660.000 Euro Ersparnis pro Jahr – die KI-Rechnung, die aufgeht

Stell dir vor, dein Unternehmen hat 100 Mitarbeiter. Wenn jeder durch KI nur eine Stunde täglich spart – und das ist konservativ gerechnet – bedeutet das eine jährliche Ersparnis von 660.000 Euro. Diese beeindruckende Zahl stammt nicht aus einem Zukunftsszenario, sondern aus der Praxis der agorum® Software GmbH, die gemeinsam mit der Thomas-Krenn.AG in einem aktuellen Webinar zeigt, wie KI bereits heute Unternehmensprozesse revolutioniert.

Das Besondere: Es geht nicht um theoretische Konzepte, sondern um konkrete, bereits umgesetzte Lösungen aus den Bereichen Marketing, Buchhaltung und Prozessautomatisierung. Die vorgestellten Beispiele nutzen ALBERT | AI, eine KI-Plattform, die speziell für den sicheren Einsatz in Unternehmen entwickelt wurde.

  • Automatisierte E-Mail-Organisation ohne Datenschutzrisiken
  • Smarte Unterstützung in der Buchhaltung mit Live-Budget-Überwachung
  • Effizientes Angebotsmanagement durch KI-Agenten
  • Content-Erstellung über Nacht: 70 Webseiten in 4 Stunden

Ein entscheidender Vorteil dabei: Alle Unternehmensdaten bleiben im eigenen System. Keine sensiblen Informationen wandern zu ChatGPT oder anderen externen Diensten. Die Lösung läuft wahlweise on-premises oder in der deutschen Cloud – vollständig DSGVO-konform und revisionssicher.

Praxisbeispiel Content-Automatisierung Marketing-Revolution: 70 Webseiten über Nacht erstellen

Daniela Lutz, Leiterin Marketing bei agorum®, präsentiert Zahlen, die selbst erfahrene Marketing-Profis staunen lassen: 95% Kosteneinsparung, 90% Zeitersparnis und 70% weniger Personaleinsatz bei der Content-Erstellung. Wie ist das möglich?

Der traditionelle Weg der Content-Erstellung:

  • Briefing an die Agentur erstellen
  • Abstimmung von Angebot und Zeitmanagement
  • Erste Contentvorschläge und Korrekturschleifen
  • Texterstellung und weitere Korrekturen
  • Grafikerstellung mit erneutem Korrekturzyklus
  • Finale Freigabe und CMS-Übertragung

Dieser Prozess dauert pro Seite mindestens mehrere Wochen und kostet bei einem Agentur-Stundensatz von 100-180 Euro schnell fünfstellige Beträge.

Der neue KI-gestützte Ansatz:

Eine CSV-Datei mit Branchen und Unterbranchen wird hochgeladen. Die KI arbeitet über Nacht und erstellt vollautomatisch 70 hochwertige, SEO-optimierte Webseiten – komplett mit passenden Bildern, Keywords und zielgruppengerechten Texten. Die Vorbereitungszeit: einmalig eine Woche. Die Produktionszeit pro Seite: 5 Minuten.

"Wir hätten das ohne KI niemals umgesetzt", erklärt Daniela Lutz. "Für 70 Seiten hätten wir traditionell 70 Wochen gebraucht. Jetzt schaffen wir es in 4 Stunden."

Das Geheimnis liegt in einer perfekt aufgebauten Referenzseite und ausgefeilten Prompts, die einmal erstellt und dann immer wieder verwendet werden. Die KI recherchiert selbstständig im Internet, passt die Inhalte an die jeweilige Branche an und prüft am Ende sogar selbst die Qualität der erstellten Seiten.

Praxisbeispiel Automatisierte Rechnungs­verarbeitung

Melike Strieth aus der Finanzabteilung berichtet von zwei bahnbrechenden Verbesserungen in der Buchhaltung, die durch KI-Agenten ermöglicht werden:

1. Live-Budget-Monitoring statt monatlicher Nachschau:

Früher musste das Team einen Monat warten, um zu erfahren, ob Budgets eingehalten wurden. Heute liest die KI im Hintergrund alle eingehenden Rechnungen aus, ordnet sie automatisch den richtigen Kostenstellen zu und aktualisiert die Budgets in Echtzeit. "Wir sehen jederzeit live, ob wir noch Luft haben oder schon drüber sind", erklärt Strieth.

2. Fehlerfreie Bestellverarbeitung ohne manuellen Aufwand:

Bestellungen kommen per E-Mail und müssen normalerweise manuell ins ERP-System übertragen werden – mit allen Details wie Bestellnummern, Stundensätzen und Kontingenten. Ein Fehler bedeutet: Die Rechnung kommt zurück, Recherche beginnt, Kollegen müssen kontaktiert werden. Das kann Tage dauern.

Mit ALBERT | AI läuft das anders: Die KI liest die E-Mail aus, extrahiert alle relevanten Daten und legt automatisch einen korrekten Dienstleistungsvertrag im ERP an. Reklamationen? Fehlanzeige. Gutschriften? Überflüssig. Einarbeitungszeit für neue Mitarbeiter? Minimal.

"Eine Freundin aus der Buchhaltung bekam richtig glasige Augen, als ich ihr von unserem System erzählt habe", schmunzelt Strieth. "Sie meinte nur: Das will ich auch haben! Ich möchte endlich mal stressfrei eine Rechnung erstellen können."

Die Kunst des Promptings Wissen einmal aufbauen, immer nutzen

Oliver Schulze, CTO von agorum®, demonstriert live, wie aus einem einfachen Prompt eine mächtige Unternehmensressource wird. Das Beispiel: Eine Wettbewerbsanalyse, die früher Stunden dauerte, erledigt die KI in Minuten.

Der Prompt im Detail:

"Finde die fünf stärksten Wettbewerber der Firma [Firmenname]. Erstelle eine Tabelle mit: Name der Wettbewerber, Links zur Webseite, deren Produkte mit Links, Länder und Umsätze."

Die KI recherchiert selbstständig im Internet, sammelt aktuelle Daten und präsentiert sie strukturiert. Das Besondere: Dieser Prompt wird als Vorlage gespeichert und steht allen Mitarbeitern zur Verfügung – ohne Schulung, ohne Einarbeitung.

Prompting Best Practices aus der Praxis:

  • Klare Anweisungen: Sage der KI genau, was sie tun und was sie nicht tun soll
  • Qualitätssicherung einbauen: Lass die KI ihre eigene Arbeit überprüfen
  • Vorlagen nutzen: Einmal erstellte Prompts werden zu Unternehmens-Assets
  • Iterativ verbessern: Trial and Error ist normal – mit Erfahrung wird es besser
  • Kontext definieren: Erkläre Produkte, Prozesse und Fachbegriffe im Prompt

"Das Wichtige ist, dass dieses Wissen des Prompts in die Vorlage eingebrannt ist", betont Schulze. "Man bringt der KI einmal etwas bei und das Wissen geht nicht mehr verloren. Jeder Anwender kann es verwenden, auch ohne Schulung."

KI Automatisierung und Workflow Optimierung im Unternehmen

Komplexe Automatisierung mit KI Der digitale Posteingang

Rolf Lang, CEO und Gründer von agorum®, zeigt die Königsdisziplin der KI-Automatisierung: einen vollautomatischen digitalen Posteingang, der Dokumente nicht nur sortiert, sondern intelligent verarbeitet.

Was der KI-Agent alles kann:

  • Rechnungen erkennen und Metadaten (Lieferant, Betrag, Positionen) extrahieren
  • Lieferscheine zu Rechnungen finden und verknüpfen – auch rückwirkend
  • Verträge identifizieren und Workflows starten
  • Personaldokumente verarbeiten und neue Adressen anlegen
  • E-Mail-Anhänge von E-Mails trennen und separat verarbeiten
  • Fehlerbehandlung und Qualitätssicherung durchführen

Das System arbeitet mit verschachtelten KI-Agenten: Ein Hauptagent koordiniert, Spezialisten übernehmen Teilaufgaben wie Metadaten-Extraktion oder Workflow-Starts. Alles wird über strukturierte Prompts gesteuert, die genau definieren, was bei welchem Dokumenttyp passieren soll.

Ein praktisches Beispiel: Eine Sammelrechnung mit mehreren Lieferscheinnummern kommt herein. Die KI extrahiert alle Positionen, findet die zugehörigen Lieferscheine im System, verknüpft sie bidirektional und aktualisiert auch nachträglich eingegangene Dokumente. Was früher manuelle Recherche erforderte, läuft vollautomatisch.

"Wir können schrittweise starten", erklärt Lang. "Erst Pilotprozesse umsetzen und dann skalieren. Der entscheidende Vorteil: Die KI-Agenten arbeiten autonom und kontextsicher."

Datensicherheit und Compliance: KI ohne Risiko einsetzen

Eine der größten Sorgen beim KI-Einsatz: Was passiert mit unseren Daten? Die Lösung von agorum® adressiert diese Bedenken konsequent:

Datenhoheit behalten:

  • Dokumente verlassen niemals das Unternehmen
  • Wahlweise On-Premises oder in deutscher Cloud (Azure Westeuropa)
  • Volle Kontrolle über verwendete KI-Modelle
  • API-Nutzung statt Web-Interfaces (keine Trainingsdaten für KI-Anbieter)

Compliance by Design:

  • DSGVO-konform und EU AI Act ready
  • Revisionssichere Archivierung
  • Audit-Logs und Nachvollziehbarkeit
  • Nutzerbasierte Berechtigungen bleiben erhalten

Oliver Schulze erklärt: "Bei der API-Nutzung werden Daten nur zum Zweck der Verarbeitung übertragen. Die Antwort kommt zurück und nichts wird für Training verwendet. Das ist ein fundamentaler Unterschied zu ChatGPT im Browser."

Für hochsensible Daten können Unternehmen sogar komplett lokale KI-Modelle betreiben. Die Hardware dafür? Liefert Partner Thomas-Krenn mit speziellen KI-Servern.

FAQ Häufige Fragen zum KI-Einsatz im Unternehmen

Handlungsempfehlungen Der Weg zur KI-gestützten Unternehmens­führung

Die Erfahrungen von agorum® zeigen: KI ist kein Zukunftsthema mehr, sondern Gegenwart. Unternehmen, die jetzt nicht handeln, riskieren den Anschluss zu verlieren. Hier die konkreten Schritte für deinen Einstieg:

1. Identifiziere Quick Wins:

  • Welche Prozesse wiederholen sich täglich?
  • Wo entstehen die meisten Fehler?
  • Was hindert Mitarbeiter an kreativer Arbeit?

2. Starte mit einem Pilotprojekt:

  • Wähle einen überschaubaren Bereich (z.B. E-Mail-Sortierung)
  • Miss den Zeitaufwand vorher und nachher
  • Dokumentiere die Einsparungen

3. Sichere deine Daten ab:

  • Keine Unternehmensdaten in öffentliche KI-Tools
  • Prüfe Compliance-Anforderungen (DSGVO, EU AI Act)
  • Wähle deutsche oder europäische Anbieter

4. Baue Kompetenz auf:

  • Investiere in Prompting-Schulungen
  • Erstelle Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben
  • Teile Wissen im Team

5. Skaliere schrittweise:

  • Erweitere erfolgreiche Piloten
  • Vernetze Systeme und Prozesse
  • Entwickle eine KI-Strategie für das gesamte Unternehmen

"Man muss anfangen", betont Oliver Schulze. "Theorie bringt nur begrenzt etwas. Die Praxiserfahrung ist entscheidend."

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Fazit: KI ist kein Nice-to-have mehr

Das Webinar von agorum® und Thomas-Krenn zeigt eindrucksvoll: KI-Automatisierung ist keine Zukunftsmusik, sondern funktioniert bereits heute. Die vorgestellten Zahlen sprechen für sich:

  • 95% Kosteneinsparung im Marketing
  • 90% Zeitersparnis bei der Content-Erstellung
  • 70 Webseiten in 4 Stunden statt 70 Wochen
  • Fehlerfreie Rechnungsverarbeitung ohne manuelle Nacharbeit
  • 660.000 Euro Ersparnis pro Jahr bei 100 Mitarbeitern

Das Risiko, nicht zu handeln, ist größer als das Risiko, mit KI zu experimentieren. Während du noch überlegst, optimiert dein Wettbewerb bereits seine Prozesse, senkt Kosten und verbessert die Servicequalität.

Die gute Nachricht: Der Einstieg ist einfacher als gedacht. Mit Lösungen wie ALBERT | AI kannst du sofort starten, ohne deine Daten zu gefährden oder komplexe Infrastruktur aufzubauen. Die Investition amortisiert sich meist innerhalb weniger Wochen.

Dein nächster Schritt: Vereinbare ein kostenloses Beratungsgespräch mit agorum®. In 30 Minuten erfährst du, welche Prozesse in deinem Unternehmen sich für KI-Automatisierung eignen und wie du konkret starten kannst. Die Zukunft wartet nicht – und deine Konkurrenz auch nicht.

Webinar-Aufzeichnung

Weiterführende Ressourcen

Über die Referenten: Oliver Schulze (CTO/CEO), Rolf Lang (Founder/CEO), Melike Strieth (Finanzen) und Daniela Lutz (Leitung Marketing) arbeiten bei der agorum® Software GmbH in Ostfildern. Das Unternehmen entwickelt seit fast 30 Jahren Lösungen für Dokumentenmanagement und Prozessautomatisierung. Mit ALBERT | AI hat agorum® eine der führenden KI-Plattformen für den deutschen Mittelstand geschaffen.

Bitmi