Homeoffice – Voraussetzungen für Ihre Mitarbeiter

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, wenn MitarbeiterInnen im Homeoffice arbeiten? Nur wenn Sie die richtigen Voraussetzungen hierfür schaffen, können Ihre MitarbeiterInnen von Zuhause aus ihre Leistung für Ihr Unternehmen bringen. 

Regeln im Homeoffice

Um Regeln aufstellen zu können, müssen Sie erst einmal für sich klar machen, was Ihnen bei der Arbeit Ihrer MitarbeiterInnen wichtig ist. Denn als Vorgesetzte/r müssen Sie hier klare „Leitplanken“ vorgeben, an denen sich Ihre MitarbeiterInnen orientieren können. So ist das Arbeiten von Zuhause für alle leichter und erfolgsbringender.

Diese Fragen sollten Sie sich stellen:
  • Können Ihre MitarbeiterInnen frei entscheiden im Homeoffice zu arbeiten oder ist dies nur mit Ihrer Genehmigung machbar?
  • Wollen Sie Bürozeiten / Arbeitszeiten und/oder Pausenzeiten vorgegeben?
  • Welche Aufgaben sind wann zu erledigen? Welche Ziele wollen Sie hier vorgeben?
  • Wie wollen Sie über die aktuellen Arbeitsfortschritte informiert werden? Wie wollen Sie den Überblick bewahren? In Form von Meetings, Protokolle, …
  • Wie soll die Erreichbarkeit geregelt sein?
  • usw. 

Ausstattung für das Homeoffice

Folgend haben wir hier zusammengefasst, welche Ausstattung und IT-Infrastruktur Sie und Ihre MitarbeiterInnen für ein produktives Homeoffice benötigen.

Um im Homeoffice wirklich gut ausgestattet starten zu können, wird Folgendes benötigt:
  • Notebook (inkl. Webcam für Videomeetings)
  • Zusätzlicher Monitor (dadurch wird das Arbeiten vereinfacht)
  • Tastatur und Maus
  • Geschäftssmartphone oder Telefon (inkl. Headset)
  • Stuhl und Tisch in der richtigen Höhe und Größe
Achten Sie bei der technischen Ausstattung darauf, Ihren Fokus auf die Leistungsfähigkeit und nicht auf einen möglichst günstigen Anschaffungspreis zu legen.
 

Tools und Software

Das Arbeiten im Homeoffice erfordert eine neue Denkweise innerhalb der Firma. In den meisten Fällen erfordert dies Änderungen in der Arbeitsweise, eine neue Herangehensweise und die Notwendigkeit vom Aufbau neuer Strukturen! 

In der Vergangenheit wurden in vielen Firmen alle Daten in lokalen Netzwerken abgespeichert. Um wirklich produktiv von daheim aus zu arbeiten, muss gewährleistet sein, dass auch von Zuhause aus alle Daten zum arbeiten erreichbar und zu verwenden sind. 

Dasselbe gilt auch für Software-Programme, die bisher in Ihrer Firma nicht von außen erreichbar waren.

Folgende Software und Tools werden im Homeoffice benötigt:
  • Mailprogramm

Mailversand und -empfang ist die Kommunikation nach außen. Hier muss gewährleistet sein, dass die Mitarbeiter ohne Einschränkungen Zugriff haben. 

  • Messenger-Tool

Viele To-Do’s können Ihre MitarbeiterInnen selbst ohne Hilfe umsetzen. Trotzdem brauchen Ihre MitarbeiterInnen manchmal eine Einschätzung, kurzes Feedback oder Informationen ihrer Kollegen. Das geht am schnellsten über einen Gruppen-Chat direkt mit den Teamkollegen.

  • Telefon- und Videokonferenz-Tool
 Für Telefonkonferenzen oder Meetings müssen Ihre MitarbeiterInnen die Möglichkeit haben, per Audio und/oder Video sich einfach auszutauschen.
 
  • Datenaustausch / Datentransfer
Austausch von Daten mit internen Kollegen und externen Partnern.
 
  • Projektmanagement und CRM-Tool
Planung von Projekten, To-Do’s und Kundenkommunikation.
 
  • Office-Software 

In keinem Büro funktioniert das Arbeiten ohne ein solches Tool. Briefe schreiben, Konzepte erstellen, Kalkulationen,… All das muss auch von daheim aus ohne Probleme umgesetzt werden können.

  •  Und viele weitere Tools, die für Ihr Unternehmen spezifisch verwendet werden
 

Wie behalten wir bei so vielen Tools den Überblick?

Wir, bei agorum, haben das Glück mit unserer Digitalisierungssoftware agorum core zu arbeiten und mit dieser genau all diese notwendigen Themen mit nur einem System umzusetzen. Mit agorum core ist Homeoffice einfach und zentral in einem System zu bewerkstelligen. 

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