IT-Compliance im Unternehmen: Datenschutz & Rechtssicherheit mit System

Rechtliche Vorgaben gibt es viele – aber welche sind für dein Unternehmen relevant? Und wie lässt sich ihre Umsetzung durch den gezielten Einsatz von Software vereinfachen?

DSGVO, GoBD, ISO 9001 – sobald es um Datenschutz und Rechtssicherheit in Unternehmen geht, reiht sich eine Abkürzung an die nächste. Mit ihnen taucht oft auch der Begriff IT-Compliance auf. Kein Wunder, dass man schnell den Überblick verliert.

Die Herausforderung: Viele Unternehmen wissen mal mehr, mal weniger genau, was sich hinter diesen Begriffen verbirgt – doch eines steht fest: IT-Compliance ist ein komplexes Thema, das jedes Unternehmen betreffen kann. Wer hier den Durchblick hat, kann Prozesse effizient und rechtskonform gestalten.

Der Begriff Compliance bedeutet so viel wie „Beachtung“ oder „Befolgung“ und beschreibt die Einhaltung von Gesetzen, Regeln und Normen. Im IT-Bereich bezieht sich Compliance insbesondere auf Datenschutz und Informationssicherheit – eine gesetzliche Pflicht für Unternehmen aller Branchen, von Mittelständlern über öffentliche Verwaltungen bis hin zu Verbänden und Stiftungen.

Unternehmen sind dazu verpflichtet, gesetzliche Regelungen beim Management ihrer Daten einzuhalten. Verstöße gegen Datenschutzvorschriften können nicht nur interne Probleme und Reputationsverluste verursachen, sondern auch strafrechtliche Konsequenzen und hohe Bußgelder nach sich ziehen.

Daher ist es unerlässlich, einen klaren Katalog an internen Regeln, Maßnahmen und Richtlinien festzulegen – auch bekannt als Compliance Management. Diese Vorschriften sind Teil der Corporate Governance und definieren, wie Mitarbeiter mit Daten umgehen müssen. Unterstützung bietet hier ein Datenschutzbeauftragter, der entweder aus dem eigenen Unternehmen kommt oder extern beauftragt wird.

Da manuelle Prozesse fehleranfällig sind, empfiehlt sich eine digitale Lösung zur Einhaltung der IT-Compliance: ein Compliance Management System (CMS). Es automatisiert Datenschutz, Dokumentation und Sicherheitsmaßnahmen – für eine effiziente, rechtskonforme und fehlerfreie Umsetzung aller Vorschriften.

Mit agorum core pro setzt du auf eine Softwarelösung, die alle Compliance-Anforderungen automatisch erfüllt. Das System wird regelmäßig geprüft und abgenommen – die Bescheinigung des Wirtschaftsprüfers für die Version 9.0 bestätigt die volle IT-Compliance.

• Automatisierte Verfahrensdokumentation – alle Prozesse digital und nachvollziehbar
• Flexibel anpassbar – individuelle Konfiguration nach deinen Anforderungen
• Maximale Sicherheit – regelmäßige Prüfung durch Wirtschaftsprüfer
• Effiziente Prozesse – keine Papierstapel, kein Aktenchaos, kein Dokumentenverlust

Durch die Digitalisierung aller Compliance-Dokumente kannst du schnell und einfach auf alle Informationen zugreifen, ohne zeitaufwendige Suchen in Aktenschränken oder Archiven. Das spart Zeit, reduziert Fehler und steigert die Effizienz in deinem Unternehmen erheblich.

Wichtig: Bei der Digitalisierung analoger Belege sollte zusätzlich ein Wirtschaftsprüfer die Prozesse überprüfen, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Eine abgenommene Softwarelösung allein genügt nicht!

IT-Compliance bedeutet mehr als nur Datenschutz – es geht um nachvollziehbare, automatisierte Prozesse, die Sicherheit und Effizienz gewährleisten. Das beginnt bei einer klaren Berechtigungsstruktur und endet bei einer revisionssicheren Dokumentenablage. Eine smarte Softwarelösung wie agorum core stellt sicher, dass Informationen genau dann verfügbar sind, wenn sie benötigt werden, Fristen automatisch eingehalten werden und Prozesse rechtskonform ablaufen.

Mit dynamischen Benachrichtigungen erinnert das System an ablaufende Fristen, Rechnungspositionen werden automatisch ins passende Projekt gebucht, und die gesetzlichen Vorgaben werden quasi nebenbei erfüllt. Schon in der Standardversion bietet agorum core Module für revisionssichere Archivierung, Datenschutz und rechtssichere Datenverwaltung – und macht so IT-Compliance einfach umsetzbar.

Die DSGVO hat für viel Aufsehen gesorgt – und auch wenn sie mittlerweile in Unternehmen angekommen ist, bleibt die Umsetzung oft eine Herausforderung. Dabei steht vor allem der Mensch im Mittelpunkt: Mitarbeiter, Kunden und Partner müssen darauf vertrauen können, dass ihre personenbezogenen Daten sicher verarbeitet werden.

Die DSGVO gewährt dabei verschiedene Rechte, darunter:

• Recht auf Information und Auskunft (Art. 13–15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung & Einschränkung der Verarbeitung (Art. 17–18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Grundsätze der Integrität, Vertraulichkeit & Datenminimierung (Art. 5 DSGVO)

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, sollten Unternehmen genau dokumentieren, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, zu welchem Zweck, woher sie stammen und wer darauf zugreift.

Mitarbeiterdaten wie Lebensläufe, Sozialversicherungsunterlagen oder Gehaltsbescheinigungen müssen sicher und DSGVO-konform verwaltet werden. Digitale Personalakten in agorum core ermöglichen:

• Sichere Ablage & Zugriffskontrolle
• Versionierung & Änderungsprotokolle
• Automatische Fristenüberwachung
• Integrierte Workflows & Berechtigungsmanagement

So bleibt der Datenschutz gewährleistet – und gleichzeitig profitieren Unternehmen von schnelleren Prozessen und besserer Organisation.

Eine zertifizierte IT-Compliance ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern stärkt auch die Kundenzufriedenheit und Wettbewerbsfähigkeit. Die ISO 9001 definiert die Mindestanforderungen an ein effektives Qualitätsmanagement – darunter:

• Dokumentenlenkung & revisionssichere Archivierung
• Interne Audits & Fehlerhandling
• Maßnahmen zur Qualitätssicherung & Prozessoptimierung

Mit agorum core lassen sich alle Qualitätsmanagement-Prozesse zentral abbilden – für maximale Transparenz und kontinuierliche Verbesserung.

Die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“) schreiben vor, dass steuerlich relevante Dokumente vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar archiviert werden müssen.

Ein digitales Archiv muss daher:

• Manipulationssicher & nachvollziehbar sein
• Alle steuerrelevanten Daten vollständig erfassen
• Dokumente innerhalb der Aufbewahrungsfrist abrufbar halten

Besonders wichtig ist die ordnungsgemäße Archivierung geschäftlicher E-Mails, wenn sie steuerlich relevante Informationen enthalten. Eine automatische E-Mail-Archivierung mit agorum core stellt sicher, dass keine wichtige Nachricht verloren geht.

Achtung: Private E-Mails im Unternehmen können mit der DSGVO in Konflikt geraten! Am sichersten ist es, privaten Mailverkehr im Unternehmen grundsätzlich zu untersagen.