QR-Rechnungen im DMS auslesen vs. manuelle Verarbeitung
Nachteile der manuellen Rechnungsverarbeitung
Das händische Verarbeiten von Rechnungen ist zeitaufwändig, fehleranfällig und teuer. Mal kurz was in einer Rechnung von vor fünf Jahren nachschauen - das kann ein längeres Unterfangen werden. Die Finanzprüfung findet zwischen Schreibtisch und Archiv statt.
Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung über ein DMS
Im DMS werden die Rechnungen durch die Texterkennung ausgelesen und aufgeschlüsselt an die Finanzbuchhaltung übergeben. Die Daten sind revisionssicher archiviert und stehen mit einem Mausklick zur Verfügung. Der Austausch mit dem Steuerberater oder Revisor kann ganz einfach über einen Dataroom erfolgen.
Der feine Unterschied zu QR-Code-Apps
Der zentrale Unterschied: Der Schweizer Rechnungsworkflow mit agorum core unterstützt sowohl ESR-Einzahlungsscheine als auch QR-Rechnungen. Relevante Rechnungsangaben werden erfasst und an die Finanzbuchhaltung (FiBu) übergeben.
Freigeben, buchen, fertig. Keine Nacharbeit.
In der Praxis sieht das so aus: Rechnungen gehen per E-Mail oder physisch mit der Post ein und letztere werden gescannt. Alle digitalen Rechnungen werden dann dem Rechnungsprozess zugeführt und durch die Texterkennung ausgelesen:
- Kreditor
- Rechnungsdatum
- Brutto-Betrag
- Netto-Betrag
- MWSt.
- Fälligkeit
- Skonto
- Rechnungspositionen (optional)
- etc.
Die Weiterverarbeitung ersetzt die aufwendige manuelle Erfassung:
In der Rechnungseingangsverarbeitung werden die offenen Posten und die dazugehörigen Buchungen mit Gegenkonto, MWSt., möglichen Kostenstellen und Buchungstexten automatisch in der eingesetzten Kreditorenbuchhaltung erstellt. Es muss somit keine Nachbearbeitung der Buchungen in der Kreditorenbuchhaltung erfolgen.
Das zeitintensive Erfassen und/oder Nachbearbeiten von offenen Posten und den dazugehörigen Buchungen, mit Gegenkonten der freigegebenen Rechnungen, entfällt.
Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung verbinden die Systeme
Die Anbindung des Schweizer Rechnungsworkflows von agorum core an die Finanzbuchhaltungssoftware, wie zum Beispiel Sage 50 Extra, Topal Solutions etc. wird gekoppelt und mit Funktionstests geprüft.
NEU: 5 Workflows für die Kreditoren
Gruppenzuordnung:
Rechnungen, die in den Workflow kommen, werden einer Gruppe zugeordnet. Der Sachbearbeiter sieht nur die Rechnungen für seinen Zuständigkeitsbereich.
Verifizierung der Stammdaten und Zahlungsfreigabe:
Die Rechnung wird im nächsten Schritt gegen die Kreditorenstammdaten verifiziert. Es folgt die Freigabe wie im Workflow definiert und im Anschluss die automatische Übergabe an die Kreditorenbuchhaltung.
Der Schweizer Rechnungseingangsprozess:
Links die Workflow-Schritte, in der Mitte die ausgelesenen Rechnungsdaten, rechts die Eingangsrechnung.
Die wichtigsten Features im Überblick
- QR-Rechnungen und ESR-Einzahlungsscheine werden unterstützt
- Eingangsrechnungen könnten automatisiert an beliebig viele Gruppen zur Freigabe übergeben werden
- Workflows können auch zurückgegeben werden, wenn z. B. ein falscher Personenkreis ausgewählt wurde
- Berechtigungssystem regelt die Zugriffsrechte für autorisierte Personen
- Wording der Freigabegruppen kann individuell angepasst werden
- Freigabeprozess ist individuell konfigurierbar
- Das DMS übernimmt die revisionssichere Archivierung. Die Verfahrensdokumentation ist die Aufgabe des Unternehmens.
- Skontofristen werden nicht mehr versäumt
- Ihr Rechnungsarchiv über das information center erreichbar
- Aktueller Status aller Rechnungen mit einem Mausklick über das information center einsehbar
Die Technik dahinter: Workflow Engine 3.0
Das Herzstück der Weiterentwicklung ist der Workflow Engine 3.0. Die neue Technik steht für hohe Individualisierbarkeit und bietet die Vorteile eines Standards.
- Individualisierung: Workflows sind flexibel gestaltbar und können kundenspezifisch angepasst werden. Auch die Namensvergabe in den Prozessschritten kann in dem Wording des Unternehmens erfolgen.
- Vorteile eines Standards: Die Software basiert auf Standardtechnologie, die schnell und mit geringem Aufwand konfiguriert werden kann. Wichtig mit Blick in die Zukunft: die Software ist updatefähig.
Wenn die Ansprüche hoch sind ...
"Unsere Immobilien sind ein Statement. Unsere Arbeiten auch. Deshalb setzen wir seit Jahren auf papierlose Prozesse mit agorum core. Damit gestalten wir die Arbeitsumwelt von morgen aktiv mit und komplementieren unsere nachhaltigen Wohnkonzepte mit der dazu passenden Arbeitsweise."
Das Komplettpaket "Kreditorenbuchhaltung"
Für Bestandskunden:
- ab agorum core Version 9.4.1
- Posteingang für Rechnungen umkonfigurieren
- Gruppenzuordnungen für Rechnungsfreigabe definieren und konfigurieren
- Funktionsprüfung, Systemtest
- Schulungseinheit für Anwender, Dauer: 2 Stunden
Für Neukunden:
- Installationsbereite Infrastruktur prüfen
- Aufsetzen des Gesamtsystems
- Installation Rechnungseingangs-workflow SRW
- Posteingang für Rechnungen konfigurieren
- Fileworkflow ermöglicht flexible Ablage der Rechnungen
- Funktionsprüfung, Systemtest
- Schulungseinheit für Anwender, Dauer: 4 Stunden
"Die Implementierung dauert nur kurze Zeit..."
In der Schweiz hat die Übergangszeit von den ESR-Einzahlungsscheinen zur QR-Rechnung begonnen. Die Umstellung gilt für alle Unternehmen. Mit der Entscheidung für das DMS agorum core können beide Formate unterstützt werden. Die Einführung und Implementierung erfolgen relativ schnell. Mit dem Team von Hans-Ulrich Stämpfli haben Sie einen erfahrenen agorum-Partner zur Seite. Viel Erfolg!
