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agorum® Software GmbH
Digtialisierungsberatung
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Digitalisierungsmöglichkeiten für Eventgastronomie KI, DMS und Analytics optimal einsetzen
Beratungstermin vereinbaren!Konkrete Einsparpotenziale – Beispielrechnungen
Rechenbeispiele auf Basis typischer Kennzahlen von Eventgastronomen. Passe sie an deine Situation an.
Eventgastronomen navigieren durch komplexe Anforderungen
Die Eventgastronomie bewegt sich im Spannungsfeld zwischen kreativer Eventgestaltung, präziser Logistik und wirtschaftlichem Druck. Individuelle Kundenwünsche, kurzfristige Änderungen, komplexe Personalplanung und die Koordination zahlreicher Dienstleister prägen den Alltag. agorum® bietet mit ALBERT | AI, agorum core und NORA | 360° ein modulares DIGITAL TOOLKIT, das speziell auf die dynamischen Anforderungen der Eventgastronomie zugeschnitten ist. Damit automatisierst du Prozesse von der Angebotsstellung bis zur Nachbereitung, behältst alle Ressourcen im Blick und schaffst unvergessliche Eventerlebnisse. Im Folgenden zeigen wir dir konkrete Anwendungsfälle und Kombinationsmöglichkeiten.
ALBERT | AI KI, die Eventprozesse intelligent orchestriert & automatisiert
ALBERT | AI arbeitet eigenständig und verbindet sich bei Bedarf mit ERP, CRM, DMS & Eventmanagement-Systemen. KI-Agenten analysieren Eventanfragen, optimieren Ressourcenplanung und unterstützen bei der kreativen Konzeption.
Weitere Informationen zu ALBERT | AI
Intelligente Eventplanung: Von der Anfrage zum perfekten Konzept
- KI analysiert Eventanfragen und erstellt automatisch passende Konzeptvorschläge basierend auf Budget, Location und Gästezahl.
- Automatische Machbarkeitsprüfung unter Berücksichtigung von Ressourcen, Personal und Terminkollisionen.
- Intelligente Menüvorschläge basierend auf Eventtyp, Saison und Ernährungspräferenzen der Gäste.
Ziel: Schnellere Angebotsstellung, höhere Conversion-Rate, kreative Konzeptentwicklung.
Bestandsmanagement & Einkaufsoptimierung
- ALBERT überwacht Lagerbestände in Echtzeit und prognostiziert Bedarf basierend auf gebuchten Events.
- Automatische Bestellvorschläge unter Berücksichtigung von Mindesthaltbarkeit und Lieferzeiten.
- KI-gestützte Preisanalyse und Lieferantenvergleich für optimale Einkaufskonditionen.
Ziel: Reduzierte Lebensmittelverschwendung, optimierte Einkaufskosten, Just-in-Time-Beschaffung.
agorum core Das DMS als digitales Fundament: strukturiert, vernetzt, skalierbar
Zentrale Verwaltung aller Event- & Kundendokumente, GoBD-konforme Archivierung, automatisierte Workflows und blitzschnelle Suche. On-Premise oder Cloud.
Weitere Informationen zu agorum core
Vertragsmanagement & Dokumentenverwaltung
- Automatisches Erfassen und Kategorisieren aller Eventverträge, Lieferantenvereinbarungen und Locationverträge.
- Fristenverwaltung für Kündigungen, Verlängerungen und Zahlungsziele mit automatischen Erinnerungen.
- Integration mit Buchhaltungssystemen und revisionssichere Archivierung aller geschäftsrelevanten Dokumente.
Ziel: Rechtssicherheit gewährleisten, Vertragsrisiken minimieren, Compliance sicherstellen.
Digitaler Rechnungseingang & Abrechnungsworkflows
- Vollautomatische Verarbeitung von Lieferantenrechnungen, Locationrechnungen und Personaldienstleister-Abrechnungen.
- Unterstützung von XRechnung & ZUGFeRD für elektronischen Rechnungsaustausch mit Geschäftskunden.
- Workflow-gesteuerte Freigabeprozesse mit automatischer Zuordnung zu Events und Kostenstellen.
Ziel: Liquidität sichern, Skonti nutzen, transparente Nachkalkulation ermöglichen.
ALBERT | AI & agorum core Intelligente Dokumentenverarbeitung mit KI-Power
ALBERT arbeitet direkt auf agorum core: klassifiziert Eventdokumente, extrahiert relevante Informationen, beantwortet operative Fragen – alles im Rahmen deines Berechtigungsmodells.
Kundenanfragen → Event-Vorgang → automatische Abwicklung
- E-Mails, Anfragen und Briefings werden automatisch erkannt und dem richtigen Event oder Kunden zugeordnet.
- ALBERT extrahiert relevante Daten (Eventdatum, Personenzahl, Budget) und startet passende Planungsworkflows.
- Automatische Angebotserstellung mit individuellen Textbausteinen und Preiskalkulationen.
Ziel: Reaktionszeiten verkürzen, Angebotsqualität steigern, Vertriebsteam entlasten.
Qualitätsmanagement & Feedback-Analyse
- ALBERT analysiert automatisch Gästefeedback aus verschiedenen Kanälen und identifiziert Verbesserungspotenziale.
- Kontinuierliche Überwachung von Qualitätskennzahlen und automatische Eskalation bei kritischen Bewertungen.
- Automatische Erstellung von Eventberichten mit Lessons Learned und Handlungsempfehlungen.
Ziel: Servicequalität steigern, Kundenbindung erhöhen, kontinuierliche Verbesserung.
NORA | 360° 360° Vernetzung aller Eventakteure & Prozesse
NORA | 360° verknüpft Kunden, Locations, Dienstleister und interne Teams zu einem intelligenten Event-Ökosystem.
Weitere Informationen zu NORA | 360°
Event-Ökosystem intelligent orchestrieren
- Verknüpfung von Events mit allen relevanten Objekten: Locations, Equipment, Personal, Dienstleister.
- Mehrfachrollen abbilden: Kunde als Auftraggeber, Gast und Referenzgeber.
- Vorgangsmanagement mit hierarchischen Aufgaben für komplexe Eventabläufe.
- Automatische Zuordnung von Dokumenten zu Events, Kunden und Lieferanten.
Ziel: 360°-Eventüberblick, perfekte Koordination, reibungslose Abläufe.
Lieferanten-Netzwerk als vernetzte Einheit
- Verknüpfung von Lieferanten, Dienstleistern und Partnern mit Events und Verfügbarkeiten.
- Florist, DJ, Fotograf und Technikdienstleister flexibel verschiedenen Events zuordnen.
- Prozesse wie Materialbestellung oder Personalanforderung mit allen Beteiligten vernetzen.
- Aufgaben-Kaskaden: Hauptaufgabe "Hochzeits-Event" mit Unteraufgaben für Dekoration, Catering, Entertainment.
Ziel: Transparente Ressourcenplanung, optimale Auslastung, perfekte Eventausführung.
Datenschutz & IT-Sicherheit nach DSGVO-Standards
Sicherheit & Compliance
- DSGVO-konforme Verarbeitung aller Gäste- und Kundendaten.
- Vollständige Audit-Trails und revisionssichere Archivierung aller Geschäftsprozesse.
- Mehrstufige Authentifizierung und verschlüsselte Datenübertragung für maximale Sicherheit.
Wie läuft ein agorum® Projekt ab?
Gemeinsam starten wir mit einer kurzen Analyse, in der wir deine Eventprozesse, bestehenden Systeme und spezifischen Anforderungen klären. Im anschließenden Workshop schnüren wir dein persönliches DIGITAL TOOLKIT, priorisieren Use Cases und legen Schnittstellen fest. Danach setzen wir dein Projekt iterativ um – in kompakten Sprints, bei denen du nach jedem Schritt Feedback gibst und sofort Ergebnisse siehst. Abschließend migrieren wir deine Daten, schulen dein Team und begleiten dich beim Go-live sowie in der Hypercare-Phase. Alle Details findest du im ausführlichen Beitrag zum agorum® Projektablauf.
Lass uns deine Digitalisierungspotenziale live durchrechnen
In 30 Minuten zeigen wir dir deine schnellsten Hebel – von der automatisierten Eventplanung bis zum intelligenten Ressourcenmanagement. Individuell für dein Catering-Unternehmen.
