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KI im Dokumentenmanagement DMS mit KI von agorum core
Mit ALBERT | AI bringst du KI direkt in das Dokumentenmanagement von agorum core pro. Du stellst Fragen zu deinen Dokumenten, ALBERT | AI arbeitet im Rechtekontext, jede Anfrage lässt sich protokollieren, und dein Unternehmen entscheidet, welches Sprachmodell zum Einsatz kommt, auf Wunsch eines, das im eigenen Haus läuft.
Belege aus der Praxis Was bringt ein DMS mit KI wirklich?
Drei belegte Ergebnisse und eine Beispielrechnung zeigen, was sich ändert, wenn KI im Dokumentenmanagement mitarbeitet.
40 %
Effizienzsteigerung im Auftragsmanagement bei der Otto Lehmann GmbH, E-Mail-Bestellungen laufen ohne Handarbeit bis in die Produktion
186.000
Papierakten digitalisiert bei COHAUSZ & FLORACK, die Suche dauert Sekunden statt Minuten
3 Min.
bis ALBERT | AI ein Workshop-Board mit 317 Elementen aufgebaut hat (Probe vom 07.11.2026)
unter 15 Min.
statt über 3 Stunden, Beispielrechnung für die Auskunft zu allen Wartungsrechnungen eines Kunden
Quellen: Fallstudien Otto Lehmann GmbH und COHAUSZ & FLORACK (agorum Messe-Booklet 2026), Probe vom 07.11.2026, Beispielrechnung aus dem agorum Projektkunden-Pitch. Das Beispiel ist keine Kundenmessung.
Wie sieht das im Alltag aus?
Ein Beispiel aus der Produktion: Eine Anfrage kommt per E-Mail mit dem Foto eines Dachziegels. ALBERT | AI prüft das Bild, gleicht es mit der Produktdatenbank ab und schlägt passende Produkte vor. Das Angebot geht schneller raus, die Produktion startet früher und die Lieferung ist früher da.
1
Anfrage mit Foto eines Dachziegels per E-Mail
2
ALBERT | AI prüft das Bild
3
Abgleich mit der Produktdatenbank
4
Antwort mit passenden Produkten
5
Angebot, Produktion und Lieferung früher
Kunden über ALBERT | AI
Anwender und Kunden berichten, was ALBERT | AI und agorum core pro in ihrem Alltag verändert.
-
Sebastian Engelskirchen
Geschäftsführer
Otto Lehmann GmbH
Durch ALBERT sparen wir uns die komplette Auftragserfassung. Die Bestellung geht automatisch ins ERP-System und direkt in die Produktion.
Der Chat Was macht ein DMS mit KI in agorum core?
ALBERT | AI ist die tief in agorum core pro integrierte Unternehmensintelligenz. Sie arbeitet direkt mit den Daten, Berechtigungen und Prozessen der Plattform.
Den Chat von ALBERT | AI öffnest du in der Kopfleiste oder im Kontextmenü einer Datei. Dateien und Bilder hängst du per Drag & Drop an. Frühere Fragen und Antworten fließen in die Unterhaltung ein, und agorum core speichert jeden Chat in der Chat-Historie, sodass du ihn später fortsetzt.
Ordner und Akten Wie fragst du Ordner, Akten und Suchergebnisse?
Im Detailfenster rechts findest du den Reiter ALBERT | AI. Er arbeitet mit dem Ordner, der Akte oder der Datei, die du im agorum core explorer gewählt hast, und mit den Suchergebnissen, die du markierst. ALBERT | AI kennt dann den Namen des Ordners, seine Struktur bis zu 3 Ebenen tief und die gewählte Datei.
Du fragst zum Beispiel, welche PDF-Dateien in einem Ordner liegen, oder lässt dir den Inhalt einer Datei oder mehrerer markierter Dokumente zusammenfassen. Den Chat zu einem Ordner oder einer Datei öffnet agorum core beim nächsten Mal wieder.
Aufgaben Welche Aufgaben übernimmt ALBERT | AI im Dokumentenmanagement?
ALBERT | AI arbeitet mit KI-Tools. Diese Tools legen Dateien und Ordner an, verschieben und verlinken sie, lesen und schreiben Metadaten, starten Workflows, entwerfen, beantworten, leiten weiter und senden E-Mails und führen facettierte Suchen aus.
Welche Tools und Voreinstellungen im Chat zur Wahl stehen, richtet dein Administrator ein.
Wie bearbeitest du viele Dokumente auf einmal?
Mit dem Loop-Tool startest du eine Stapelverarbeitung über die Treffer einer agorum core Suche. ALBERT | AI bearbeitet die Objekte sequentiell oder parallel mit derselben Aufgabe, zum Beispiel für das Verschlagworten vieler Dokumente auf einmal, das Auslesen von Metadaten oder die Klassifikation von Dateien und E-Mails. Der Lauf arbeitet im Hintergrund, du überwachst ihn und brichst ihn bei Bedarf ab.
Wie bindest du KI in Workflows, Texterkennung und Spracheingabe ein?
Ein Workflow-Knoten bindet KI in deine agorum core Workflows ein. Texte in PDF-Dateien und Bildern lässt du direkt im Chat per Texterkennung auslesen, auf Wunsch mit einem eigenen PaddleOCR-Server. Die Spracheingabe im Chat läuft standardmäßig über den Browser. Mit einem Whisper-Server, den dein Administrator einrichtet, erweiterst du sie und transkribierst auch Audio- und Videodateien.
Rechtekontext Wer darf was sehen, wenn ALBERT | AI mitarbeitet?
ALBERT | AI arbeitet im Rechtekontext und zeigt dem Sprachmodell nur, was du selbst sehen darfst. Das Berechtigungssystem von ALBERT | AI beruht vollständig auf dem Berechtigungssystem von agorum core.
Objekte, die ALBERT | AI Agents anlegen, kennzeichnet agorum core als von ALBERT | AI erstellt. Über ein eigenes Metadatum findest du sie in der Suche.
Protokoll Wie nachvollziehbar ist die KI-Nutzung?
agorum core kann jede Anfrage an das Sprachmodell protokollieren, dein Administrator schaltet dafür die Zählung ein. Die ALBERT | AI Kostenkontrolle hält dann den Anmeldenamen, die verwendete KI-Voreinstellung, das Modell, den Token-Verbrauch und den Anfang der Anfrage fest. Damit wertest du Nutzung und Kosten aus. Die Kosten sind Schätzwerte auf Basis der Preise, die du hinterlegst. Mit der Protokollierung kannst du auf Wunsch nachvollziehen, welche Daten wohin gesendet wurden.
Auf Wunsch ersetzt ein gleichbleibendes Pseudonym den Anmeldenamen. Das Pseudonym wird aus der Benutzer-ID gebildet und lässt sich über die Benutzerverwaltung wieder auflösen, es handelt sich also um eine Pseudonymisierung.
Datenschutz Welche Daten gehen an den KI-Anbieter?
ALBERT | AI übermittelt nur die Textinhalte und Bilder der Dokumente, die für deine Aufgabe relevant sind, über eine Schnittstelle an das KI-System. Bei Dokumenten, die als Bild gespeichert und nicht per Texterkennung in Text umgewandelt sind, kann auch das komplette Bilddokument übermittelt werden. Dateien, die du im Chat anhängst, gehen als Kontext an das Sprachmodell.
Wie filterst du personenbezogene Daten?
Personenbezogene Daten kannst du vorher filtern lassen. Dein Administrator richtet dafür je KI-Voreinstellung Handler ein, nämlich die KI-Firewall von MATVIS über das Plugin ALBERT | AI MATVIS, eigene Filterlisten als CSV-Datei oder eine KI, die die Inhalte vor der Übertragung prüft. Platzhalter ersetzen die Originaldaten, und in der Antwort setzt ALBERT | AI die Originalwerte wieder ein.
Wie nutzt du KI datenschutzkonform?
Mit ALBERT | AI und agorum core pro schaffst du die Voraussetzung, KI zu 100 % datenschutzkonform zu nutzen. Dazu gehören der Rechtekontext, die Protokollierung, Filter für personenbezogene Daten und auf Wunsch ein Sprachmodell im eigenen Haus. Welches Sprachmodell eingesetzt wird, entscheidet jedes Unternehmen selbst. Welchen KI-Anbieter du wählst, welchen Vertrag du mit ihm schließt und wie du den Datenschutz bewertest, entscheidest du ebenso. Die Datenschutz-Folgenabschätzung liegt bei dir und deinem Datenschutzbeauftragten.
Sprachmodell Welches Sprachmodell nutzt du, und wo läuft es?
ALBERT | AI arbeitet mit mehreren Sprachmodellen. Du verbindest agorum core pro mit externen oder lokal gehosteten Sprachmodellen. Du kannst mehrere Anbieter und Modelle parallel betreiben, je Aufgabe unterschiedlich zuordnen und jederzeit wechseln. Beim Wechsel bleiben deine Daten, wo sie sind. Das schafft Investitionssicherheit. Welche davon im Chat zur Wahl stehen, legt dein Administrator in den KI-Voreinstellungen fest.
Was bringt ein Sprachmodell im eigenen Haus?
Läuft das Sprachmodell in deinem eigenen Haus, bleiben die Anfragen an das Sprachmodell in deinem Unternehmensnetzwerk. So behältst du die Kontrolle über deine Daten und sicherst deine Datensouveränität. Ob zusätzliche Tools wie die Websuche oder eine Cloud-Texterkennung externe Dienste nutzen, entscheidet dein Administrator. Für den Betrieb im eigenen Haus empfehlen wir unseren Technologiepartner onprem.ai.
Was brauchst du für den produktiven Einsatz?
Du brauchst agorum core pro und die ALBERT | AI Suite. Die Suite enthält ALBERT | AI, ALBERT | AI Agents, den ALBERT | AI Workspace und die Kostenkontrolle. Dein Administrator installiert das Plugin über den agorum core plugin manager, berechtigt die Benutzer für den Chat und für den Reiter im Detailfenster und richtet die KI-Voreinstellungen für das Sprachmodell ein.
Nutzt du kein lokal gehostetes Sprachmodell, brauchst du ein Konto mit API-Zugriff bei mindestens 1 KI-Anbieter. Die Nutzung des Sprachmodells rechnet dieser Anbieter ab. agorum core pro wird pro Nutzer und Monat lizenziert. Die ALBERT | AI Suite rechnet nach dem monatlichen Volumen an Output-Token von ALBERT | AI ab. Die Preise stehen auf der Preisseite, dort steht auch, wie ALBERT | AI MATVIS lizenziert wird.
Wie du ALBERT | AI verstehst und verantwortungsbewusst nutzt, lernst du in der Schulung „4User | ALBERT AI“ der agorum® Academy.
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