Webinar-Recap: Mit KI zu 40% Effizienzsteigerung bei Otto Lehmann GmbH

Künstliche Intelligenz (KI) ist nicht länger Zukunftsmusik. Für viele Unternehmen ist sie schon heute der Schlüssel zu schnellen Prozessen und nachhaltiger Wettbewerbsfähigkeit. Im Webinar „Mit KI zu 40 % Effizienzsteigerung bei Otto Lehmann GmbH“ berichtet Geschäftsführer Sebastian Engelskirchen zusammen mit Oliver Schulze aus der Praxis, wie das Mittelstandsunternehmen ALBERT | AI, die KI-Lösung von agorum®, konkret einsetzt und davon profitiert.

Die Otto Lehmann GmbH ist Spezialist für Dachprodukte mit einem Sortiment von über 1.800 Artikeln. Der Mittelständler aus Neutraubling hatte bereits die ersten Schritte zur Digitalisierung gemacht, stand aber noch vor Herausforderungen: Viele Prozesse liefen gemischt digital und analog ab, zum Teil mit Stift und Papier. Mit dem Wechsel in der Geschäftsführung wurde das KI-Projekt zu einer echten Chance und zum Startpunkt für umfassende Effizienzsteigerungen mit agorum®.

Das Ziel für die Einführung von KI war für Sebastian Engelskirchen klar: Moderne Technologien sollen die täglichen Abläufe vereinfachen, Prozesse automatisieren und die Mitarbeitenden spürbar entlasten. Der Fokus lag dabei auf echten Mehrwerten:

• Effizientere Auftragsabwicklung
• Schnellere und zuverlässigere Antworten an Kunden
• Automatisierte Workflows über Abteilungsgrenzen hinweg
• Sicherstellung, dass alle Mitarbeitenden vom digitalen Wandel profitieren

Heute nutzt Otto Lehmann ALBERT, die KI von agorum®, unternehmensweit und profitiert von vielfältigen Automatisierungen:

• Bestellungen via E-Mail werden durch ALBERT automatisch erkannt, im ERP-System angelegt und plausibilisiert. Die Produktion kann ohne Zwischenschritte starten.
• Kundenanfragen zu Lieferzeiten werden in Echtzeit beantwortet, da ALBERT direkt auf aktuelle Auftragsdaten zugreifen kann.
• Reklamationen werden workflow-basiert direkt an die richtigen Abteilungen verteilt und die Bearbeitung beschleunigt.
• Über den smarten ALBERT-Chat lassen sich auch klassische ERP-Systeme mit einer neuen, nutzerfreundlichen Oberfläche bedienen.
• Dokumentspeicherung und -zugriff erfolgt zentral in agorum core. Das sind beste Voraussetzung für echte Künstliche Intelligenz, da ALBERT so mit einer hochwertigen Datenbasis arbeiten kann.

Die Digitalisierung mit agorum core war Basis für ALBERT. Nun läuft die KI als smarter Assistent mit. Workflows eröffnen sich dynamisch, manuelle Routinearbeiten entfallen. Dank der Integration in die eigene IT bleibt die volle Kontrolle über Daten, Rechte und Datenschutz erhalten.

Ein zentrales Thema ist die Sicherheit. ALBERT | AI arbeitet mit den Berechtigungen jedes Nutzers. Sensible Daten verlassen nicht unkontrolliert das Unternehmen; selbst die angebundenen Sprachmodelle werden über Schnittstellen verwendet, ohne ungewolltes Training fremder Systeme. Viele Unternehmen schrecken aus Angst vor hohen Kosten zurück, doch wie Sebastian im Webinar betont, sind die Einsparungen durch automatisierte Prozesse und weniger Mitarbeiteraufwand deutlich größer als die Ausgaben für KI.

Ein Erfolgsfaktor war die gezielte Schulung der Teams. Auch für weniger technikaffine Kollegen wurde ALBERT so ein intuitives Werkzeug. Besonders im Recruiting und Vertrieb schafft das neue Möglichkeiten, Kapazitäten zu gewinnen und auf Kundenbedürfnisse schneller einzugehen.

• Künftig sollen Lieferscheine und Rechnungen automatisch verknüpft und geprüft werden.
• Der Posteingang soll von ALBERT zusammengefasst und nach Priorität strukturiert werden.
• Bild-Erkennung und Angebotserstellung für individuelle Kundenanfragen stehen auf der Roadmap.
• Compliance-Checks und Qualitätsprüfungen sollen KI-gestützt ablaufen.