Wenn wir die Menschen, die auf uns zukommen, fragen, warum sie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) suchen, antworten diese häufig: weil sie ihr Papier loswerden möchten. Du willst bestehende und neu hinzukommende Dokumente scannen und archivieren, um das Papier wegwerfen zu können und ihre Dokumente durchsuchbar zu machen. Nichts einfacher als das, mit dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) agorum core helfen wir dir, deine Dokumente zu archivieren und dich von deinem Papier zu befreien, egal ob du hunderte oder hunderte Millionen Dokumente scannen möchtest.
Einfache Archivierung von Dokumenten mit agorum core: Dokumente scannen, archivieren und durchsuchen
Einen Scanner an agorum core anzubinden, ist sehr einfach, da das System über ein DMS-Laufwerk verfügt. Das heißt, du kannst es ganz einfach wie ein Netzlaufwerk mounten und direkt vom Scanner aus in ein Verzeichnis im Dokumentenmanagementsystem scannen. Über diese Funktion verfügt heute praktisch jeder handelsübliche Scanner, du brauchst keine zusätzliche Software oder Schnittstelle.
Optimierte Archivierung von Dokumenten: Volltextsuche und OCR in agorum core
Möchtest du deine Dokumente einfach digital ablegen und im Volltext durchsuchen, benötigst du neben agorum core pro lediglich noch eine Texterfassungssoftware (OCR). Die wird mit den meisten Scannern mitgeliefert. Du kannst aber auch das OCR-Modul von agorum core kaufen. Die durchsuchbaren Dateien werden dann einfach in das Verzeichnis des DMS, das du an deinem Scanner ausgewählt hast, gespeichert und von agorum core indexiert. Die Dokumente können nun bequem über die Volltextsuche durchsucht und vor allem schnell gefunden werden.
Smarte automatische Ablage: Dokumente automatisiert archivieren mit agorum core docform
Bei vielen wiederkehrenden Dokumenten, die häufiger verarbeitet werden, ist es effizienter, die Ablage zu strukturieren und zu automatisieren. Dafür gibt es das Modul agorum core docform, mit dem du die gescannten Dokumente regelbasiert archivieren und in automatischen Geschäftsprozessen verarbeiten kannst. Du gibst in einer einmaligen Konfiguration vor, welche Metadaten aus dem Dokumententyp erfasst werden sollen und wie mit dem Dokument verfahren werden soll. Anhand dieser Metadaten, z. B. "Rechnung" und "Lieferantenname", kann agorum core die Eingangsrechnung automatisch in der Lieferantenakte beispielsweise im Verzeichnis "Rechnungen" revisionssicher archivieren und die Rechnung an einen automatischen Prüfungs- und Freigabeworkflow schicken. Das Scannen und Archivieren erfolgt vollautomatisch, du musst lediglich das Papier in den Scanner legen und die Scantaste drücken.
Höchste Leistung beim Massen-Scannen: Dokumente effizient archivieren mit agorum core
Beim massenhaften Scannen, Erfassen und Archivieren von sehr vielen Dokumenten ist meist die automatische Texterfassung der Flaschenhals. Daher bietet agorum core die Möglichkeit, die OCR zu clustern, sodass beliebig viele OCR-Server parallel die Textinhalte aus den Dokumenten erfassen können. Die Last wird automatisch verteilt, und die Verarbeitung der Dokumente erfolgt so schnell, wie die Hardware es ermöglicht. Ein nicht zu unterschätzender Zusatznutzen ist dabei die Ausfallsicherheit. Fällt ein OCR-Server aus, steht nicht der ganze Prozess still, da die anderen Clustereinheiten ungestört weiterarbeiten können.
Möchtest auch du dein Papier loswerden?
Welche Anforderungen eine Archivierungssoftware für die revisionssichere Ablage erfüllen muss, steht in einem eigenen Beitrag.
Vereinbare einfach eine unverbindliche Online-Demo mit einer Anfrage und lass dir zeigen, wie wir dich von deinen Papierakten befreien können.
