich aber einmal überlegen, dass in vielen Unternehmen die Mitarbeiter von Pontius zu Pilatus rennen müssen, um alle Genehmigungen für ein paar Tage Urlaub einzuholen, dann könnte es doch ein lohnenswerter, weil zeitsparender Nebeneffekt sein. Im DMS lassen sich solche Urlaubsanträge mit einem einfachen Formular stellen. Hat der Mitarbeiter das Formular ausgefüllt, wird es elektronisch an alle Personen verschickt, die ihre Zustimmung erteilen müssen. Sind alle einverstanden, wird der Urlaub automatisch freigegeben und an die Personalabteilung übermittelt. 

4. Vertragsworkflow

Mit einem Vertragsworkflow können Sie Ihre Verträge effizienter verwalten. Aus den abgelegten Verträgen werden die erforderlichen Metadaten, wie z.B. Vertragsnummer, Laufzeit, Kündigungsfristen und Vertragspartner, automatisch im DMS erfasst. Anhand dieser Daten wird der Vertrag in der dazugehörigen elektronischen Akte abgelegt und der Abteilung zugewiesen, die den Vertrag bearbeitet. Das DMS überwacht die Verträge automatisch und  legt sie zu einem festgelegten Datum wieder zur Bearbeitung vor. Zum Beispiel einen Monat vor Ablauf der Kündigungsfrist, um zu überprüfen, ob der Vertrag verlängert oder fristgerecht gekündigt werden soll. Kündigen Sie einen Vertrag, wird er automatisch aus dem Vertragsworkflow entfernt und in ein Archiv verschoben. Verträge mit einem festen Ablaufdatum archiviert das DMS automatisch, nachdem der Termin abgelaufen ist. 

5. Aufgaben-Workflow

Dokumentenbasierte Aufgaben lassen sich in einem DMS bequem direkt am Dokument starten, ohne dass Sie dazu weiteren Aufwand betreiben müssen. Soll zum Beispiel ein Dokument bearbeitet oder freigegeben werden, können Sie mit einem Klick diese Aufgabe an eine Person oder eine Gruppe delegieren. Die Person, die die Aufgabe annimmt, sieht die Anweisungen und kann das zu bearbeitende Dokument direkt öffnen, bearbeiten und / oder weitergeben. Wird die Aufgabe nicht bis zu einem bestimmten Zeitpunkt bearbeitet, bekommt der Ersteller eine Mitteilung und kann entsprechend eingreifen.

FAZIT

Automatische Workflows / Prozesse steigern die Produktivität, senken Kosten und erhöhen die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.]]>
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<![CDATA[Das neue admin tool von agorum core]]> https://www.agorum.com/blog/das-neue-admin-tool-von-agorum-core/ Mon, 28 Dec 2020 14:59:01 +0000 2020-12-28T14:59:01+01:00 Das neue admin tool von agorum coreMit dem Release 9.5.0 wurde das admin tool von agorum core grundlegend überarbeitet. Das Werkzeug der Administratoren basiert jetzt auf dem UI-Framework „aguila“. Der Effekt: Es ist schnell.]]> Das neue admin tool von agorum coreMit dem Release 9.5.0 wurde das admin tool von agorum core grundlegend überarbeitet. Das Werkzeug der Administratoren basiert jetzt auf dem UI-Framework "aguila". Der Effekt: Es ist schnell. Die Technik dahinter ist State of the Art und sorgt dafür, dass Daten vorher nicht mehr kompiliert, sondern alle Informationen zur Laufzeit direkt angezeigt werden. Neben der Geschwindigkeit gibt es noch weitere Entwicklungen, kurz und knapp in diesem Beitrag beschrieben.

Das neue admin tool von agorum core

Die Werkzeuge für die Administration, wie zum Beispiel das Verwalten von Benutzern und Gruppen, die Rechtevergabe durch ACLs oder der Serverpapierkorb, wurden aus dem bisherigen Tool desk4web rausgelöst, verbessert und in das neue admin tool übernommen. Dort sorgt das zum Einsatz kommende Framework „aguila" jetzt unter anderem für schnellere Ladezeiten.
Administration im Turbomodus: Dank des neuen Frameworks ist das Verwalten deutlich effizienter, benutzerfreundlicher und liefert bessere Ergebnisse.

"Mein Highlight: der Serverpapierkorb"

Entwickler Jan Jäger agorum Software
Jan Joshua Jäger
"Unser großes Ziel bei der Restrukturierung war es, desk4web abzulösen und die wichtigsten Themen innerhalb der Administration neu zu bewerten. Genauso verhielt es sich mit dem Serverpapierkorb:  Wie wollen wir Gelöschtes finden können? Welche Fälle treten hier am häufigsten auf? Was war bisher zu aufwendig?"

Serverpapierkorb deluxe

1.) Benutzer

Benutzer
Ist der Benutzer bekannt, dann findet ein Admin dessen gelöschte Daten sehr schnell wieder. Auch wenn es 25.316 Anwender*innen gibt.  Oftmals kommt ja der Hilferuf direkt vom Anwender*in. Der Admin gibt einfach den Namen in die Suchmaske ein und sieht im Suchergebnis alles, was in diesem Falle von Caroline Schnell gelöscht wurde. Betrifft das mehrere Kollegen*innen, kann der Verteiler beliebig vergrößert werden. 

2.) Objektarten

"Diese Filterfunktion ist goldwert"
Der Admin kann mit der Filterfunktion sehr granular nach gelöschten Inhalten suchen: Welche bekannten Größen gibt es? Handelt es sich um eine PDF-Datei, Rechnung, E-Mail oder gleich um einen ganzen Ordner? Oder der Admin erhält die Anfrage, dass Daten zum "Arbeitskreis Digital" verschwunden sind. Dann hilft die Volltextsuche weiter. Die findet alles zu diesem Suchbegriff.  

3.) Löschdatum

"Seit letzter Woche fehlen die Protokolle"
Bei der Suche nach dem "verlorenen Schatz" existiert oft auch eine zeitliche Information. Auch hier kann über eine freie Eingabe gezielt innerhalb eines Zeitraums gefiltert werden. 

4.) Serverpapierkorb als Kontrollinstanz

Ein weiteres Beispiel: Ein Großteil unserer Kunden nutzt Workflows. Geht ein Poststück ein, wird es gescannt und folgt danach dem Workflowprozess. Ist der Scan zum Beispiel von schlechter Qualität oder beinhaltet nur eine leere Seite, wird das entsprechende Dokument vom Anwender gelöscht. Doch was, wenn der Anwender unsicher ist, ob es sich nicht doch um ein valides Dokument gehandelt hat, das versehentlich im Serverpapierkorb gelandet ist? Hier genügt ein Anruf beim Admin, der das überprüfen kann. Über die Funktion "Vorschau" kann er die Dokumente schnell sichten. So ist sichergestellt, dass kein Poststück versehentlich im Serverpapierkorb landet.

On top: Suchen und Finden

Die neue Suchfunktion erleichtert dem Admin die tägliche Arbeit. Beispielsweise, wenn ein Anwender sein Passwort vergisst oder die Personalabteilung eine Namensänderung wegen Heirat durchgibt. Dann kann der Admin über die Volltextsuche bequem nach dem Anwender*in suchen. In Sekundenschnelle wird ihm der Datensatz angezeigt. Dort nimmt er die Änderung direkt vor und muss sich nicht erst mühselig durch eine Baumstruktur klicken. Auch wenn Einstellungen in der MetaDB vorgenommen werden müssen, ist die neue und vor allem schnelle Suchfunktion sehr hilfreich.

FAZIT

Das Administrationstool ab Release 9.5.0 unterstützt die Administratoren bestmöglich im Tagesgeschäft. Alle Suchfilter in Kombination führen zu schnellen und vor allem gezielten Suchergebnissen. Das spart enorm viel Zeit. Das Dashboard besitzt jetzt nicht nur eine neue, moderne Oberfläche, sondern sticht vor allem durch das neue Framework "aguila" und durch schnelle Ladezeiten hervor.

Die Dokumentation hilft Schritt für Schritt

Administratoren finden alle Informationen zum Nachlesen in der Dokumentation. Benutzer anlegen, Gruppen verwalten, alles über ACLs und natürlich auch zum Serverpapierkorb.

Wie immer gilt: vor dem Update testen

Das Update auf Release 9.5.0 lohnt sich! Besonders die Systemadministratoren werden ihre wahre Freude haben. Wie bei allen Updates legen wir Ihnen ans Herz, diese vorher in einer produktivnahen Testumgebung zu installieren und auszuprobieren. Lesen Sie hierzu das Interview mit Jeanette Süßer sowie die Empfehlungen von Oliver Schulze zum Thema Backup.

Live erleben: das admin tool

Vor allem für Kunden, die ältere Releases im Einsatz haben, bietet die neue Oberfläche viele Neuerungen. Oder sind Sie Interessent und womöglich noch auf der Suche nach einem ECM/DMS-System? Prima! Im Rahmen einer Online-Demo laden wir Sie herzlich dazu ein, agorum core kennenzulernen.]]>
https://www.agorum.com/blog/das-neue-admin-tool-von-agorum-core/