Auf der Suche nach einem Dokumentenverwaltungssystem stehen IT-Verantwortliche heute vor einer Fülle verschiedener Softwarelösungen mit klingenden Namen und kryptischen Abkürzungen. Die gute Nachricht: Dokumente verwalten können sie alle, ganz gleich, ob du dich letztendlich für Dokumentenmanagement (DMS), Enterprise Content Management (ECM) oder Enterprise Information Management (EIM) entscheidest. Die Krux bei der Sache: Im Dschungel der vielen Produktvorteile und attraktiven Zusatzfunktionen verliert man das Wesentliche schnell aus den Augen. Damit dir das nicht passiert, geben wir dir heute 3 Tipps zur Suche nach "deinem" Dokumentenverwaltungssystem an die Hand.
1. Fixiere deine Anforderungen schriftlich und vor allem: Gewichte inhaltlich und zeitlich
Ein Navigationssystem im Auto findet nur dann den richtigen Weg, wenn du vorher ein Ziel eingibst. Genauso ist das bei einem Dokumentenverwaltungssystem: Nur wenn du weißt, was du brauchst, bekommst du auch das Richtige. Dabei ist das schriftliche Fixieren der eigenen Anforderungen gar nicht so selbstverständlich, wie es sich anhört. Im Gegenteil: Es kann aufwendig sein, wirklich alle Anforderungen an dein neues System schriftlich zu fixieren und vor allem auch zu gewichten. Aber der Aufwand lohnt sich, denn eine solche Auflistung schafft Klarheit und zeigt, wo deine Prioritäten liegen (sollten).
Inhaltlich könntest du z. B. die folgenden Fragen stellen:
Möchtest du einfach nur Dokumente ablegen, systematisch verschlagworten und schnell wiederfinden? Oder würde es dir auch helfen, immer wiederkehrende Arbeitsabläufe komfortabel zu automatisieren? Wünschst du dir eine Software, die die Arbeit in (standortübergreifenden) Teams unterstützt? Möchtest du mobil auf deine Daten zugreifen können? Gewichte dann, was unbedingt sein muss und was "nice to have" ist.
Der zeitliche Aspekt hilft bei der Priorisierung:
Werde dir darüber klar, was dir heute wichtig ist und was bis zum zweiten oder dritten Schritt warten kann. Auch wenn du die folgenden Schritte noch nicht fix terminieren kannst, mach dir erste Gedanken über einen möglichen Zeitplan.
Wenn diese Phase abgeschlossen ist, hast du einen klaren Überblick darüber, was das System in deinem Unternehmen leisten soll. Nun beginnt die eigentliche Suche nach einer Software, die diese Anforderungen erfüllt.
2. Stelle deine Anforderungen in den Mittelpunkt, nicht den Leistungsumfang des angebotenen Produkts
Ein System zur Dokumentenverwaltung? Oder doch lieber DMS, ECM oder EIM? Im Dschungel der vielen Bezeichnungen und Systeme raten wir dir, deine Anforderungen in den Mittelpunkt zu stellen. Denn eigentlich ist es doch egal, wie das "Baby" heißt, solange es das kann, was du brauchst, oder?
Natürlich helfen Gattungsbezeichnungen bei der Suche, sorgen aber auch oft für Verwirrung, denn nicht überall, wo beispielsweise DMS draufsteht, ist auch das Gleiche drin. Wenn du mehrere Dokumentenmanagementsysteme oder unterschiedliche ECM-Lösungen miteinander vergleichst, wirst du feststellen, dass sie sich im Leistungsumfang teilweise signifikant unterscheiden.
Wenn du also weißt, was du brauchst, und das angebotene Produkt deine Anforderungen zu hundert Prozent erfüllt, ist es für dich das Richtige. Wenn nicht, dann eben nicht. Geh keine Kompromisse bei Funktionen ein, die für dein Unternehmen wirklich wichtig sind – selbst wenn du dafür weitere nette Produktfeatures bekommst.
3. Wähle ein flexibles, skalierbares und vollständig updatefähiges Dokumentenverwaltungssystem
Natürlich kann niemand in die Zukunft schauen. Bei diesem Punkt geht es uns auch gar nicht darum, dass du die zukünftigen Bedürfnisse deines Unternehmens voraussiehst und schon heute in die Planung einbeziehen solltest. Wie deine zukünftigen Anforderungen sein werden, ist unserer Einschätzung nach zum jetzigen Zeitpunkt noch zweitrangig. Wichtig ist aber, dass dein neues DMS, ECM oder EIM generell mit veränderten Anforderungen umgehen kann.
Beantworte beispielsweise folgende Fragen bzw. lass diese vom Anbieter beantworten:
- Ist das System einfach skalierbar? Wie viele Benutzer/Daten kann es maximal verarbeiten? Wo liegen die Kapazitätsgrenzen?
- Ist es modular aufgebaut? Wie einfach lässt es sich erweitern? Können neue Features und Module nachgekauft werden oder muss jedes Mal ein neues System installiert werden?
- Stichwort Datensicherheit: Hast du jederzeit Zugriff auf deine Daten bzw. kannst du dein System auch dann weiterbetreiben, wenn im schlimmsten Fall der Hersteller nicht mehr existiert? Gibt es eine Exit-Strategie?
Fazit
Je besser dein Dokumentenverwaltungssystem heute zu dir passt und je einfacher und flexibler es mit geänderten Anforderungen in der Zukunft umgehen kann, desto freier bleibst du in deiner Unternehmensentwicklung.
Wie eine zentrale Dokumentenverwaltung im Alltag aussieht, zeigt das Anwendungsbeispiel in agorum core.
