Digitaler Rechnungsworkflow mit Übergabe an DATEV

DATEV zählt in Deutschland zu den führenden Herstellern von Business-Software und ist im Rechnungswesen eine feste Größe. Der vorgelagerte digitale Rechnungsprozess vom Eingang bis zur Übergabe an die Fibu zählt zu den Haupteinsatzgebieten unseres DMS/ECM agorum core. Demzufolge gibt es bereits viele individuelle Kundeninstallationen, die an DATEV angebunden sind. 

Die große Nachfrage nach einem Standardprozess, der out of the box schnell implementiert werden kann, wird mit der zunehmenden Digitalisierung täglich größer. Anlass für uns, einen Standardrechnungsprozess zu entwickeln, der den Ansprüchen an individuelle Software Rechnung trägt und der eine Schnittstelle zu DATEV mit im Gepäck hat.

Der digitale Rechnungsworkflow bietet zwei Optionen, wie Rechnungen ausgelesen werden können: 

Unternehmen, die Rechnungen händisch erfassen möchten, können dies über den altbewährten manuellen Weg machen. Hier müssen alle rechnungsrelevanten Informationen händisch eingegeben werden.

Für Unternehmen, die Anspruch auf einen hohen Automatisierungsgrad haben, gibt es die Möglichkeit, Rechnungen anzutrainieren und das Auslesen der relevanten Informationen agorum core zu überlassen. Dazu müssen Rechnungen einmalig pro Lieferant antrainiert werden. Die extrahierten Daten werden dann vollautomatisiert im Rechnungsfreigabeprozess zur Verfügung gestellt.

Der gemeinsame Nenner beider Varianten sind die Kontierung, Buchungssatz­generierung, positionsgenaues Arbeiten und Steuersätze.

Kommen Folgerechnungen von diesem Lieferanten, erkennt die Software die Rechnung sofort und kann diese positionsgenau auslesen. 

Unternehmen, die häufig wiederkehrende Rechnungen von denselben Lieferanten erhalten oder sehr umfangreiche Sammelrechnungen buchen müssen, wird diese Variante empfohlen. Der Aufwand pro Lieferant ist einmalig, aber die Zeitersparnis und geringe Fehlerquote sind signifikant. Wie Rechnungen trainiert werden, vermitteln wir Ihnen im Rahmen einer Schulung. 

Das DMS/ECM erkennt alle wichtigen Parameter für die Erfassung des Beleges:

• Lieferant
• Rechnungsdatum
• Rechnungspositionen
• Brutto- und Nettobeträge
• Zu- und Abschläge (Skonto)
• MWSt-Sätze
• Referenz- und Bestellnummer

Nach dem Auslesen legt das System die Rechnung im Kreditorenordner ab.

• Der Rechnungslauf startet mit dem Einholen der sachlichen Prüfung.
• Der Standardworkflow bietet Freigabeschritte, die pro Rechnung individuell gewählt werden können.
• Die Kontierung sowie der Vermerk der zu verwendenden Kostenstellen können ebenfalls individuell hinterlegt werden.

Ist der Freigabeworkflow abgeschlossen, wird eine Ausgabedatei für die weitere Verarbeitung an DATEV erzeugt. Dies erfolgt über folgende zwei Wege:

• Übergabe an DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen als ASCII-Buchungsstapel
• Übergabe an DATEV Unternehmen online im XML-Format

Die Buchungsvorschläge können jetzt final bearbeitet und angewiesen werden.

Der digitale Rechnungsworkflow mit Übergabe an DATEV liefert alles mit, was Sie für die Belegverarbeitung benötigen. Neben dem oben beschriebenen Workflow unterstützen Sie weitere Funktionen:

Die Anlage von Lieferantenakten geht ganz einfach per Mausklick. Es müssen nur die Stammdaten und die Lieferantennummer bzw. die in DATEV hinterlegte Kreditorennummer erfasst werden. Im Hintergrund werden zwei Ordner angelegt:

1. Ordner "Rechnungen"
2. Ordner "E-Mails" mit Rechnungsanhängen: diese werden innerhalb von E-Mail-Anhängen automatisch extrahiert

In diesen beiden Verzeichnissen werden alle Rechnungen eines Lieferanten im Original gespeichert und archiviert.

Eine Voraussetzung für die revisionssichere Archivierung ist die Speicherung der Originaldatei, die mit der Ablage in der Ordnerstruktur erfüllt ist. Die revisionssichere Archivierung nach GOBD erfordert noch zusätzlich eine Verfahrensdokumentation sowie die Abnahme durch einen Wirtschaftsprüfer. agorum core wird in regelmäßigen Abständen vom Wirtschaftsprüfer abgenommen und bietet bei sachgerechter Anwendung die Voraussetzung für eine gesetzeskonforme Archivierung.

Sie sind herzlich eingeladen, den digitalen Rechnungsworkflow agorum core invoice im Rahmen einer Online-Demo kennenzulernen. Unsere Experten stellen Ihnen live und in Farbe die Funktionalitäten vor und beantworten all Ihre Fragen. Wir freuen uns über Ihre Anfrage.