Das Ärgernis: Verschollene Dateien
- Versehentliches Verschieben per Drag&Drop
- Im Alltagsstress gespeicherte Dateien - Wo ist die nochmal?
- Wachsende Fileserver - Jeder hat ein eigenes Ablage-System
Die Lösung: Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)
- Volltextsuche
- Dokumente suchen auf den eigenen Servern, wie mit Google im Internet
- Suche nach gescannten Dokumenten und Text in Grafiken
- Zeit sparen, Nerven schonen und Kosten senken
Datei versehentlich verschoben - und zack, weg ist die Datei!
Eine Datei ist ganz schnell verschwunden. Wem ist das noch nicht passiert? Einmal eine Datei versehentlich mit der Maus markiert und unkontrolliert wieder losgelassen, schon ist sie erst einmal weg. Wenn Sie es gleich bemerken und noch wissen, wie die Datei heißt, herzlichen Glückwunsch! Dann haben Sie gute Chancen, diese auch relativ schnell wiederzufinden. Falls es unbemerkt geschah und Sie Tage, Monate oder Jahre später nach der Datei suchen, viel Spaß beim Suchen! Dann liegt die Datei nahezu unauffindbar in einem Verzeichnis, in dem Sie es sicher nicht vermuten.
Datei eilig irgendwo abgelegt und auf Nimmerwiedersehen verschwunden
Aber auch Dateien, die mal eben schnell irgendwo abgelegt werden mussten, haben gute Chancen auf Nimmerwiedersehen zu verschwinden. In der Hektik schnell irgendwo abgelegt – selbstverständlich im Hinterkopf habend, die Datei schnellstmöglich ordentlich zu archivieren – liegen die Dokumente oft bis zum Sankt Nimmerleinstag einsam und verlassen irgendwo auf einem Fileserver. Diese Daten haben beste Chancen, das Versteckspiel zu gewinnen und nie wieder gefunden zu werden.
Gewachsener Verzeichnis-Dschungel auf Fileservern
Und selbst auf ordentlich geführten Fileservern geht im Laufe der Jahre oft der Überblick verloren. Denn unterschiedliche Mitarbeiter heißt auch unterschiedliche Interpretationen der Verzeichnisstruktur. Besonders spannend wird das, wenn Mitarbeiter krank sind, im Urlaub verweilen oder gar das Unternehmen verlassen haben. Dann beginnt das Suchspiel besonders langwierig zu werden.
Der zeitfressenden Suche ein Ende bereiten!
Möchten Sie diese nervige Sucherei beenden? Dann könnte sich ein Blick auf ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) lohnen! Das schnelle Finden von Dokumenten gehört zu den Grundfunktionen eines solchen Systems. Ein DMS ist wie eine interne Suchmaschine für Ihre Dokumente. Das einfachste Hilfsmittel ist dabei die Volltextsuche. Dokumente, die Sie in einem DMS speichern, werden automatisch inhaltlich indexiert. Das heißt, dass alle Textinhalte, die in den Dokumenten enthalten sind, durchsuchbar gemacht werden. Sie müssen sich also keine Dateinamen mehr merken, um das Dokument zu suchen. Es reicht, wenn Sie ungefähr den Inhalt kennen und in die Suchmaske eingeben – wie bei Google.
Gescannte Dokumenten durchsuchen – ja, das geht natürlich auch!
Moderne Dokumentenmanagementsysteme machen auch Texte in Dokumenten durchsuchbar, die nicht als Textdokument, sondern als Grafik vorliegen. Diese Systeme haben eine Texterkennung (auch OCR – Optical Character Recognition genannt) integriert. Damit werden auch diese Dateien durchsuchbar. Sie können mir glauben, das vereinfacht die Suche und macht das Finden von Dokumenten wesentlich schneller.
Zeit sparen, Nerven schonen & Kosten senken
Beeindruckende Zahlen zur Suche nach Unterlagen hat das Fraunhofer Institut in seiner Office 21®-Studie Information Work 2009 ermittelt. Die Suche nach Dokumenten wird dort als "besonderer Performance-Killer" bezeichnet. Knapp 40% der befragten Teilnehmer gab an, zwischen 16 und 30 Minuten täglich zu suchen, fast 30% zwischen 30 und 60 Minuten und annähernd 10% gaben an zwischen 60 und 120 Minuten mit der Suche nach Unterlagen zu verschwenden! Sie sehen, welches Einsparpotential sich hier bietet, von den geschonten Nerven ganz zu schweigen!
Die so gewonnene Zeit kann dann für sinnvollere Aufgaben genutzt werden, was Ihrem Unternehmen wiederum viel bringt. Ermitteln Sie jetzt mit unserem Zeit-Rechner, wie viel Zeit und Geld Sie mit einem DMS einsparen können!
