Kompatibilität und Integration
Eine zentrale Anforderung an das DMS: Es musste sich nahtlos mit PatOrg, der etablierten Patentverwaltungssoftware der Kanzlei, verbinden lassen. Nur so bleibt die Kernaufgabe, das rechtssichere Management von Akten und Vorgängen, komplett digital und zukunftssicher. Genauso wichtig: die einfache Anbindung an das zentrale Kommunikationshub Outlook sowie an Lösungen anderer Anbieter. So läuft der gesamte Informationsfluss zentral, effizient und ohne Medienbrüche.

Individueller, agiler Ansatz statt Standardsoftware
COHAUSZ & FLORACK suchte gezielt einen Hersteller, der nicht auf starren, einmaligen „Big Bang“-Rollout setzt, sondern eine partnerschaftliche, schrittweise Einführung im agilen Stil (Sprints) ermöglicht. Das bot agorum core mit seiner agilen Entwicklungskultur und dem flexiblen Funktionsumfang.

Reibungsarmer Change mit „simuliertem SMB“
Ganz zentral: Die neue Lösung musste vertraute Datei-Explorer-Funktionen (Kopieren, Verschieben, Zugreifen auf Aktenstrukturen) erhalten. Mit dem Feature „simuliertes SMB“ war es Mitarbeitenden möglich, weiterhin wie gewohnt mit Akten zu arbeiten. Ob beim Kopieren von Dokumenten, Ablagen auf Sticks oder Uploads in die Cloud. Der medienbruchfreie Übergang sorgte für hohe Akzeptanz und geringe Einstiegshürden.

Open-Source-Community, Partnernetzwerk & nachweisliche Praxiserfahrung
COHAUSZ & FLORACK schätzte die Offenheit der agorum® Community, die Möglichkeit zur Einbindung externer Entwickler, Mitwirkung am Produkt und die Erfahrung im Netzwerk (etwa mit BES IT). Wichtig war auch die Bandbreite an Use Cases. agorum core hatte die digitale Aktenführung mit PatOrg mehrfach erfolgreich umgesetzt und konnte dies nachweisen.

Schnittstellen und Individualisierung: Anders als bei vielen Wettbewerbern kam nicht die Standard-Schnittstelle (beispielsweise CMIS) zum Einsatz. Stattdessen wurde ein direkter Zugriff auf die PatOrg-Datenbank (ORA DB) realisiert. Dies brachte eine robuste, zuverlässige Anbindung. Weitere Systeme wie Monitoring und andere Drittanwendungen wurden über die leistungsstarke REST API integriert. Die REST API wurde explizit für ihre extrem gute und ausführliche Dokumentation sowie die übersichtliche Handhabung für Entwickler gelobt.

Effizienzsteigerung durch digitale Workflows
Der zentrale Mehrwert: ein massiver Effizienzgewinn bei allen dokumentenlastigen Prozessen. Die Zeit zum Finden, Bearbeiten und Übergeben von Unterlagen sinkt drastisch, da alle Inhalte zentral und durchsuchbar digital vorliegen. Die leistungsfähige Volltextsuche ist von zentraler Bedeutung, da sie die schnelle, abteilungsübergreifende Aktenrecherche erlaubt. Die Suchzeiten werden von Minuten auf Sekunden gesenkt. Parallel werden Doppelspeicherungen und redundante Aktenablagen endgültig abgeschafft.

Transformation zu einer echten Digitalorganisation
Die Aktenverwaltung ist heute vollständig digital und Papier spielt kaum noch eine Rolle. Dies schafft nicht nur Ordnung, sondern erhöht den Zugriffsschutz für vertrauliche Mandatsinformationen. Auch Folgeprozesse werden aktiv und zukunftssicher in Angriff genommen: Die Vorbereitung auf weitere KI-Integrationen im Dokumentenkontext, die leichte Umstellung auf X-Rechnungen und viele weitere Digitalisierungsschritte sind bereits angestoßen und damit bleibt die Kanzlei immer am Puls der Zeit.

Optimale Anpassbarkeit, keine Kompromisse beim Workflow
agorum core erlaubt es COHAUSZ & FLORACK, alle Prozesse und Workflows exakt auf die Praxisabläufe der Kanzlei zuzuschneiden. Die Software zwingt keine Standardwege auf. Vielmehr profitieren juristische, fachliche und administrative Teams von passgenauen Automatisierungen, die ihnen Zeit und Aufwand sparen. Arbeitsabläufe zwischen verschiedenen Teams oder Standorten laufen nahtlos zusammen.

Zukunftsfähigkeit und Innovationsbereitstellung
agorum core ist offen für die Integration neuer Technologien, insbesondere für KI-Lösungen oder Cloud-Anbindungen. Die Architektur mit APIs, offenen Standards und der modularen Toolbox-Philosophie stellt sicher, dass auch künftige Entwicklungen oder Digitalisierungsschritte unkompliziert ins laufende System integriert werden können.

Deutliche Kosten- und Zeitersparnis im Alltag
Die Einsparungen manifestieren sich nicht nur in „knallharten Zahlen“, sondern in der freigesetzten Innovationskraft, der Flexibilität bei neuen Anforderungen und der verbesserten Mandantenbetreuung, Schulungs- und Administrationsaufwände sind erheblich gesunken, da Mitarbeitende nur noch ein System bedienen und beherrschen müssen. Releases und Updates verursachen geringe Standzeiten, IT-Personal kann sich auf Wertsteigerndes konzentrieren. Mandantenaufträge werden schneller und effizienter abgewickelt.

Beitrag zur nachhaltigen Kanzleientwicklung
Reduzierte Papier- und Archivierungskosten, mehr Sicherheit und Qualität sowie bessere Skalierungsmöglichkeiten bei Wachstum unterstützen neue Geschäftsmodelle, den Ausbau von Dienstleistungen und das Recruiting neuer, digitalaffiner Mitarbeitender.

Administratoren profitieren vom umfassenden Monitoring, das Störungen und Fehlerursachen in Echtzeit sichtbar macht. Backup, Wartung und Recovery sind im Produktionsalltag erprobt und transparent umsetzbar. Auch Projektleiter und Entwickler schätzen die hohe Nachvollziehbarkeit von Änderungen, Prozessständen und Fehlerbehebungen im agorum core System.

Der offene Ansatz von agorum core und die enge Zusammenarbeit mit Partnern haben geholfen, auch nicht standardisierte Problemstellungen zu lösen. Externe Community-Impulse und der Zugriff auf weiteres Know-how (z. B. von BES IT) sind gelebte Praxis. Dieses Netzwerk ist ein strategischer Vorteil, der weit über den Standard einer klassischen DMS-Lösung hinausgeht.

Wie bei jedem umfangreichen IT-Projekt traten im Laufe der Implementierung und des Betriebs auch bei diesem Projekt Herausforderungen auf. Besonders positiv hebt das IT-Team hervor, wie schnell und lösungsorientiert unser Support-Team reagierte, gerade auch in Situationen, in denen die Ursachen nicht unmittelbar im System selbst zu finden waren. Im Einzelnen wurden folgende Punkte adressiert:

• Performance-Einbußen in bestimmten Betriebsumgebungen: Bei der Nutzung des Systems unter spezifischen Virtualisierungs-Setups kam es vereinzelt zu Verzögerungen und Ausfällen im User-Interface. Wichtig war die schnelle Reaktion des Support-Teams, das bei der Ursachenanalyse unterstützte, fundierte Empfehlungen aussprach und somit wesentlich zur Stabilisierung beitrug.
• Temporäre Engpässe im JVM-Speichermanagement: Insbesondere bei der Ausführung komplexer Workflows kam es phasenweise zu Speicherengpässen. Durch enge Abstimmung der Entwicklungsteams konnten entsprechende Konfigurationsoptimierungen zügig umgesetzt werden.
• PDF-Verarbeitung im DMS: Ein technisches Detailproblem bei der Bearbeitung und Ablage von PDF-Dokumenten konnte durch gezielte Weiterentwicklungen und Updates nachhaltig behoben werden.

Die Zusammenarbeit zwischen COHAUSZ & FLORACK und agorum® ist geprägt von gegenseitigem Respekt, lösungsorientiertem Handeln und persönlicher Verlässlichkeit. Die Reaktionszeit und die Qualität des Supports werden als sehr gut bewertet, insbesondere seit Prozesse zur transparenten Rückmeldung und Ticketbearbeitung etabliert sind. Besonders hervorgehoben werden die enge Zusammenarbeit, die offene Kommunikation und der positive Umgang auf Augenhöhe. Auch in kritischen Phasen suchte das agorum® Team immer nach pragmatischen, nachhaltigen Lösungen. Der Einsatz von Product Ownern, Entwicklern und der Support-Teams, namentlich Stefan, Oli, Andreas und Raphael, wurde als entscheidender Faktor für Kundentreue und Projekterfolg gewürdigt.

Mit agorum core hat COHAUSZ & FLORACK nicht einfach ein klassisches DMS implementiert, sondern das Fundament für die digitale Transformation aller Kanzleiprozesse gelegt. Die Software fügt sich flexibel in die bestehende Umgebung ein, ermöglicht die Abbildung und Optimierung beliebiger Workflows und öffnet die Tür für Innovationen, die Verwaltung, Beratung und Mandantenbeziehungen effizienter, moderner und zukunftssicher machen. Wer wie COHAUSZ & FLORACK Digitalisierung nicht als Selbstzweck sondern als Hebel für nachhaltigen Erfolg betrachtet, profitiert maximal vom agorum® Prinzip.