Innovation und Kreativität sind mit die wichtigsten Ressourcen in einem Unternehmen, die aber all zu oft auch relativ knapp sind. Die Digitalisierung der Arbeitswelt kann hier helfen, indem sie den Mitarbeitern am Arbeitsplatz der Zukunft mehr Raum und Zeit für Kreativität verschafft und hilfreiche Werkzeuge für innovatives Arbeiten bereitstellt. Aufgaben, die keine besonderen kognitiven Leistungen erfordern, werden mit Hilfe von intelligenten Systemen automatisiert und kooperatives Arbeiten wird sinnvoll unterstützt. Viele Funktionen, die das Dokumentenmanagement-System agorum core dafür bereitstellt, stellen wir Ihnen in diesem Beitrag vor.

Digitaler Arbeitsplatz der Zukunft

Kreativität braucht Freiraum, Zeit und geistige Kapazität, um entstehen zu können. Neue Ideen entwickeln sich nur in den seltensten Ausnahmefällen auf Knopfdruck, meist braucht es ausgiebige Interaktion mit anderen Menschen, freies Denken und viel "Try an Error", bis die innovative Lösung für ein Problem entschlüpft. Um den Mitarbeitern diesen offenen Raum zu verschaffen, können Sie mit dem Dokumentenmanagement-System agorum core viele lästige Alltagsprozesse automatisieren, beschleunigen und vereinfachen. 

Automatisierung verschafft wertvolle Zeit

Viele Möglichkeiten der Automatisierung und Verbesserungen mit agorum core, unterstützen Mitarbeiter im Tagesgeschäft, die gängigsten Beispiele sind:

  • die automatisierte Ablage und Archivierung von Dokumenten
  • die automatische Verschlagwortung von Dokumenten
  • das schnellere Finden und Organisieren von Informationen über Volltext- und Metadatensuche
  • schnellere Kommunikation über Mitteilungen direkt an den Dokumenten
  • auf den einzelnen Nutzer optimal zugeschnittene Arbeitsoberflächen
  • vollautomatische Workflows, die beispielsweise Eingangsrechnungen selbstständig erfassen, prüfen, freigeben an ERP-Systeme übergeben und revisionssicher im DMS archivieren. 
Alles Funktionen, die den Mitarbeitern mehr Zeit verschaffen. Zeit, die sie dafür nutzen können, um sich mehr neuen Ideen und Innovationen zu widmen. Aber nicht nur die Zeit ist ein wichtiger Faktor, um kreativ arbeiten zu können. Auch ein freier Kopf ist wichtig, um Neues denken zu können. Diesem offenen Denken ist nicht zuträglich, wenn ständig andere Dinge im Kopf herumspuken, an die gedacht werden muss. Vor allem anstehende Termine und noch zu erledigende Aufgaben lenken oft von der eigentlichen Aufgabe ab.

Effiziente Wissensspeicherung reduziert mentalen Stress

Mit agorum core können Sie diesen mentalen Stress reduzieren. Über Wiedervorlageworkflows und Erinnerungen, die eskaliert werden, wenn ein Termin oder eine Aufgabe ansteht, geben Sie Ihren Mitarbeitern das sichere Gefühl, das nichts mehr vergessen werden kann. Auch die Sorge, dass Dokumente mit wichtigen Informationen verloren gehen oder nicht mehr wiedergefunden werden könnten, können Sie mit agorum core getrost vergessen. Über die Suchfunktionen finden Sie alle Informationen schnell und zuverlässig wieder. Vergessene Unterlagen bei einem Termin vor Ort sind für Sie und Ihre Mitarbeiter kein Thema mehr. Alle Dokumente stehen Ihnen mit agorum core überall und vollständig zur Verfügung, über eine mobile Internetverbindung oder über eine Synchronisation der Daten auf Ihr Notebook.

Diese Unabhängigkeit, die Sie mit agorum core als mobilem Arbeitsplatz erreichen, hat auch noch andere Vorteile. Flexible Arbeitszeiten und flexible Arbeitsorte sind kein Thema mehr. Ihre Mitarbeiter können dann und dort arbeiten, wo sie am kreativsten sind oder es einfach auf Grund der Arbeits- oder Lebensumstände gerade am besten passt. 

Weniger Zeit für die Organisation, mehr Zeit für das Wesentliche

Teams, die in solchen offenen und flexiblen Formen zusammenarbeiten, brauchen verlässliche Werkzeuge, um sich zu organisieren und effizient miteinander kommunizieren zu können. Die Organisation von Aufgaben und Projekten lösen Sie in agorum core ganz einfach über Aufgabenworkflows. Jeder im Team hat damit alle Aufgaben zu einem Projekt im Überblick, kann Aufgaben annehmen, bearbeiten, dokumentieren und weitergeben. Die Organisation der Projekte bleibt jederzeit übersichtlich, wird zur Routine und frisst weniger Zeit, der Freiraum kann intelligenter genutzt werden, als sich um die lästige Organisation zu kümmern. 

FAZIT

Die Digitalisierung bietet viele Chancen und Möglichkeiten, effizienter zu arbeiten und Freiräume für wichtigere Tätigkeiten als lästige Alltagsaufgaben zu schaffen. Damit lässt sich Kreativität fördern, was die Innovation antreibt. 

Bitmi