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Dokumentenmanagement-System agorum core: Workflows erstellen

Petra Kayser

Workflows erstellen und aus der analogen in die digitale Welt zu transferieren, ist die Kerndisziplin des Dokumentenmanagement-Systems agorum core. Bestes Beispiel ist der Rechnungsprozess. Mit dem agorum core workflow 3.0 können die einzelnen Freigabeschritte so konfiguriert werden, wie sie den realen Prozessen im Unternehmen entsprechen. Diesen Prozess stellen wir Ihnen in diesem Beitrag vor:

Dokumentenmanagement Workflows

Workflows erstellen mit dem DMS agorum core

Wiederkehrende Aufgaben sind ideal dafür geeignet, von digitalisierten Prozessen abgelöst zu werden. Mit dem Plug-in agorum core workflow 3.0 haben Unternehmen einen “Werkzeugkasten” mit über 40 Bausteinen zur Verfügung und können Workflows konfigurieren. Das Plug-in zählt mit zu den gefragtesten und ist bei vielen Unternehmen zur Automatisierung von Bestellprozessen, Rechnungen, Lieferscheinen, Auftragsbestätigungen uvm. im Einsatz.

Dreh- und Angelpunkt: Workflow-Knoten

Workflow-Knoten sind im Hintergrund die intelligenten “Macher”. agorum core liefert in der Pro-Version viele Knoten mit, die für die Workflowerstellung erforderlich sind. Versierte IT-Mitarbeiter können damit Workflows selbstständig konfigurieren.

agorum core bietet über 40 Knoten zum Konfigurieren von Workflows
Dokumentenmanagement

Alle Knoten, die aktuell verfügbar sind, finden Sie in unserer Dokumentation.

Beispiel: Freigabeworkflow

Der Freigabeworkflow zählt sicher mit zu den häufigsten Prozessen beim Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems. Der Freigabeworkflow ist neben dem Checkout- und dem Aufgabenworkflow fester Bestandteil der agorum core pro-Version, hierfür fallen keine zusätzlichen Lizenzkosten an. Der Freigabeworkflow in Kürze erklärt:

1.Freigabeworkflow erstellen
1. Erstellen eines Freigabeworkflows
  • Beschreibung der Anforderung (z. B. Freigabe Rechnung)
  • Freigabeschritte definieren und anlegen, z. B. fachliche, sachliche Prüfung, Mehr-Augen-Prinzip (Budget)
  • Benutzer- u. Benutzergruppen anlegen
2. Bearbeitung des ersten Freigabeschritts
2. Erstellen des ersten Freigabeschritts

Der Workflow startet, und der erste Anwender bekommt die Rechnung zur Freigabe.


3. Bearbeitung des zweiten Freigabeschritts
3. Bearbeiten des zweiten Freigabeschritts

Der definierte zweite Freigabeschritt folgt, und der Anwender bekommt die Aufgabe zugewiesen. Es können beliebig viele Freigabeschritte definiert werden.

4. Transparenter Status des Freigabeworkflows
4. Rückmeldung des Freigabeworkflows

Der Freigabeworkflow zeigt den finalen Status des Prozesses. Es können Eskalationsstufen integriert werden, damit z. B. keine Skontofristen versäumt werden.

Ausführlich beschrieben in unserer Dokumentation

Alle, die mehr erfahren möchten, finden eine ausführliche Beschreibung in unserer technischen Dokumentation.

Interessenten, die das Dokumentenmanagement-System agorum core näher kennenlernen möchten, sind herzlich zu einer Online-Demo eingeladen. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage. Hier.

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