Elektronischer Posteingang im Patentwesen - 10 Tipps aus der Praxis

Indra Cloet (IC): Nein. Auch wenn das Ziel, Post zentral zu verwalten, bei allen dasselbe ist, sind die Prozesse immer unterschiedlich. Auch die Anforderungen an die Software sind anders. Innerhalb des Workflows möchten die einen z. B. Dokumente-Vorschauen sehen, die anderen den Blick auf die Akten und wiederum andere möchten als Erstes eine Filestruktur sehen. Wobei die Filestruktur eigentlich eine optische Täuschung ist. Ich kann es aber kurz machen: Alle Kanzleien, die wir betreuen, haben unterschiedliche Prozesse und folglich andere Konfigurationen.

2. Wie ist die Vorgehensweise bei agorum?

IC: Im Grunde gehen wir immer gleich vor: Nach einer Online-Demo und Telefonaten starten wir mit einem Workshop. Hier nähern wir uns gemeinsam vom Grobkonzept in Richtung Feinkonzept.

Die Ausarbeitung der Prozesse und Userstories sind wie so oft der Dreh- und Angelpunkt - auch beim elektronischen Posteingang im Patentwesen.

Stellen Sie sich vor, ein Kurier bringt Briefpost vom Amt oder Gericht in die Kanzlei. Was passiert jetzt? Der Weg, den die physische Post geht, muss digital nachgestellt werden. Dasselbe gilt für E-Mails. Am Ende bildet die Software die Prozesse genau so ab, wie sie in der Kanzlei sind.

3. Welche Vorbereitungen müssen auf Kanzleiseite getroffen werden?

IC: Wir arbeiten nach der agilen Entwicklungsmethode. D. h. Kunden sind ein wichtiger Teil des Entwicklungsteams und müssen aktiv mitarbeiten. Deshalb gibt es schon einige Dinge, die in der Patentanwaltskanzlei im Vorfeld eingeplant werden können:

• Userstories: Konkretisiert sich ein Projekt, machen Sie sich Gedanken zu den Userstories. Beschreiben Sie, welchen Weg zum Beispiel die eingehende Briefpost macht. Welche Arten von Absendern gibt es, kann das Schreiben einem Aktenzeichen zugeordnet werden. Enthält das Schreiben Anlagen, zu welchem Bearbeiter soll es zugeordnet werden, usw. Dasselbe gilt auch für E-Mails.
• Keyuser: In der Kanzlei müssen Keyuser definiert werden. Ihre Aufgabe ist es, die Teillieferung (Sprint) der Software zu testen und das Feedback zu übermitteln.
• Ressourcen- und Terminplanung: Ressourcen müssen über die gesamte Entwicklungszeit eingeplant werden. Die Entwicklungszyklen dauern bei agorum zwei Wochen, danach muss auf der Kundenseite eine Woche getestet werden.
• Testumgebung: Die Softwaretests müssen in einer Testumgebung erfolgen und dürfen das Tagesgeschäft nicht unterbrechen. Wir beraten und helfen bei der Einrichtung gerne weiter.
• Hardwareumgebung: Diese sollte ausreichend leistungsfähig sein, damit der laufende Betrieb eines DMS gewährleistet ist. Für die Administratoren haben wir dazu alle Informationen hier beschrieben.

4. Ist die revisionssichere Archivierung das treibende Argument, warum Kanzleien ein DMS einsetzen?

IC: Ja. Nach meiner Erfahrung und im Vergleich zu anderen Branchen, ist dort das Arbeiten besonders papierlastig. Und wenn man an die Aufbewahrungsfristen von Patenten denkt, lässt sich erahnen, mit welchen Ressourcen die Archive betrieben werden müssen. Da ist ein DMS eine feine Sache. Dort können Sie auch nach 30 Jahren aufs Knöpfchen drücken und haben die Akte auf dem Bildschirm.

5. Wie wird das DMS installiert?

IC: Im Grunde wie bei anderen Installationen auch: Man braucht einen Server, auf dem die Applikation und die Datenbank installiert werden. Gängig ist hier Linux mit einer MySQL-Datenbank. Aber auch Windows und andere Datenbanken werden unterstützt.

Das DMS wird durch Schnittstellen mit anderen Systemen verbunden. Die gängigsten sind zu PatOrg aus dem Hause Brügmann, zu ERP-Systemen, zu DATEV usw. Hier prüfen wir, welche Version im Einsatz ist. Je nachdem müssen auch mal die Hersteller von den Fremdsystemen die Voraussetzung für die Schnittstelle schaffen. Bisher hatten wir aber noch keinen Fall, in dem wir die Systeme nicht miteinander verbinden konnten.

6. Gibt es Systemvoraussetzungen für einen elektronischen Posteingang im Patentwesen?

IC: Auf die Gefahr hin, dass ich mich wiederhole ;): Eine gute Hardware-Infrastruktur ist Voraussetzung, damit das DMS zeigen kann, was es kann. Ich vergleiche es immer mit einem Hochleistungssystem, das unter Millionen von Informationen mit einem Mausklick das findet, wonach Sie suchen. Demgegenüber muss Leistung stehen.

Bei den Plattensystemen empfehlen wir zum Beispiel SSDs. Die sind hochperformant und helfen bei den wichtigen IOPS (Input/Output Operations Per Second). Die Prozessoren hängen von der Anzahl der Personen ab, die mit dem System gleichzeitig arbeiten, aber auch von der Anzahl der Dokumente, die durch die OCR gehen. Als Datenbank haben wir mit MySQL sehr gute Erfahrungen, vor allem bei großen Datenmengen. Alle Informationen finden Sie übersichtlich hier.

7. Wie lange dauert die Einführung eines elektronischen Posteingangs im Patentwesen?

IC: Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Es kommt auf sehr viele Faktoren an. Die Komplexität der Workflows und der Automatisierungsgrad sind beispielsweise Parameter, an denen sich die Größe eines Projekts erahnen lässt.

8. Gibt es beim elektronischen Posteingang besondere Anforderungen an die IT-Security?

IC: Das Thema Sicherheit wird großgeschrieben. Klar, nicht nur Schutzrechte, sondern alle sensiblen Daten müssen zum einen durch die Technik (das DMS), aber auch durch die Prozesse (Verfahrensabläufe) in der Kanzlei geschützt sein. Technisch umfasst das mehrere Punkte: Einmal die Berechtigungen, die regeln, wer welche Zugriffsrechte hat. Es muss aber auch sichergestellt sein, dass der Datenschutz erfüllt ist.

Was den Virenschutz angeht, stehen wir meist in enger Abstimmung mit den Administratoren. Hier gibt es verschiedene Ansätze. Zum Beispiel, dass die Firewall beim Upload die Dokumente auf Viren überprüft. Wenn der Virenschutz auf demselben Server wie agorum core installiert werden soll, ist es ratsam, dies im Vorfeld mit uns abzustimmen. Grundsätzlich lässt sich unser System sehr gut in vorhandene Sicherheitskonzepte integrieren.

Bei Kunden, die Zugriffe über das Internet nutzen, werden die Anforderungen höher. Wir betreuen zum Beispiel die comdirect Bank, bei der agorum core die Daten von ca. 2 Millionen Usern archiviert. Hier haben wir die Kommunikationswege mehrfach verschlüsselt gesichert. Die Daten sind wie in einem Tresor abgelegt und halten äußeren Angriffen stand.

Unser System agorum core pro wird in regelmäßigen Abständen vom Wirtschaftsprüfer abgenommen und erfüllt die technischen Voraussetzungen zur revisionssicheren Archivierung.

9. Wie ist das Berechtigungskonzept organisiert?

IC: Bei vielen Kanzleien haben wir das Berechtigungskonzept mit dem Modul Workflow umgesetzt. Warum? Beim Bearbeiten von Eingangspost, egal ob digital oder physisch, folgt immer eine Aktion. Dokumente müssen zur Bearbeitung an Person A, B oder C übergeben werden. Von dort werden sie weitergeleitet zur Unterschrift, Freigabe, Kenntnisnahme usw. Diese Prozesse sind vielschichtig und tief verschachtelt.

Den Workflow-Ablauf erarbeiten wir, wie schon im Einstieg beschrieben, gemeinsam mit unseren Kunden. Unsere Entwicklungsabteilung konfiguriert diesen Prozess, der im Anschluss von den Keyusern in der Kanzlei getestet wird.

Die Rechte-Verwaltung mit ACLs (Access Control List, Zugriffssteuerungsliste) erfolgt durch die Administratoren unserer Kunden. Sie legen fest, wer welche Rechte hat. Unsere Doku führt sie Schritt für Schritt dorthin. Das ist einfach und ohne fremde Hilfe umsetzbar.

Durch die Benutzer- und Gruppenverwaltung können Workflows mit redundanten Sicherheitsschlaufen ausgestattet werden. Kommt zum Beispiel in einem Postfach vom Team A, das drei Bearbeiter umfasst, ein Dokument zur Bearbeitung an, sehen das zunächst alle. Sobald ein Mitarbeiter die Bearbeitung übernimmt, ist es für die anderen nicht mehr sichtbar. Der Fall, dass ein Dokument wegen einer nicht geplanten Verhinderung eines Mitarbeiters nicht gesehen wird, ist nahezu ausgeschlossen.

10. Welche Funktionalitäten schätzen die Anwender am elektronischen Posteingang am meisten?

IC: Den Bearbeitern, die in Kanzleien den Posteingang betreuen, zolle ich meinen größten Respekt. Wenn dort irgendwas versäumt wird oder untergeht, kann das immens große Folgen haben. Ist der Posteingang erstmal digitalisiert, freuen sich die Anwender über folgenden Nutzen:

• Kürzere Bearbeitungszeiten
• Schnelle Aktenrecherche
• Dokumente können nicht untergehen
• Eingehende Post wird direkt der richtigen Akte oder Vorgang zugeordnet
• gute Verbindung von DMS und PatOrg
• Reduzierung des Papierverbrauchs

Neben den Annehmlichkeiten im Tagesgeschäft trägt das DMS zur Einhaltung der Compliance-Regeln bei. Der Posteingang wird durch diesen Prozess lückenlos erfasst, protokolliert und revisionssicher archiviert. An der Stelle erlaube ich mir, auf ein redundantes Backup hinzuweisen - das ist aber die Aufgabe unserer Kunden.

Ein wichtiger Vorteil, warum sich Kunden und Kanzleien für unser System entschieden haben, ist die Open Source Technologie. Der Quellcode liegt offen und ist transparent einsehbar. Die Hoheit über die Daten liegt ausschließlich bei unseren Kunden. Es besteht keine Abhängigkeit zum Hersteller im Vergleich zu proprietärer Software. Nicht umsonst setzen viele große Unternehmen und Marktführer auf diese Technologie.

Zu guter Letzt: welche Frage haben wir vergessen?

IC: Ach, ich könnte noch so viel erzählen ;), aber im Einstieg sprechen wir von der papierlosen Kanzlei - da würde ich sagen, dass es sehr idealistisch ist. Ich erlebe in den Kanzleien wieder ein "back to the roots", weil der BGH entschieden hat, dass Fristenänderungen auf einem Papierausdruck abgezeichnet werden müssen (Stichwort Medienbruch). Aber wenn weniger Papier genutzt wird, ist schon viel gewonnen.

Interessenten möchte ich das Angebot einer Online-Demo machen. Wir haben viele Beispiele auf unserer Demomaschine, die wir Ihnen zeigen können. Und Sie wissen ja jetzt schon, dass es nur Beispiele sind und in jeder Kanzlei anders umgesetzt wird.

Indra, vielen Dank für das Interview!