Digitale Steuerprüfung

Texterkennung durch OCR und Metadaten erfassen

Voraussetzung für die papierlose Abstimmung mit dem Finanzamt oder dem Steuerberater sind digitalisierte Rechnungen. Und das ist eines der Haupteinsatzgebiete des DMS agorum core. Die Rechnungen durchlaufen beim Scanvorgang die OCR, die die Texterkennung vornimmt, und es werden Metadaten erhoben. Diese ausgelesenen Informationen zu einer Rechnung sind Dreh- und Angelpunkt für die Ablage, für das schnelle Wiederfinden und für die Übergabe an die Fibu (Finanzbuchhaltung).

• 9 Seiten
• 549 Rechnungspositionen
• 3 Kostenstellen

Nach der digitalen Erfassung startet ein Workflow für die fachliche und sachliche Prüfung im Unternehmen. Sind alle Freigaben erteilt, wird die Rechnung an die Fibu übergeben.

Für die digitale Steuerprüfung bietet das Dokumentenmanagement agorum core einen dataroom, in welchem Unternehmen ganz einfach dem Finanzamt oder dem Steuerberater Belege bereitstellen können. Dazu wählen Sie einfach den gewünschten Zeitraum aus und verlinken die entsprechenden Belege im agorum core dataroom. Das ist eine Sache von wenigen Mausklicks und eine große Zeitersparnis.

Der Gesetzgeber hat die Zugriffsmöglichkeiten für die Finanzbehörden im GDPdU geregelt. Demnach kann der Prüfer neben dem direkten Zugriff (Z1) auch zwischen dem indirekten Zugriff (Z2) oder der Überlassung eines Datenträgers (Z3) wählen.

• Passwortgeschützter Link: Der Prüfer erhält über einen passwortgeschützten Link Zugriff auf die zu prüfenden Belege.
• Berechtigungskonzept: Der Prüfer bekommt Leserechte.
• Zugriff nur mit einer Ablauffrist: Der Link kann mit einer Ablauffrist versehen werden. Das verhindert, dass die Schließung in Vergessenheit gerät.
• Datensicherheit: Im agorum core dataroom bleiben Ihre Daten auf Ihren Servern, und die Kontrolle bleibt in Ihren Händen. Was mit Datenträgern wie CDs oder DVDs passiert, ist immer eine unbekannte Größe.
• Beleg-Archivierung nach GoBD: Das DMS agorum core wird regelmäßig von einem unabhängigen Wirtschaftsprüfer nach dem IDW-Prüfstandard abgenommen. Bei sachgerechter Anwendung erfüllt es die Anforderungen nach GoBD. Den Prüfbericht finden Sie hier.

Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse digitalisieren möchten, sind herzlich zu einer Online-Demo eingeladen. Unsere Experten zeigen Ihnen alles zur Rechnungsverarbeitung und wie der Austausch mit dem Steuerberater oder dem Finanzamt über den dataroom abläuft. Wir freuen uns über Ihre Anfrage.