Um Dokumente in einem DMS/ECM zu verarbeiten, wird eine OCR-Software für die Texterkennung benötigt. agorum core ist mit Readiris ausgestattet und in der Praxis bestens erprobt. Die zu verarbeitenden Dokumente können in drei Kategorien eingeteilt werden:

Das sind Dokumente, die über optische Eingabegeräte, wie zum Beispiel Scanner, Digitalkameras, Fax oder Apps ins System gelangen. Daten aus diesen Quellen müssen die OCR durchlaufen. Dieser erfasst die Informationen als Bilder und wandelt diese in lesbaren Text um, verarbeitet sie weiter und übergibt sie im Falle einer Rechnung an docform. Danach startet der Workflow.

Hier sprechen wir von Dokumenten, die digital generiert werden, wie zum Beispiel Rechnungen, Word-Dokumente, Berichte, PDF-Dateien etc. Diese (Text)-Inhalte sind im Dokument hinterlegt und dadurch im DMS auslesbar und müssen nicht mehr durch die OCR.

Seit November 2020 gilt für die wirtschaftliche Zusammenarbeit mit Bund, Ländern und Kommunen das E-Rechnungsgesetz. Ziel des Gesetzes ist es, Rechnungen elektronisch zu vereinheitlichen und langfristig Papierrechnungen abzuschaffen. Entstanden sind hybride elektronische Rechnungsformate mit den Namen ZUGFeRD und XRechnungen.

• Die ZUGFeRD-Rechnung besteht aus zwei Komponenten: einer PDF-Datei, die die Rechnungen für Menschen lesbar macht, und einer XML-Datei, die Metadaten enthält, die nur mit entsprechenden Programmen lesbar sind.
• Die XRechnung hingegen ist ein vollständig XML-basiertes Rechnungsformat und kann nicht vom Nutzer gelesen werden.

Rechnungen in diesen beiden Formaten müssen nicht mehr die OCR durchlaufen und auch nicht trainiert werden. Das DMS/ECM agorum core wird so konfiguriert, dass ein Mapping mit dem Rechnungsdokument erfolgt und die Daten synchronisiert werden.

Um die Ressourcen der OCR zu schonen - das ist besonders bei hohen Datenmengen wichtig – bietet die docform-Familie Möglichkeiten, um die Auslastung der OCR zu steuern. Dadurch werden Dokumente, die bereits Textinformationen besitzen, nicht mehr durch die OCR erfasst.

1. Wird ein bestimmter Scanner benötigt?

Im Grunde kann jeder Scanner Dokumente digitalisieren und ins DMS/ECM speichern. Das sind die gängigen Varianten:

1. Scan to file (Schnittstelle CIFS/SMB, WebDAV oder FTP)
2. Scan to mail (als E-Mail Anhang)
3. Scanapplikation und manuelles "Speichern unter"

Wir empfehlen Ihnen folgende Scannereinstellungen vorzunehmen, da diese unserer Erfahrung nach die besten Resultate bringen:

• Graustufen oder Farbe
• 300 DPI
• geringe/keine Komprimierung

Um optimale Ergebnisse bei Sonderdokumenten wie farbige oder mit einem Nadeldrucker gedruckte Durchschlagsdokumente zu erhalten, müssen ggf. die Scannereinstellungen optimiert werden. Lässt der Scanner keine Einstellungen zu, können Sie mit dem OCR-Tuner die optimalen Parameter herausfinden.

Kann ein Dokument nicht zugeordnet werden, kann es zwei Ursachen geben:

1. Der Ablageort ist nicht bekannt.
2. Die Qualität des Dokumentes ist nicht ausreichend.

In beiden Fällen werden die Dokumente im Audit gespeichert. Die fehlenden Informationen können dann von den Nutzern manuell erfasst werden. Diesen Prozess haben wir ausführlich in diesem Webinar beschrieben.

Bonbon für alle agorum core-Kunden: ab Version 9.1.1 gibt es im information center einen Standardfilter, der die Nutzer informiert, wenn Dokumente im Audit sind.

Nein. Jeder Mensch hat seine eigene Handschrift, es gibt viele verschiedene Schreibgeräte, viele Sprachen mit unterschiedlichen Buchstaben und Zeichen. In klassischen Einsatzbereichen eines DMS/ECM hat die Handschrifterkennung noch keinen Einzug gehalten.

Allen, die mehr Best Practice Beispiele rund um agorum core lesen möchten, finden diese unter der Rubrik Best Practice.

Im Rahmen einer Online-Demo stellen wir Ihnen das DMS/ECM agorum core ausführlich vor. Ihre Fragen beantworten unsere Experten live und in Farbe. Sprechen Sie vorab mit unseren Kundenberatern und schildern Sie ihnen mehr über Ihr Vorhaben. Wir freuen uns über Ihre Anfrage.