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agorum® Software GmbH
Digtialisierungsberatung
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Digitalisierungsmöglichkeiten für Tagungshotels und Kongresszentren KI, DMS und Analytics optimal einsetzen
Beratungstermin vereinbaren!Konkrete Einsparpotenziale – Beispielrechnungen
Rechenbeispiele auf Basis typischer Kennzahlen von Tagungshotels und Kongresszentren. Passe sie an deine Situation an.
Tagungshotels und Kongresszentren im digitalen Wandel
Die MICE-Branche (Meetings, Incentives, Conventions, Events) steht vor enormen Herausforderungen: Hybride Veranstaltungsformate, gestiegene Kundenerwartungen an Technologie und Service sowie der Druck zur Effizienzsteigerung prägen den Markt. Gleichzeitig erfordern komplexe Eventplanungen, vielfältige Stakeholder-Beziehungen und die Koordination zahlreicher Dienstleister neue digitale Lösungen. agorum® bietet mit ALBERT | AI, agorum core und NORA | 360° ein modulares DIGITAL TOOLKIT, das speziell auf die Bedürfnisse von Tagungshotels und Kongresszentren zugeschnitten ist. Damit automatisierst du Prozesse von der Anfrage bis zur Nachbereitung, optimierst die Ressourcenplanung und schaffst unvergessliche Veranstaltungserlebnisse. Im Folgenden zeigen wir dir konkrete Anwendungsfälle und Kombinationsmöglichkeiten.
ALBERT | AI KI, die Eventplanung revolutioniert & Buchungsprozesse automatisiert
ALBERT | AI arbeitet eigenständig und verbindet sich bei Bedarf mit PMS, CRM, Buchungssystemen & Event-Management-Tools. KI-Agenten optimieren Raumauslastung, automatisieren Angebotserstellung und unterstützen bei der Eventplanung.
Weitere Informationen zu ALBERT | AI
Intelligente Raumbuchung & Kapazitätsoptimierung
- KI analysiert Buchungsanfragen und schlägt automatisch optimale Raumkombinationen vor.
- Dynamische Preisgestaltung basierend auf Nachfrage, Saison und Veranstaltungstyp.
- Automatische Konflikterkennung bei Mehrfachbuchungen und intelligente Alternativvorschläge.
Ziel: Maximale Raumauslastung, höhere Umsätze, zufriedene Veranstalter.
Automatisierte Angebotserstellung & Eventkonfiguration
- ALBERT erstellt maßgeschneiderte Angebote basierend auf Veranstaltungstyp, Teilnehmerzahl und Budget.
- Intelligente Paketvorschläge inklusive Catering, Technik und Zusatzleistungen.
- Automatisches Nachfassen bei offenen Angeboten mit personalisierten Follow-ups.
Ziel: Schnellere Angebotszeiten, höhere Konversionsraten, professioneller Auftritt.
agorum core Das DMS als digitale Veranstaltungszentrale: strukturiert, vernetzt, skalierbar
Zentrale Verwaltung aller Event- & Gästedokumente, revisionssichere Archivierung, Workflows und leistungsstarke Suche. On-Premise oder Cloud.
Weitere Informationen zu agorum core
Digitales Gästemanagement & Check-In Prozesse
- Volldigitale Teilnehmerregistrierung mit automatischer Datensynchronisation zu allen Systemen.
- Self-Service Check-In per QR-Code oder App für schnellere Abwicklung.
- Automatische Badge-Erstellung und digitale Teilnehmerlisten in Echtzeit.
Ziel: Warteschlangen vermeiden, Gästeerlebnis verbessern, Personalaufwand reduzieren.
Vertragsmanagement & Lieferantenkoordination
- Zentrale Verwaltung aller Veranstaltungsverträge, Dienstleistervereinbarungen und Rahmenverträge.
- Automatische Überwachung von Fristen, Kündigungen und Verlängerungen.
- Workflow-gesteuerte Freigabeprozesse für Vertragsänderungen und Zusatzleistungen.
Ziel: Rechtssicherheit gewährleisten, Kosten kontrollieren, Lieferantenbeziehungen optimieren.
ALBERT | AI & agorum core Intelligente Dokumentenverarbeitung mit KI-Power
ALBERT arbeitet direkt auf agorum core: klassifiziert Eventdokumente, extrahiert Teilnehmerdaten, beantwortet Veranstalteranfragen – alles im Rahmen deines Berechtigungsmodells.
Von der Anfrage zum fertigen Eventkonzept
- E-Mails und Anfragen werden automatisch analysiert und kategorisiert nach Veranstaltungstyp.
- ALBERT extrahiert alle relevanten Daten (Datum, Teilnehmerzahl, Budget, Anforderungen) und erstellt einen Eventvorschlag.
- Automatische Erstellung von Raumkonzepten, Technikplänen und Catering-Arrangements.
Ziel: Reaktionszeiten verkürzen, Planungsqualität steigern, Wettbewerbsvorteile sichern.
Feedbackmanagement & Qualitätssicherung
- ALBERT analysiert Teilnehmerfeedback und identifiziert Verbesserungspotenziale.
- Automatische Sentiment-Analyse von Bewertungen und Social Media Mentions.
- Proaktive Maßnahmenvorschläge bei kritischen Rückmeldungen.
Ziel: Servicequalität kontinuierlich verbessern, Reputation stärken, Stammkunden gewinnen.
NORA | 360° 360° Vernetzung aller Eventbeteiligten & Prozesse
NORA | 360° verknüpft Veranstalter, Dienstleister, Technikteams und interne Abteilungen zu einem intelligenten Event-Ökosystem.
Weitere Informationen zu NORA | 360°
Event-Ökosystem intelligent orchestrieren
- Verknüpfung von Events mit allen relevanten Objekten: Räume, Technik, Catering, Personal, Dienstleister.
- Mehrfachrollen abbilden: Kunde als Veranstalter, Teilnehmer und Partner.
- Vorgangsmanagement mit hierarchischen Aufgaben für komplexe Großveranstaltungen.
- Automatische Zuordnung von Dokumenten zu Events, Teilnehmern und Aufgaben.
Ziel: 360°-Eventübersicht, perfekte Koordination, reibungslose Abläufe.
Multi-Stakeholder-Koordination als Erfolgsfaktor
- Verknüpfung von internen Teams (Bankett, Technik, Housekeeping) mit externen Partnern.
- Flexible Zuordnung von Dienstleistern zu verschiedenen Events und Locations.
- Prozesse wie Eventaufbau oder Technikinstallation mit allen Beteiligten vernetzen.
- Aufgaben-Kaskaden: Hauptaufgabe "Kongressvorbereitung" mit Unteraufgaben für Raumsetup, Technikcheck, Catering-Bereitstellung.
Ziel: Transparente Eventsteuerung, optimierte Ressourcenplanung, exzellente Durchführung.
Datenschutz & IT-Sicherheit nach Hotelstandards
Sicherheit & Compliance
- DSGVO-konforme Verarbeitung von Gäste- und Teilnehmerdaten.
- Verschlüsselte Datenübertragung und mehrstufige Authentifizierung.
- Vollständige Audit-Trails für Compliance-Nachweise und Qualitätsmanagement.
Wie läuft ein agorum® Projekt ab?
Gemeinsam starten wir mit einer kurzen Analyse, in der wir deine Eventprozesse, Systeme und spezifischen Anforderungen klären. Im anschließenden Workshop schnüren wir dein persönliches DIGITAL TOOLKIT, priorisieren Use Cases und legen Schnittstellen zu PMS, Buchungssystemen und Event-Tools fest. Danach setzen wir dein Projekt iterativ um – in kompakten Sprints, bei denen du nach jedem Schritt Feedback gibst und sofort Ergebnisse siehst. Abschließend migrieren wir deine Daten, schulen dein Team und begleiten dich beim Go-live sowie in der Hypercare-Phase. Alle Details findest du im ausführlichen Beitrag zum agorum® Projektablauf.
Lass uns deine Digitalisierungspotenziale live durchrechnen
In 30 Minuten zeigen wir dir deine schnellsten Hebel – von automatisierter Raumbuchung bis zur intelligenten Eventplanung. Individuell für dein Tagungshotel oder Kongresszentrum.
