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agorum® Software GmbH
Digitalisierungsberatung Vergabestellen
beratung@agorum.com
+49 711 358 718-20
Digitalisierungsmöglichkeiten für Vergabestellen KI, DMS und Analytics optimal einsetzen
Beratungstermin vereinbaren!Konkrete Einsparpotenziale – Beispielrechnungen
Rechenbeispiele auf Basis typischer Kennzahlen von Vergabestellen. Passe sie an deine Situation an.
Vergabestellen stehen vor enormen Herausforderungen
Die öffentliche Auftragsvergabe ist geprägt von komplexen rechtlichen Anforderungen, steigendem Vergabevolumen und dem Druck zur Digitalisierung. EU-Vergaberichtlinien, nationale Vergabegesetze und die Forderung nach Transparenz erfordern durchgängig digitale Prozesse. agorum® bietet mit ALBERT | AI, agorum core und NORA | 360° ein modulares DIGITAL TOOLKIT, das speziell auf die Bedürfnisse von Vergabestellen zugeschnitten ist. Damit automatisierst du Vergabeverfahren von der Bekanntmachung bis zum Zuschlag, erfüllst alle rechtlichen Vorgaben und schaffst maximale Transparenz für alle Beteiligten. Im Folgenden zeigen wir dir konkrete Anwendungsfälle und Kombinationsmöglichkeiten.
ALBERT | AI KI, die Vergabeverfahren intelligent steuert & Compliance sichert
ALBERT | AI arbeitet eigenständig und verbindet sich bei Bedarf mit E-Vergabeplattformen, DMS & Fachanwendungen. KI-Agenten prüfen Angebote, überwachen Fristen und unterstützen bei der Vergabeentscheidung.
Weitere Informationen zu ALBERT | AI
Intelligente Angebotsauswertung: Vergleiche automatisch durchführen
- KI extrahiert automatisch Preise, Leistungspositionen und Eignungsnachweise aus eingereichten Angeboten.
- Automatischer Vergleich mit Leistungsverzeichnis und Bewertung nach vordefinierten Kriterien.
- Plausibilitätsprüfung und Identifikation ungewöhnlich niedriger Angebote.
Ziel: Vergabeverfahren beschleunigen, Fehlerquote minimieren, objektive Bewertung sicherstellen.
Compliance-Prüfung & Rechtssicherheit
- ALBERT prüft Vergabeunterlagen auf Vollständigkeit und Konformität mit GWB, VgV, UVgO und VOB/A.
- Automatische Überwachung von Fristen für Veröffentlichung, Angebotsabgabe und Bindefristen.
- KI-gestützte Prüfung von Eignungsnachweisen und Ausschlussgründen.
Ziel: Rechtssicherheit gewährleisten, Vergaberügen vermeiden, Verfahrensfehler ausschließen.
agorum core Das DMS als digitale Vergabeplattform: revisionssicher, transparent, effizient
Zentrale Verwaltung aller Vergabeunterlagen, revisionssichere Archivierung, Workflows und vollständige Verfahrensdokumentation. On-Premise oder Cloud.
Weitere Informationen zu agorum core
Digitale Vergabeakte & Verfahrensverwaltung
- Strukturierte Ablage aller Vergabeunterlagen in digitalen Vergabeakten mit automatischer Versionierung.
- Sichere Bieterkommunikation über verschlüsselte Kanäle mit Nachweisprotokoll.
- Integration mit TED, BKMS und nationalen Vergabeplattformen für durchgängige Prozesse.
Ziel: Transparenz erhöhen, Zugriffszeiten minimieren, Verfahrenssicherheit gewährleisten.
Workflow-Management & Freigabeprozesse
- Vollautomatische Steuerung des Vergabeworkflows von der Bedarfsmeldung bis zum Vertragsabschluss.
- Mehrstufige Freigabeprozesse mit automatischer Eskalation bei Fristüberschreitung.
- Unterstützung von XVergabe-Standard für elektronischen Datenaustausch.
Ziel: Durchlaufzeiten verkürzen, Prozesssicherheit erhöhen, Nachvollziehbarkeit sicherstellen.
ALBERT | AI & agorum core Intelligente Dokumentenverarbeitung mit KI-Power
ALBERT arbeitet direkt auf agorum core: klassifiziert Vergabeunterlagen, extrahiert Angebotsdaten, beantwortet Bieterfragen – alles im Rahmen des Vergaberechts.
Bieterkommunikation → KI-Assistent → automatische Antworten
- Bieteranfragen werden automatisch kategorisiert und an zuständige Sachbearbeiter weitergeleitet.
- ALBERT beantwortet Standardfragen zu Fristen, Unterlagen und Verfahrensstand automatisch.
- Automatische Erstellung von Bieterfragen-Protokollen und Versand an alle Teilnehmer.
Ziel: Gleichbehandlung sicherstellen, Antwortzeiten verkürzen, Mitarbeiter entlasten.
Vergabedokumentation & Nachprüfverfahren
- ALBERT erstellt automatisch vollständige Vergabevermerke mit allen relevanten Entscheidungen.
- Lückenlose Dokumentation aller Verfahrensschritte für Nachprüfverfahren und Audits.
- Automatische Archivierung gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.
Ziel: Rechtssicherheit im Nachprüfverfahren, Audit-Compliance, transparente Dokumentation.
NORA | 360° 360° Vernetzung aller Vergabeakteure & Prozesse
NORA | 360° verknüpft Bedarfsträger, Bieter, Vergabestelle und Prüfinstanzen zu einem transparenten Vergabe-Ökosystem.
Weitere Informationen zu NORA | 360°
Bieter-Ökosystem intelligent vernetzen
- Verknüpfung von Bietern mit allen relevanten Objekten: Angebote, Nachweise, Referenzen, Verträge.
- Mehrfachrollen abbilden: Bieter als Hauptauftragnehmer, Nachunternehmer oder Bietergemeinschaft.
- Vorgangsmanagement mit hierarchischen Aufgaben für komplexe Vergabeverfahren.
- Automatische Zuordnung von Dokumenten zu Verfahren, Bietern und Losen.
Ziel: 360°-Bietersicht, faire Bewertung, effiziente Vergabeprozesse.
Vergabecontrolling & Analytics
- Auswertung von Vergabestatistiken: Verfahrensarten, Auftragsvolumen, Bieterbeteiligung.
- Process Mining zur Identifikation von Prozessengpässen und Optimierungspotenzialen.
- Prognosen für Vergabevolumen und Ressourcenbedarf basierend auf historischen Daten.
- Dashboards für Führungskräfte mit Echtzeitüberblick über laufende Verfahren.
Ziel: Transparente Vergabesteuerung, datenbasierte Entscheidungen, kontinuierliche Prozessverbesserung.
Datenschutz & IT-Sicherheit nach BSI-Standards
Sicherheit & Compliance
- BSI-konforme Sicherheitsarchitektur für sensible Vergabedaten.
- Mehrmandantenfähigkeit mit strikter Datentrennung zwischen Verfahren.
- Verschlüsselte Kommunikation und qualifizierte elektronische Signaturen.
- DSGVO-konforme Verarbeitung von Bieterdaten mit automatischer Löschung.
Wie läuft ein agorum® Projekt ab?
Gemeinsam starten wir mit einer kurzen Analyse, in der wir deine Vergabeprozesse, Systeme und rechtlichen Anforderungen klären. Im anschließenden Workshop schnüren wir dein persönliches DIGITAL TOOLKIT, priorisieren Use Cases und legen Schnittstellen zu E-Vergabeplattformen fest. Danach setzen wir dein Projekt iterativ um – in kompakten Sprints, bei denen du nach jedem Schritt Feedback gibst und sofort Ergebnisse siehst. Abschließend migrieren wir deine Altverfahren, schulen dein Team und begleiten dich beim Go-live sowie in der Hypercare-Phase. Alle Details findest du im ausführlichen Beitrag zum agorum® Projektablauf.
Lass uns deine Digitalisierungspotenziale live durchrechnen
In 30 Minuten zeigen wir dir deine schnellsten Hebel – von der Angebotsauswertung bis zur automatischen Vergabedokumentation. Individuell für deine Vergabestelle.
