agorum® Dokument | E-Rechnung Das Wichtigste zur E-Rechnung Software vorab
Das Plugin Dokument | E-Rechnung empfängt, prüft, zeigt und erstellt E-Rechnungen direkt dort, wo deine Dokumente ohnehin liegen.
Eine E-Rechnung bezeichnet eine Rechnung, deren Inhalt in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz steht und sich automatisch verarbeiten lässt. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland solche Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Mit agorum core pro prüfst du eine eingegangene E-Rechnung mit einem Rechtsklick, liest sie als PDF und automatisierst den Eingang über einen Workflow.
Das Wichtigste in Kürze:
- Empfang ist Pflicht, seit 2025 für alle. Der Versand folgt ab 2027 und 2028.
- Drei Formate abgedeckt, XRechnung, ZUGFeRD mit Factur-X und Peppol BIS Billing 3.0.
- Prüfen per Rechtsklick, der KoSIT-Validator erzeugt einen HTML-Prüfbericht.
- Revisionssicher archiviert, die Original-XML bleibt unverändert erhalten.
- Automatisierbar, ein Workflow erkennt, prüft und legt eingehende E-Rechnungen selbst ab.
- Ein System, die E-Rechnung läuft im selben Fundament wie dein übriges Unternehmenswissen.
Was ist eine E-Rechnung, und was ist keine?
Eine E-Rechnung bezeichnet eine Rechnung im strukturierten Datenformat nach der europäischen Norm EN 16931. Entscheidend ist der maschinenlesbare Datensatz, nicht das Bild. Ein reines PDF ist deshalb keine E-Rechnung, auch wenn es per Mail kommt.
Das Plugin Dokument | E-Rechnung in agorum core pro unterstützt die drei Formate, die im deutschen und europäischen Rechtsverkehr zählen.
- XRechnung in den Varianten UBL und CII, das Standardformat für öffentliche Auftraggeber.
- ZUGFeRD und Factur-X ab Version 2.0.1, ein Hybridformat aus PDF/A-3 und eingebetteter CII-XML.
- Peppol BIS Billing 3.0 auf UBL-Basis für den europäischen Versand.
Als echte E-Rechnung gelten XRechnung, Peppol und ZUGFeRD ab 2.0.1 in den Profilen BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG. Keine E-Rechnung sind ein PDF ohne XML sowie die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC WL. Bei einem Hybrid gilt immer die XML, nicht das sichtbare PDF-Bild. ZUGFeRD 1.0 wird nicht unterstützt und mit einem Fehler abgewiesen.
Wie prüfst du eine E-Rechnung in agorum core pro?
Du prüfst eine E-Rechnung mit einem Rechtsklick auf die XML- oder PDF-Datei und dem Befehl E-Rechnung, dann Validieren. Es öffnet sich der HTML-Prüfbericht des KoSIT-Validators, der offiziellen Prüfsoftware für XRechnung. Der Validator wählt das passende Prüfszenario automatisch anhand der Spezifikationskennung im Feld BT-24.
In vier Schritten bist du durch.
- Validieren, Rechtsklick, dann E-Rechnung und Validieren. Der Prüfbericht entsteht nach dem Rechtsklick.
- Lesbar anzeigen, über die PDF-Ansicht entsteht aus den XML-Daten eine lesbare Ansicht, auch bei reinen XML-Rechnungen.
- Sichern, Prüfbericht und Ansicht sind zunächst temporär, bei Bedarf lädst du sie herunter.
- Entscheiden und zurückmelden, die Nachricht mit dem Prüfbericht versendest du selbst oder über einen Workflow an den Rechnungssteller.
Voraussetzung ist die Mitgliedschaft in der Berechtigungsgruppe ACL_agorum.electronic.invoicing.tools. Bei Dokumenten, die keine E-Rechnung sind, erscheint ein Hinweis.
Welcher Prüfbericht bedeutet was?
Der Prüfbericht sagt dir in Klartext, ob du die Rechnung annehmen, klären oder zurückweisen musst. Entscheidend ist die Art der Meldung. Ein Formatfehler bedeutet, dass gar keine gültige E-Rechnung vorliegt und du eine neue anforderst. Ein Regelfehler bedeutet, dass die E-Rechnung gültig ist, aber inhaltlich korrigiert werden muss.
| Prüfergebnis | Was es bedeutet | Dein Vorgehen |
|---|---|---|
| valide | Die Rechnung erfüllt Schema und Geschäftsregeln. | inhaltlich prüfen und freigeben |
| valide mit Warnungen | gültig, mit wiederkehrenden Hinweisen | annehmen und den Absender auf die Hinweise aufmerksam machen |
| Geschäftsregel (BR-CO, BR-DE) | ein Regelfehler, etwa bei Summen oder Leitweg-ID | mit der Buchhaltung klären und eine korrigierte Rechnung anfordern |
| ungültig (Schema- oder Formatfehler) | keine gültige E-Rechnung | zurückweisen und eine neue Rechnung mit Prüfbericht anfordern |
| Quelle: agorum® Datenblatt Dokument | E-Rechnung, Stand Oktober 2026 | ||
So wird aus dem technischen Prüfergebnis eine klare Handlungsanweisung für die Buchhaltung. Die Original-XML oder das ZUGFeRD-PDF bewahrst du in jedem Fall unverändert auf, denn die PDF-Ansicht ist nur eine Lesehilfe.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht in Deutschland?
Die E-Rechnungspflicht gilt gestaffelt. Empfangen muss jedes Unternehmen im inländischen B2B-Bereich bereits seit dem 1. Januar 2025, ohne Ausnahme und auch als Kleinstbetrieb. Beim Versand gelten Übergangsfristen, die sich am Vorjahresumsatz orientieren.
- Seit 2025, Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen für alle.
- Ab 2027, Pflicht zum Versand bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz.
- Ab 2028, Pflicht zum Versand für alle übrigen Unternehmen.
Ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Eine Gutschrift vom Typ 381 oder eine Korrektur vom Typ 384 nimmt Bezug auf die Ursprungsrechnung im Feld BT-25. Anhänge wie Stundennachweise reisen in der XML mit, bis zu einer Größe von 25 MB. Die rechtlichen Rahmenbedingungen stehen in den FAQ zur E-Rechnung des Bundesfinanzministeriums. Diese Angaben dienen der Orientierung und ersetzen keine steuerliche Beratung.
Wie automatisierst du den E-Rechnungseingang?
Den Eingang automatisierst du über einen Workflow, der jede eingehende E-Rechnung selbst erkennt, prüft und ablegt.
Der Ablauf folgt sechs Schritten.
- Empfangen, ein Eingangsordner füllt sich per E-Mail-Adapter oder Upload.
- Erkennen, ein Knoten prüft, ob eine E-Rechnung vorliegt.
- Prüfen, der Validierungsknoten erzeugt den Prüfbericht und einen Ausgang true oder false.
- Lesen, die Daten der E-Rechnung werden normalisiert.
- Anzeigen, aus den Daten entsteht eine lesbare Ansicht.
- Ablegen, Original, Prüfbericht und Ansicht wandern revisionssicher ins Archiv.
Als Vorlage dient der Beispielworkflow agorum.electronic.invoicing.demo_complete. Über den Ausgang false hängst du eine Prüfaufgabe für die Buchhaltung an oder eine E-Mail an den Absender. Wer tiefer eingreifen will, nutzt alle Knoten auch als JavaScript-Bibliothek e-invoice für Eigenentwicklungen.
Welches E-Rechnungsformat passt zu welchem Empfänger?
Beim Erstellen entscheidet der Empfänger über das Format. agorum core pro erzeugt E-Rechnungen aus vorhandenen Rechnungsdaten, etwa aus deinem ERP-System, oder über ein Erfassungsformular. Welches Format für wen passt, zeigt die Übersicht.
| Empfänger | Format und Profil | Worauf du achtest |
|---|---|---|
| Öffentlicher Auftraggeber (B2G) | XRechnung in UBL oder CII | Leitweg-ID als Käuferreferenz im Feld BT-10 |
| Gewerblicher Empfänger ohne Vereinbarung | ZUGFeRD, Profil EN 16931 | im Protokoll ausgelassene Angaben prüfen |
| Empfänger mit vereinbartem EXTENDED | ZUGFeRD, Profil EXTENDED | als Voreinstellung hinterlegen |
| Versand über Peppol | Peppol BIS Billing 3.0 | Zugangspunkt bei Bedarf integrieren |
| Quelle: agorum® Datenblatt Dokument | E-Rechnung, Stand Oktober 2026 | ||
Für öffentliche Auftraggeber gehört die Leitweg-ID als Käuferreferenz in das Feld BT-10. Bei ZUGFeRD erzeugt der Workflow aus derselben Rechnungsvorlage zugleich das lesbare PDF und bettet die maschinenlesbaren Daten darin ein. Einen eigenen Peppol-Zugangspunkt bringt das Plugin noch nicht mit, er lässt sich bei Bedarf integrieren.
Welche Vorteile bringt die E-Rechnung Software in agorum core pro?
Der eigentliche Hebel liegt nicht im einzelnen Format, sondern im Fundament darunter. Die E-Rechnung läuft in agorum core pro auf derselben Plattform wie dein übriges Unternehmenswissen. Daraus ergeben sich konkrete Vorteile.
- Empfangen, prüfen, anzeigen und erstellen in einem System
- Prüfung mit dem offiziellen KoSIT-Validator, Ergebnis als nachvollziehbarer Prüfbericht
- Automatischer Eingang per Workflow, von der Erkennung bis zur revisionssicheren Ablage
- Revisionssichere Archivierung der Original-XML, DSGVO- und GoBD-konform
- Datensouveränität, die Rechnungsdaten bleiben in deiner eigenen Infrastruktur
- Offen für Eigenentwicklungen über die JavaScript-Bibliothek e-invoice
- Investitionssicher, weil das Plugin auf der vollständig updatefähigen Plattform aufsetzt
So wird aus einer gesetzlichen Pflicht ein automatisierter Prozess, der Zeit spart und die Buchhaltung entlastet. Wer das Thema Revisionssicherheit ohnehin im Blick hat, gewinnt mit der E-Rechnung einen weiteren Baustein im selben Fundament. Und ALBERT | AI arbeitet auf denselben Daten weiter, im Rechtekontext deiner Mitarbeitenden.
Eine kompakte Übersicht mit Fristen und Formaten steht auf der Seite E-Rechnung Software. Wie die E-Rechnung im Ablauf aussieht, zeigt der Use Case E-Rechnung.
Autorin: Daniela Lutz, agorum® Marketing. Zuletzt aktualisiert am 2. November 2026.
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Jetzt unverbindlich beraten lassenagorum® FAQ Häufige Fragen zur E-Rechnung Software
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Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung bezeichnet eine Rechnung, deren Inhalt in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz nach der Norm EN 16931 steht. Entscheidend ist der Datensatz, nicht das Bild. Ein reines PDF ohne eingebettete XML ist deshalb keine E-Rechnung.
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Welche Formate unterstützt agorum core pro?
Das Plugin Dokument | E-Rechnung unterstützt XRechnung in UBL und CII, ZUGFeRD mit Factur-X ab Version 2.0.1 sowie Peppol BIS Billing 3.0 auf UBL-Basis. ZUGFeRD 1.0 wird nicht unterstützt und mit einem Fehler abgewiesen.
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Wie prüfe ich eine E-Rechnung in agorum core pro?
Du klickst mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählst E-Rechnung und Validieren. Es öffnet sich der HTML-Prüfbericht des KoSIT-Validators. Das passende Prüfszenario wählt der Validator automatisch anhand der Spezifikationskennung im Feld BT-24.
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Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht in Deutschland?
Der Empfang ist seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich Pflicht. Der Versand folgt ab 2027 bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab 2028 für alle übrigen Unternehmen. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise bleiben ausgenommen.
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Kann ich den E-Rechnungseingang automatisieren?
Ja. Ein Workflow empfängt, erkennt, prüft, liest, zeigt und legt eingehende E-Rechnungen selbst ab. Als Vorlage dient der Beispielworkflow agorum.electronic.invoicing.demo_complete. Über den Ausgang false hängst du eine Prüfaufgabe für die Buchhaltung oder eine E-Mail an den Absender an.
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Ist ein PDF per E-Mail schon eine E-Rechnung?
Nein. Ein reines PDF ist keine E-Rechnung, weil der strukturierte Datensatz fehlt. Nur wenn in einem ZUGFeRD-PDF eine gültige XML eingebettet ist, zählt das Dokument als E-Rechnung. Bei einem Hybrid gilt immer die XML, nicht das sichtbare PDF-Bild.
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