Digitalisierung im Buchhandel mit KI und DMS

Buchhandel digitalisiert KI, DMS und Analytics für moderne Buchhandlungen

Beratungstermin vereinbaren!

Einsparungspotential
Beispielrechnungen

Künstliche Intelligenz
ALBERT | AI

DMS/ECM-Fundament
agorum core

Analytics & Process Mining
NORA | 360°

ALBERT | AI + agorum core

Konkrete Einsparpotenziale – Beispielrechnungen

Rechenbeispiele auf Basis typischer Buchhandels-Kennzahlen. Passe sie an deine Situation an.

Bestellwesen

2.000 Bestellvorgänge/Monat × 8 Min Ersparnis durch KI-Automatisierung = 267 Std/Monat = 8.000 €/Monat.

KI-gestützte Nachbestellungen & Absatzprognosen reduzieren Überbestände um ~30% ⇒ ~15.000 € weniger gebundenes Kapital.
Rechnungsverarbeitung

3.500 Eingangsrechnungen/Jahr × 7 Min Ersparnis = 408 Std/Jahr.

Bei 30 €/Std ≈ 12.250 € Einsparung – plus 2% Skonto bei 500.000 € Einkaufsvolumen = weitere 10.000 €/Jahr.
Kundenberatung

25 Mitarbeitende sparen durch KI-gestützte Buchempfehlungen 20 Min/Tag.

≈ 8,3 Std/Tag ~ 55.000 €/Jahr bzw. ~1.830 Std/Jahr (bei 220 AT) – Zeit für mehr Kundenkontakt statt Recherche.

Buchhandlungen im digitalen Wandel meistern

Der stationäre Buchhandel steht vor vielfältigen Herausforderungen: Online-Konkurrenz, sich ändernde Lesegewohnheiten, komplexe Lagerverwaltung und der Spagat zwischen persönlicher Beratung und effizienten Prozessen. Gleichzeitig müssen Verlags- und Autorenbeziehungen gepflegt und Veranstaltungen organisiert werden. agorum^® bietet mit ALBERT | AI, agorum core und NORA | 360° ein durchdachtes DIGITAL TOOLKIT, das speziell auf die Anforderungen von Buchhandlungen zugeschnitten ist. Damit digitalisierst du deine Prozesse, verbesserst die Kundenberatung und schaffst mehr Raum für das, was den Buchhandel ausmacht: die Leidenschaft für Bücher und die persönliche Begegnung. Im Folgenden zeigen wir dir konkrete Anwendungsfälle und wie die Lösungen optimal zusammenwirken.

ALBERT | AI KI, die Bestellwesen & Kundenservice revolutioniert

ALBERT | AI arbeitet eigenständig und verbindet sich nahtlos mit Warenwirtschaft, CRM, DMS & Verlagssystemen. KI-Agenten analysieren Verkaufsdaten, optimieren Bestellmengen und personalisieren Empfehlungen.

Weitere Informationen zu ALBERT | AI

KI-gestützte Bestelloptimierung im Buchhandel

KI-gestützte Bestelloptimierung: Nie wieder Ladenhüter oder Lieferengpässe

KI analysiert Verkaufstrends, Saisonalitäten und lokale Events für präzise Absatzprognosen.
Automatische Nachbestellvorschläge basierend auf Mindestbestand, Lieferzeiten und Verkaufsgeschwindigkeit.
Intelligente Remissionsentscheidungen durch Analyse von Lagerumschlag und Markttrends.

Ziel: Lagerkosten um 30% senken, Verfügbarkeit von Bestsellern auf 98% steigern.

KI-gestützte Kundenberatung und Personalisierung

Intelligente Kundenberatung & Personalisierung

ALBERT erstellt personalisierte Leseempfehlungen basierend auf Kaufhistorie und Präferenzen.
Automatische Benachrichtigungen bei Neuerscheinungen von Lieblingsautoren oder -genres.
KI-Chat beantwortet Kundenanfragen zu Verfügbarkeit, ähnlichen Titeln und Bestellstatus rund um die Uhr.

Ziel: Kundenzufriedenheit steigern, Cross-Selling um 25% erhöhen.

agorum core Das DMS als digitales Rückgrat: sicher, vernetzt, GoBD-konform

Zentrale Verwaltung aller Geschäftsdokumente, Verlagsverträge, Autorenkorrespondenz und Veranstaltungsunterlagen. Revisionssichere Archivierung, intelligente Workflows und nahtlose Integration. On-Premise oder Cloud.

Weitere Informationen zu agorum core

Digitaler Rechnungseingang im Buchhandel

Digitaler Rechnungseingang & Verlagsabrechnung

Automatisches Erfassen und Verarbeiten von Verlagsrechnungen, Lieferscheinen und Gutschriften.
Unterstützung von XRechnung & ZUGFeRD – bereit für die E-Rechnungspflicht 2025.
Intelligente Kontierung und Zuordnung zu Kostenstellen, Warengruppen oder Filialen.

Ziel: Rechnungsdurchlauf von 5 auf 1 Tag reduzieren, Skonti zu 100% nutzen.

Digitale Verwaltung von Verlagsverträgen

Verlagsverträge & Autorenvereinbarungen digital verwalten

Zentrale Ablage aller Rahmenverträge, Konditionen und Sondervereinbarungen mit revisionssicherer Archivierung.
Automatische Erinnerungen bei Vertragsverlängerungen, Kündigungsfristen oder Konditionsanpassungen.
Versionskontrolle und Änderungshistorie für lückenlose Nachvollziehbarkeit.

Ziel: Compliance sicherstellen, Vertragsrisiken minimieren, bessere Konditionen verhandeln.

ALBERT | AI & agorum core Intelligente Dokumentenverarbeitung mit KI & DMS

ALBERT arbeitet direkt auf agorum core: klassifiziert Verlagsmitteilungen, extrahiert Bestelldaten, beantwortet Kundenanfragen – alles im Rahmen deines Berechtigungsmodells.

Posteingang → Kategorie → Aktion

E-Mails von Verlagen, Kunden und Autoren werden automatisch erkannt und kategorisiert.
ALBERT extrahiert relevante Informationen wie ISBN, Bestellmengen, Liefertermine und Rabatte.
Automatische Weiterleitung an zuständige Mitarbeitende oder direkte Prozessauslösung.

Ziel: Reaktionszeiten halbieren, Fehlerquote um 90% reduzieren.

Wissensmanagement & Buchrecherche per KI

ALBERT durchsucht Verlagskataloge, Rezensionen und interne Notizen in natürlicher Sprache.
Fragen wie "Welche Krimis mit starken Frauenfiguren sind lieferbar?" werden präzise beantwortet.
Automatische Zusammenfassungen von Neuerscheinungslisten und Markttrends.

Ziel: Beratungsqualität steigern, Recherche-Zeit um 70% reduzieren.

NORA | 360° Beziehungen vernetzen, Events orchestrieren & Kunden verstehen

NORA | 360° verknüpft alle Akteure, Vorgänge & Objekte deiner Buchhandlung zu einem intelligenten Ökosystem.

Weitere Informationen zu NORA | 360°

360-Grad-Kundenbeziehungsmanagement im Buchhandel

360°-Kundenbeziehungsmanagement

Kunden mit allen Touchpoints verknüpfen: Käufe, Vorbestellungen, Veranstaltungsteilnahmen, Newsletter-Interaktionen.
Mehrfachrollen abbilden: Kunde als Buchclub-Mitglied, Veranstaltungsbesucher und Geschenkkarten-Käufer.
Automatische Segmentierung für zielgerichtetes Marketing und personalisierte Angebote.
Beziehungen zwischen Kunden erkennen (Familien, Lesekreise) für gemeinsame Aktionen.

Ziel: Customer Lifetime Value um 40% steigern, Kundenbindung nachhaltig verbessern.

Digitales Veranstaltungsmanagement für Buchhandlungen

Veranstaltungs- & Lesungsmanagement als vernetzte Einheit

Events mit allen Beteiligten verknüpfen: Autoren, Verlage, Moderatoren, Teilnehmer, Sponsoren.
Aufgaben-Kaskaden erstellen: Hauptaufgabe "Lesung" mit Unteraufgaben für Technik, Catering, Buchbestellung, Marketing.
Automatische Dokumentenzuordnung: Verträge, Pressemitteilungen, Teilnehmerlisten zentral verfügbar.
Nachverfolgung: Welche Bücher wurden bei welcher Veranstaltung verkauft, ROI-Analyse pro Event.

Ziel: Veranstaltungsplanung um 50% beschleunigen, Event-ROI transparent machen.

Datenschutz & Sicherheit im Fokus

DSGVO-konform & revisionssicher

Granulare Berechtigungen für Mitarbeitende, Filialen und externe Partner.
Vollständige Audit-Trails und Zwei-Faktor-Authentisierung.
Automatische Löschfristen für personenbezogene Daten gemäß DSGVO.

Wie läuft ein agorum® Projekt ab?

Gemeinsam starten wir mit einer kurzen Analyse, in der wir deine Ziele, bestehende Systeme und spezifischen Buchhandels-Anforderungen klären. Im anschließenden Workshop schnüren wir dein persönliches DIGITAL TOOLKIT, priorisieren Use Cases wie Bestelloptimierung oder Kundenmanagement und legen Rollen fest. Danach setzen wir dein Projekt iterativ um – in kompakten Sprints, bei denen du nach jedem Schritt Feedback gibst und sofort Ergebnisse siehst. Abschließend migrieren wir deine Daten, schulen dein Team und begleiten dich beim Go-live sowie in der Hypercare-Phase. Alle Details findest du im ausführlichen Beitrag zum agorum® Projektablauf.