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Sammelrechnungen buchen mit dem Dokumentenmanagement agorum core

Petra Kayser

Sammelrechnungen buchen: Das ist mit den innovativen Funktionalitäten im Dokumentenmanagement-System (DMS) agorum core mit wenigen Klicks erledigt. Die hochentwickelte Software nimmt die Erfassung von umfangreichen Sammelrechnungen ab, und ein anschließender Workflow holt die Freigaben ein. Das bedeutet maximale Unterstützung für die Buchhaltung. Wie die einzelnen Software-Module arbeiten, beschreiben wir in diesem Beitrag.

Sammelrechnungen buchen mit dem Dokumentenmanagement agorum core

Sammelrechnungen buchen und verarbeiten

Sammelrechnungen mit hunderten von Rechnungspositionen manuell zu verarbeiten, ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Das Dokumentenmanagement-System agorum core kann diese Prozesse mit wenigen Mausklicks bis hin zur finalen Übergabe an die Finanzbuchhaltung übernehmen. Alle Belege sind revisionssicher im System, und das Suchen und Finden geschieht innerhalb von Sekunden.

Digitale Rechnungsprüfung Dokumentenmanagement agorum core
Beispielrechnung
Rechnung aus der Mineralölbranche

Rechnungsumfang:

  • 9 Seiten
  • 549 Rechnungspositionen
  • 3 Sorten (Diesel, AdBlue, Heizöl). Alle darunterliegenden Positionen müssen zu diesen 3 Sorten in Bezug gebracht werden.
Die Rechnungserfassung dauert in agorum core nur wenige Sekunden.

Dreh- und Angelpunkt sind Metadaten

Grundlage, damit ein Dokumentenmanagement-System Positionen abgleichen kann, sind Ankerpunkte, sogenannte Metadaten. Das sind Daten innerhalb von Dokumenten, die mit verwandten Daten abgeglichen und in Bezug gebracht werden können. Je nach Branche und auch Prozess unterscheiden sich Metadaten, die erhoben werden. Beispielsweise werden in einer Patentanwaltskanzlei andere erhoben als in der Fertigungsindustrie. Beim großen Thema Rechnungen sind folgende Metadaten gängig:

  • Anschrift
  • Rechnungsdatum
  • Bestellnummer
  • Lieferschein und / oder Leistungsdatum
  • Nettopreis
  • Bruttopreis
  • MWSt-Satz
  • Artikelnummer
  • Mengenanzahl
  • uvm.
Der große Pluspunkt: Suchen und Finden mit einem Mausklick

Neben der automatisierten Verarbeitung von Sammelrechnungen gibt es einen weiteren Pluspunkt, der unschlagbar hilfreich ist: Die Suche nach Rechnungen wird denkbar einfach. Sie können über die Metadaten nach einem Beleg suchen. Je nachdem, welche Parameter einer Rechnung bekannt sind, können Sie danach suchen und haben den entsprechenden Beleg direkt auf dem Bildschirm. Auch die Abstimmung mit dem Steuerberater oder dem Finanzamt können Sie künftig ganz schnell digital vornehmen. Diesen Prozess haben wir in diesem Beitrag beschrieben.

Innovation inside: agorum core docform

Die agorum core docform-Familie bietet Premium-Funktionalitäten für höchste Ansprüche in der automatisierten Belegverwaltung. In den Modulen stecken mehr als 25 Jahre Erfahrung und Entwicklung. Die innovativen Funktionalitäten machen aus komplexen Vorgängen einfache. Unternehmen profitieren an einem Zugewinn an Zeit, Fehlerfreiheit und das gute Gefühl, die gesetzeskonformen Vorschriften zu erfüllen.

Die docform-Familie umfasst verschiedene Module, die wir nachfolgend vorstellen:

1. agorum core docform

agorum core docform ist das Basismodul, das wie Sherlock Holmes innerhalb von Dokumenten nach Informationen sucht. Dazu ein Beispiel: Eine Rechnung geht im Postfach ein und durchläuft die Texterkennung durch den OCR. Es werden Metadaten wie zum Beispiel Rechnungsnummer, Datum, Preis, Lieferant usw. erkannt. docform kann auf Grund dieser Metadaten entsprechende Verknüpfungen herstellen und es an der richtigen Stelle im System ablegen. Was hier ganz simpel an einer Rechnung beschrieben ist, gilt für alle Arten von eingehenden Dokumenten (z. B. E-Mails, Lieferscheine, Verträge, Berichte usw.).

2. agorum core docform extended

In nahezu allen IT-Umgebungen sind verschiedene Applikationen im Einsatz. Die Rolle des Dokumentenmanagement-Systems (DMS) ist die des Koordinators und Archivars: Kein Dokument, das nicht durch seine “Hände” geht.

Dokumentenmanagement mit Drittsystemen verbinden

Das Modul agorum core docform extended ermöglicht das einfache und schnelle Anbinden an Drittsystemen, die durchsuchbare Dokumente erzeugen. Bleiben wir beim Beispiel Sammelrechnung, die im ERP erzeugt wird. Dabei handelt es sich um “durchsuchbare Dokumente”, die direkt im DMS gespeichert und in Workflows integriert werden können. Weitere Beispiele sind CRM- und CAD-Software, der Bereich Adressverwaltung und Qualitätsmanagement, um nur wenige zu nennen. Bei den Dokumenten, die in einem Drittsystem generiert werden, handelt es sich in der Regel um durchsuchbare PDFs, die vom DMS fehlerfrei ausgelesen werden können.

Koordinaten eines Dokumentes erkennen und verknüpfen

Für das erfolgreiche Auslesen und Zuordnen der Textinformationen (Anschrift, Datum, Bestellnummer etc.) müssen die Textkoordinaten bekannt sein. Je nach Dokumentenart und Layout stehen diese Koordinaten an unterschiedlichen Positionen. docform extended kann diese identifizieren, mit der Kundenakte verknüpfen und im Archiv an der richtigen Stelle ablegen.

3. agorum core docform positions

Mit dem Modul agorum core docform positions können u. a. Rechnungspositionen, Artikelnummern, Mengenangaben und Preise positionsgenau ausgelesen werden. Das gilt auch für verschachtelte Unterpositionen, wie es bei Telefonrechnungen häufig der Fall ist. Die Funktionsweise ist seitenübergreifend und deshalb für umfangreiche Sammelrechnungen ideal geeignet.

Das Modul ist nicht nur für den Einsatz bei Rechnungen sehr hilfreich, sondern auch bei jeglicher Form von Listen bzw. standardisierten Formularen. So findet es beispielsweise auch Anwendung bei Unternehmen aus dem produzierenden Gewerbe, wo es um die Verwaltung von Stücklisten geht.

4. agorum core docform verify

Das Modul ist die Prüfinstanz der docform-Familie. Dort wird die Rechnung rechnerisch geprüft. Den Automatisierungsgrad, was alles geprüft werden soll, bestimmt der Kunde. Gängige Prüfkontrollen sind Netto- und Bruttobetrag, MWSt, Mengenangaben und Positionen. Weicht eine Angabe ab, gibt der dahinterliegende Workflow die entsprechende Meldung.

Beispiel: Lieferschein weicht von Rechnung ab
agorum-core-docform-verify
agorum core docform verify kann Sammelrechnungen positionsgenau auslesen und abgleichen. In diesem Beispiel stimmt eine Position aus dem Lieferschein nicht mit der Rechnung überein. Diese Abweichung wird vom System gemeldet.
Beispiel: Abweichung Rechnungsposition mit Einzelpreis
Sammelrechnungen buchen in agorum core
Bei dieser Rechnung hat das System eine Abweichung der Rechnungspositionen erkannt und gibt die Meldung "Gesamtbetrag entspricht nicht dem Einzelpreis x Menge".

Von Profis für Profis

Unternehmen, die ihre Belegverwaltung professionell abbilden möchten, sind mit der docform-Familie von agorum core in bester Gesellschaft. Unsere DMS-Experten zeigen Ihnen in einer Online-Demo, welche Möglichkeiten agorum core bietet. Wir freuen uns über Ihre Anfrage. Hier. 

Diese Beiträge sollten Sie nicht verpassen:

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