Kollaboratives Arbeiten im Home Office: Darum sparen ECM-Systeme Zeit und Nerven

Das Jahr 2020 hat gezeigt: Durch die Corona-Pandemie ist das Thema Arbeiten im Homeoffice endgültig in die Mitte der Gesellschaft gerückt. Was mittelfristig dem Gesundheitsschutz dient, schafft langfristig Möglichkeiten, Familie und Beruf gut miteinander zu verbinden. Zeitgleich stellt die Arbeit unabhängig vom Büro ein interessantes Anreizsystem für Arbeitgeber dar. Um jedoch ein fokussiertes Arbeiten im Homeoffice zu gewährleisten, müssen gewisse Rahmenbedingungen digital gegeben sein – vor allem um kollaborativ mit anderen zeitgleich und remote zu arbeiten. Mit vielen etablierten Standard- bzw. Gesamtlösungen großer Hersteller stoßen Arbeitnehmer dabei zuhause schnell an ihre Grenzen: Berechtigungen für gewisse Informationen zur Abstimmung mit Kollegen fehlen; Dokumente existieren in verschiedenen Anwendungen als Kopien mit unterschiedlichem Bearbeitungsstatus und wandern mit langen Verzögerungen von Postfach zu Postfach. Ein Großteil dieser Störfaktoren für kollaboratives Arbeiten von zu Hause aus lässt sich mit einer entsprechenden Enterprise-Content-Management-Software abstellen.

Homeoffice bezeichnet das flexible Arbeiten von zu Hause aus, beispielsweise aus dem eigenen Arbeitszimmer. Die Zusammenarbeit mit dem Arbeitgeber und Kollegen sowie der Zugriff auf notwendige Dokumente des Unternehmens wird im Homeoffice über Software wie beispielsweise für Videokonferenzen und Download-Server realisiert. Es ist eine spezifische Form des ortsunabhängigen Arbeitens. Synonym wird auch der Begriff Telearbeit verwendet. Mehr grundlegende Informationen zum Thema Homeoffice erhalten Sie hier.

Eine der wichtigsten Voraussetzungen für das kollaborative Arbeiten im Homeoffice sind Tools, die einheitlich funktionieren. Im Alltag gibt es unzählige Insellösungen für verschiedene Anwendungen, beispielsweise eine separate Software für das Verwalten von Rechnungen, ein weiteres Homeoffice-Programm für das Projektmanagement und einen gesonderten Datenraum für das Filesharing mit Kollegen – womöglich auch noch von unterschiedlichen, miteinander inkompatiblen Softwareanbietern. Mangelnde Schnittstellen erschweren es, Workflows störungsfrei umzusetzen. Ein weiteres Problem sind zig Versionen des gleichen Dokuments auf verschiedenen Speichermedien. Der kontinuierliche Up- und Download schafft dabei Probleme. So kann es passieren, dass ein Kollege im Homeoffice nicht an der aktuellen, sondern einer älteren Variante arbeitet. Kollaboratives Arbeiten an einem Projekt und das damit verbundene Filesharing werden so immer fehleranfälliger. Ein vorausschauendes Arbeiten in diesem System ist von der Suche nach dem richtigen Dokument sowie dem Warten auf Briefings bestimmt. Oft hängt das eigene Projektmanagement von einer einzigen E-Mail ab. Eine Arbeitsweise, bei der auch im besten Fall immer noch wertvolle Zeit und Nerven verloren gehen. Mehrfach existierende große Dateien verschlingen zudem wertvollen Speicherplatz – egal ob lokal oder in der Cloud. Darüber hinaus ist mit unzähligen Dateiversionen auf Festplatten und in der Cloud die Compliance in Hinblick auf den Datenschutz schwer einzuhalten. Verlangt ein Kunde etwa die Löschung der Dateien, artet die Suche danach schnell zu einer tagfüllenden Aufgabe aus.

All diese Risikofaktoren lassen sich jedoch ganz einfach mithilfe einer zentralen Homeoffice-Software lösen. Open-Source-basierte Enterprise-Content-Management-Systeme wie agorum core verbinden alle Arbeitsprozesse und Anwendungen in einem zentralen System. Statt verschiedene digitale Versionen eines Dokuments auf zahlreichen Rechnern, in der Cloud und auf USB-Sticks im Homeoffice zu verstreuen, versioniert das System ein zentrales Dokument. Für jeden Mitarbeiter ist auch remote nachvollziehbar, wann welche Änderungen vorgenommen wurden. So ist der aktuelle Stand des Projekts für alle digital ersichtlich. Darüber hinaus vernetzen Teamchats und definierte Workflows zum jeweiligen Arbeitsauftrag die daran Beteiligten. Die Zusammenarbeit der Mitarbeiter des Projekts wird auf diese Weise zusätzlich gefördert.

Zwei der wichtigsten Tools für jede Unternehmensorganisation sind eine nachvollziehbare Ordnerstruktur und eine intelligente Suchfunktion. Diese tragen maßgeblich dazu bei, dass sich entsprechende Unterlagen remote schnell finden lassen. Gerade im Homeoffice sind die Lösungen von Fragen nicht durch einen hilfesuchenden Blick zum Büronachbarn möglich. Umso wichtiger ist es also, dass alle Eingänge aus E-Mails und Poststelle entsprechend abgelegt und gut zugänglich gemacht sind. Oft sind Unterlagen für die eigene Arbeit schon im Büro angekommen, stecken aber im Postfach eines Kollegen fest. Dort warten sie auf ihre Archivierung im richtigen Ordner. Mit agorum core finden solche Eingänge wie beispielsweise Rechnungen per E-Mail automatisch den Weg zum Verantwortlichen. Aufwendiges Archivieren und gewissenhaftes Abspeichern finden automatisch statt – ohne dass der eigene Workflow abreißt. Über eine Volltextindizierung lassen sich diese Dokumente bei einer späteren Suche gut finden. Auch Freigaben lassen sich durch einen einzigen Mausklick automatisch an den Kollegen senden, statt immer eine E-Mail zu erstellen. Darüber hinaus trägt das System dazu bei, häufiger papierlos und damit nachhaltiger zu arbeiten. Durch die Volltextindizierung und automatische Einordnung durch die zentrale Software sind riesige Aktenschränke im Unternehmen obsolet. Arbeitnehmer müssen sie nicht mehr aufwendig durchsuchen, um die richtige Akte verfügbar zu haben. Zum Nachschlagen reicht im Homeoffice die zentrale Software.

Häufig ist es nötig, die wichtigsten Homeoffice-Tools zur Arbeitsabstimmung nicht nur am heimischen PC, sondern immer und überall zur Verfügung zu haben. Egal, ob der Terminkalender, firmeninterne Programme zum Chatten oder ein Zugang zur Cloud der Firma: Schnell mutiert das private Smartphone zum Firmenhandy. Gerne stören die verschiedenen Apps mit Push-Notifications im Feierabend, verbrauchen Speicherplatz des eigenen Endgeräts und können nicht miteinander kommunizieren. Zudem ist auch die Compliance auf diese Weise nur schwer umsetzbar. Mit der Messenger-basierten App agorum boost ist ein Zugriff auf alle Daten im Unternehmen möglich, ohne das Handy mit zahlreichen Insellösungen für einzelne Probleme zu überladen. Was sonst nur auf dem PC möglich ist, lässt sich auf diese Weise auch bequem zuhause oder in der Bahn erledigen. Dokumente lassen sich direkt kontextbezogen im Chat einpflegen, ohne dabei gegen den Datenschutz zu verstoßen. Daten vom Unternehmensserver sind verfügbar, das Dokument verlässt jedoch nie das System.

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