Die ersten Schritte in die Digitalisierung mit einer Dokumentenmanagementsoftware

In Suchmaschinen sind Sie auf Dokumentenmanagementsoftware (DMS) gestoßen und sind sich sicher: Genau so was brauchen wir bei uns! Die ganzen Informationen liegen ja schon vor unserer Nase. Das, was wir bisher haben, ist leider einfach nur umständlich, kostet sehr viel Zeit sowohl zum Ablegen als auch zum Wiederfinden und zudem im Laufe der Jahre auch viel Lagerplatz. Zudem ist es immer schwierig, an welcher Stelle man im Archiv das Papier einordnet: Beim Kunden oder doch eher beim Projekt, was durchgeführt wurde? Der eine Mitarbeiter sortiert es lieber hier ein, der andere lieber dort. E-Mails landen im einen oder anderen Postfach, bereits digital vorliegende Dokumente sind auf diversen Desktops, Servern etc. wiederzufinden - das übliche Chaos halt. Und was das für die spätere Suche nach wichtigen Infos bedeutet, die schnell benötigt werden, kann sich jeder ausmalen…

Ach ja, ganz nebenbei grätschen da auch noch wichtige gesetzliche Regelungen schön quer mit rein, die auch noch beachtet werden müssen. Stichwort: revisionssichere Ablage.

Um das alles richtig mit einzubeziehen, braucht es für solche Fälle eine Struktur, wie Papierdokumente digitalisiert und gemeinsam mit bereits digital vorhandenen Daten gesetzeskonform abgelegt werden können – und genau da springt eine Dokumentenmanagementsoftware rettend ein.

• Inhalte schnell und überall verfügbar und
• Zusammenhänge zwischen den Inhalten leicht erkennbar werden,
• sinnvolle Arbeit mit den ganzen Inhalten möglich und
• das Teilen von Informationen zwischen Mitarbeitern möglich wird
• wiederkehrende, lästige Prozesse automatisiert werden können sowie
• die elektronische Ablage endlich schnell und einfach abläuft.

Es passt sich flexibel an die wachsenden Herausforderungen an, speichert dabei jegliche Art von Informationen und macht diese schnell und einfach wieder auffindbar. Zudem werden es die Benutzer durch die einfache Bedienung schätzen, wenn das DMS bisherige lästige Arbeiten abnimmt. agorum core kann zwar auch Dokumente managen, aber das ist nur ein ganz kleiner Teil dessen, was unter der Haube steckt. Es setzt da noch eine Schippe drauf und steht für ein Digital Workplace, was auch als Enterprise Content Management System (ECM) bezeichnet werden kann. Dabei sollen sämtliche Informationen des ganzen Unternehmens digital abgebildet und die Prozesse unterstützt werden.

Und wenn das DMS zusätzlich noch als Open Source Software zukunftssicher ist und der Quellcode öffentlich einsehbar ist, dann hört sich das alles super an. Aber sind da nicht auch Zweifel angebracht? Wird es teuer, so ein System zu implementieren? Müssen dann alle Prozesse kompliziert umgestellt werden?

Wenn mit der alten analogen Ablage so weitergearbeitet wird, dann ist das ganz klar der mittel- bis langfristig teurere Weg. Und auch die Software kann die Prozesse mit einem besser gesteuerten Informationsfluss deutlich unterstützen und beschleunigen - das gilt generell, aber insbesondere bei Projekten mit vielen Informationen.

Die vorangegangenen Informationen machen deutlich, dass ein DMS weitreichende Auswirkungen hat - es betrifft einfach alles. Und das hört sich nach viel Arbeit an.

Daher kommen wir zurück zur Frage nach dem Einstieg in das Thema: Wo packt man das Thema dann am besten an?

Wie laufen die Informationen momentan durchs Unternehmen? Wo gibt es Engpässe und Schnittstellenprobleme, seien sie von den bisher eingesetzten unterschiedlichen Systemen oder auch zwischen den Abteilungen Ihrer Institution? Befragen Sie diejenigen, die es betrifft (egal, ob Mitarbeiter, Vorgesetzte, Vorstände, aber auch Ihre Kunden!), nach ihren Erfahrungen und lassen Sie diese dabei nicht an Kritik sparen. Das macht es deutlich leichter, die Anforderungen an das neue DMS zu finden.

... in die Zeit unserer Eltern, Urgroßeltern usw… Es hätte ja so schön sein können: Man hat ein oder mehrere Blätter Papier, bearbeitet den Inhalt und legt alles in einem oder mehreren dicken schwarzen Ordnern ab. Dieser wird ins Regal gestellt und bei Bedarf wieder rausgeholt, etwas darin blättert und die Information gefunden. So war es halt früher, die "Ablagetechnik" hat sich seitdem nicht wirklich verändert bzw. verbessert.

Wir leben im 21. Jahrhundert und wollen weiterhin unsere wertvollen Daten in dieser schnelllebigen Zeit einer langsamen und somit teuren, unwirtschaftlichen "Technik" anvertrauen?

Diese Frage beantwortet sich wohl von selbst – und für Ihre weiteren Fragen haben wir von agorum Software bestimmt eine Antwort und freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme.