Lean Management im Büro, Teil 6: Geschäftsprozesse automatisieren

Die manuelle Erfassung von Daten ist zeitaufwendig und fehleranfällig

Nach stundenlangem Tippen ist die Konzentration oft im Keller und ein Fehler schnell gemacht. Ein kleiner Vertipper bei der Erfassung einer Rechnung und schon muss nachgearbeitet werden. Selbst, wenn der Fehler meist bei der ersten Prüfung durch den Sachbearbeiter auffällt, muss das Original herausgesucht werden, der Fehler gesucht und korrigiert werden. Das kostet Zeit und verzögert den gesamten Rechnungsdurchlauf.

Vermeiden lassen sich solche Verzögerungen durch den Einsatz von elektronischen Verarbeitungssystemen. Die zu erfassenden Dokumente werden zunächst eingescannt und über eine Texterkennungssoftware (OCR) eingelesen. Danach werden die einzelnen Daten systematisch erfasst und geprüft.

Automatisierte Prozesse sind schneller und sicherer

Ganz typisch werden solche Systeme bei der Erfassung von Rechnungen eingesetzt und sind im DMS implementiert. Das DMS erfasst gezielt alle benötigten Daten aus der Rechnung wie Absender, Datum, Rechnungsnummer, Einzelpreise, Summen, Steuerbeträge usw. Die rechnerische Überprüfung erfolgt daraufhin automatisch. So ist sichergestellt, dass die einzelnen Positionen, die Summen und die errechneten Steuerbeträge stimmen. Das erspart nicht nur das Eintippen von Hand, sondern auch noch das Hantieren mit dem Taschenrechner. Fehler sind praktisch ausgeschlossen.

Schnittstellen verbinden verschiedene Systeme

Sind einzelne Daten aus dem Dokument bereits in anderen Datenbanken enthalten, können diese automatisch miteinander abgeglichen werden. Zum Beispiel kann mit dem CRM-System automatisch abgeglichen werden, ob die Absenderdaten inklusive Umsatzsteuer-ID stimmen und die Bankverbindungen noch aktuell sind. Liegt für die Rechnung eine Bestellung im ERP-System vor, kann diese sogar bis ins Detail verglichen werden. Stimmt beides überein, kann die Rechnung praktisch vollautomatisch freigegeben werden. Der Zeitaufwand für das Personal läge bei nahezu Null. Lediglich muss die Post weiterhin noch geöffnet und in den Scanner gelegt werden.

Vor allem, wenn es um Rechnungen geht, ist es wichtig, diese korrekt abzulegen, um sie zum Beispiel im Prüfungsfall wiederzufinden. Im ungünstigsten und somit auch zeitaufwendigsten Fall geschieht dies in Papierakten. Rechnungen dort zu suchen und wiederzufinden kostet an sich schon viel Zeit. Man muss im Archivkeller die richtige Akte suchen, darin die richtige Rechnung finden und wieder nach oben tragen. Wurde eine Rechnung womöglich versehentlich falsch abgeheftet, kann es sein, dass sie auf Nimmerwiedersehen verschwunden ist - und mit ihr auch der Vorsteuerabzug. Das kann aber auch passieren, wenn die Belege unstrukturiert elektronisch abgelegt wurden. Dann liegt die Rechnung im falschen Verzeichnis, s.o.

Diese Fehler werden mit Dokumentenmanagementsystemen vermieden. Die elektronisch erfassten Dokumente werden anhand ihrer Metadaten automatisch über einen Workflow im richtigen Verzeichnis abgelegt, so wie das Unternehmen es gerne wünscht. Zum Beispiel nach Datum, Rechnungsnummer oder Lieferant. Nach all diesen Daten kann auch einzeln gesucht werden. Alle Rechnungen von einem bestimmten Datum lassen sich so ganz einfach innerhalb von Sekunden übersichtlich anzeigen. Falsch abgelegte Dokumente sind Geschichte!

Dokumentenbasierte Geschäftsprozesse automatisieren heißt Fehler vermeiden und Workflows beschleunigen.