Knowledge Management – Tools und Systeme für den Wissenstransfer

Das wertvollste Gut eines Unternehmens? Richtig! Es sind die Menschen. Mit all ihrem Know-how, ihrer Erfahrung und wichtig mit ihrem Herzblut. Menschen, die jeden Tag dafür sorgen, dass tolle Produkte, Dienstleistungen oder Handwerk auf den Weg zu ihren Kunden kommen. Aber der Arbeitsmarkt zirkuliert und Menschen wechseln die Abteilung, gehen in den Ruhestand oder verlassen das Unternehmen. Und mit ihnen geht das Know-how. Diesen Wissensverlust gilt es zu minimieren und für das Unternehmen zu sichern. 

Inseln mit Brücken verbinden

Stellen wir uns ein interdisziplinäres Projekt vor, da gibt es 101 Möglichkeiten, wo Informationen liegen können. Und das ist das Aus für den Informationsfluss.

Wenn ein neue*r Mitarbeiter*in in einem Projekt, das 5 Jahre zurückliegt, eine ganz bestimmte E-Mail mit Dateianhang finden muss, ist das schier unmöglich.

Um einen Wissenstransfer herzustellen, müssen Wissensinseln verbunden werden. Damit sind die vielen verschiedenen Applikationen und Systeme gemeint, die in Unternehmen im Einsatz sind. CRM (Customer-Relationship-Management), CAD (computer-aided-design), Projektmanagement – für jede Abteilung ihr eigenes Programm. Aber auch E-Mail-Postfächer sind dafür prädestiniert, Informationen zu horten und nicht zugänglich zu machen. 

Die Lösung: Wissen bündeln und für alle zugänglich machen

Im Idealfall haben alle Mitarbeiter*innen einen digitalen 360 Grad Blick auf ihr Projekt/Bereich und Zugriff auf alle Informationen. Das Wissen ist digital so erfasst, dass es einfach und schnell abgerufen werden kann. 

Das Tagesgeschäft ist so organisiert, dass Mitarbeiter*innen zügig an die Informationen gelangen, die sie benötigen. Für den schnellen Wissensaustausch sind Chatfunktionen Gold wert (aber immer im Vorgang und transparent für alle einsehbar). Die Kommunikation erfolgt remote und in Echtzeit, ganz gleich ob vor Ort, im Büro oder aus dem Homeoffice. Versionen von Dokumenten sind immer eindeutig. Die Frage welches das aktuellste Dokument ist, stellt sich nicht. Jeder mit entsprechender Berechtigung hat Zugriff auf das Wissen, gebündelt an einem Ort. Dies gilt für alle Informationen, auch für die E-Mails.

Wissen finden - und zwar schnell

Das wird technisch mittels einer Volltextindizierung gelöst. Das bedeutet, alle Informationen/Daten laufen durch einen OCR (Texterkennung) und Metadaten werden erfasst. Dadurch kann das System Informationen klassifizieren und verknüpfen: E-Mails, Protokolle, Pläne usw. mit Projekten, Kunden, Vorgängen. Das Knowledge Management Tool wird zur Schaltzentrale und nimmt die Vogelperspektive ein.

Das Schlüsselwort lautet: Kontextbezogen

Die Ablage einer Information erfolgt immer in einem Zusammenhang/Kontext: Wenn Max Mustermann eine E-Mail mit Anhang zu einem Projekt schickt, ist diese an verschiedenen Stellen verlinkt abgelegt. Zum Beispiel:

  • beim Absender Max Mustermann, 
  • beim Unternehmen, 
  • beim Projekt,
  • auf dem Fileserver, 
  • usw. 

Ist ein Anwender auf der Suche nach genau dieser E-Mail mit Anhang, bietet ihm das Tool all diese Quellen an. Durch Filtermöglichkeiten kann das Ergebnis noch verfeinert werden, indem sie dem System sagen „zeige mir alle Dateianhänge an“. 

Das Video zeigt ein kurzes Beispiel aus der Personalabteilung. Für alle, die technisch mehr dazu erfahren möchten, steht die Dokumentation mit ausführlichen Erklärungen zur Verfügung.

Was sind die Voraussetzungen für den Einsatz eines Knowledge Management Systems?

Die Erste und elementarste Voraussetzung ist der Abschied vom Papier. Nur digital erfasste Daten können auch digital verwaltet werden. Volltextindizierung und die Erhebung von Metadaten sind die zweite, wichtige Voraussetzung. Dadurch werden Daten/Informationen klassifiziert und können vom System wiedergefunden werden.

Knowledge Management Systeme müssen unter Millionen von Daten schnell Ergebnisse bei Suchen liefern. Deshalb arbeiten sie mit leistungsstarken Suchmaschinen und die wiederum setzen eine performante IT-Infrastruktur voraus. Empfehlungen zur IT-Infrastruktur finden Sie hier.

Sprechen wir über Sicherheit

Bei der Bereitstellung von Daten muss Datenschutz ganz großgeschrieben werden. Fatal wäre es, wenn zum Beispiel Informationen aus der Personal- oder Forschungsabteilung für alle zugänglich wären. Ein Berechtigungssystem sorgt für die entsprechende Sicherheit. Die Administratoren vergeben für die Anwender ganz spezifische Zugriffsrechte. Zum Beispiel Lese- und Schreibrechte, keine Zugriffsrechte oder Vollrechte, je nach Abteilung und Position. Sogenannte System-Flags sind zusätzliche Hilfsmittel zur Steuerung der Zugriffsrechte. Mit ihnen kann zum Beispiel verhindert werden, dass Anwender Ordner umbenennen. Ausführliche Informationen finden Sie hier.

Denken Sie mal über Open Source nach

Bei der Entscheidungsfindung für einen Hersteller und Lösung sollten Sie grundsätzlich über die Art der Software nachdenken: 

  1. Proprietäre Software
  2. Open Source Software

Bei Variante 1 stehen Unternehmen in Abhängigkeit zum Hersteller bei Variante 2 nicht. Da liegt der Quellcode offen und selbst, wenn sie sich für voll automatisierte Prozesse entscheiden, liegt die Datenhoheit ausschließlich beim Betreiber. Eigens die Automatismen wären bei einem Herstellerwechsel nicht mehr verfügbar, aber die Daten sind und bleiben zu jedem Zeitpunkt beim Betreiber.

Fakt ist: Datenvolumen wachsen exponentiell

… und es führt kein Weg daran vorbei, mit ihnen zu arbeiten. Beim Einsatz der Technologien ist der Blick auf der große Ganze wichtig. Keine Datensilos aufbauen sondern mit wenig viel erreichen. agorum core basiert auf Open Source Technologie und ist als führendes System konzipiert. Interessierte haben die Möglichkeit, es in einer Online-Demo kennenzulernen. Schicken Sie uns Ihre Anfrage über nachfolgenden Link.

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