Du willst mehr wissen?
beratung@agorum.com
+49 711 358 718-20
Verträge digital verwalten Vertragsmanagement Software mit agorum core
agorum core pro ist die KI-Business-Plattform für Unternehmen, die Informationen, Prozesse und KI auf einer gemeinsamen Grundlage vereinen wollen. Mit NORA | 360° legst du darin deine Verträge mit Kunden, Partnern und Lieferanten als eigenes Objekt in der jeweiligen Akte an. Eine Frist mit Erinnerungsvorlauf bringt den Vertrag rechtzeitig in den Eingang der Zuständigen. Die Unterschrift holst du über inSign ein.
Der Vertrag Was gehört zu einem Vertrag in agorum core?
Zu einem Vertrag gehören seine Stammdaten und alles, was an ihm hängt. Als Stammdaten wählst du den Vertragstyp, zum Beispiel Wartungsvertrag, Rahmenvertrag oder Supportvertrag. Auf Wunsch trägst du Vertragsbeginn, Vertragsende, Vertragswert und die Bestellnummer deines Kunden ein und bestimmst, wer für den Vertrag verantwortlich ist.
An den Vertrag hängst du die Vertragsunterlagen und Angebote, ordnest E-Mails zu und legst Aufgaben und interne Notizen an. Wer den Vertrag öffnet, sieht den ganzen Zusammenhang an einer Stelle.
Fristen Wie behältst du die Fristen im Blick?
Am Vertrag setzt du eine Frist im Feld Deadline, zum Beispiel für die Vertragsprüfung oder die Verlängerung, und bestimmst den Erinnerungsvorlauf in Tagen. Zum Erinnerungsdatum erscheint der Vertrag im Eingang der Zuständigen, also des Bearbeiters oder der Empfänger.
Mit einer Wiedervorlage planst du zusätzlich einen Termin zum Nachfassen. Der Vertrag steht bis dahin auf Warten und kommt am Tag der Wiedervorlage als To Do zurück in den Eingang. Die Dokumentation empfiehlt zum Beispiel, bei einem Vertrag die Wiedervorlage auf 4 Wochen vor Ablauf zu setzen. Auf Wunsch informiert dich agorum core zusätzlich per E-Mail oder im Browser.
In der Vertragssuche filterst du nach Fristen, die überschritten sind oder bis morgen, bis zu den nächsten 3 oder 7 Tagen oder bis zu den nächsten 2 Wochen fällig werden. Du kannst auch eine eigene Anzahl Tage eingeben.
Suche Wie findest du einen Vertrag wieder?
Du findest Verträge über die Vertragssuche oder über die Akte deines Kunden, Partners oder Lieferanten. Die Vertragssuche filtert nach Vertragstyp, Status, Priorität, Deadline, Bezahlstatus und Änderungsdatum und zeigt die Treffer mit einem Dashboard. Du kannst auch nach dem Namen oder anderen Kriterien suchen. Über den Vertragstyp findest du zum Beispiel alle Wartungsverträge.
Wie legst du wiederkehrende Verträge schnell an?
Wiederkehrende Verträge legst du aus einer Vorlage an, die du vorher einmal erstellst, zum Beispiel mit Unterordnern und Standarddokumenten. Platzhalter in der Vorlage ersetzt agorum core beim Anlegen durch deine Angaben.
Unterschrift Wie unterschreibst du elektronisch?
Du öffnest ein PDF aus agorum core über das Kontextmenü in inSign und gibst dort an, wer unterschreiben soll. inSign, der Signaturanbieter, schickt den Unterzeichnern eine E-Mail mit der Anforderung zur Signatur.
Sobald alle unterschrieben haben, holt agorum core das signierte Dokument ab und speichert es anstelle des unsignierten als neue Version. Lehnt jemand die Unterschrift ab, bekommt die Person, die sie angefordert hat, eine E-Mail, gegebenenfalls mit der Begründung. Du kannst die Unterschrift erneut anfordern. In der Suche findest du Dokumente, die noch im Signaturprozess sind, unterschrieben oder abgelehnt wurden. Mit einem eingerichteten Workflow läuft die Übergabe automatisch.
Budget Wie verfolgst du Aufwand und Budget je Vertrag?
Am Vertrag hinterlegst du auf Wunsch Stundensatz und Vertragswert. Erfasste Arbeitszeiten werden gegen das Vertragsbudget gebucht. Die Budget-Übersicht im Vertrag zeigt dir verbrauchtes und verbleibendes Budget, auch als Diagramm.
Nachvollziehbarkeit Wer darf was, und was hat sich geändert?
Das Berechtigungssystem von agorum core gilt auch für Verträge. Dein Administrator legt damit Rechte auf Objekt- und Beziehungsebene fest. Die Änderungshistorie hält Änderungen an Objekten und ihren Beziehungen fest. Dokumente legst du benutzer- oder revisionssicher ab.
Du betreibst agorum core pro in deiner eigenen Infrastruktur, im Rechenzentrum, in der Private Cloud oder hybrid. Damit bestimmst du selbst, wo deine Verträge liegen und wer darauf zugreifen darf.
Was brauchst du für Verträge in agorum core pro?
Du brauchst agorum core pro und NORA | 360° mit dem CRM. Dein Administrator installiert zuerst das CRM-Beispielplugin, erzeugt die Konfiguration und legt danach mindestens 1 Firmen-Ablagebereich, die Akten deiner Kunden, Partner oder Lieferanten und mindestens 1 Vertragstyp an. Verträge entstehen immer in einer dieser Akten.
Für die elektronische Unterschrift kommt das Plugin Integration | inSign dazu. Du brauchst mindestens 1 inSign-Konto mit API-Zugriff, und agorum core muss für inSign aus dem Internet erreichbar sein.
Die Preise für agorum core pro und NORA | 360° pro Nutzer und Monat stehen auf der Preisseite. Module wie Integration | inSign kalkulieren wir individuell. agorum core pro ist datensouverän und vollständig updatefähig und gibt dir damit Investitionssicherheit.
Das passt, wenn du Verträge für Kunden, Partner oder Lieferanten führst. Es passt noch nicht, wenn du ohne agorum core pro arbeiten willst oder Verträge ohne Kunden-, Partner- oder Lieferantenbezug verwalten möchtest.
Wie läuft das bei dir?
In der Online-Demo zeigen wir dir die Verträge an einem Beispiel. Danach weißt du, ob agorum core zu deinem Vertragsmanagement passt.
Wo liest du mehr dazu?
