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Versionierung von Dokumenten im DMS agorum core

Versionierung von Dokumenten im DMS agorum core

Versionierung von Dokumenten: eine hilfreiche Funktion des DMS agorum core. Immer dann, wenn mehrere Anwender an einem Dokument arbeiten, ist es Gold wert, wenn auf Historien zurückgegriffen werden kann. Schriftverkehr, Verträge, Manuskripte usw. können dadurch lückenlos nachvollzogen werden. Wie genau das geht, beschreiben wir in diesem Beitrag.

Versionierung von Dokumenten

Die Exceltabelle mit der gesamten Jahresauswertung, das Vertragswerk für den Mandanten oder das Manuskript für den Quartalsbericht – alles Dokumente, an denen oft mehrere Anwender gemeinsam arbeiten. Die Vorstellung, dass so ein Dokument versehentlich gelöscht, die Datei beschädigt oder von einem Trojaner verschlüsselt wird, ist äußerst unangenehm.

Dieses Worst-Case-Szenario gibt es nicht, wenn die Dokumente innerhalb des DMS agorum core verarbeitet werden und ein valides Backup vorhanden ist. Wichtig in diesem Zusammenhang sind auch regelmäßige Updates. Lesen Sie dazu auch unseren Best Practice Beitrag.

Deshalb lautet die Lösung: Versionierung von Dokumenten.

Full Service vom DMS agorum core

Die Versionierung von Dokumenten ist im DMS agorum core serienmäßig sowohl in der open- als auch in der pro-Version. Anwender können also jederzeit auf ein zurückliegendes Dokument zurückgreifen.

Zeitpunkt der Versionierung

Dokumente werden versioniert, sobald sich der Inhalt oder die Metadaten ändern, etwa, weil ein anderer Benutzer das Dokument bearbeitet hat oder eine bestimmte Zeit seit der letzten Änderung verstrichen ist. In den Standardeinstellungen beträgt diese Zeit 1 Minute. Diese Einstellungen können vom Administrator in der MetaDb vorgenommen werden.

Anzahl Versionierungen

Grundsätzlich können unendlich viele Versionen eines Dokuments gespeichert werden, und Anwender können ganz transparent einsehen, wer wann welches Dokument bearbeitet hat. Tritt der Fall ein, dass auf eine ältere Version zurückgegriffen werden muss, ist das gar kein Problem.

Die Anzahl, wie viele Historien eines Dokuments angelegt werden, wird vom Administrator eingestellt und kann bei ihm erfragt werden. Der Hintergrund: Das Speichern von Versionen hat Auswirkungen auf die Speicherressourcen. Grundsätzlich empfehlen wir mit der Einführung eines DMS das Thema Datenmanagement und Storage sinnvoll zu organisieren.

Technisches für den Administrator

Der Administrator stellt die Weichen: Er setzt in den Einstellungen der MetaDb die entsprechenden Häkchen. Die passende Dokumentation dazu finden Sie hier. Ein wichtiges Thema in diesem Zusammenhang ist das Storage-Konzept: Da im DMS-Archiv alle Daten gespeichert werden, ist deren Wachstum exponentiell und kann entsprechend Auswirkungen auf die Performance haben. Ausführlich haben wir das in diesem Blogbeitrag beschrieben.

Lernen Sie das DMS agorum core kennen

Sie sind herzlich eingeladen, das DMS agorum core in einer Online-Demo kennenzulernen. Unsere Experten zeigen Ihnen live, welche Vorteile die Versionierung von Dokumenten hat und auch gerne weitere Themen, die über das DMS abgebildet werden können. Wir freuen uns über Ihre Anfrage. Hier.

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