Digitalisierung mit KI für Pflege-und Seniorenheime KI, DMS und Analytics optimal einsetzen

Einsparungspotential
Beispielrechnungen

Künstliche Intelligenz
ALBERT | AI

DMS/ECM-Fundament
agorum core

Analytics & Process Mining
NORA | 360°

ALBERT | AI + agorum core

Business‑Impact Konkrete Einsparpotenziale – Beispielrechnungen

Rechenbeispiele auf Basis typischer Pflegeheim‑Kennzahlen. Passe sie an deine Situation an.

Rechnungseingang

1.500 Rechnungen/Jahr × 6 Min Ersparnis = 150 Std/Jahr.

Bei 30 €/Std ≈ 4.500 € reiner Bearbeitungsaufwand – Skonto‑ & Mahnkosten‑Effekte noch nicht eingerechnet.
Dokumentsuche

50 Mitarbeitende sparen im Schnitt 15 Min/Tag durch zentrale Suche & KI‑Antworten.

≈ 12,5 Std/Tag ~ 82.500 €/Jahr bzw. ~2.750 Std/Jahr (bei 220 AT) – Potenzial für Bewohnernähe statt Büroarbeit.
Dienstplanung

10 kurzfristige Ausfälle/Monat × 1,5 Std Disposition = 15 Std/Monat = 450 €/Monat.

KI‑gestützte Vertretung & Forecasts halbieren den Aufwand ⇒ ~90 Std/Jahr frei – plus weniger Überstunden/Leiharbeit.

Pflegeheime stehen vor besonderen Herausforderungen

Eine Flut von Dokumenten, strenge Datenschutz- und Compliance-Anforderungen sowie der Druck, trotz Fachkräftemangel effizient zu arbeiten. Digitale Lösungen können hier Abhilfe schaffen. agorum® bietet mit ALBERT | AI, agorum core und NORA | 360° ein flexibles Lösungspaket, das speziell auf die Bedürfnisse von Pflegeeinrichtungen zugeschnitten ist. Damit automatisierst du Prozesse, reduzierst Papieraufwand und erfüllst alle gesetzlichen Vorgaben für schnelle, sichere und effiziente Abläufe in deinem Pflegeheim. Im Folgenden zeigen wir dir, wie KI, Dokumentenmanagement und Analytics zusammenwirken und welche Kombinationsmöglichkeiten es gibt.

ALBERT | AI – Standalone KI, die Personaleinsatz & Routinearbeiten spürbar verschlankt

ALBERT | AI arbeitet eigenständig und verbindet sich bei Bedarf mit ERP/HR, CRM, DMS & weiteren Tools. KI‑Agenten beantworten Fragen, prüfen Inhalte und stoßen automatisch Aktionen an.

Weitere Informationen zu ALBERT | AI

KI-Dienstplanung im Pflegeheim: Ausfälle automatisch abdecken

KI prognostiziert Unterdeckungen (z. B. Ausfälle, Belegungsschwankungen) und schlägt Diensttausche vor.
Automatisierte Anfragen an Springerpool/Teilzeitkräfte, inklusive Priorität und Qualifikationsabgleich.
Beispielrechnung: 10 ungeplante Ausfälle/Monat × 1,5 h Dispo‑Aufwand = 15 h/Monat – KI reduziert dies drastisch.

Ziel: Überstunden & Zeitarbeit senken, Belegung stabil absichern.

Dokumenten‑QA & Compliance‑Check

ALBERT prüft Pflege‑ & Betreuungsdokumentation auf Vollständigkeit, Fristen & Plausibilitäten.
Automatische Zusammenfassungen für MD‑Prüfungen inkl. Risikohinweisen und To‑do‑Listen.
Antworten in natürlicher Sprache: "Zeig mir fehlende Unterschriften in den Pflegeaufnahmen der letzten 14 Tage."

Ziel: MD‑Prüfungen souverän bestehen, Rückfragen minimieren.

agorum core – Standalone Das DMS als stabile Basis: sicher, revisionsfest, integrierbar

Zentrale Bewohner‑ & Unternehmensdokumente, GoBD‑Archiv, Versionen, Workflows und eine leistungsstarke Suche. On‑Prem oder Cloud.

Weitere Informationen zu agorum core

Digitaler Rechnungseingang & E‑Rechnung

Automatisches Erfassen, Prüfen, Freigeben und revisionssicheres Archivieren von Eingangsrechnungen.
Unterstützung von XRechnung & ZUGFeRD – Vorbereitung auf E‑Rechnungspflicht inklusive.
Beispielrechnung: 1.500 Rechnungen/Jahr × 6 Min Ersparnis = ~150 Std/Jahr weniger Aufwand. Ersparnis: ~4.500 €/Jahr

Ziel: Durchlaufzeiten verkürzen, Skonti sichern, Transparenz erhöhen.

Bewohnerakte & Zugriffssicherheit

Zentrale, revisionssichere Akte mit Versionen, Protokollen und Rechtskonformität.
Granulare Rechte (Rollen, Teams, Standorte) via AD/LDAP & 2FA absichern.
Such‑Turbo: Volltext + Metadaten – Dokumente in Sekunden statt Minuten finden.

Ziel: Datenschutz sicherstellen, Zeitverluste durch Suchen vermeiden.

Kombi: ALBERT | AI + agorum core Automatisierte Akten & Antworten aus deinen Dokumenten

ALBERT arbeitet direkt auf agorum core: klassifiziert Eingänge, befüllt Workflows, beantwortet Fachfragen – im Rahmen deines Berechtigungsmodells.

Posteingang → Bewohnerakte → Workflow

E‑Mails, Scans & Formulare werden automatisch erkannt, verschlagwortet und der richtigen Bewohnerakte zugeordnet.
ALBERT extrahiert relevante Daten (z. B. Kostenträger, Pflegegrad, Fristen) und startet passende Workflows.
Transparente Bearbeitung – jeder Schritt ist nachvollziehbar & auditierbar.

Ziel: Medienbrüche eliminieren, First‑Pass‑Rate erhöhen.

MD‑Prüfungsvorbereitung per Knopfdruck

ALBERT erstellt Checklisten & Zusammenfassungen zu Bewohnerfällen aus allen relevanten Dokumenten.
Hinweise auf fehlende Einträge, Unterschriften oder veraltete Assessments – inklusive Aufgabenlisten.
Export als Prüfmappe – strukturiert und vollständig.

Ziel: Vorbereitungszeit stark reduzieren, Rückfragen minimieren.

Kombi: agorum core + NORA | 360° Beziehungen vernetzen, Prozesse orchestrieren & Transparenz schaffen

NORA | 360° verknüpft alle Akteure, Vorgänge & Objekte im Pflegeheim zu einem intelligenten Gesamtsystem.

Weitere Informationen zu NORA | 360°

Bewohner-Ökosystem intelligent vernetzen

Bewohner mit allen Beteiligten verknüpfen: Angehörige, Ärzte, Pfleger, Therapeuten, Betreuer
Mehrfachrollen abbilden: Angehöriger als Betreuer & Kostenträger, Pflegekraft als Bezugsperson & Wundmanager
Vorgänge & Aufgaben hierarchisch strukturieren mit beliebigen Unteraufgaben
Dokumente automatisch den richtigen Personen & Prozessen zuordnen

Ziel: 360°-Blick auf jeden Bewohner, lückenlose Vernetzung aller Beteiligten.

Stations-Management als vernetzte Einheit

Objekte wie Zimmer, Betten, Geräte mit Bewohnern & Personal verknüpfen
Mitarbeiter stationsübergreifend einsetzen – Springer, Vertretungen, Fachkräfte flexibel zuordnen
Prozesse wie Visiten, Übergaben oder MDK-Prüfungen mit allen Beteiligten vernetzen
Aufgaben-Kaskaden erstellen: Hauptaufgabe "Wundversorgung" mit Unteraufgaben für Material, Arzt, Dokumentation

Ziel: Transparente Steuerung durch intelligente Beziehungs-Verknüpfungen.

Datenschutz ernst genommen – by Design

Berechtigungen & Audit

Feingranulare Rollen & Gruppen, Standort‑ und Team‑Sichten.
Vollständige Nachvollziehbarkeit durch Protokolle & Versionen.
Zwei‑Faktor‑Authentisierung und Single‑Sign‑On.

Revisionssichere Ablage

Unveränderbare Archivbereiche, Aufbewahrungsregeln & Sperrfristen.
Vorlagen, Metadaten & Pflichtfelder für strukturierte Akten.
Exports als Prüf‑/Fallmappe auf Knopfdruck.

Wie läuft ein agorum® Projekt ab?

Gemeinsam starten wir mit einer kurzen Analyse, in der wir deine Ziele, Datenquellen und Compliance-Vorgaben klären. Im anschließenden Workshop schnüren wir dein persönliches DIGITAL TOOLKIT, priorisieren Use Cases und legen Rollen fest. Danach setzen wir dein Projekt iterativ um – in kompakten Sprints, bei denen du nach jedem Schritt Feedback gibst und sofort Ergebnisse siehst. Abschließend migrieren wir deine Daten, schulen dein Team und begleiten dich beim Go-live sowie in der Hypercare-Phase. Alle Details findest du im ausführlichen Beitrag zum agorum® Projektablauf.