Kontakt
Chief Operating Officer (COO)
Nina Schulze
beratung@agorum.com
+49 711 358 718-40
Digitalisierung in Sozialstationen KI, DMS und Analytics für ambulante Pflege
Beratung anfordernKonkrete Einsparpotenziale – Beispielrechnungen
Rechenbeispiele auf Basis typischer Sozialstations-Kennzahlen. Passe sie an deine Situation an.
Sozialstationen stehen vor besonderen Herausforderungen
Dezentrale Mitarbeiterführung, komplexe Tourenplanung, aufwendige Pflegedokumentation und strenge Compliance-Anforderungen prägen den Alltag ambulanter Pflegedienste. Gleichzeitig steigt der Kostendruck bei wachsendem Fachkräftemangel. Digitale Lösungen können hier entscheidende Entlastung schaffen. agorum® bietet mit ALBERT | AI, agorum core und NORA | 360° ein flexibles Lösungspaket, das speziell auf die Bedürfnisse von Sozialstationen zugeschnitten ist. Damit optimierst du Tourenplanungen, digitalisierst die Pflegedokumentation und erfüllst alle gesetzlichen Vorgaben für effiziente, sichere und transparente Abläufe in deinem ambulanten Pflegedienst. Im Folgenden zeigen wir dir, wie KI, Dokumentenmanagement und Analytics zusammenwirken und welche Kombinationsmöglichkeiten es gibt.
ALBERT | AI KI, die Tourenplanung & Dokumentation revolutioniert
ALBERT | AI arbeitet eigenständig und verbindet sich bei Bedarf mit ERP/HR, CRM, DMS & weiteren Tools. KI-Agenten optimieren Routen, prüfen Dokumentationen und automatisieren Verwaltungsprozesse.
KI-Tourenplanung: Fahrzeiten minimieren, Effizienz maximieren
- KI optimiert tägliche Touren unter Berücksichtigung von Qualifikationen, Arbeitszeiten und Verkehrslage
- Automatische Umplanung bei Ausfällen oder neuen Klienten in Echtzeit
- Beispielrechnung: 15 Mitarbeiter × 30 Min Fahrzeit-Ersparnis/Tag × 220 Tage = 1.650 h/Jahr. Ersparnis: ~49.500 €/Jahr
Ziel: Mehr Zeit für Klienten, weniger Fahrtkosten, höhere Mitarbeiterzufriedenheit.
Automatische Dokumentations-QA & MDK-Vorbereitung
- ALBERT prüft Pflegedokumentationen auf Vollständigkeit, Plausibilität und gesetzliche Anforderungen
- Automatische Erstellung von Prüfberichten und Zusammenfassungen für MDK-Prüfungen
- Natürlichsprachliche Abfragen: "Zeige alle fehlenden Leistungsnachweise der letzten Woche"
Ziel: Fehlerfreie Dokumentation, erfolgreiche MDK-Prüfungen, Zeitersparnis bei der Qualitätssicherung.
agorum core Das DMS als zentrale Verwaltungsplattform
Zentrale Klientenakten, digitale Pflegedokumentation, GoBD-konforme Archivierung und leistungsstarke Workflows. On-Prem oder Cloud.
Digitale Klientenakte & mobile Dokumentation
- Zentrale, revisionssichere Verwaltung aller Klientendokumente mit Versionierung
- Mobile Zugriffe für Pflegekräfte vor Ort – online und offline verfügbar
- Automatische Synchronisation und Verschlüsselung für maximale Datensicherheit
- Beispielrechnung: 500 Klienten × 10 Min Suchzeit-Ersparnis/Monat = 83 h/Monat. Ersparnis: ~30.000 €/Jahr
Ziel: Papierlose Dokumentation, sofortiger Zugriff auf alle Informationen, DSGVO-Konformität.
Automatisierter Rechnungsworkflow & Abrechnungsmanagement
- Digitaler Rechnungseingang mit automatischer Erfassung und Kontierung
- Workflow-gesteuerte Freigabeprozesse mit Eskalationsstufen
- Integration in Abrechnungssysteme für Krankenkassen und Privatpatienten
- Beispielrechnung: 800 Rechnungen/Jahr × 8 Min Bearbeitungszeit = 107 h/Jahr. Ersparnis: ~3.200 €/Jahr
Ziel: Schnellere Abrechnung, weniger Fehler, optimierte Liquidität.
ALBERT | AI & agorum core Intelligente Dokumentenverarbeitung mit KI & DMS
ALBERT arbeitet direkt auf agorum core: klassifiziert Dokumente, extrahiert Daten, befüllt Workflows – alles im Rahmen deines Berechtigungsmodells.
Posteingang → Klientenakte → Workflow
- E-Mails, Faxe & Scans werden automatisch erkannt und der richtigen Klientenakte zugeordnet
- ALBERT extrahiert relevante Daten (Verordnungen, Diagnosen, Medikationspläne) und startet passende Workflows
- Transparente Bearbeitung mit vollständiger Nachvollziehbarkeit für Audits
Ziel: Medienbruchfreie Prozesse, schnellere Reaktionszeiten, fehlerfreie Zuordnung.
Intelligente Leistungserfassung & Abrechnung
- KI erkennt und prüft Leistungsnachweise auf Vollständigkeit und Plausibilität
- Automatischer Abgleich mit Verordnungen und Bewilligungen
- Vorbereitung der Abrechnungsdaten für Kostenträger mit Fehlerprüfung
Ziel: Fehlerfreie Abrechnung, maximale Erstattung, minimaler manueller Aufwand.
NORA | 360° Beziehungen vernetzen & Prozesse orchestrieren
NORA | 360° verknüpft alle Akteure, Vorgänge & Objekte in deiner Sozialstation zu einem intelligenten Gesamtsystem.
Klienten-Ökosystem intelligent vernetzen
- Klienten mit allen Beteiligten verknüpfen: Angehörige, Hausärzte, Pflegekräfte, Therapeuten, Betreuer
- Mehrfachrollen abbilden: Angehöriger als Betreuer & Ansprechpartner, Pflegekraft als Bezugsperson & Wundmanager
- Vorgänge & Aufgaben hierarchisch strukturieren mit beliebigen Unteraufgaben
- Dokumente automatisch den richtigen Personen & Prozessen zuordnen
Ziel: 360°-Blick auf jeden Klienten, lückenlose Vernetzung aller Beteiligten.
Pflegeprozess-Management als vernetzte Einheit
- Touren mit Klienten, Pflegekräften und Leistungen intelligent verknüpfen
- Mitarbeiter flexibel einsetzen – Springer, Vertretungen, Fachkräfte bedarfsgerecht zuordnen
- Prozesse wie Wundmanagement, Medikamentengabe oder MDK-Prüfungen mit allen Beteiligten vernetzen
- Aufgaben-Kaskaden erstellen: Hauptaufgabe "Medikamentengabe" mit Unteraufgaben für Bestellung, Kontrolle, Dokumentation
Ziel: Transparente Steuerung durch intelligente Beziehungs-Verknüpfungen.
Datenschutz & Compliance – by Design
Sicherheit & Nachvollziehbarkeit
- Feingranulare Berechtigungen nach Rollen, Teams und Einsatzgebieten
- Vollständige Audit-Trails und revisionssichere Protokollierung
- Zwei-Faktor-Authentisierung und verschlüsselte Datenübertragung
- DSGVO-konforme Verarbeitung mit Löschkonzepten und Auskunftsrechten
Beispielrechnungen: Deine konkreten Einsparpotenziale
Basierend auf einer Sozialstation mit 30 Mitarbeitern und 500 Klienten
1. Tourenoptimierung durch KI
- Aktuelle Situation: 30 Min zusätzliche Fahrtzeit pro Mitarbeiter/Tag durch suboptimale Routen
- Mit ALBERT | AI: KI-optimierte Touren reduzieren Fahrtzeit um 20 Min/Tag
- Berechnung: 15 Mitarbeiter × 20 Min × 220 Tage = 1.100 Stunden/Jahr
- Ersparnis: 33.000 € pro Jahr (bei 30 €/Stunde) + reduzierte Fahrtkosten
2. Digitale Dokumentation & Suche
- Aktuelle Situation: 15 Min/Tag für Dokumentensuche und -ablage pro Mitarbeiter
- Mit agorum core: Sofortiger Zugriff, automatische Ablage
- Berechnung: 30 Mitarbeiter × 12 Min Ersparnis × 220 Tage = 1.320 Stunden/Jahr
- Ersparnis: 39.600 € pro Jahr + weniger Fehler durch fehlende Dokumente
3. Automatisierte Abrechnung
- Aktuelle Situation: 2 Vollzeitkräfte für Abrechnung und Prüfung
- Mit ALBERT | AI + agorum core: Automatische Prüfung und Vorbereitung
- Zeitersparnis: 50% der Abrechnungszeit durch Automatisierung
- Ersparnis: 45.000 € pro Jahr (1 Vollzeitstelle) + schnellerer Geldeingang
Gesamtersparnis: Über 117.600 € pro Jahr
Diese Beispielrechnungen zeigen das Potenzial digitaler Lösungen für Sozialstationen. Die tatsächlichen Einsparungen hängen von deiner individuellen Situation ab. Zusätzlich profitierst du von:
- Höherer Mitarbeiterzufriedenheit durch weniger Verwaltungsaufwand
- Besserer Pflegequalität durch mehr Zeit für Klienten
- Reduziertem Fehlerrisiko und erfolgreichen MDK-Prüfungen
- Verbesserter Wettbewerbsfähigkeit durch moderne Prozesse
Wie läuft ein agorum® Projekt ab?
Gemeinsam starten wir mit einer kurzen Analyse, in der wir deine Ziele, bestehenden Systeme und spezifischen Anforderungen klären. Im anschließenden Workshop schnüren wir dein persönliches DIGITAL TOOLKIT, priorisieren Use Cases und legen Rollen fest. Danach setzen wir dein Projekt iterativ um – in kompakten Sprints, bei denen du nach jedem Schritt Feedback gibst und sofort Ergebnisse siehst. Abschließend migrieren wir deine Daten, schulen dein Team und begleiten dich beim Go-live sowie in der Hypercare-Phase. Alle Details findest du im ausführlichen Beitrag zum agorum® Projektablauf.
Lass uns deine Einsparpotenziale live durchrechnen
In 30 Minuten zeigen wir dir deine schnellsten Hebel – von der Tourenoptimierung bis zur digitalen Pflegedokumentation. Individuell für deine Sozialstation.
