45 Minuten, die deine Sicht auf KI-Kosten verändern
Am 27. November 2025 begrüßten Thomas-Krenn.AG und agorum® Software GmbH zahlreiche Unternehmer und Entscheider zum gemeinsamen Webinar. Die brennende Frage: Lohnt sich KI wirklich für mein Unternehmen? Die Antwort von Daniela Lutz und Oliver Schulze war eindeutig: Ja, aber nur, wenn du es richtig machst.
Das Besondere an diesem Webinar: Es gab keine Marketingfloskeln, sondern echte Zahlen aus der Praxis. "Wir zeigen euch heute, was KI wirklich kostet und was sie bringt. Belegt mit konkreten Beispielen aus unserem eigenen Unternehmen", eröffnete Daniela Lutz die Session. Und genau das lieferten die beiden Experten: Transparente Einblicke in Tokenkosten, API-Preise, Digitalisierung und vor allem in die beeindruckenden Einsparungen.
Moderator Tobias Witton führte souverän durch das Webinar und fasste die Kernbotschaft treffend zusammen: "Es geht nicht darum, ob sich KI lohnt, sondern darum, wie schnell du anfängst."
Die zwei Welten der KI: Consumer vs. Business
Daniela Lutz startete mit einer fundamentalen Unterscheidung, die viele Unternehmen übersehen: "Es gibt zwei Welten der KI. Die meisten kennen leider nur eine."
Die Consumer-Welt: Das sind Online-KI-Tools, wie z. B. ChatGPT oder Gemini für 20 Dollar im Monat. Sie sind vergleichbar mit einem Netflix-Abo. Klingt günstig, hat aber einen Haken: Nach einer gewissen Anzahl von Anfragen ist Pause. "Für einen Mitarbeiter, der 8 Stunden produktiv sein muss, kann das zum Produktivitäts-Killer werden", warnte sie.
Die Business-Welt: Hier wird per API abgerechnet, nach tatsächlicher Nutzung (Pay-per-Use). Der entscheidende Vorteil: Skalierbarkeit ohne Limits und eine direkte Integration in deine Systeme ist möglich. "Wenn du 500 Rechnungen täglich automatisiert verarbeiten willst, brauchst du eine API", so ihre Empfehlung.
Die Währung der KI sind Token, und genau hier wird es interessant: Das Wort "Geschäftsführung" kostet beispielsweise 3 Token. Ein Emoji kann je nach Modell zwischen 1 und 8 Token kosten. Diese scheinbar kleinen Unterschiede summieren sich bei Millionen von Anfragen zu erheblichen Kostenunterschieden.
Webinar-Aufzeichnung
Schockierende Preisunterschiede: 25 Cent statt 250 Euro
Die konkreten Beispiele sorgten für Staunen im Chat: Eine Vertragsanalyse, die ein Anwalt in 30 Minuten für 250 Euro erledigt, schafft die KI für 25 Cent. "Das sind keine 10% Ersparnis – wir reden hier von Faktor 100", betonte Daniela Lutz.
Ein weiteres Beispiel aus der Praxis: Die Erstellung von 25 Branchenseiten für die agorum®-Website. Traditionell hätte das zwischen 20.000 und 80.000 Euro gekostet. Mit KI? 65 Euro. "Wir hätten das nie realistisch umsetzen können ohne KI", gab Lutz zu.
Aber es gibt auch Stolperfallen: "Mein persönliches Learning: Korrekturschleifen können die Kosten explodieren lassen", teilte Lutz ihre Erfahrung. Ein Blogbeitrag, der initial 3,46 Euro kostet, kann durch mehrfache Überarbeitungen auf 11 Euro anheben und die eigene Arbeitszeit enorm steigen. Ihre Lösung: "Ab heute investiere ich 5-10 Minuten mehr in den ersten Prompt, um Korrekturen zu minimieren."
Die versteckten Kosten: Was dir keiner sagt
Oliver Schulze übernahm und beleuchtete die oft übersehenen Integrationskosten: "Die monatlichen KI-Gebühren sind nur die Spitze des Eisbergs."
Was wirklich zu Buche schlägt:
- Prozessanalyse (5.000-25.000 €): "Ohne zu wissen, wo dein Gold versteckt ist, gräbst du nur im Dunkeln", so Schulze
- Systemintegration (20.000-150.000 €): DMS, ERP und CRM müssen miteinander kommunizieren
- Datenqualität (10.000-60.000 €): "Müll rein, Müll raus – das gilt auch bei KI"
- Change Management (8.000-80.000 €): "Die beste Technik nützt nichts, wenn deine Leute sie nicht nutzen wollen"
- Workflow-Automatisierung (15.000-120.000 €): Hier entsteht die echte Magie
Die Gesamtinvestition liegt zwischen 60.000 und 450.000 Euro. "Das klingt viel", räumte Schulze ein, "aber relativieren wir das mal: 450.000 Euro sind ein halber Vertriebsmitarbeiter für 5 Jahre. Mit dieser Investition lassen sich Prozesse so effizient gestalten, dass ein wesentlicher Teil der bislang notwendigen manuellen Arbeit dauerhaft wegfällt."
Konkrete Use Cases: So arbeitet KI in der Praxis
Oliver Schulze präsentierte beeindruckende Praxisbeispiele mit KI:
Dokumentenerkennung im Turbomodus
Vorher: Mitarbeiter öffnet Dokument, liest, tippt Daten ab, ordnet zu – 30 Minuten pro Dokument.
Mit KI: Automatische Erkennung, Datenextraktion, Verschlagwortung, Ablage – 3 Sekunden.
"Das ist Faktor 600", rechnete Schulze vor. "Ein Kunde verarbeitet 1.000 Dokumente täglich. Statt vier Vollzeitkräfte braucht er jetzt eine Person für Ausnahmen."
Der perfekte Posteingang
Die KI erkennt automatisch Dokumenttypen, ordnet sie Projekten zu und startet passende Workflows. Rechnungen gehen in die Freigabe, Mahnungen zur Buchhaltung, vertrauliche Dokumente zur Geschäftsführung. "95% weniger Bearbeitungszeit, 80% geringere Prozesskosten, Amortisation in unter 6 Monaten", fasste Schulze die Ergebnisse zusammen.
Rechnungsverarbeitung auf Autopilot
Ein Kunde mit 1.200 Rechnungen monatlich sparte zwei Vollzeitstellen ein. Die KI-Kosten: 2.000 Euro jährlich. Die Ersparnis: 120.000 Euro jährlich. "Das ist ein ROI von 6000%", betonte Schulze. "Wo bekommst du sonst solche Renditen?"
Die Millionen-Euro-Grafik: 3233% ROI im ersten Jahr
Der Höhepunkt des Webinars war die ROI-Analyse. Oliver Schulze präsentierte eine Grafik, die für Aufsehen sorgte:
Monate 1-6: Investitionsphase mit Spitzenkosten von 40.000 Euro in Monat 4 und 5
Monat 7: Break-even – ab jetzt verdienst du Geld
Monat 12: 180.000 Euro investiert, 320.000 Euro eingespart = 140.000 Euro Nettogewinn
"Das ist ein ROI von 78% im ersten Jahr", erklärte Schulze. "Und es wird noch besser: Im zweiten Jahr sind es 3233% ROI."
Die Rechnung: 36.000 Euro laufende Kosten stehen 1,2 Millionen Euro Ersparnis gegenüber. "Vergleich das mal mit Aktien (7% p.a.), Immobilien (4-6%) oder Festgeld (3%). Digitalisierung mit KI bringt 3233%", rechnete Schulze vor.
Seine eindringliche Warnung: "Jeden Monat, den du wartest, verbrennst du 100.000 Euro an ineffizienten Prozessen. Die Frage ist nicht, ob du investierst, sondern ob du im Monat 1 startest oder weitere Monate an deine Konkurrenz verschenkst."
Q&A Session Die brennendsten Fragen aus der Community beantwortet
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Wie transparent sind die KI-Kosten wirklich?
Daniela Lutz: "Wir haben gestern noch mal alle Preise aktualisiert und von Hand nachgerechnet. Mit ALBERT | AI ist alles transparent – jede Anfrage, jeder Token wird protokolliert. Du siehst genau, was dich welcher Prozess kostet."
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Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich die Digitalisierung und dann der Einsatz von KI?
Oliver Schulze: "Der Sweet Spot liegt bei 20 Mitarbeitern – da wird es ohne saubere Prozesse kritisch. Aber wir haben auch 5-Mann-Unternehmen, die enormen Nutzen ziehen. Es geht nicht um die Größe, sondern um das Mindset: Wo kann ich investieren, um richtig was rauszuholen?"
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Was ist mit dem Change Management – wie nehme ich Mitarbeiter mit?
Oliver Schulze: "Die KI nimmt dir nicht den Job weg, sie nimmt dir den Mist vom Tisch. Eine Buchhalterin sagte nach drei Monaten: 'Das ist das Beste, was mir in 20 Jahren Berufsleben passiert ist. Endlich kann ich analysieren statt abtippen.' Wichtig: Mitarbeiter von Anfang an einbinden, nicht vor vollendete Tatsachen stellen."
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Sollte man Prompts auf Englisch schreiben?
Oliver Schulze: "Früher war das wichtig, heute sehe ich keinen großen Unterschied mehr zwischen Deutsch und Englisch. Die Modelle sind inzwischen so gut trainiert, dass sie beide Sprachen gleich gut verstehen."
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Kann man auch mit lokalem KI-Server arbeiten?
Oliver Schulze: "Ja, wir testen das intensiv mit Thomas-Krenn Hardware. Lokale Modelle sind gut für spezielle Compliance-Anforderungen, aber die Performance liegt noch deutlich unter Cloud-Modellen. Mit ALBERT | AI kannst du flexibel wählen: Cloud für Standard, lokal für hochsensible Daten."
Best Practices: So startest du richtig
Die Experten teilten ihre wichtigsten Learnings aus hunderten KI-Projekten:
Was funktioniert:
- Klein anfangen: "Fang mit dem Fileserver an. Einfach reinkopieren, mit ALBERT verbinden, fertig. Schon hast du Google für dein Unternehmen", empfiehlt Schulze
- Prompts optimieren: "Investiere lieber 10 Minuten mehr in den ersten Prompt als später stundenlang zu korrigieren", rät Lutz
- Token-Kosten im Blick: "Verschiedene Modelle für verschiedene Aufgaben – wie Rennauto fürs Rennen, Transporter fürs Umziehen"
- Mitarbeiter mitnehmen: "Zeig ihnen, dass KI sie von Routinearbeit befreit, nicht ersetzt"
- ROI messen: "Dokumentiere Zeiteinsparungen und Kostenreduktion von Anfang an"
Typische Fehler vermeiden:
- Zu kompliziert starten: "Nicht gleich die Weltherrschaft, sondern erstmal E-Mails sortieren"
- Consumer-Tools im Business: "20 Dollar Online-Tools reichen nicht für 50 Mitarbeiter"
- Datenschutz und Datenhoheit ignorieren: "Große Unternehmen haben Millionen durch Datenlecks verloren"
- Ohne Strategie loslegen: "KI ist kein Spielzeug, sondern ein Business-Tool"
Die Thomas-Krenn und agorum® Partnerschaft: Dein Vorteil
Die Kombination macht den Unterschied: Thomas-Krenn liefert die Hardware-Infrastruktur, agorum® die KI-Expertise. "Unsere gesamte Serverstruktur läuft auf Thomas-Krenn. Die haben die besten Server für KI-Anwendungen", bestätigte Oliver Schulze.
Besonders interessant für agorum core pro Nutzer: Die KI-Integration kostet nur zwischen 10.000 und 150.000 Euro statt bis zu 450.000 Euro. Warum? "Die halbe Arbeit ist schon erledigt. Fileserver-Integration ist drin, Datenmodell vereinheitlicht, ALBERT ist nativ integriert. Das sind 70% weniger Kosten und dreimal schnellere Implementierung", erklärt Schulze.
Der Vergleich ist eindrucksvoll: "Das ist wie der Unterschied zwischen Haus bauen und Haus kaufen. Andere fangen mit der Bodenplatte an, du ziehst direkt ein."
Dein nächster Schritt: So geht es weiter
Das Webinar endete mit einem klaren Call-to-Action von Oliver Schulze: "Deine Konkurrenz macht das schon. Während du noch Papier sortierst, haben die anderen schon die Rechnung geschrieben. Wie lange willst du noch zuschauen?"
Die konkreten Empfehlungen der Experten:
- Identifiziere deine Zeitfresser: Wo verlierst du täglich Stunden mit Routinearbeit?
- Starte mit einem Quick Win: E-Mail-Sortierung oder Dokumentenklassifizierung
- Nutze die Expertise: Anne Klein und das agorum®-Team haben extra Beratungsslots freigehalten
- Miss deinen Erfolg: Dokumentiere Zeiteinsparungen von Anfang an
- Skaliere intelligent: Ein Workflow diese Woche, der nächste nächsten Monat
"In 6 Monaten läuft dein halbes Unternehmen auf Autopilot", verspricht Schulze. "Du kommst morgens rein und die KI sagt: 'Chef, gestern wurden 423 Vorgänge erledigt, zwei brauchen deine Aufmerksamkeit.' Das ist keine Zukunft – das ist heute."
Fazit: Die Revolution läuft – mit oder ohne dich
Das Webinar hat eindrucksvoll bewiesen: KI ist keine Zukunftsmusik, sondern harte betriebswirtschaftliche Realität. Die Zahlen sprechen für sich: 25 Cent statt 250 Euro für Vertragsanalysen, 65 Euro statt 80.000 Euro für Website-Content, 3233% ROI im zweiten Jahr.
Daniela Lutz' persönliches Fazit: "Wir machen heute Dinge, an die wir nie gedacht hätten. Und das für Beträge, die früher nicht mal für die Beratung gereicht hätten."
Oliver Schulzes eindringliche Warnung zum Schluss: "Die Frage ist nicht, ob du dir KI leisten kannst. Die Frage ist: Kannst du es dir leisten, es nicht zu tun? Jeden Tag ohne KI kostet dich bares Geld."
Die Message ist klar: Wer jetzt startet, sichert sich entscheidende Wettbewerbsvorteile. Wer wartet, wird in zwei Jahren aufholen müssen – und das wird teuer.
Weiterführende Ressourcen und persönliche Beratung
Du willst tiefer einsteigen? Hier findest du weitere Informationen:
Weitere Webinare und Wissensressourcen:
- Use Cases mit KI
- ALBERT | AI - Die KI-Plattform für deinen Erfolg
- agorum core - Das DIGITAL TOOLKIT
- agorum® Academy - KI-Schulungen und Zertifizierungen
Kostenlose Erstberatung vereinbaren:
Anne Klein und ihr Team haben spezielle Beratungsslots für Webinar-Teilnehmer freigehalten. In 30 Minuten erfährst du:
- Wie du in 6 Monaten 80% effizienter wirst
- Welche Quick Wins du sofort umsetzen kannst
- Was KI konkret für dein Unternehmen bedeutet
- Wie die Zusammenarbeit mit Thomas-Krenn und agorum® funktioniert
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Die Revolution hat begonnen. Die Frage ist nur: Bist du dabei?
