Case Study Diakonie Eine Welt: 14 Jahre agorum core pro

Auf einen Blick

Kunde: Diakonie Eine Welt gem. GmbH & Diakonie Flüchtlingsdienst
Branche: Wohlfahrtspflege
Land: Österreich
Lösung: agorum core pro · On-Premise
Betrieb seit: 2012

40+ Standorte · 14 Jahre stabiler Betrieb · 10 Server abgelöst · 0 Ausfälle

Betreuerin und Schülerin lernen gemeinsam an einem Tisch — © iStock / Diakonie Eine Welt

Overview Eine Organisation. Viele Einrichtungen.

Die Diakonie Eine Welt gem. GmbH und der Diakonie Flüchtlingsdienst sind Teil der Mitgliedsorganisationen Diakonie Österreichs.

Die Organisation betreibt Einrichtungen im Bereich Flüchtlingsarbeit, Bildung (u. a. Schulen und Kindergärten), Soziale Arbeit und Rechtsberatung an über 40 Standorten in Österreich.

Die Verwaltung und IT-Infrastruktur werden zentral von Wien aus gesteuert. Benjamin Böhm leitet den Servicebereich Infrastruktur und verantwortet den Betrieb des Dokumentenmanagementsystems.

Mission: Wissen sichern, Standorte verbinden, soziale Arbeit ermöglichen — über Generationen hinweg.

Zehn Server. Keine gemeinsame Sicht.

Als die Diakonie Eine Welt 2012 begann, nach einer neuen Dokumentenmanagementlösung zu suchen, war die IT-Infrastruktur historisch gewachsen und schwer koordinierbar. Jeder Standort betrieb einen eigenen Datei-Freigabeserver auf Linux-Basis. Die Ablagestrukturen waren uneinheitlich, eine standortübergreifende Suche gab es nicht.

Besonders in der Rechtsberatung, wo Mitarbeitende schnell auf Urteile, Fallakten und Referenzdokumente zugreifen müssen, war die dezentrale Struktur eine operative Belastung.

Versionen-Chaos: Dokumente lagen in mehreren Fassungen vor — niemand wusste, welche die aktuelle Version ist.
Wissensverlust: Bei Personalwechsel und Einrichtungsänderungen ging Wissen unwiederbringlich verloren.
Operative Belastung: Rechtsberatung musste manuell auf Urteile zugreifen, lokale Zugriffsrechte schwer überblickbar.

Zentral. Mandantenfähig. Datenschutzbewusst.

Die Anforderungen waren für 2012 anspruchsvoll: zentrale Dokumentenverwaltung, übers Internet erreichbar, mehrere rechtlich eigenständige Einheiten in einer Plattform, LDAP-Anbindung an Univention, OCR und Volltextsuche sowie eine API zur Integration interner Fachanwendungen.

Geprüft wurden auch andere Open-Source-Lösungen und Alfresco. Den Ausschlag für agorum core gaben die Open-Source-Philosophie mit Transparenz und Unabhängigkeit, das Kosten-Leistungs-Verhältnis, die technische Passung zur Univention-Umgebung und die europäische Herkunft.

Beratungsgespräch an einem Tisch mit drei Personen — © iStock / Diakonie Eine Welt

Solution Vom Workshop in Wien zur zentralen Plattform.

Die Einführung begann mit einem eintägigen Integrationsworkshop vor Ort in Wien. Anforderungen, technische Rahmenbedingungen und Ziele wurden konkretisiert. Das Setup erfolgte remote.

Der Rollout verlief schrittweise: zunächst zentrale Etablierung, dann sukzessive Ablösung der dezentralen Standortserver, sobald Daten migriert und Mitarbeitende eingewiesen waren.

Heute läuft agorum core als virtuelle Maschine unter Debian auf einem Proxmox-Cluster mit Ceph-Speicher im zentralen Rechenzentrum Wien.

Volltextsuche, OCR, API, SMB.

Eingesetzte Funktionen:

Volltextsuche: Dokumente werden über Fragmente des Inhalts gefunden — ohne Kenntnis der Ablage. Schlüsselwerkzeug der Rechtsberatung.
API-Integration: Zwei interne Fachanwendungen direkt verknüpft: automatische Ablage und Aufruf direkt aus der Anwendung.
OCR-Texterkennung: Gescannte Dokumente und nicht-digital erstellte PDFs werden durchsuchbar gemacht — relevant für Altbestände.
SMB-Zugriff: Standorte greifen über SMB auf gemeinsame Ordnerstrukturen zu — deutlich besseres Zusammenspiel mit MS Office als zuvor mit WebDAV.
LDAP / Univention: Zentrale Nutzerverwaltung über das konsolidierte Univention-Verzeichnis — Voraussetzung für die mandantenfähige Architektur.
Mehrmandantenfähigkeit: Mehrere rechtlich und organisatorisch eigenständige Einheiten in einer Plattform — sauber getrennt, gemeinsam administrierbar.

Zentral. Sicher. Wartungsarm.

Durch die Zentralisierung wurden rund zehn lokale Server abgebaut. Der Backup-Aufwand reduzierte sich, da statt vieler verteilter Systeme nur noch eine zentrale Umgebung gesichert werden muss.

Was sich qualitativ verändert hat, ist die organisatorische Handlungsfähigkeit: Wissen bleibt erhalten, auch wenn Mitarbeitende wechseln. Die standortübergreifende Zusammenarbeit funktioniert ohne manuellen Dokumentenaustausch.

~10 Server abgelöst: Rund zehn lokale Standortserver zugunsten der zentralen Plattform abgebaut.
14 Jahre rock solid: Seit 2012 läuft dasselbe System ohne ungeplante Ausfälle.
1× Backup statt vieler: Eine zentrale Umgebung statt vieler verteilter Systeme.
40+ Standorte: Standortübergreifende Zusammenarbeit ohne manuellen Austausch.

Benjamin Böhm

Leitung Servicebereich Infrastruktur

Diakonie Eine Welt gem. GmbH

agorum core hat sich über 14 Jahre als rock solid und wartungsarm erwiesen. Mittlerweile sind zahlreiche Geschäftsprozesse und Anwendungen eng damit verknüpft. Für gemeinnützige Organisationen mit vielen Standorten und Mehrmandantenbedarf können wir die Lösung grundsätzlich empfehlen.

Interesse am KI-Modul ALBERT | AI.

Die Organisation verfolgt die Weiterentwicklung von agorum core in Richtung KI-gestützter Funktionen mit konkretem Interesse — insbesondere am KI-Modul ALBERT | AI. Die automatische Klassifizierung von Dokumenten, die intelligente Erschließung von Inhalten und die Vereinfachung wiederkehrender Aufgaben werden als Bereiche gesehen, in denen eine KI-Integration den bestehenden Nutzen des Systems weiter ausbauen könnte.

Auch nach 14 Jahren überzeugt agorum core in der Gesamtbetrachtung: Zahlreiche Geschäftsprozesse und Fachanwendungen sind eng damit verknüpft — und beim Vergleich mit anderen Systemen zeigt sich, dass agorum core aktuell die kostengünstigste Lösung darstellt, insbesondere bei Funktionen wie Volltextsuche und OCR.