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agorum® Software GmbH
Digtialisierungsberatung
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Digitalisierungsmöglichkeiten KI, DMS und Analytics für moderne Standesämter
Beratungstermin vereinbaren!Konkrete Einsparpotenziale – Beispielrechnungen für Standesämter
Rechenbeispiele auf Basis typischer Standesamt-Kennzahlen. Passe sie an deine Behörde an.
Standesämter im digitalen Wandel – Herausforderungen meistern
Standesämter stehen vor der Aufgabe, traditionelle hoheitliche Aufgaben mit modernen Bürgererwartungen zu vereinen. Komplexe Rechtsvorschriften, internationale Dokumentenaustausche und steigende Fallzahlen bei gleichzeitigem Personalmangel fordern neue Wege. agorum® bietet mit ALBERT | AI, agorum core und NORA | 360° ein durchdachtes DIGITAL TOOLKIT, das speziell auf die Anforderungen von Standesämtern zugeschnitten ist. Damit digitalisierst du Personenstandsregister, automatisierst Verwaltungsvorgänge und erfüllst alle rechtlichen Vorgaben für sichere, effiziente und bürgerfreundliche Prozesse. Im Folgenden zeigen wir dir konkrete Digitalisierungsmöglichkeiten mit unseren Lösungen.
ALBERT | AI KI für effiziente Terminvergabe & automatisierte Vorgänge
ALBERT | AI arbeitet als intelligente KI-Plattform eigenständig oder integriert mit deinen Fachverfahren. KI-Agenten übernehmen Routineaufgaben, prüfen Dokumente und unterstützen bei komplexen Anfragen.
Intelligente Terminverwaltung: Bürgerservice optimieren
- KI analysiert Terminanfragen und schlägt optimale Zeitfenster basierend auf Anliegen und Bearbeitungsdauer vor.
- Automatische Erinnerungen per E-Mail/SMS reduzieren No-Shows um bis zu 40%.
- Chatbot beantwortet häufige Fragen zu benötigten Unterlagen und Gebühren rund um die Uhr.
Ziel: Wartezeiten minimieren, Auslastung optimieren, Bürgerzufriedenheit steigern.
Automatische Dokumentenvalidierung & Vollständigkeitsprüfung
- ALBERT prüft eingereichte Unterlagen auf Vollständigkeit und formale Korrektheit.
- Internationale Dokumente werden automatisch übersetzt und auf Apostille/Legalisation geprüft.
- Fehlende Unterlagen werden erkannt und Bürger proaktiv per E-Mail informiert.
Ziel: Bearbeitungszeiten verkürzen, Rückfragen reduzieren, Rechtssicherheit erhöhen.
agorum core DMS als Fundament: revisionssicher, rechtskonform, zukunftsfähig
agorum core bildet die sichere Basis für digitale Personenstandsregister, elektronische Akten und automatisierte Workflows. On-Premise oder Cloud-basiert einsetzbar.
Digitales Personenstandsregister & elektronische Registerführung
- Rechtskonforme digitale Führung aller Personenstandsregister nach PStG-Vorgaben.
- Automatische Versionierung und lückenlose Protokollierung aller Änderungen.
- Sichere Langzeitarchivierung mit qualifizierter elektronischer Signatur.
Ziel: Papierlose Registerführung, schneller Zugriff, dauerhafte Rechtssicherheit.
Automatisierte Urkundenerstellung & Beglaubigungsworkflows
- Vorlagen-basierte Erstellung von Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden per Knopfdruck.
- Integration mit Fachverfahren für automatischen Datenabruf.
- Digitale Beglaubigung mit qualifizierter elektronischer Signatur nach eIDAS-Verordnung.
Ziel: Fehlerfreie Urkunden in Minuten statt Stunden, durchgängig digital.
ALBERT | AI & agorum core Perfekte Synergie: ALBERT | AI + agorum core
Die Kombination aus KI-Intelligenz und DMS-Fundament automatisiert komplexe Standesamtsprozesse durchgängig – von der Antragstellung bis zur Urkundenausgabe.
Intelligente Antragsbearbeitung: Von der E-Mail zur fertigen Urkunde
- Eingehende Anträge per E-Mail/Online-Formular werden automatisch klassifiziert und dem richtigen Vorgang zugeordnet.
- ALBERT extrahiert alle relevanten Daten, prüft auf Vollständigkeit und startet den passenden Workflow.
- Bei Standardfällen: vollautomatische Urkundenerstellung ohne manuellen Eingriff.
Ziel: 80% weniger manuelle Bearbeitung bei Standardvorgängen.
KI-gestützte Rechtsauskunft & Entscheidungsunterstützung
- ALBERT durchsucht Gesetze, Verwaltungsvorschriften und interne Richtlinien in Sekunden.
- Komplexe internationale Sachverhalte werden mit Präzedenzfällen abgeglichen.
- Automatische Erstellung von Entscheidungsvorlagen mit Rechtsgrundlagen und Begründung.
Ziel: Rechtssichere Entscheidungen schneller treffen, Qualität steigern.
NORA | 360° NORA | 360° – Vernetzte Prozesse & transparente Analysen
NORA | 360° vernetzt alle Beteiligten, Vorgänge und Dokumente zu einem intelligenten Gesamtsystem und schafft vollständige Transparenz über alle Standesamtsprozesse.
Bürger-Lebenslagen intelligent vernetzen
- Verknüpfung von Bürgern mit allen relevanten Lebensereignissen: Geburt, Heirat, Scheidung, Sterbefall.
- Familienbeziehungen und Verwandtschaftsverhältnisse werden automatisch abgebildet.
- Querverbindungen zu anderen Behörden (Meldeamt, Finanzamt, Jugendamt) transparent darstellen.
- Automatische Benachrichtigung bei Statusänderungen an alle betroffenen Stellen.
Ziel: 360°-Blick auf Bürger-Lebenslagen, proaktive Verwaltung ermöglichen.
Prozess-Analytics & Performance-Monitoring
- Echtzeit-Dashboards zeigen Bearbeitungsstände, Durchlaufzeiten und Engpässe.
- Statistische Auswertungen für Geburten, Eheschließungen und Sterbefälle auf Knopfdruck.
- Prognosen zu Fallzahlen und Personalbedarfen basierend auf historischen Daten.
- Compliance-Monitoring: Fristen und gesetzliche Vorgaben automatisch überwachen.
Ziel: Datenbasierte Entscheidungen, optimierte Ressourcenplanung, Reporting vereinfachen.
Datenschutz & Rechtssicherheit im Fokus
Höchste Sicherheitsstandards für sensible Personenstandsdaten
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und BSI-konforme Sicherheitsarchitektur.
- Granulare Berechtigungskonzepte nach Dienststelle, Rolle und Vorgang.
- Vollständige Audit-Trails und DSGVO-konforme Protokollierung.
- Hosting in deutschen Rechenzentren oder On-Premise-Installation möglich.
Wie läuft ein agorum® Projekt im Standesamt ab?
Gemeinsam analysieren wir deine spezifischen Anforderungen, rechtlichen Rahmenbedingungen und bestehenden Fachverfahren. Im Workshop entwickeln wir dein maßgeschneidertes DIGITAL TOOLKIT, priorisieren Quick Wins und definieren Schnittstellen. Die Umsetzung erfolgt agil in überschaubaren Phasen – du siehst schnell erste Erfolge und kannst direkt Feedback geben. Nach der Datenmigration und intensiven Schulungen begleiten wir dich beim Go-Live und in der Optimierungsphase. Alle Details findest du im Beitrag zum agorum® Projektablauf.
Lass uns deine Digitalisierungspotenziale berechnen
In 30 Minuten zeigen wir dir live, wie du Terminvergabe automatisierst, Urkunden in Sekunden erstellst und Registerrecherchen beschleunigst. Individuell auf dein Standesamt zugeschnitten.
