Digitalisierung in der Kommunalverwaltung

Digitalisierungsmöglichkeiten KI, DMS und Analytics für moderne Kommunalverwaltung

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Einsparungspotential
Beispielrechnungen

Künstliche Intelligenz
ALBERT | AI

DMS/ECM-Fundament
agorum core

Analytics & Process Mining
NORA | 360°

ALBERT | AI + agorum core

Konkrete Einsparpotenziale – Beispielrechnungen für Kommunen

Rechenbeispiele auf Basis typischer Verwaltungskennzahlen. Passe sie an deine Kommune an.

Antragsbearbeitung
Eine mittelgroße Kommune bearbeitet etwa 8.000 Bürgeranträge pro Jahr (Bauanträge, Gewerbeanmeldungen, Sozialleistungen etc.). Die manuelle Bearbeitung dauert durchschnittlich 45 Minuten pro Antrag. Mit KI-gestützter Vorsortierung, automatischer Vollständigkeitsprüfung und intelligenter Weiterleitung reduziert sich die Bearbeitungszeit auf 10 Minuten.
- 8.000 Anträge × 35 Min Ersparnis = 4.667 Std/Jahr
- Bei 44 €/Std (TVöD E9) = 205.348 €/Jahr
- Zusätzlich: Schnellere Bürgerservices, weniger Rückfragen, höhere Zufriedenheit
Dokumentensuche
150 Verwaltungsmitarbeiter suchen täglich durchschnittlich 20 Minuten nach Dokumenten, Bescheiden und Vorgängen in verschiedenen Systemen. Mit zentraler KI-Suche und intelligenten Antworten reduziert sich die Suchzeit auf 3 Minuten.
- 150 Mitarbeiter × 17 Min/Tag × 220 Arbeitstage = 9.350 Std/Jahr
- Bei 40 €/Std = 374.000 €/Jahr
- Bonus: Weniger Frustration, mehr Zeit für Bürgerbetreuung
Rechnungsbearbeitung
Eine Kommune verarbeitet etwa 5.000 Eingangsrechnungen pro Jahr. Die manuelle Erfassung, Prüfung und Freigabe dauert durchschnittlich 12 Minuten. Mit automatischer Datenextraktion, KI-Prüfung und digitalem Workflow sinkt der Aufwand auf 3 Minuten.
- 5.000 Rechnungen × 9 Min Ersparnis = 750 Std/Jahr
- Bei 36 €/Std = 27.000 €/Jahr
- Plus: Skontonutzung von 2% bei 30% der Rechnungen mit durchschnittlich 800 € = 24.000 €/Jahr zusätzlich
Gesamtersparnis in diesem Beispiel: 630.348 € pro Jahr

Kommunalverwaltungen im digitalen Wandel

Bürgernähe, Effizienz und Transparenz – moderne Kommunalverwaltungen müssen vielfältige Anforderungen unter einen Hut bringen. Gleichzeitig steigen die Erwartungen der Bürger an digitale Services, während Fachkräftemangel und knappe Budgets den Handlungsspielraum einschränken. Mit dem DIGITAL TOOLKIT von agorum^® – bestehend aus ALBERT | AI, agorum core und NORA | 360° – digitalisierst du deine Verwaltungsprozesse intelligent und bürgerzentriert. Ob Antragsbearbeitung, Dokumentenverwaltung oder vernetzte Sachbearbeitung: Unsere Lösungen arbeiten einzeln oder im perfekten Zusammenspiel für deine digitale Verwaltung.

ALBERT | AI KI für schnellere Bürgerservices und effiziente Verwaltung

ALBERT | AI arbeitet als intelligenter Assistent in deiner Verwaltung – eigenständig oder vernetzt mit Fachverfahren, DMS und weiteren Systemen.

KI-gestützte Bürgerservice-Automatisierung

Bürgerservice-Automatisierung: Anträge intelligent bearbeiten

KI erkennt Antragsart, prüft Vollständigkeit und leitet an zuständige Sachbearbeiter weiter
Automatische Vorgangsanlage mit extrahierten Bürgerdaten und Dokumentenzuordnung
Intelligente Antwortvorschläge für häufige Bürgeranfragen per E-Mail oder Portal
Beispiel: Bauantrag wird erkannt, Unterlagen geprüft, Workflow gestartet – in Sekunden statt Stunden

Ziel: Bearbeitungszeiten halbieren, Bürgerservice verbessern, First-Contact-Resolution erhöhen

Vergabeverfahren mit KI optimieren

Automatische Prüfung von Ausschreibungsunterlagen auf Vollständigkeit und Formalien
KI-gestützte Angebotsbewertung nach definierten Kriterien und Gewichtungen
Compliance-Check für vergaberechtliche Anforderungen und Fristen
Automatische Dokumentation aller Schritte für Vergabevermerk

Ziel: Rechtssichere Vergaben, schnellere Verfahren, transparente Dokumentation

agorum core Das DMS als digitales Rückgrat deiner Verwaltung

agorum core bildet das sichere Fundament für deine digitale Verwaltung – revisionssicher, GoBD-konform und nahtlos integrierbar.

Digitale Bürgerakte & rechtssichere Archivierung

Zentrale elektronische Akte für alle Bürgervorgänge mit vollständiger Versionierung
GoBD-konforme Archivierung mit Löschkonzepten nach DSGVO
Granulare Berechtigungen nach Abteilungen, Dezernaten und Sachgebieten
Volltextsuche über alle Dokumente mit OCR-Texterkennung

Ziel: Papierlose Verwaltung, schneller Aktenzugriff, DSGVO-Compliance

E-Rechnung & digitaler Rechnungsworkflow

Automatischer Empfang und Verarbeitung von XRechnung und ZUGFeRD
KI-gestützte Datenextraktion aus PDF-Rechnungen und E-Mails
Digitale Freigabeworkflows mit Vertretungsregelungen und Eskalation
Nahtlose Integration in HKR-Verfahren und Buchhaltungssysteme

Ziel: E-Rechnungspflicht erfüllen, Durchlaufzeiten verkürzen, Skonti nutzen

ALBERT | AI & agorum core KI und DMS im perfekten Zusammenspiel

ALBERT | AI und agorum core vereint: Intelligente Dokumentenverarbeitung trifft auf sicheres Dokumentenmanagement.

Automatisierte Antragsbearbeitung mit KI

Antragseingang → Bürgerakte → Bescheid

ALBERT erkennt eingehende Anträge per E-Mail, Online-Formular oder Scan
Automatische Klassifizierung, Datenextraktion und Vollständigkeitsprüfung
Vorgangsanlage in agorum core mit allen Dokumenten und Metadaten
KI-generierte Bescheidentwürfe basierend auf Vorlagen und Regelwerk

Ziel: Durchgängig digitale Prozesse, minimale Bearbeitungszeiten, höhere Qualität

Baugenehmigung digital: Von der Einreichung bis zum Bescheid

Digitale Bauantragsannahme mit automatischer Prüfung der Unterlagen
KI-gestützte Vorprüfung auf Bebauungsplan-Konformität und baurechtliche Vorgaben
Parallele Beteiligung von Fachämtern im digitalen Umlaufverfahren
Automatische Fristüberwachung und Erinnerungen bei Genehmigungsfiktion

Ziel: Digitales Bauamt, schnellere Genehmigungen, transparente Verfahren

NORA | 360° 360°-Verwaltung mit NORA – Alles vernetzt im Blick

NORA | 360° vernetzt Bürger, Vorgänge, Objekte und Mitarbeiter zu einem intelligenten Gesamtsystem – nur in Kombination mit agorum core.

Bürger-Beziehungsmanagement der nächsten Generation

Bürger mit allen Vorgängen, Anträgen und Kontakten vernetzen
Mehrfachrollen abbilden: Bürger als Antragsteller, Eigentümer, Gewerbetreibender
Lebenslagen-orientierte Verwaltung: Umzug, Geburt, Gewerbegründung ganzheitlich betreuen
Historie aller Interaktionen für personalisierte Beratung und proaktive Services

Ziel: Bürgerzentrierte Verwaltung, One-Stop-Government, höhere Zufriedenheit

Smart City: Infrastruktur intelligent verwalten

Objekte wie Straßen, Gebäude, Spielplätze mit Vorgängen und Zuständigkeiten verknüpfen
Baustellen-Koordination: Alle beteiligten Ämter und Versorger im Blick
Aufgaben-Kaskaden: Hauptaufgabe "Straßensanierung" mit allen Unteraufgaben strukturieren
Querverbindungen: Ein Handwerker betreut mehrere Objekte, ein Gebäude hat verschiedene Nutzer

Ziel: Transparente Infrastrukturverwaltung, optimierte Ressourcenplanung, Smart City Realität

Datenschutz und Informationssicherheit im Fokus

Sicherheit by Design

BSI-konforme Verschlüsselung und Zwei-Faktor-Authentifizierung
DSGVO-konforme Verarbeitung mit Löschkonzepten und Auskunftsrechten
Mandantenfähigkeit für verschiedene Ämter und Dezernate
Vollständige Audit-Trails und revisionssichere Protokollierung

So läuft dein Digitalisierungsprojekt mit agorum®

Wir starten mit einer kompakten Analyse deiner wichtigsten Prozesse und Pain Points. Im Workshop definieren wir gemeinsam Quick-Wins und priorisieren die Module deines DIGITAL TOOLKIT. Die Umsetzung erfolgt agil in 2-Wochen-Sprints mit kontinuierlichem Feedback. Nach der technischen Implementation migrieren wir deine Bestandsdaten, schulen deine Mitarbeiter und begleiten dich durch die Go-Live-Phase. Detaillierte Informationen findest du in unserem Leitfaden zum Projektablauf.

Eine Mitarbeiterin präsentiert das digitale Toolkit an einem interaktiven Whiteboard im Büro.

Starte jetzt deine digitale Transformation

In 30 Minuten zeigen wir dir konkret, wie du mit KI, DMS und vernetzten Prozessen deine Verwaltung modernisierst. Individuell auf deine Kommune zugeschnitten.

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