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agorum® Software GmbH
Digtialisierungsberatung
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Digitalisierungsmöglichkeiten KI, DMS und Analytics für moderne Bildungsverwaltung
Beratungstermin vereinbaren!Konkrete Einsparpotenziale – Beispielrechnungen
Rechenbeispiele auf Basis typischer Kennzahlen der Bildungsverwaltung. Passe sie an deine Situation an.
Bildungsverwaltung steht vor komplexen Herausforderungen
Schulämter und Bildungsbehörden verwalten täglich tausende Dokumente, von Schüleranmeldungen über Lehrerzeugnisse bis zu Haushaltsplanungen. Der Verwaltungsaufwand wächst stetig, während gleichzeitig Personalmangel und steigende Anforderungen an Digitalisierung und Datenschutz den Druck erhöhen. agorum® bietet mit ALBERT | AI, agorum core und NORA | 360° ein maßgeschneidertes DIGITAL TOOLKIT für die Bildungsverwaltung. Damit automatisierst du wiederkehrende Prozesse, erfüllst alle gesetzlichen Vorgaben und schaffst mehr Raum für pädagogische Kernaufgaben. Im Folgenden zeigen wir dir, wie KI, Dokumentenmanagement und Analytics perfekt zusammenwirken.
ALBERT | AI KI, die Verwaltungsprozesse intelligent automatisiert
ALBERT | AI arbeitet als eigenständige KI-Plattform und integriert sich nahtlos in bestehende Schul-IT, Fachverfahren und DMS-Systeme. KI-Agenten übernehmen Routineaufgaben und unterstützen bei komplexen Entscheidungen.
Automatisierte Schüleranmeldung und -verwaltung
- KI extrahiert automatisch Daten aus Anmeldeformularen, Geburtsurkunden und Zeugnissen
- Plausibilitätsprüfung und Vollständigkeitskontrolle der Unterlagen in Echtzeit
- Automatische Zuweisung zu Schulen basierend auf Wohnort, Kapazitäten und Profilen
Ziel: Anmeldeprozesse um 70% beschleunigen, Fehlerquote minimieren.
KI-gestützte Zeugnisprüfung für Lehrkräfte
- Automatische Verifikation von Lehramtszeugnissen und Qualifikationsnachweisen
- Abgleich mit Landesdatenbanken und Prüfung auf Echtheit
- ALBERT erstellt Zusammenfassungen für Einstellungsentscheidungen mit Risikohinweisen
Ziel: Einstellungsverfahren beschleunigen, Compliance sicherstellen.
agorum core Das DMS als sichere Verwaltungsbasis: revisionsfest und vernetzt
agorum core bildet das digitale Rückgrat deiner Bildungsverwaltung mit revisionssicherer Archivierung, automatisierten Workflows und nahtloser Integration in Fachverfahren.
Digitale Schülerakte mit Workflow-Automatisierung
- Zentrale Verwaltung aller Schülerdokumente von der Anmeldung bis zum Abschluss
- Automatische Workflows für Schulwechsel, Beurlaubungen und Fördermittel
- Integration mit Schulverwaltungssoftware und E-Rechnungssystemen
Ziel: Papierlose Verwaltung, schnellere Bearbeitung, lückenlose Dokumentation.
Haushalts- und Budgetplanung transparent verwalten
- Digitale Verwaltung von Haushaltsplänen, Mittelabrufen und Verwendungsnachweisen
- Automatische Prüfung von Rechnungen gegen Budgets und Kostenstellen
- Versionierung und Nachvollziehbarkeit aller Budgetänderungen
Ziel: Transparente Mittelverwendung, GoBD-konforme Dokumentation.
ALBERT | AI & agorum core Intelligente Dokumentenverarbeitung mit KI und DMS
ALBERT | AI und agorum core arbeiten Hand in Hand: KI klassifiziert und extrahiert, das DMS archiviert und steuert Workflows – alles unter Berücksichtigung deiner Berechtigungen.
Posteingang → Schulakte → Bearbeitung
- Eingehende Post wird automatisch gescannt, klassifiziert und der richtigen Schule/Akte zugeordnet
- ALBERT extrahiert Kerninfos wie Absender, Betreff, Fristen und leitet an Sachbearbeiter weiter
- Automatische Wiedervorlage bei Fristen und Erinnerungen bei ausstehenden Antworten
Ziel: 80% weniger manuelle Sortierarbeit, keine verpassten Fristen mehr.
Schulstatistik auf Knopfdruck erstellen
- ALBERT aggregiert Daten aus verschiedenen Quellen für Landesstatistiken
- Automatische Plausibilitätsprüfung und Hinweise auf Unstimmigkeiten
- Export in vorgegebene Berichtsformate für Ministerien und Behörden
Ziel: Statistikerstellung von Tagen auf Stunden reduzieren.
NORA | 360° Vernetzte Bildungslandschaft mit 360°-Transparenz
NORA | 360° vernetzt alle Akteure der Bildungsverwaltung – von Schulen über Träger bis zu Ministerien – in einem intelligenten Gesamtsystem.
Schulentwicklungsplanung intelligent vernetzen
- Schulen als Objekte mit allen zugehörigen Entitäten verknüpfen: Schüler, Lehrer, Gebäude, Träger
- Mehrfachbeziehungen abbilden: Lehrer an mehreren Schulen, Schüler mit Geschwistern, Träger mit mehreren Einrichtungen
- Entwicklungsprojekte mit Aufgaben, Unteraufgaben und Meilensteinen strukturieren
- Ressourcenplanung über alle Schulen hinweg optimieren
Ziel: Datenbasierte Schulentwicklung, optimale Ressourcenverteilung.
Fördermaßnahmen-Netzwerk transparent gestalten
- Schüler mit allen Fördermaßnahmen vernetzen: Therapeuten, Sozialarbeiter, Jugendamt
- Förderpläne als Vorgänge mit Aufgaben für alle Beteiligten anlegen
- Dokumentation automatisch den richtigen Akten und Personen zuordnen
- Fortschritte und Entwicklungen über alle Beteiligten hinweg nachvollziehen
Ziel: Lückenlose Förderung, optimale Betreuung, transparente Dokumentation.
Datenschutz und Compliance in der Bildungsverwaltung
Sicherheit & Berechtigungen
- Granulare Rechteverwaltung nach Schulen, Abteilungen und Funktionen
- DSGVO-konforme Verarbeitung sensibler Schülerdaten
- AD/LDAP-Integration und Zwei-Faktor-Authentifizierung
- Vollständige Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen
Wie läuft ein agorum® Projekt in der Bildungsverwaltung ab?
Gemeinsam analysieren wir deine spezifischen Anforderungen, von Schülerverwaltung bis Haushaltsplanung. Im Workshop definieren wir dein individuelles DIGITAL TOOLKIT und priorisieren die wichtigsten Use Cases. Die Umsetzung erfolgt agil in kurzen Sprints mit kontinuierlichem Feedback. Nach der Datenmigration schulen wir dein Team und begleiten dich beim Go-live. Alle Details zum strukturierten Vorgehen findest du im agorum® Projektablauf.
Lass uns deine Digitalisierungspotenziale berechnen
In 30 Minuten zeigen wir dir konkret, wie du Verwaltungsprozesse automatisierst und Zeit für pädagogische Aufgaben gewinnst. Individuell für deine Bildungsbehörde.
