Digitale Unterschriftenmappe zur Integration in PatOrg - jetzt als Standard verfügbar
Bei jedem Aktenzeichen fällt viel Korrespondenz an: Schriftverkehr zum Amt, zu Kollegen oder zu Mandanten. Diese Schriftstücke wandern intern durch die Kanzleien und die Unterschriftenmappe gehört fest ins Bild im Tagesgeschäft. Kumuliert man die Zeit, die tagtäglich dafür anfällt, ist das eine teure Angelegenheit. Kostenseitig kommt noch hinzu, dass diese Schriftstücke alle in Ordnern abgelegt und langzeit-archiviert werden müssen.
Digitale Workflows ersetzen Botengänge
Das Plug-in agorum core digital signature folder ist entwickelt als ein Standard, der intern erzeugte Dokumente in digitaler Form durch die Kanzlei steuert.
Das Prinzip des Plug-ins agorum core digital signature folders:
Die digitalen Unterschriftenmappen zur Integration in PatOrg sind immer einem Aktenzeichen zugeordnet. Ein Aktenzeichen kann beliebig viele Mappen enthalten.
Die Anwender werden in zwei Kategorien eingeteilt: in Sachbearbeiter und in Unterzeichner - wobei die Prozesse nicht zwingend eine 'Unterschrift' als Ergebnis haben müssen, sondern auch interne Abstimmungen darüber erfolgen können. Zum Beispiel, wenn Kollege A die Expertise von Kollege B benötigt, kann er ihm das entsprechende Dokument mit der Bitte um dessen Einschätzung zuweisen. Aber auch der klassische Fall von Korrekturläufen an Dokumenten kann voll digitalisiert über diesen Prozess abgebildet werden. Alle Daten werden historisch versioniert und nachvollziehbar archiviert.
Die Vorteile der digitalen Unterschriftenmappe
- Hohe Transparenz: Die Oberfläche zeigt transparent den Status der Mappen an: Welche Dokumente sind bei wem im Eingang, welche gelesen und welche noch ungelesen sind. Je nach Dringlichkeit kann eine entsprechend hohe Priorität vergeben werden. Bleibt ein Status mit hoher Priorität länger ungelesen, kann der Sachbearbeiter reagieren und den Vorgang eskalieren. Das ist im Falle von Abwesenheiten durch Außentermine, Urlaubs- oder Krankheitszeiten eine wichtige Absicherung, damit im Tagesgeschäft nichts untergehen kann.
- Filterfunktion ermöglicht das Monitoring von Vorgängen: Das Modul der digitalen Unterschriftenmappe ist mit Filterfunktionen ausgestattet, die beliebig eingestellt werden können. Aktenzeichen, die von besonderer Priorität sind, können Sie überwachen lassen. Das bedeutet, dass Sie informiert werden, sobald es eine Änderung in der Mappe gibt. Diese Funktion ist wie ein persönlicher Assistent, der rechtzeitig Bescheid gibt.
- Kollaboratives Arbeiten ermöglicht den flexiblen Zugriff auf Daten: Das webbasierte Plug-in ermöglicht den flexiblen Zugriff auf Dokumente auch aus dem Homeoffice, vor Ort beim Mandanten oder vor Gericht. Früher mussten die dicken Aktenordner mitgenommen werden, heute können die Dokumente ganz komfortabel am Rechner geöffnet werden. Das macht die Arbeitsweise deutlich agiler und unabhängiger vom Büro.
- Volltextsuche ermöglicht schnelles Suchen und Finden: Alle Dokumente in den digitalen Unterschriftenmappen sind volltextindiziert und dadurch schnell auffindbar. Das Modul verfügt über das information center, in welchem die Suchbegriffe eingegeben werden können. Dokumente finden Sie mit wenigen Mausklicks. Sie haben auch die Möglichkeit, Schriftstücke nebeneinander darzustellen. Das ist bei der Bearbeitung von Vorgängen oft sehr nützlich.
- Alle Daten und Informationen sind revisionssicher archiviert: Ist der Abstimmungsprozess, zum Beispiel eines Schreibens an den Mandanten, abgeschlossen und versendet, wird diese Mappe vom Sachbearbeiter beendet und kommt ins Archiv. Dann ist es im Workflow des Mappen-Prozesses nicht mehr sichtbar. Wird das Dokument zu einem späteren Zeitpunkt wieder aktuell, kann es aus dem Archiv über die Funktion "Mappe zurück auf neu" wieder aktiviert werden.
Digitale Unterschriftenmappe ist als Out-of-the-box Lösung schnell einsatzbereit
- agorum core Version 9.2.2
- Inhouse-Server oder in der agorum cloud
- PatOrg Version 6.1 mit CMIS Schnittstelle
Oliver Schulze über das neue Standard Plug-in
Oliver Schulze ist Geschäftsführer von agorum und maßgeblich an den Entwicklungen von Softwarelösungen im Patentwesen verantwortlich.
"Viele Kanzleien starten mit den großen Themen wie dem elektronischen Posteingang oder der E-Akte. Was sich hartnäckig hält, sind die physischen Unterschriftenmappen, die jeden Tag durch das Haus getragen werden. Gemessen an den beiden anderen Themen ist die Unterschriftenmappe ein kleines Projekt mit sehr großer Wirkung. Das Standard-Plug-in basiert auf neuester Technik und kann von Administratoren relativ einfach in Betrieb genommen werden."
Online-Demo vereinbaren
Lernen Sie die digitale Unterschriftenmappe im Patentwesen in einer ausführlichen Online-Demo kennen. Unsere Experten werden Ihnen Lösungswege aufzeigen und mit viel Praxiserfahrung all Ihre Fragen beantworten. Auf Wunsch auch zu den Themen elektronischer Posteingang oder der E-Akte im gewerblichen Rechtsschutz.
