Dokumentenmanagementsystem (DMS), der Leitfaden für Unternehmen

Ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, ist eine Plattform, auf der alle im Unternehmen anfallenden Dokumente digital abgelegt, geordnet und verfügbar gemacht werden. Durch die digitale Dokumentenablage entfallen analoge Arbeitsschritte für Erstellung, Bearbeitung, Archivierung und Suche. Du verwaltest sämtliche Dokumente an einem zentralen Ort.

Weil die Dateien zentral liegen, sind Daten und Informationen jederzeit ortsunabhängig verfügbar. Das vereinfacht die tägliche Arbeit, beschleunigt Prozesse und verschlankt Abläufe. Gleichzeitig lassen sich einzelne Schritte wie Archivierung oder Löschung automatisieren.

• Alle Daten und Informationen zentral verfügbar
• Überall und jederzeit Zugriff auf wichtige Dokumente
• Suche nach Name, Metadaten oder über die Volltextsuche
• Automatische Versionierung mit vollständiger Änderungshistorie

Die Begriffe DMS und ECM werden oft synonym verwendet, meinen aber nicht dasselbe. Ein Dokumentenmanagementsystem verwaltet Dokumente. Ein Enterprise-Content-Management-System (ECM) geht weiter und verwaltet sämtliche Unternehmensinformationen, also auch E-Mails, Vorgänge, Prozesse und Daten. agorum core ist beides in einem, ein DMS als Kern und ein vollwertiges ECM als Rahmen.

Ein DMS senkt den Arbeitsaufwand und spart wertvolle Arbeitszeit. Studien zeigen, dass Mitarbeitende bis zu 20 Prozent ihrer Zeit mit dem Suchen nach Informationen verbringen. Genau diese Zeit gibt ein DMS zurück. Die wichtigsten Vorteile im Überblick.

• Alle Dokumente zentral an einem Ort, ohne Dubletten
• Volltextsuche findet jedes Dokument in Sekunden
• Gleichzeitiger Zugriff für alle berechtigten Mitarbeitenden
• Automatische Versionierung mit lückenloser Historie
• Revisionssichere, DSGVO- und GoBD-konforme Archivierung
• Ortsunabhängiges Arbeiten im Homeoffice und unterwegs
• Automatisierung wiederkehrender Aufgaben und Workflows
• Zahlreiche Schnittstellen zur Integration in die IT-Landschaft

Ein weiterer Vorteil betrifft strategische Entscheidungen. Je mehr Informationen schnell verfügbar sind, desto tragfähiger ist die Entscheidungsgrundlage. So kalkulierst du Risiken besser und vermeidest Fehlentscheidungen.

esa Elektroschaltanlagen: 35.000 Euro Ersparnis pro Jahr. Die esa Elektroschaltanlagen GmbH aus Braunschweig stand vor einem wachsenden Berg an Dokumenten. Seit Oktober 2018 setzt esa auf agorum core pro. Die Bearbeitungszeit für Rechnungen sank von 5 bis 8 Tagen auf 2 bis 3 Tage, die jährlichen Personalkostenersparnisse schätzt esa auf rund 35.000 Euro. Möglich machen das die revisionssichere Archivierung mit OCR-Erkennung, die Volltextsuche und der automatisierte digitale Posteingang.

Swiss Helicopter Group: digitaler Rechnungsworkflow. Die Swiss Helicopter Group ist mit über 220 Mitarbeitenden und mehr als 40 Helikoptern der größte private Arbeitgeber der Helikopterbranche in der Schweiz. Mit agorum core und dem agorum® Partner NOVISTA GmbH wurde ein digitaler Rechnungsprozess mit 4-Augen-Prinzip umgesetzt. Der Status wird in Echtzeit mit der Finanzbuchhaltung ausgetauscht, alle Belege werden revisionssicher archiviert, geprüft nach IDW PS 880. Die OCR-Texterkennung sortiert doppelte Belege bereits bei der Anlieferung aus.

Die Kosten eines DMS hängen vom Funktionsumfang, der Nutzerzahl und dem Betrieb ab. Am besten rechnest du gegen, was dich das Nichthandeln kostet. Wenn Mitarbeitende bis zu 20 Prozent ihrer Zeit mit Suchen verbringen, summiert sich das schnell zu einem fünfstelligen Betrag pro Jahr, wie das Beispiel esa mit rund 35.000 Euro zeigt.

Bei agorum core startest du flexibel. agorum core open ist kostenfrei und ohne Zeitlimit nutzbar, ideal als Proof of Concept. Wenn deine Anforderungen wachsen, wechselst du nahtlos auf agorum core pro, ohne Datenverlust und ohne Migration.

Die Einführung eines DMS gelingt mit einer klaren Struktur. Dieser 5-Schritte-Plan hat sich in vielen Projekten bewährt.

1. Status quo analysieren: Welche Abteilungen profitieren, wo gibt es Optimierungsbedarf?
2. Zeitrahmen festlegen: Wann möchtest du starten? Je früher, desto besser.
3. Integrationspunkte bestimmen: Wo hilft das DMS am meisten, etwa bei Rechnungen, Posteingang oder Vertragsmanagement?
4. Passenden Anbieter wählen: Mit agorum core bekommst du mehr als ein DMS, nämlich einen zentralen Informationsknotenpunkt.
5. Kosten berechnen: agorum core open kostenlos testen, agorum core pro auf Anfrage.

Bestimme frühzeitig einen Digitalisierungsbeauftragten, informiere die Belegschaft transparent, plane Schulungen ein und digitalisiere vorhandene Papierdokumente Schritt für Schritt. Wie das papierlos gelingt, zeigt unser Beitrag zum papierlosen Büro.

agorum core hebt sich in drei Punkten deutlich ab, nämlich durch die Open-Source-Basis, die tiefe Konfigurierbarkeit bei voller Updatefähigkeit und die All-in-One-Plattform. Damit bleibst du unabhängig, behältst die volle Kontrolle über deine Daten und bildest sämtliche Prozesse in einem System ab. Für den Einstieg gibt es zwei Varianten.

Der verwandte Oberbegriff heißt ECM, das Enterprise Content Management, und umfasst neben Dokumenten auch E-Mails, Vorgänge und Web-Inhalte.