Workflows erstellen mit dem DMS agorum core

Wiederkehrende analoge Aufgaben sind ideal dafür geeignet, von digitalisierten Prozessen abgelöst zu werden. Mit dem Plug-in agorum core workflow 3.0 haben Unternehmen einen "Werkzeugkasten" mit über 40 Bausteinen zur Verfügung und können Workflows konfigurieren. Das Plug-in zählt zu den gefragtesten und ist bei vielen Unternehmen zur Automatisierung von Bestellprozessen, Rechnungen, Lieferscheinen, Auftragsbestätigungen uvm. im Einsatz.

Dreh- und Angelpunkt: Workflow-Knoten

Workflow-Knoten sind im Hintergrund die intelligenten "Macher". agorum core liefert in der Pro-Version viele Knoten mit, die für die Workflowerstellung erforderlich sind. Versierte IT-Mitarbeiter können damit Workflows selbstständig konfigurieren.

Workflow-Editor im Dokumentenmanagement-System zeigt verschiedene Knoten und deren Verbindungen zur Konfiguration von Workflows.

agorum core bietet über 40 Knoten zum Konfigurieren von Workflows

Alle Knoten, die aktuell verfügbar sind, finden Sie in unserer Dokumentation.

Beispiel: Freigabeworkflow

Der Freigabeworkflow zählt sicher mit zu den häufigsten Prozessen beim Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems. Der Freigabeworkflow ist neben dem Checkout- und dem Aufgabenworkflow fester Bestandteil der agorum core pro-Version. Hierfür fallen keine zusätzlichen Lizenzkosten an. Der Freigabeworkflow wird hier in Kürze erklärt:  

Dokumentenmanagementsystem zeigt das Erstellen eines Freigabeworkflows mit mehreren Freigabeschritten für Rechnungen.

1. Freigabeworkflow erstellen

  

  • Beschreibung der Anforderung (z. B. Freigabe einer Rechnung)
  • Freigabeschritte definieren und anlegen, z. B. fachliche und sachliche Prüfung, Mehr-Augen-Prinzip (Budget)
  • Benutzer- u. Benutzergruppen anlegen
Dokumentenmanagement-System zeigt den ersten Freigabeschritt eines Rechnungsprozesses, der von Lisa Adler bearbeitet wird.

2. Bearbeitung des ersten Freigabeschritts

  

Der Workflow startet, und der erste Anwender bekommt die Rechnung zur Freigabe.


Dokumentenmanagementsystem zeigt den zweiten Freigabeschritt eines Rechnungsprozesses mit Freigabe- und Ablehn-Optionen.

3. Bearbeitung des zweiten Freigabeschritts

  

Der definierte zweite Freigabeschritt folgt, und der Anwender bekommt die Aufgabe zugewiesen. Es können beliebig viele Freigabeschritte definiert werden.

Dokumentenmanagement-System zeigt Workflow-Freigabe für eine Rechnung, einschließlich Freigabeschritten und Statusübersicht.

4. Transparenter Status des Freigabeworkflows

  

Der Freigabeworkflow zeigt den finalen Status des Prozesses. Es können Eskalationsstufen integriert werden, damit z. B. keine Skontofristen versäumt werden.

Ausführlich beschrieben in unserer Dokumentation

Alle, die mehr erfahren möchten, finden eine ausführliche Beschreibung in unserer technischen Dokumentation.

Interessenten, die das Dokumentenmanagementsystem agorum core näher kennenlernen möchten, sind herzlich zu einer Online-Demo eingeladen. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.

Bitmi