Was gehört in eine Verfahrensdokumentation nach GoBD?

• Pflicht. Für jedes DV-System braucht ein Unternehmen eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation. Der Umfang richtet sich nach der Komplexität des Unternehmens (Randziffer 151).
• Inhalt. Die GoBD nennen in der Regel 4 Bestandteile, nämlich allgemeine Beschreibung, Anwenderdokumentation, technische Systemdokumentation und Betriebsdokumentation. Dazu kommt das interne Kontrollsystem.
• Prozesse. Für ein elektronisches Archiv beschreibst du typischerweise 11 Prozesse, vom Posteingang bis zum Systemwechsel.
• Aufwand. Ein Projekt läuft in 3 Phasen und dauert laut agorum Dokumentation in der Regel 2 bis 6 Beratungstage.
• Pflege. Änderungen müssen versioniert und mit Änderungshistorie nachvollziehbar sein, die Aufbewahrungsfrist läuft mit den zugehörigen Unterlagen.
• Verantwortung. Die Verantwortung liegt beim Unternehmer. Üblicherweise lässt du die Dokumentation von einem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer prüfen.

Die Verfahrensdokumentation ist die schriftliche Darstellung aller Abläufe, Prozesse und Systeme, die für die ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen nötig sind. Sie macht nachvollziehbar, wie ein Beleg entsteht, wohin er läuft, wo er liegt und wie er vor Verlust und Veränderung geschützt wird.

Die GoBD, also die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, beschreiben sie als den organisatorisch und technisch gewollten Prozess. Gemeint ist der Weg eines elektronischen Dokuments von der Entstehung der Information über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung bis zum eindeutigen Wiederfinden, zur maschinellen Auswertung, zur Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und zur Reproduktion.

Sie dient als Nachweis gegenüber dem Finanzamt. Beim Aufschreiben der Abläufe fallen oft diese Punkte auf

• Doppelarbeit,
• Lücken in der Vertretung und
• Stellen, an denen Belege ohne Kontrolle weiterwandern.

• Revisionssicher heißt, dass ein Dokument für die festgelegte Zeit weder geändert noch gelöscht werden kann.
• Ersetzendes Scannen bedeutet, Papierbelege zu digitalisieren und danach die Originale zu vernichten.
• Indexierung und Verschlagwortung ordnen einem Beleg die Merkmale zu, über die du ihn eindeutig wiederfindest.
• Das interne Kontrollsystem (IKS) umfasst die organisatorischen Regelungen, die die Qualität der Prozesse sichern, etwa Stichproben und das Vier-Augen-Prinzip.
• Outsourcing-Partner sind Dienstleister, die Aufgaben im Verfahren übernehmen, zum Beispiel einen Teil des Betriebs. Sie gehören in die allgemeine Beschreibung.

Verpflichtet sind Unternehmen, die steuerrelevante Unterlagen mit einem DV-System elektronisch verarbeiten und aufbewahren (Randziffer 151 der GoBD). Wie umfangreich sie ausfällt, hängt von der Komplexität der Geschäftstätigkeit, der Organisation und des DV-Systems ab (Randziffer 151). Auch Selbstständige, die nicht buchführungspflichtig sind, brauchen sie, sobald sie steuerrelevante Dokumente elektronisch verarbeiten und archivieren.

Nach der Statistik des Bundesfinanzministeriums waren 2024 in den Betriebsprüfungen der Länder 12.359 Prüferinnen und Prüfer tätig. Von 8.832.707 erfassten Betrieben wurden 140.764 geprüft, das sind durchschnittlich 1,6 Prozent. Bei den Großunternehmen betrug die Quote 29,6 Prozent. Das festgestellte Mehrergebnis lag bei rund 10,9 Milliarden Euro (BMF-Monatsbericht November 2025).

Kommt es zu einer Prüfung, entscheidet die Verfahrensdokumentation mit darüber, ob der Prüfer deine Abläufe in angemessener Zeit nachvollziehen kann.

In Deutschland stützt sich die Verfahrensdokumentation auf mehrere Regelwerke.

• Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) bilden den Rahmen.
• GoBD gelten seit dem 01.01.2015. Die aktuelle Fassung steht im Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 28.11.2019. Es wurde am 11.03.2024 und am 14.07.2025 geändert, auch wegen der E-Rechnung, die Unternehmen seit dem 01.01.2025 empfangen können müssen. Den aktuellen Text führt das amtliche AO-Handbuch.
• Handelsgesetzbuch (HGB), vor allem die Paragrafen 238, 239 und 257.
• Abgabenordnung (AO), vor allem die Paragrafen 145 bis 147.

Die Auslegung kann sich zwischen den Bundesländern unterscheiden. Bei Unklarheiten fragst du die zuständige Finanzbehörde oder deinen Steuerberater.

In der Schweiz gelten die Geschäftsbücherverordnung, das Obligationenrecht (vor allem die Artikel 957 bis 963) und das Mehrwertsteuergesetz. Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind dort 10 Jahre aufzubewahren. In Österreich gelten die Bundesabgabenordnung und das Unternehmensgesetzbuch.

• Randziffer 151. Für jedes DV-System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Der Umfang richtet sich danach, was zum Verständnis nötig ist, und hängt von der Komplexität der Geschäftstätigkeit, der Organisation und des DV-Systems ab.
• Randziffer 153. Sie besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.
• Randziffer 154. Während der Aufbewahrungsfrist muss nachgewiesen sein, dass das beschriebene Verfahren dem eingesetzten voll entspricht, auch bei den Programmversionen. Änderungen müssen historisch nachvollziehbar sein, etwa durch Versionierung und eine Änderungshistorie.
• Randziffer 155. Beeinträchtigt eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.

Den Wortlaut findest du im amtlichen AO-Handbuch des Bundesfinanzministeriums.

Nach den GoBD besteht die Verfahrensdokumentation in der Regel aus 4 Bestandteilen (Randziffer 153): allgemeine Beschreibung, Anwenderdokumentation, technische Systemdokumentation und Betriebsdokumentation. Dazu kommt das interne Kontrollsystem. Die GoBD verlangen dafür Kontrollen, die der Steuerpflichtige einrichtet, ausübt und protokolliert (Randziffer 100), und sie verlangen bei einem Systemwechsel zu prüfen, ob das eingesetzte System dem dokumentierten entspricht (Randziffer 101).

Ein sachverständiger Dritter, also der Betriebsprüfer, muss die Prozesse anhand dieser Dokumentation nachvollziehen können.

Für ein elektronisches Archivsystem sind mindestens diese Prozesse darzustellen.

1. Posteingang und Belegbearbeitung. Wie werden Post, E-Mails und elektronische Rechnungen erfasst, geprüft und weitergeleitet?
2. Scannen von Papierbelegen. Welche Scanner sind im Einsatz, welche Qualität wird verlangt und wie werden die Belege indexiert?
3. Elektronisch eingehende Dokumente. Wie kommen E-Mails, PDF-Rechnungen und elektronische Kontoauszüge an und wie werden sie archiviert?
4. Elektronisch versandte Dokumente. Wie werden ausgehende Rechnungen und Angebote archiviert?
5. Ablage im Archiv. Welche Ordnungsstruktur gilt, nach welchen Kriterien wird abgelegt und wie wird verschlagwortet?
6. Vernichtung von Papieroriginalen. Wann werden Papierbelege nach dem Scannen vernichtet und wer gibt das frei?
7. Zugriffsschutz und Berechtigungen. Wer darf auf welche Dokumente zugreifen und wie ist das technisch umgesetzt?
8. Revisionssichere Speicherung. Wie ist sichergestellt, dass Dokumente weder verändert noch gelöscht werden?
9. Datensicherung und Wiederherstellung. Wie oft wird gesichert, wo liegen die Sicherungen und wie läuft eine Wiederherstellung ab?
10. Aufbewahrungsfristen. Wie wird verhindert, dass Dokumente vor Fristende gelöscht werden? Eine Übersicht der Fristen findest du im Beitrag Aufbewahrungsfristen 2026 im Überblick nach AO, HGB und UStG.
11. Migration und Systemwechsel. Wie werden Daten bei einem Wechsel übernommen?

Beim ersetzenden Scannen werden Papierdokumente digitalisiert und die Originale anschließend vernichtet. Das ist nur zulässig, wenn alle diese Voraussetzungen erfüllt sind.

• Das digitale Dokument entspricht dem Original bildlich.
• Es ist vollständig und lesbar.
• Es liegt technisch unveränderbar vor.
• Ein internes Kontrollsystem mit Qualitätskontrollen besteht.
• Die Verfahrensdokumentation beschreibt das Scanverfahren im Einzelnen.

Für die Vernichtung empfiehlt die agorum Dokumentation einen festen Turnus, zum Beispiel einmal im Jahr für alle Papierbelege, die älter als 2 Jahre sind und bereits auf revisionssicher gesetzt wurden. Vernichte nie einen Beleg, bevor er digital als revisionssicher markiert ist.

Der Weg lässt sich in 3 Phasen gliedern. Je nach Unternehmensgröße und Komplexität dauert ein solches Projekt laut agorum Dokumentation in der Regel 2 bis 6 Beratungstage.

Phase 2 kann ein externer Berater übernehmen, etwa ein Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer, oder dein Unternehmen selbst anhand des Projektplans. Bei Eigenbearbeitung gehört eine Gegenprüfung durch einen Fachberater dazu.

Der Unternehmer selbst verantwortet die Ordnungsmäßigkeit seiner Buchführung, und diese Verantwortung nimmt dir niemand ab. Die Verfahrensdokumentation lassen üblicherweise Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer prüfen. Auch ein Softwarehersteller kann nur bestätigen, dass seine Software die technischen Voraussetzungen für eine GoBD-konforme Archivierung erfüllt.

Ja. 3 Herausgeber bieten Vorlagen, die als Ausgangsbasis taugen. Die Vorlagen von Bundessteuerberaterkammer und AWV behandeln das ersetzende Scannen und die geordnete Belegablage. Die Vorlage der Bundesnotarkammer gehört zum Elektronischen Urkundenarchiv der Notare.

Passe die Vorlage an deine Prozesse, Systeme und Zuständigkeiten an. Wenn sich Prozesse oder Systeme ändern, ändert sich auch das Dokument.

agorum core pro ist die KI-Business-Plattform von agorum® und verbindet Wissen, Abläufe und Rechte. agorum core ist seit 1998 im Einsatz und vollständig updatefähig, das gibt dir Investitionssicherheit. Du betreibst die Plattform im eigenen Rechenzentrum oder in der agorum® Cloud und behältst die Datensouveränität.

Mit dem Modul agorum core basic archive stehen alle Funktionen bereit, um Dokumente nach GoBD revisionssicher abzulegen. Das Setzen auf revisionssicher geschieht bewusst durch deine Anwender. Diese Arbeitsweise gehört in die Verfahrensdokumentation. In agorum core pro sieht sie so aus.

1. Der Scanner legt Dokumente direkt im Zentraleingang des Archivs ab.
2. Eingehende E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt landen ebenfalls dort.
3. Über das Modul Verschlagwortung und Ablage werden die Dokumente strukturiert im Archiv abgelegt.
4. Du definierst vorab, welche Dokumentenarten als revisionssicher markiert werden müssen.
5. Revisionssichere Dokumente liegen an einem festgelegten Ablageort.
6. Du prüfst diesen Ablageort regelmäßig auf neue Dokumente und setzt sie von Hand auf revisionssicher.
7. Erst danach vernichtest du Papierbelege.

agorum core pro wird jährlich nach IDW PS 880 von unabhängigen Wirtschaftsprüfern auf die Einhaltung der GoBD-Anforderungen geprüft. Die Bescheinigung der GoBD-Softwareprüfung ist öffentlich abrufbar (Bescheinigung GoBD-Softwareprüfung agorum core pro). Bei jedem Zwischenrelease werden außerdem definierte Verfahren überprüft, damit auch Zwischenstände revisionssicher bleiben.

Wer agorum core pro in der Cloud nutzt, braucht ebenfalls eine Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt dann zusätzlich den Cloud-Anbieter mit seinen Zertifizierungen, den Standort der Rechenzentren, das Datensicherungskonzept, die Verfügbarkeitszusagen und das Verfahren bei Vertragsende beschreiben.

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Sie muss bei jeder wesentlichen Änderung nachgezogen werden, etwa bei neuer Software, geänderten Geschäftsprozessen, einer Umstrukturierung, geänderten rechtlichen Rahmenbedingungen oder Updates mit funktionalen Änderungen. Änderungen müssen dabei versioniert sein und eine Änderungshistorie behalten (Randziffer 154 der GoBD).

Bei einem Systemwechsel ist zu prüfen, ob das eingesetzte System dem dokumentierten entspricht (Randziffer 101). Zusätzlich empfiehlt die agorum Dokumentation eine jährliche Überprüfung, auch wenn nichts Wesentliches passiert ist.

Fehlt die Verfahrensdokumentation oder ist sie ungenügend, ist das ein formeller Mangel. Er führt nach Randziffer 155 der GoBD nur dann zum Verwerfen der Buchführung, wenn Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit beeinträchtigt sind. Wird die Buchführung verworfen, kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 Absatz 2 AO).

Welche Folgen im Einzelfall eintreten, entscheidet die Finanzbehörde.

Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Belege in deinem Unternehmen entstehen, laufen, abgelegt und geschützt werden. Sie besteht in der Regel aus 4 Bestandteilen und dem internen Kontrollsystem und entsteht in 3 Phasen. Ob eine fehlende oder ungenügende Dokumentation zum Verwerfen der Buchführung führt, hängt nach Randziffer 155 der GoBD davon ab, ob Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit leiden.

Wie die Ablage mit agorum core pro in deinem Unternehmen aussehen kann, klären wir gemeinsam, zum Beispiel in einer Online-Demo. Online-Demo buchen oder Kontakt aufnehmen.

• Aufbewahrungsfristen 2026 im Überblick nach AO, HGB und UStG
• E-Rechnung empfangen, prüfen und revisionssicher archivieren
• Use Case Scannen und Digitalisieren

• GoBD im amtlichen AO-Handbuch des Bundesfinanzministeriums, Randziffern 100, 101 und 151 bis 155.
• BMF-Schreiben vom 14.07.2025, 2. Änderung der GoBD.
• BMF-Schreiben vom 11.03.2024, Änderung der GoBD.
• BMF-Monatsbericht November 2025, Ergebnisse der steuerlichen Betriebsprüfung der Länder 2024.
• agorum Dokumentation, Verfahrensdokumentation nach GoBD.
• Abgabenordnung, § 141, § 145 und § 162.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Die Anforderungen können sich ändern und in Bundesländern, Kantonen und Ländern verschieden ausgelegt werden. Für deine Verfahrensdokumentation wendest du dich an einen Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder eine andere fachkundige Stelle.