Finanzamt Digitalisierung mit KI und DMS

Digitalisierungsmöglichkeiten für Finanzämter KI, DMS und Analytics optimal einsetzen

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Einsparungspotential
Beispielrechnungen

Künstliche Intelligenz
ALBERT | AI

DMS/ECM-Fundament
agorum core

Analytics & Process Mining
NORA | 360°

ALBERT | AI + agorum core

Konkrete Einsparpotenziale – Beispielrechnungen

Rechenbeispiele auf Basis typischer Finanzamt-Kennzahlen. Passe sie an deine Situation an.

Steuererklärungsverarbeitung

50.000 Steuererklärungen/Jahr × 8 Min Zeitersparnis durch KI-Vorprüfung = 6.667 Std/Jahr.

Bei 35 €/Std ≈ 233.333 €/Jahr eingespart. Plus: Weniger Rückfragen, schnellere Bearbeitung für Bürger.
Bescheidserstellung

30.000 Bescheide/Jahr × 5 Min Ersparnis durch Automatisierung = 2.500 Std/Jahr.

Bei 35 €/Std ≈ 87.500 € Bearbeitungsaufwand reduziert – Fehlerquote sinkt um 60%.
Akten- & Dokumentensuche

150 Mitarbeitende sparen durchschnittlich 20 Min/Tag durch zentrale KI-Suche.

≈ 50 Std/Tag ~ 385.000 €/Jahr bzw. ~11.000 Std/Jahr (bei 220 AT) – Zeit für Bürgerservice statt Aktenwälzen.

Finanzämter stehen vor komplexen digitalen Herausforderungen

Millionen von Steuererklärungen, strenge Datenschutz- und Compliance-Vorgaben sowie der Anspruch, trotz knapper Ressourcen bürgernah und effizient zu arbeiten. Die Digitalisierung bietet hier enorme Chancen. agorum^® liefert mit ALBERT | AI, agorum core und NORA | 360° ein flexibles DIGITAL TOOLKIT, das speziell auf die Anforderungen von Finanzverwaltungen zugeschnitten ist. Damit automatisierst du Verwaltungsprozesse, reduzierst Bearbeitungszeiten und erfüllst alle gesetzlichen Vorgaben – für schnelle, transparente und rechtssichere Abläufe in deinem Finanzamt. Im Folgenden zeigen wir dir, wie KI, Dokumentenmanagement und Analytics zusammenwirken und welche Kombinationsmöglichkeiten es gibt.

ALBERT | AI KI, die Steuererklärungen & Verwaltungsaufgaben revolutioniert

ALBERT | AI arbeitet eigenständig und verbindet sich bei Bedarf mit ERP, CRM, DMS & weiteren Fachverfahren. KI-Agenten prüfen Dokumente, beantworten Anfragen und stoßen automatisch Workflows an.

Automatisierte Steuererklärungsverarbeitung mit KI-Power

KI extrahiert automatisch alle relevanten Daten aus eingereichten Steuererklärungen und Belegen
Intelligente Plausibilitätsprüfung identifiziert Unstimmigkeiten und fehlende Unterlagen sofort
Automatische Vorschläge für Rückfragen oder Korrekturen an Steuerpflichtige
Beispielrechnung: 50.000 Erklärungen/Jahr × 8 Min Zeitersparnis = 6.667 Std/Jahr eingespart

Ziel: Bearbeitungszeiten halbieren, Fehlerquote minimieren, Bürgerservice verbessern.

Compliance-Check & Risikomanagement

ALBERT prüft automatisch auf Vollständigkeit, Fristen und gesetzliche Anforderungen
Risikobasierte Fallauswahl für Betriebsprüfungen durch KI-Analyse von Mustern und Anomalien
Automatische Dokumentation aller Prüfschritte für lückenlose Nachvollziehbarkeit
Antworten in natürlicher Sprache: "Zeige alle Fälle mit erhöhtem Prüfbedarf der letzten 30 Tage"

Ziel: Rechtssicherheit erhöhen, Prüfqualität verbessern, Gleichmäßigkeit der Besteuerung sichern.

agorum core Das DMS als stabiles Fundament: sicher, revisionsfest, GoBD-konform

Zentrale Steuerakten & Verwaltungsdokumente, revisionssichere Archivierung, Versionierung, Workflows und eine leistungsstarke Suche. On-Prem oder Cloud.

Digitale Steuerakte & revisionssichere Archivierung

Zentrale, GoBD-konforme elektronische Akte mit vollständiger Versionierung und Audit-Trail
Automatische Verschlagwortung und Kategorisierung eingehender Dokumente
Granulare Zugriffsrechte nach Abteilung, Sachgebiet und Bearbeitungsstatus
Langzeitarchivierung mit garantierter Unveränderbarkeit für gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Ziel: Papierlose Verwaltung, DSGVO-Konformität, sofortiger Zugriff auf alle Vorgänge.

E-Rechnung Verarbeitung XRechnung ZUGFeRD

E-Rechnung & digitaler Belegeingang

Vollautomatische Verarbeitung von XRechnung und ZUGFeRD gemäß E-Rechnungsverordnung
OCR-Texterkennung und intelligente Datenextraktion aus eingescannten Belegen
Nahtlose Integration in bestehende Fachverfahren wie KONSENS oder landesspezifische Systeme
Beispielrechnung: 100.000 Belege/Jahr × 3 Min Ersparnis = 5.000 Std/Jahr weniger Aufwand

Ziel: Medienbruchfreie Verarbeitung, Fehlerminimierung, beschleunigte Workflows.

ALBERT | AI & agorum core Intelligente Workflows & automatisierte Aktenverwaltung

ALBERT arbeitet direkt auf agorum core: klassifiziert Posteingänge, befüllt Workflows, beantwortet Bürgeranfragen – alles im Rahmen deines Berechtigungsmodells.

Automatische Posteingangsklassifizierung

Posteingang → Steuerakte → Bearbeitung

E-Mails, Scans & Online-Formulare werden automatisch erkannt und der richtigen Steuerakte zugeordnet
ALBERT extrahiert Steuernummer, Veranlagungszeitraum und Art des Vorgangs automatisch
Intelligente Verteilung an zuständige Sachbearbeiter basierend auf Auslastung und Expertise
Transparente Bearbeitungsstände – jeder Schritt ist nachvollziehbar und auditierbar

Ziel: Posteingangsprozesse beschleunigen, Durchlaufzeiten verkürzen.

Prozessanalyse und Optimierung im Finanzamt

Bescheidserstellung per Knopfdruck

ALBERT erstellt Bescheidentwürfe basierend auf Vorlagen und aktueller Rechtslage
Automatische Plausibilitätsprüfung und Hinweise auf mögliche Einspruchspunkte
Versionskontrolle und Vier-Augen-Prinzip digital abgebildet
Export in alle gängigen Formate und direkte Anbindung an Versandsysteme

Ziel: Bescheidqualität steigern, Bearbeitungszeit reduzieren, Einsprüche minimieren.

NORA | 360° Vernetzte Verwaltung & 360°-Transparenz mit NORA

NORA | 360° verknüpft alle Akteure, Vorgänge & Objekte im Finanzamt zu einem intelligenten Gesamtsystem.

Steuerbürger-Ökosystem intelligent vernetzen

Steuerpflichtige mit allen relevanten Vorgängen verknüpfen: Erklärungen, Bescheide, Zahlungen, Einsprüche
Mehrfachrollen abbilden: Arbeitnehmer als Vermieter, Unternehmer als Privatperson
Vorgänge & Aufgaben hierarchisch strukturieren mit beliebig vielen Unteraufgaben
Dokumente automatisch den richtigen Personen, Fällen und Prozessen zuordnen

Ziel: 360°-Blick auf jeden Steuerfall, lückenlose Vernetzung aller Beteiligten.

Abteilungsübergreifende Prozesssteuerung

Veranlagung, Betriebsprüfung, Vollstreckung und Service nahtlos vernetzen
Mitarbeiter flexibel einsetzen – Vertretungen und Expertise abteilungsübergreifend nutzen
Prozesse wie Außenprüfungen oder Großverfahren mit allen Beteiligten koordinieren
Aufgaben-Kaskaden: Hauptaufgabe "Betriebsprüfung" mit Unteraufgaben für Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung

Ziel: Transparente Steuerung durch intelligente Beziehungs-Verknüpfungen, optimale Ressourcennutzung.

Datenschutz & IT-Sicherheit auf höchstem Niveau

Berechtigungen & Audit

BSI-konforme Sicherheitsarchitektur mit Verschlüsselung und Zugriffskontrolle
Vollständige Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen für lückenlose Nachvollziehbarkeit
Zwei-Faktor-Authentisierung und Single-Sign-On über bestehende Verwaltungs-IT
Mandantenfähigkeit für getrennte Verwaltung verschiedener Finanzamtsbezirke

Wie läuft ein agorum® Projekt ab?

Gemeinsam starten wir mit einer kurzen Analyse, in der wir deine Ziele, Fachverfahren und Compliance-Vorgaben klären. Im anschließenden Workshop schnüren wir dein persönliches DIGITAL TOOLKIT, priorisieren Use Cases und legen Rollen fest. Danach setzen wir dein Projekt iterativ um – in kompakten Sprints, bei denen du nach jedem Schritt Feedback gibst und sofort Ergebnisse siehst. Abschließend migrieren wir deine Daten, schulen dein Team und begleiten dich beim Go-live sowie in der Hypercare-Phase. Alle Details findest du im ausführlichen Beitrag zum agorum® Projektablauf.