Open Source DMS Software für Universitäten und Fachhochschulen

Die IT-Servicezentren von Universitäten und Fach­hochschulen stehen vor ähnlichen Heraus­forderungen wie Unternehmen in der Industrie und Wirtschaft. Die Digitalisierung von Prozessen und die Konsolidierung der IT-Landschaft sind zentrale Anliegen. Die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) spielt dabei eine entscheidende Rolle, um den digitalen Wandel zu unterstützen und die Verwaltung von Ressourcen, Informationen und Prozessen effizienter zu gestalten. Insbesondere Open Source DMS-Lösungen bieten eine Vielzahl von Vorteilen, die den Bedürfnissen von Bildungseinrichtungen gerecht werden.

Universitäts- und Fachhochschul-IT muss eine Vielzahl von Anforderungen erfüllen: von der Verwaltung über Studenten und Fakultäten bis hin zu Betreibern von Rechenzentren und rechtlichen Vorgaben. Eine Lösung, die diese Anforderungen erfüllt, ist ein DMS oder eine ECM-Lösung auf Basis von Open Source Technologie. Diese Lösungen sind hochgradig anpassbar und unabhängig vom Hersteller.

Universitäten und Fachhochschulen stehen vor einer Vielzahl von Herausforderungen, die eine effektive Verwaltung und Organisation erfordern. Dazu gehören:

1. Komplexe Verwaltungsprozesse: Die Verwaltung einer Bildungseinrichtung umfasst eine Vielzahl von Aufgaben: von der Studentenverwaltung über die Fakultätsorganisation bis hin zur Forschungs- und Entwicklungskoordination. Diese Prozesse können oft fragmentiert und ineffizient sein.
2. Sicherheit und Datenschutz: Der Umgang mit sensiblen Daten wie Studentenakten, Forschungsergebnissen und finanziellen Informationen erfordert eine robuste Sicherheitsinfrastruktur und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
3. Digitale Transformation: Der zunehmende Einsatz von digitalen Ressourcen und Technologien erfordert eine Anpassung der IT-Infrastruktur, um den Bedürfnissen von Studenten, Dozenten und Verwaltungsmitarbeitern gerecht zu werden.

Open Source DMS-Software für Universitäten und Fachhochschulen ermöglicht die Verwaltung physischer und digitaler Dokumente sowie die Organisation von Projekten und Vorgängen. Auto­matisierte Prozesse reduzieren Fehler und sparen Zeit, während die revisions­sichere und gesetzes­konforme Archivierung gewährleistet ist. Nach­folgend 3 Beispiele für den Einsatz eines Open Source Doku­menten­managementsystems:

Fakultät A arbeitet zum Beispiel in der medizinischen DNA-Sequenzierung und benötigt für diesen Prozess, an dem viele interdisziplinäre Bereiche zusammenarbeiten, eine Softwarelösung. Die komplexen Arbeitsschritte sollen automatisiert ablaufen. Es müssen speicherintensive Daten, z. B. Bild-, Qualitäts- oder Sequenzierdaten, sicher ausgetauscht werden. Die unterschiedlichen Teams sollen alle Informationen an einem zentralen Ort finden. Die Kollaboration und der Austausch der Anwender soll zeit- und ortsunabhängig funktionieren. Die sensiblen Daten müssen revisionssicher und gesetzeskonform nach DSGVO archiviert werden.

In Bereichen, in denen mit sensiblen Informationen wie Patientendaten gearbeitet wird, spielt das Thema Qualitätssicherung und ISO-Zertifizierung eine zentrale Rolle. Dazu gehört auch, dass in Protokollen jeder Schritt des Workflows definiert und protokolliert werden muss. Der Gesetzgeber verlangt, dass das Protokoll für die berechtigten Mitarbeiter zugänglich und versioniert archiviert wird.

All diese Anforderungen in Summe sind so speziell, dass es dafür keine Standardsoftware gibt. Das Open Source DMS agorum core basiert immer auf derselben Technologie. Für jeden Kunden werden individuelle Workflows konfiguriert und sind damit die digitale Adaption der realen Prozesse.

Was hier am Beispiel einer medizinischen Universität beschrieben ist, kann auf alle beliebigen Wissenschaftsgebiete übertragen werden. Die Grundanforderungen, die die Software erfüllen muss, sind i. d. R. sehr ähnlich. Was sich jedoch immer unterscheidet, sind die unterschiedlichen Prozesse.

Die IT-Servicezentren von Universitäten sind für den reibungslosen Betrieb der IT verantwortlich und das für viele tausend Menschen. In den meisten Fällen wird das über ein Ticketsystem organisiert. Vielen ist nicht bekannt, dass das auch mit einem DMS und ECM-System möglich ist. Das heißt, es wird von außen ein Vorgang ausgelöst und ein automatisierter Workflow leitet die weiteren Schritte ein. Der Workflow wird exakt auf den Prozess der Universität zugeschnitten.

Dieselbe Technologie, die hier für den Bereich Helpdesk beschrieben ist, kann in vielen Bereichen der Verwaltung zum Einsatz kommen. Zum Beispiel in der Personalabteilung zur Verwaltung des Recruiting Prozesses. Oder auch im Facility Management und dem Fuhrpark zum Melden von Schäden oder Störungen.

Nina Schulze, COO bei agorum Software GmbH, ist verantwortlich für das Projektgeschäft, unter anderem für Hochschulen und Universitäten bei der Umsetzung von Digitalisierungsprojekten.

"Es sind nicht nur die klassischen Studentenakten, die wir für Hochschulen umsetzen. Die Projekte sind unterschiedlichster Natur. Ein Projekt, bei dem in der ersten Phase die Organisation und Verwaltung der Fakultäten im Fokus standen. Ein Punkt waren digitale Sitzungsakten sowie Protokollgenerierungs- und Freigabewerkzeuge.

Ein anderes, sehr interessantes Projekt konzentrierte sich darauf, die Lernmaterialien (Videos, Dokumente, ePubs, etc.) der jeweiligen Module in Abhängigkeit der Studiengänge in digitalen Akten in agorum core abzubilden und zu pflegen. Nach Freigabe werden diese über eine Schnittstelle einer externen Lernplattform-Applikation zur Verfügung gestellt."

Alle beschriebenen Fälle können über eine Software realisiert werden. Das System basiert auf einer Technologie, die unterschiedlichen Workflows werden speziell für die Anwendungen konfiguriert. Administratoren wissen diese Vorteile zu schätzen. Es reduziert die Anzahl der Hersteller mit vielen verschiedenen Softwarelösungen.

Das vom 'Bundesministerium des Inneren' geförderte Kompetenzzentrum Öffentliche IT hat eine Publikation über die Strategische Beschaffung in der IT-Konsolidierung veröffentlicht. Daraus gehen die Vorteile der Open Source Technologie deutlich hervor. Hier führt die 'Digitale Souveränität' die Liste der strategischen IT-Beschaffung an. Open Source bedeutet Unabhängigkeit vom Hersteller und die Datenhoheit liegt ausschließlich beim Betreiber. Städte wie Schwäbisch Hall setzen bewusst auf Open Source DMS-Software. Und dass die Technologie auch sicher ist, beweist die comdirect-Bank, die rund zwei Millionen Kundendaten in einem Open Source DMS archiviert.

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