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Entscheidungsfindung für eine DMS Software

Petra Kayser

Entscheidungsfindung für eine DMS-Software: Je größer oder langfristiger Investitionen sind, desto genauer wird geprüft und verglichen. Das ist im Dokumentenmanagement Umfeld nicht anders als bei anderen langfristigen Investitionen. Was hat das eine, was das andere nicht hat und wo ist das beste Preis-Leistungs-Verhältnis? Auch wir werden oft gefragt, wodurch sich unsere Codes von denen der Wettbewerber unterscheiden. Lesen Sie hierzu unsere Zusammenfassung.

Entscheidungsfindung für eine DMS Software

Sie stehen vor der Auswahl eines Dienstleisters und müssen eine Entscheidungsvorlage oder Management Summary verfassen. Qualitative und quantitative Merkmale werden bewertet und das Ergebnis verbunden mit einer Handlungsempfehlung der Geschäftsleitung präsentiert. Die wesentlichen 8 Punkte, die unsere Software agorum core kennzeichnet, beschreiben wir nachfolgend:

1. agorum core bedeutet Maßkonfiguration...

…und das bei voller Updatefähigkeit. Der wesentliche Unterschied zu anderen DMS/ECM Herstellern ist der, dass agorum core genau auf Ihre Prozesse konfiguriert wird. Sie müssen sich nicht einem geliefertem Standard anpassen, sondern umgekehrt – agorum core bildet exakt die Prozesse Ihres Unternehmens ab. Keine Konfiguration, die je unser Haus verlassen hat, gleicht einer anderen.

Ihre Vorteile:
  • Unternehmensprozesse müssen nicht umgestellt werden
  • Automatisierte Workflows lenken Dokumente und Prozesse durch das gesamte Unternehmen
  • enorme Zeitersparnis, hohe Mitarbeiterproduktivität und als Folge eine deutliche Effizienzsteigerung

2. agorum core führt seine User intuitiv

Die Oberflächen von agorum core präsentieren sich den Usern als intuitiv geführtes Programm. In der Anwendung sind nur die Funktionen sichtbar, die für die jeweiligen Gruppen relevant sind. Gesteuert wird das Ganze über ein Berechtigungssystem. Auf diese Weise wird verhindert, dass keine überfrachteten Menüs das Programm unnötig komplex erscheinen lassen.

Ihre Vorteile:
  • Gute Usability und dadurch eine hohe Akzeptanz bei den Anwendern
  • Funktionale Oberflächen für “einfaches” arbeiten
  • Das Tagesgeschäft wird schneller, effektiver und effizienter

3. agorum core kann viele Systeme ersetzen

Das Leistungsportfolio von agorum core geht weit über ein klassisches DMS hinaus. Nach 20 Jahren Entwicklung ist es heute eine mächtige Enterprise Content Management (ECM) Software. Zentraler Unterschied zu einem klassischen DMS ist der, dass die ECM Lösung als unternehmensweite Plattform nahezu alle Digitalisierungsprozesse abbilden kann.

agorum core ist so konzipiert, dass es …
  • viele Insellösungen ablösen kann
  • mittels Schnittstellen unterschiedliche Systeme verbindet
  • allen Mitarbeitern mobilen Zugriff auf Daten erlaubt
  • die Kommunikation für alle transparent und vorgangsbezogen darstellt
  • durch den modularen Aufbau maximale Flexibilität bietet
Strategischer Ansatz für den Weg zur Digitalisierung mit agorum core …
  • für Unternehmen, die sich bewusst für ein Open Source basiertes System entscheiden, weil es die Sicherheit gibt, vom Hersteller unabhängig zu sein
  • für Unternehmen, die langfristig auf homogene Softwareumgebungen umstellen möchten
  • für Unternehmen, die den administrativen Aufwand, das Verwalten von Lizenzen und das Betreiben ihrer IT-Landschaft deutlich vereinfachen und Kosten sparen möchten
  • für Unternehmen, die beim Erfüllen der gesetzlichen Vorgaben auf der sicheren Seite sein möchten
  • für Unternehmen, die langfristig das gesamte Unternehmenswissen zentral verwalteten möchten (Knowledge Management)

4. Mit agorum core sind Unternehmen unabhängig und haben die Hoheit über ihre Daten

Mit der Entscheidung für eine Software steht immer die Frage im Raum, ob Sie im Ernstfall, auch ohne auf den Hersteller oder die Software zurückzugreifen zu können, an Ihre Daten kommen? Das ist eine berechtigte Frage, denn schließlich möchten Unternehmen unabhängig sein und bleiben. Im Fall von agorum core können wir die Frage mit einem eindeutigen “Ja” beantworten und wie folgt begründen:

Ablageort der Daten/Dokumente (inkl. Historien und Metadaten):

Die Daten/Dokumente werden z. B. in einer SQL-Datenbank abgelegt. Die Datenbank und das Storage werden von Ihnen betrieben und sind Bestandteil ihrer IT-Landschaft. Dort erfolgt die unverschlüsselte Ablage der Daten und der Zugriff liegt ausschließlich beim Betreiber.

Open Source Technologie:

Open Source Technologie bedeutet, dass der Quellcode offen und einsehbar ist. agorum core basiert auf dieser Technologie und ist in 2 Varianten verfügbar:

1) agorum core open

  • auf agorum.com veröffentlicht und downloadbar
  • Source Code ist offen einsehbar

2) agorum core pro

  • Source Code ist identisch zu der open Version und einsehbar
  • Module mit Funktionalitäten sind geschlossene Systeme und nicht einsehbar. Innerhalb dieser Module werden jedoch keine Daten archiviert. Sie dienen mit ihren Funktionalitäten der Weiterverarbeitung und Automatisierung.

Zugang zu den Daten:

  • Über das Laufwerk: Daten können über das virtuelle Laufwerk von einem zum anderen Speicherort kopiert werden. Historien und Metadaten können bei dieser Variante nicht übernommen werden. (Diese Vorgehensweise eignet sich für Unternehmen mit kleineren Datenmengen).
  • Über das Laufwerk und die Rest-API: ein Programmierer*in kann hierüber auf die Daten zugreifen.

Mit dem Einsatz von agorum core sind Sie zu jedem Zeitpunkt Herr über Ihre Daten. Das gilt auch für den Fall, dass die Homepage agorum.com nicht mehr erreichbar wäre. Lesen Sie hierzu auch folgenden Blogbeitrag.

5. Die agorum Kennzahlen

  • gegründet 1998
  • 19 Mitarbeiter*innen
  • 50 Partner Unternehmen
  • 450 Kunden
  • 2,3 Millionen User

Unternehmenssitz: Ostfildern (in der Nähe des Stuttgarter Flughafens)

Branchen: agorum core ist in nahezu allen Branchen vertreten, z. B.: Automobil, Banken, Handel, Bildung, Hochschulen, Universitäten, produzierendes Gewerbe, Dienstleister, Abrechnungszentren für Ärzte, Steuerberater, Patent- und Rechtsanwälte, öffentliche Einrichtungen, Kommunen, Versicherungen, Verlage, Anlagenbetreiber von Industrieparks, IT-Dienstleister, Pflege, Diakonie, Medizin, Transport und Verkehr, Energiedienstleister, uvm.

Ihre Branche ist nicht dabei? Sprechen Sie uns einfach an. 

6. Unsere Arbeitsweise: die agile Methode

Startpunkt für die Zusammenarbeit ist ein Workshop. Hier ermitteln unsere Experten gemeinsam mit unseren Kunden die wichtigsten Parameter wie zum Beispiel Workflows, User-Stories, Anbindung an weitere Systeme usw. Ziel ist es, keinen Prozess-Schritt zu übersehen. In der Entwicklungsabteilung wird die entstandene Workflow-Architektur segmentiert. Das bedeutet, sie wird in kleinere Entwicklungsschritte unterteilt.

Kunden erhalten nach kurzen Entwicklungszyklen (Sprints) eine ‘Teilauslieferung’. Diese Auslieferung wird kundenseitig von Key-Usern getestet, um schnell herauszufinden, wo noch etwas modifiziert werden muss. Dieses Feedback fließt direkt in die Entwicklung ein. Erst wenn der Entwicklungszyklus (Sprint) abgeschlossen ist, wird mit dem nächsten begonnen.

Auf diese Weise wird es nicht den einen Tag X geben, an dem die neue Software implementiert wird und alle Mitarbeiter über Nacht damit arbeiten werden. Das Gegenteil ist der Fall: Mitarbeiter sind von Beginn an Teil des Entwicklungsprozesses und maßgebend involviert. Die Key-User haben dabei eine zentrale Rolle des internen Transformationsprozesses. Diese Vorgehensweise macht Softwareprojekte flexibler, schlanker und die Qualität der Software um ein vielfaches höher.

7. Die Preisbildung

Wenn Sie sich für agorum core entscheiden, erhalten Sie eine hochindividualisierbare Software, die auf Ihr Unternehmen maßkonfiguriert wird. Um eine erste Preisaussage treffen zu können, benötigen wir im ersten Schritt folgende Parameter:

Erste Preisinfo:
  • Welche Anforderungen haben Sie? Aus diesen ergeben sich die agorum core Module.
  • Wie viele User sollen damit arbeiten?

Mit diesen beiden Angaben können wir den Kosten für die Lizenzen ermitteln und eine grobe Preisinformation abgeben. Dem voraus geht in den meistern Fällen eine Online-Demo, bei der Sie unser System kennengelernt haben.

Wir unterscheiden zwischen einmaligen und monatlichen Kosten:
  • Einmalige Kosten: Lizenzkosten
  • Laufende Kosten: Wartungsvertrag
  • Aufwandsbezogene Kosten: Dienstleistungen
Verbindliches Dienstleistungsangebot:

Ein verbindliches Dienstleistungsangebot können wir erst nach einem kostenpflichtigen Workshop erstellen. Hier werden unsere Experten gemeinsam mit Ihnen in die Detailausarbeitung gehen. Je nach Anforderungen ergeben sich weitere Parameter, die für die Preisermittlung erforderlich sind. Hier einige Beispiele:

  • Umfang und Komplexität der Workflows
  • Höhe des Automatisierungsgrades
  • Umfang des Implementierungsaufwandes
  • Welche agorum core module kommen zum Einsatz

Die aufgeführten Punkte sind nur beispielhaft zu verstehen. Am Ende ist es bei jedem Unternehmen individuell anders.

8. Support

Für agorum-Kunden mit Wartungsvertrag bieten wir deutsch- und englischsprachigen Support an. Dieser ist über ein Ticketsystem organisiert und von Montag bis Freitag von 09:00 – 16:00 Uhr für Sie erreichbar. Neben dem Support stellen wir eine ausführliche Dokumentation zur Verfügung.

Unternehmen, die einen umfassenderen Support benötigen, haben die Möglichkeit, dies über einen SLA-Vertrag zu machen.

agorum-Kunden ohne Wartungsvertrag können den Support kostenpflichtig in Anspruch nehmen.

Konnten wir alle Fragen beantworten?

Für den Fall, dass es noch offene Punkte gibt, die wir nicht angesprochen haben, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren. Sie erreichen uns unter der Rufnummer +49 (0) 711 358718-0.

Diese Beiträge sollten Sie nicht verpassen:

Knowledge Management - Tools und Systeme für den Wissenstransfer
Digitale Souveränität mit dem DMS agorum core
Revisionssicher archivieren nach GoBD mit agorum core

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