Patentverwaltungs­software - agorum core & PatOrg

Patentanwaltskanzleien sind wie andere Unternehmen auch dazu verpflichtet, Daten wie Schutzrechte revisionssicher zu archivieren. Bedenkt man die langen Aufbewahrungsfristen der sensiblen Daten, wird die Anforderung an das digitale Archiv klar: Es muss groß, sicher und hochverfügbar sein.

Unser Dokumentenmanagement agorum core übernimmt diese verantwortungsvolle Aufgabe deutschlandweit in vielen Patentanwaltskanzleien. Zusammen mit der IP-Management-Software PatOrg sind die beiden Applikationen ein eingespieltes Team. Ebenso wie die Entwicklungsabteilungen von agorum Software und Brügmann Software.

Die Arbeitsteilung der beiden Systeme ist klar: Wenn es um die Verwaltung von gewerblichen Schutzrechten geht, ist PatOrg der führende Hersteller in Deutschland. Die Patentverwaltungssoftware übernimmt die zentrale Administration der Schutzrechte mit dem großen Thema der Fristenüberwachung und -steuerung.

Das Pendant dazu ist das Dokumenten­management agorum core. Es ist zuständig für die revisionssichere Archivierung und stellt sicher, dass Daten auch nach 30 Jahren oder länger verfügbar sind. Der zweite wichtige Punkt sind automatisierte Prozesse, über die die Akten der Patentverwaltungs­software und die Korrespondenz gesteuert werden.

Die Zusammenarbeit der beiden Systeme ist flexibel und wird so abgebildet, wie es den tatsächlichen Arbeitsprozessen in den Kanzleien und IP-Abteilungen entspricht. Ziel ist es, dass die beiden Applikationen, Patentverwaltungssoftware und Dokumentenmanagementsystem, den Anwendern im Tagesgeschäft effizient zuarbeiten. Das bedeutet das Ablösen von papierbasierten hin zu digitalen Prozessen.

Für eine digitale Archivierung per Software müssen also zahlreiche Faktoren berücksichtigt werden. Aber warum umstellen, bei all den Anforderungen? Die Antwort: weil es sich rechnet. Die Archivierung von Dokumenten gehört wohl sehr selten zu den beliebtesten Arbeits­aufträgen im Betrieb. „Notwendiges Übel“ ist schon eher die ehrliche Antwort von Mitarbeitern zum Thema „Revisionssichere Archivierung“. Diese Einstellung wirkt sich häufig auch auf die Gewissen­haftigkeit der tag­täglichen Umsetzung von Datenschutz aus. Nutzen Sie jedoch eine passende ECM-Software, erledigt sich die Archivierung nebenbei von allein. Denn ein Enterprise-Content-Management-System geht in seinen Funktionen über reine Archivierungs­software weit hinaus. Für die Aufbewahrung von Unterlagen bietet eine ECM-Software zahlreiche Benefits.

Das Prinzip einfach beschrieben:

1. Anschreiben wird in PatOrg erzeugt
2. Datei wird als Anhang an eine E-Mail angehängt
3. E-Mail-Versand an Mandant
4. E-Mail wird in agorum core archiviert
5. Per CMIS-Schnittstelle wird die generierte E-Mail an PatOrg "gemeldet”

Das mobile Arbeiten hat in der vergangenen Zeit neu an Bedeutung gewonnen, vor allem weil aus dem Homeoffice der Zugriff auf Akten nicht möglich war. Da hatten Kanzleien mit papierbasierten Arbeitsabläufen das Nachsehen. Mit der digitalen Unterschriftenmappe zur Integration in der Patentverwaltungssoftware PatOrg, der E-Akte im gewerblichen Rechtsschutz und dem digitalen Posteingang sind Kanzleien hingegen gut aufgestellt. Speziell die digitale Unterschriftenmappe eignet sich ideal für den Einstieg und schafft gute Voraussetzungen für das Roll-out.

Die Anwender können ganz flexibel zwischen den beiden Systemen agieren und finden Akten mit wenigen Mausklicks.

Die über viele Jahren gewachsene Zusammenarbeit von Brügmann und agorum hat die Kombination der beiden Systeme zu Hightech-Software im Patentwesen gemacht. Der Datenaustausch erfolgt über eine CMIS-Schnittstelle, und egal, welche Information zu einem Aktenzeichen vom Anwender benötigt wird, erhält er diese in Echtzeit.

• Dokumentenautomatisierung und -Erkennung: wichtig Informationen zum Beispiel von Amtsschreiben werden erkannt und dienen zur Steuerung der Arbeitsprozesse
• Signifikanter Zeitgewinn in der Postverarbeitung
• Ressourcensparende digitale Archivierung: Daten werden in Blöcken sortiert und dedupliziert, sodass identischer Content nur einmal abgelegt wird
• Zeitlich und örtlich unabhängiges Arbeiten
• Offline arbeiten zum Beispiel vom Gericht aus
• Schnelles Suchen & Finden über das agorum core information center
• OCR-Texterkennung bis hin zu durchsuchbaren PDF-Dateien
• Aktenteile zuordnen und über Filtermöglichkeiten sortieren

Aktuell bietet agorum core drei moderne, flexibel skalierbare Produktstufen für die Integration mit PatOrg. Du kannst jederzeit nach deinen Bedürfnissen beginnen und dein System schrittweise weiterentwickeln:

Mit Plug & Archive startest du einfach und kostenfrei. Du archivierst deine PatOrg-Dokumente automatisch und strukturiert in agorum core open – über eine standardisierte CMIS-Schnittstelle. Schnell, effizient und ganz ohne Lizenzkosten.

• Strukturierte Ablage nach Aktenzeichen
• Durchsuchbar dank Metadaten & Volltextsuche
• Einfache Anbindung per CMIS
• Direkt einsatzbereit

Smart IP Professional ist deine Lösung, wenn du auf geprüfte Revisionssicherheit setzen willst – mit OCR, Support und Installation durch agorum. Das Plugin läuft in agorum core pro und bringt dir rechtssichere Archivierung und spürbare Entlastung im Alltag.

• Geprüfte Archivierung nach IDW PS 880 (30 Jahre)
• OCR für durchsuchbare E-Akten
• Einrichtung & Betreuung durch das agorum Team
• Wartung und Support inklusive
• Stabile Lösung für den produktiven Einsatz

Mit der Strategic IP Suite wird dein Dokumentenmanagement zum flexiblen System. Du gestaltest eigene Workflows, bindest Fachsysteme an und bringst deine Schutzrechtsprozesse auf das nächste Level – mit einer bidirektionalen Schnittstelle zu PatOrg und dem vollen agorum DIGITAL TOOLKIT agorum core.

• Eigene Prozesse und Workflows umsetzen
• Bidirektionale Integration mit PatOrg
• Digitaler Posteingang, Signaturmappe & Aktenführung
• Automatisierte Verschlagwortung
• Umsetzung gemeinsam mit agorum Experten