Digitalisierung Werkstattbetrieb KI, DMS und Analytics optimal in Kfz-Werkstätten einsetzen

Konkrete Einsparpotenziale – Beispielrechnungen

Rechenbeispiele auf Basis typischer Kennzahlen von Kfz-Werkstätten. Passe sie an deine Situation an.

Fahrzeugdiagnose-Optimierung

150 Diagnosen/Monat × 30 Min Zeitersparnis durch KI-Unterstützung = 75 Std/Monat = 27.000 €/Jahr.

KI-gestützte Fehleranalyse & automatische Reparaturvorschläge halbieren die Diagnosezeit ⇒ ~900 Std/Jahr frei für mehr Kundenaufträge.
Garantieabwicklung

80 Garantiefälle/Jahr × 2 Std Dokumentationsaufwand = 160 Std/Jahr.

Bei 45 €/Std ≈ 7.200 € reiner Verwaltungsaufwand – automatisierte Abwicklung reduziert um 70%.
Teileverwaltung & Bestellung

12 Mitarbeitende sparen im Schnitt 25 Min/Tag durch zentrale Teilesuche & KI-gestützte Bestellvorschläge.

≈ 5 Std/Tag ~ 52.800 €/Jahr bzw. ~1.100 Std/Jahr (bei 220 AT) – Zeit für mehr produktive Werkstattarbeit.

Was in der Werkstatt wirklich Zeit kostet

Eine Reparatur erzeugt Papier, bevor sie Umsatz erzeugt. Auftrag, Diagnoseprotokoll, Kostenvoranschlag, Teilebestellung, Prüfprotokoll, Garantieantrag, Rechnung. Jedes dieser Dokumente entsteht an einer anderen Stelle, gesucht wird es später am Fahrzeug.

Genau dort setzt die Ablage an. agorum core hängt die Unterlagen an die Fahrzeugakte, ALBERT | AI liest sie beim Eingang aus und ordnet sie zu, NORA | 360° verbindet Kunde, Fahrzeug und Auftrag miteinander.

Was das im Alltag bedeutet, steht in den nächsten vier Abschnitten. Keine Funktionsliste, sondern die Felder, die Schritte, die Fristen und das, was wir selbst damit tun.

Werkstattauftrag einer Kfz-Werkstatt in der digitalen Fahrzeugakte, Beispielakte in agorum core — Jeder Beleg trägt Kennzeichen, FIN und Auftragsnummer, deshalb findet ihn die Suche.

Die Fahrzeugakte, Feld für Feld

Eine Fahrzeugakte in agorum core ist kein Ordner mit Dateien, sondern eine Struktur mit Feldern, nach denen du suchen kannst. Diese Felder legst du einmal fest, danach füllt ALBERT | AI sie beim Einlesen.

Am Fahrzeug Kennzeichen, Fahrgestellnummer, Hersteller, Modell, Erstzulassung und der Halter, verknüpft mit dem Kundendatensatz in NORA | 360°.
Je Auftrag Auftragsnummer, Annahmedatum, Kilometerstand, Monteur und die Freigabe des Kunden.
Fristen Hauptuntersuchung fällig, Garantie bis, Aufbewahrung bis.
Dokumenttypen Auftrag, Diagnoseprotokoll, Kostenvoranschlag, Lieferschein, Prüfprotokoll, Garantieantrag, Rechnung und Fotodokumentation.

Der Unterschied zeigt sich bei der Frage nach allen Fahrzeugen mit fälliger Hauptuntersuchung im November. Mit diesen Feldern ist das eine Suche, ohne sie ein Nachmittag.

Vom Auftrag bis zum Archiv, in acht Schritten

So läuft ein Auftrag durch das System. Jeder Schritt erzeugt ein Dokument, und jedes Dokument landet an der Akte, ohne dass jemand es ablegt.

Auftrag angelegt, Fahrzeug über Kennzeichen oder Fahrgestellnummer gefunden
Diagnose durchgeführt, Protokoll wandert an die Fahrzeugakte
Kostenvoranschlag erzeugt, Freigabe des Kunden als Dokument abgelegt
Teile bestellt, Lieferschein automatisch zugeordnet
Reparatur dokumentiert, Fotos an den Auftrag
Abnahme mit Prüfprotokoll
Rechnung geschrieben und mit dem Auftrag verknüpft
Archivierung mit Aufbewahrungsfrist

ALBERT | AI erkennt beim Einlesen, worum es sich handelt, und ordnet zu. Du greifst nur ein, wenn etwas unklar bleibt.

Serviceberaterin einer Kfz-Werkstatt arbeitet am Tablet in einer hellen Serviceannahme — Die Frist kennt das System, nicht der Ordner im Regal.

Welche Unterlagen wie lange bleiben müssen

Rechnungen und Buchungsbelege bewahrst du zehn Jahre auf, geregelt in Paragraf 147 der Abgabenordnung und Paragraf 257 des Handelsgesetzbuchs. Für Prüfprotokolle und Garantieunterlagen gelten zusätzlich die Vorgaben des Herstellers, die oft weiter reichen.

agorum core ist nach GoBD geprüft und legt Unterlagen unveränderbar, vollständig und wiederauffindbar ab.
Die Frist hängt am Dokument, nicht am Ordner. Der Expiration Agent meldet, was abgelaufen ist.
Die Verfahrensdokumentation, die eine Betriebsprüfung sehen will, bleibt Sache deines Betriebs. Sie beschreibt den Weg vom Beleg bis zur Reproduktion.
Bei Zweifelsfragen entscheidet dein Steuerberater, nicht die Software.

Zwei Beschäftigte von agorum arbeiten im eigenen Großraumbüro an zwei Bildschirmen — Wer selbst damit arbeitet, kennt die Stellen, an denen es klemmt.

Was agorum selbst damit macht

agorum entwickelt agorum core seit 1998 und betreibt das eigene Unternehmen damit. Jede Rechnung, jeder Vertrag und jeder Vorgang liegt in demselben System, das du hier ansiehst.

Über 2.500 Projekte sind damit umgesetzt.
Die Prüfung nach IDW PS 880 wiederholen wir jährlich.
Im eigenen Betrieb laufen über 400.000 KI-Läufe.

Diese Angaben gelten für jeden Betrieb, auch für Werkstätten. Damit lässt sich über Ablage sprechen.

Datenschutz & Compliance durchgängig gewährleistet

Sicherheit & Nachvollziehbarkeit

Rollenbasierte Zugriffsrechte für Kundendaten und Fahrzeuginformationen.
Vollständige Audit-Trails für alle Dokumentenzugriffe und Änderungen.
DSGVO-konforme Datenverwaltung mit automatischer Löschung nach Aufbewahrungsfristen.

Alle Fachthemen der Automobilbranche stehen gebündelt auf der Übersichtsseite Digitalisierung in der Automobilbranche.

Wie läuft ein agorum® Projekt ab?

Gemeinsam starten wir mit einer kurzen Analyse, in der wir deine Ziele, bestehende Werkstattsysteme und Prozesse klären. Im anschließenden Workshop stellen wir dein Lösungspaket zusammen, priorisieren Anwendungsfälle und legen Rollen fest. Danach setzen wir dein Projekt iterativ um – in kompakten Sprints, bei denen du nach jedem Schritt Feedback gibst und sofort Ergebnisse siehst. Abschließend migrieren wir deine Daten, schulen dein Team und begleiten dich beim Go-live sowie in der Hypercare-Phase. Alle Details findest du im ausführlichen Beitrag zum agorum® Projektablauf.